组织会议的方法

会议是考核领导干部的重要场所，会议组织得是否成功，也是领导干部能力的重要表现。因此，城乡领导要学会和灵活运用组织会议的方法。

古人云：“凡事豫则立，不豫则废。”在古代“豫”通“预”，“预”即有预见，预先有准备。会议能否成功，很大程度上取决于会议的准备工作。下面先来看一则案例：

某区召开办公会议，讨论的议题包括两个有关基本建设的问题，一个是机关办公大院修建开水房，另一个是下属某单位申请建设一座办公大楼。参加会议的都是机关各部门和下属单位的领导人。对于第一项议题，大家发言非常踊跃，有的说就建在办公大楼的东侧，有的说应建在西侧；有的说水龙头至少要20个，有的说20个太多了，没有必要；有的建议要有专门职工进行管理，有的说请个家属即可。议论纷纷，兴致勃勃，会场显得十分活跃，不知不觉讨论了一个多小时。等会议进入第二项议题时，会场突然冷静下来。因为绝大多数人不了解情况，对办公大楼的技术不懂，因此对近千万元的工程造价也提不出什么意见。冷场了一阵子以后，两三个人对一些无关紧要的问题讨论了一番，因无人表示反对意见，建办公大楼一事很“顺利”地通过了，前后不到15分钟。

以上案例说明，要召开一个有效率、有成效的会议，必须要有充分的准备，这个会议准备明显不足。怎样做好会议的准备工作是一门包含许多方法技巧在内的艺术。要想达到召开会议的目的，首先必须掌握会议的准备方法。

在召开会议之前，一般要回答以下六个问题：开什么会，即确立会议的主题；为什么开会，即明确会议的目的；什么时候开，即确定召开会议的时间；哪些人开，即确定会议的参加人员；在什么地方开，即确定召开会议的地点；怎么开，即确定会议召开的方式。

在明确会议的内容之后，作为领导还要关注以下事项：

（1）根据会议的规格作好会议资金预算；

（2）领导之间进行明确的分工，分别督促会议的有关准备工作；

（3）准备好在会议上的讲话或者报告；

（4）对于重要的议题还要提前让与会者充分了解议题，专业性强的重大决定还要请专业技术人员参加会议等等。

主持本身就是一门艺术，领导主持会议的技巧，对于开好会议具有十分重要的作用。一般来讲，主持会议者，应注意以下几个问题。

（1）准时召开会议。准时开会，是召开会议的基本要求，也是工作认真负责、不拖拉的重要表现。经常无故推迟会议，就会给按时到会的与会者带来不好的影响甚至产生反感情绪，也使会议的严肃性大打折扣，长期下来，就会逐渐形成工作懒散的不良作风。

（2）穿着得体，举止端庄，讲究语言艺术。领导以良好的精神面貌和端庄的行为举止出现在会议上，可以振奋与会人员的情绪，有利于营造严肃认真、奋发进取的会议气氛。主持人的语言艺术对控制会议的节奏、气氛、效果来说至关重要，一般应做到讲话简明扼要，概括准确到位，语言通俗易懂，表达清楚条理，富有感染力和幽默感。

（3）注意安排好会议议题的先后次序。根据人的心理、生理、精力等特点，与会者在会议的前半部分时间里，富有活力和创造性。因此，那些需要与会者开动脑筋集中献策的重要议题，应该放在会议的前半部分，以便形成高质量的决议。

（4）突出中心议题。中心议题是会议讨论的中心，它是会议取得成功的关键所在。会议主持人应注意引导与会者围绕会议的中心议题发言，防止离题性发挥，让琐碎闲话冲淡了对会议主题的讨论和关注。

（5）合理安排时间，把握会议进度。会议的进展情况主要依靠主持人来掌握。主持人应对会议内容的主次和时间分配做到心中有数，注意合理安排时间，全面把握会议进度，保证会议重要议题的讨论时间，控制次要内容的讨论时间。

（6）做好会议总结。会议总结是对会议的发言情况、讨论内容进行归纳，使之更加条理化；对会议发言中认识模糊或不够深刻的问题，上升到应有的高度；对发言、讨论中有争议的问题整理出主要分歧，以便准备下次会议再行决议；对会议精神、会议决定如何贯彻执行提出明确的方法、步骤和要求。

延展阅读：会议主持词的特点和写作方法 邢洪平

会议主持词虽是一种常见的公文文种，但因其未列入《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》所规定的公文种类之中，因此，在人们眼中便成了难登大雅之堂的“非正统”公文种类。于是，在机关的公文写作中，也因其“小”、因其“简单”，常被“材料将”们所“小看”，没人愿写，写好了也没人说好。实际上，和其他公文文种一样，它也有其特点，有其特有的写作套路，不熟悉它，不掌握它的写作规律，就难以得心应手，更难达极致。因此，对这样一种常见的公文文种，有必要研究和探讨一下，对它的特点和写作方法有一个比较全面地了解，争取把会议主持词写得规范、得体，更好地发挥它应有的作用。

一、会议主持词的特点

会议主持词就是会议主持者主持会议时使用的带有指挥性、引导性的公文文种。会议主持者就像一个音乐指挥，控制着会议的进程；就像一个报幕员，告诉与会者会议的每一个议程；就像一个导游，告诉游客每一个景点的具体内容。但它又不完全是一个音乐指挥、报幕员和导游，它还要根据会议的安排，对有关内容和事项作出说明，对一些重要问题进行强调，对领导讲话做出简明扼要的评价，并对会后如何贯彻落实会议精神提出要求，布置任务。会议主持者这种特有的角色，决定了会议主持词具有以下几个特点：

（一）附属的地位——主持词是会议的“附件”，是为会议的“主件”——领导讲话和其他重要文件服务的。其附属性表现在两个方面：从形式上看，主持词的结构是由会议议程所决定的，必须严格按照会议议程布局谋篇，不能“另起炉灶”；从内容上看，主持词的内容是由会议的内容所决定的，不能脱离会议内容“自由发挥”。主持词的附属性地位，决定了它只能是衬托“红花”的“绿叶”，不能喧宾夺主。因此，在撰写主持词的过程中，从结构到内容乃至遣词造句、语言风格、讲话口气等，都要服从并服务于整个会议，与会议相协调，相一致，只有这样，才能使主持词符合自己的身份。

（二）短小的篇幅——主持词的附属性地位，决定了主持词的篇幅一般不宜过长，要短小精悍，“立片言以居要”。既不能洋洋洒洒，也不能面面俱到，要提纲挈领，点到为止。否则，篇幅过长，重复会议“主件”的内容，不但给人以“懒婆娘的裹脚——又臭又长”之感，还有主次不分、水大漫桥之嫌。

（三）平实的语言——“文如看山不喜平”，这是文艺作品的语言风格，这种风格不适宜会议主持词这种公文文种。与严肃的会议气氛相适应，会议主持词的语言也应该是平实、庄重、简明、确切。要开门见山，直揭主题，贵在直笔，少有修饰和曲笔。说明什么，强调什么，提倡什么，反对什么，有什么要求、建议和意见，都要一清二楚，一目了然，切忌含糊其辞，模棱两可。

（四）哑铃型的外在结构——从公文的外部结构形式来看，一般都是两头小、中间大的“枣核型”，也就是人们常说的“凤头——猪肚——豹尾”型结构，主体部分在中间，这是整篇文章的重中之重。而会议主持词的外部结构则与其他公文文种正好相反，属于两头大、中间小的“哑铃型”结构，主体在开头的会议背景介绍和结尾的会议总结任务布置两部分，中间部分分量较轻，就是单纯地介绍一下会议议程，只要过渡自然也就可以了。因此，会议主持词的撰写，重点在开头和结尾。

（五）相对独立的内在结构——就内容而言，会议主持词的开头、中间和结尾三部分，均可独立成篇，自成体系，每一部分无需借助别的部分而独立存在。这就是它的相对独立性，也是它与其他公文文种的一个明显区别。其他公文的三个部分之间是相互依存的，任何一部分都不能独立成篇。正是由于会议主持词的这种内容上的相对独立性，就要求主持词的每一个小部分，特别是首、尾两个部分，要力求有头有尾，做到“小而全”，自成一体。

二、会议主持词的写作方法

（一）开头部分。这一部分主要是介绍会议召开的背景、会议的主要任务和目的，以说明会议的必要性和重要性。

1.首先宣布开会。

2.说明会议是经哪一级组织（党委或政府）或哪一级领导提议、批准、同意、决定召开的，以强调会议的规格以及上级组织、上级领导对会议的重视程度。

3.介绍在主席台就座的领导和与会人员的构成、人数，以说明会议的规模。

4.介绍会议召开的背景，明确会议的主要任务和目的，这是开头部分的“重头戏”，也是整篇文章的关键所在。介绍背景要简单明了“这次会议是在……情况（形势）下召开的”，寥寥数语即可。因为，介绍背景的目的在于引出会议的主要任务。会议的主要任务要稍微写得详尽、全面、具体一些，但也不能长篇大论，要掌握两个原则：一是站位要高，要有针对性，以体现出会议的紧迫性和必要性；二是任务的交代要全面而不琐碎，具体中又有高度概括。

5.介绍会议内容。为了使与会者对整个会议有一个全面、总体地了解，在会议的具体议程进行之前，主持人应首先将会议内容逐一介绍一下。如果会议时间较长，可以半天半天地介绍：“今天上午的会议有几项内容”“今天下午的会议有几项内容”“明天上午的会议有几项内容”。如果会议时间较短，可以将会议的所有内容一次介绍完毕。然后，会议进入具体议程，主持词的写作也随之进入了中间部分。

（二）中间部分。这一部分，主持人的作用就是扮演一个报幕员的角色，用最简练的语言，按照会议的安排，顺次介绍会议的每项议程，大都是“下面，请×××发言，大家欢迎”。“请……发言，请……做准备”，“下一个议程是……”之类的话。有时在一个相对独立或比较重要的内容进行完了之后，特别是领导的重要讲话之后，主持人要做一简短的、恰如其分的评价，以加深印象，引起重视。如果会议不是半天结束，在上一个半天结束之后，应对下一个半天的会议议程作一简单介绍（上午的会议到此结束，下午会议的主要内容是……）；如果下一个半天的内容是分组讨论或外出参观，要将分组情况、讨论地点、讨论内容、具体要求以及参观的一系列注意事项：参观地点、行车路线、乘坐车辆、出发时间、返回时间等向与会者交代清楚，以便于活动有条不紊地进行。可以看出，会议主持词中间部分的写作是较为简单的，只要过渡自然、顺畅，能够将整个会议联为一体即可。不然的话，过渡生硬，整个会议就给人一种很零碎、很分散的感觉，缺乏连续性。

（三）结尾部分。这一部分主要是对整个会议作总结，并对如何落实会议精神提出要求，作出部署。

1.宣布会议即将结束。大都是“同志们，为期几天的会议（马上）就要结束了”之类的话。

2.对会议做简要的评价（大都是肯定性的）。一般都是“这次会议开得很好，很成功，达到了预期目的”之类的话。

3.从整体上对会议进行概括总结，旨在说明这次会议所取得的成果：解决了什么问题，明确了什么方向，提出了什么思想（思路、措施）等。总结概括要有高度，要准确精练，恰如其分，它是对会议主要内容的一种提炼，对会议精神实质的一种升华。总结会议，但不是对会议内容的简单重复，而是突出重点；概括会议，但不是对会议内容的泛泛而谈，而是提升会议的主旨。这样，就使与会者对整个会议的主要内容和精神实质有一个更为清晰地了解和把握，起到“一剑穿心”的作用。

4.就如何落实会议精神提出要求。每次会议都有其特定的目的，为达到这个目的，会后，都有一个如何落实会议精神的问题。因此，这不但是结尾部分的重点，也是整个主持词的重点。写好这一部分，要做到以下几点：第一，语言要简洁明了，一是一，二是二，不绕弯子，不做解释说明；第二，要求要明确、具体，既不能含糊其辞，更不能商商量量，要体现出会议要求的严肃性、强制性、权威性；第三，布置任务要全面，不能“丢项”，否则，会议的目的就不能全部实现；第四，要视会议的性质和内容选取写作方式，提要求有“命令式”、“希求式”、“号召式”，有时还可多种方式混用，要根据会议的性质和内容，选择最恰当的写作方式^[6]。

召开会议，特别是召开讨论研究问题的会议，往往容易出现一些影响会议进度、会议效果和会议效率的现象发生。这时，主持会议的领导要注意处理会议的技巧。会议中，通常遇到的问题有以下三种^[7]：

第一种，冷场。在会议刚开始时往往会出现冷场的情况，这主要有三种原因。

（1）与会者顾虑、胆怯、害羞的心理因素。有些群众平时很善于言谈，但在领导面前、正式会议场合却开不了口，即使有很好的意见，却害怕讲出来别人不一定能接受，生怕别人讥笑，想讲又不敢讲。

（2）与会者不清楚会议的议题是什么，或者会议开始后，主持人才当众宣传会议议题，与会者对议题有一个理解、思考的过程，因此一时无法开口发言。

（3）与会者清楚会议的议题，但是对会议的态度有问题。对会议漠不关心；对会议主持人有成见；等着看别人如何说；或者怕有失自己的利益等。

当会议主持人碰到第一种情况时，应当抓住机会鼓励，并表示对其发言有兴趣，这样，就使发言者克服心理障碍，胆量就会越来越大。当第二种情况出现时，可以详细地交代要讨论和解决的问题。要耐心地去启发与会者，譬如说对某个议题可先发问“是不是？”或“什么是？”再提出“为什么是？”最后提出“怎样做？”等，以引起与会者的注意、思考和讨论。当主持会议者遇到属于第三种原因引起的冷场时，可以用有趣的话题、实际的事例，引起与会者的兴趣，使之乐于发言。对涉及每个人切身利益的议题，会议主持人在开会前要进行认真调查研究，了解情况，作好思想政治工作，使与会者事先思想弄通，或心中有底。对这种议题，主持会议的领导者或先提出方案，让大家进行讨论表决，或让思想通的而又比较公正的同志在会上先发言。这样可以避免会议冷场。

第二种，离题。会议在讨论问题中出现离题现象，主持会议的领导者应该根据会上离题的具体情况，接过离题议论的某一句话，插上一句话使话题转接，提出新的话题，使会议顺着转接的话题于无意之中回到议题上。但主持人绝不可以说：“大家别乱议论了，离开议题讲些废话耽误时间，还是围绕正题谈正经的。”这样会使离题议论戛然刹住，必然又会造成会议冷场。

第三种，争执。会议上讨论问题出现争吵或纠纷是难免的。主持会议的领导者必须分析这种争吵或纠纷引起的原因。一般来说，有以下几种情况的分歧或争执。

（1）偷换议题引起的争执。对于这种争执，可以先肯定争吵双方的有理之处，然后指出双方所以引起争吵的逻辑上的错误。

（2）意见不同引起的争执。会议讨论中出现不同或相反意见，会议主持人应该予以肯定，应该鼓励不同意见的表达，要认真听取各种不同或相反意见，对于多数人的反对意见要慎重对待，对少数人的反对意见也不可全盘否定，一棍子打死。若持不同意见的双方发生争执，会议主持人将分歧意见加以归纳，引导大家分清争论的焦点，分析各方意见的利弊，把讨论引向深入，化解双方矛盾，逐步形成一致意见。

（3）有意攻击而引起的争执。如果与会者之间人际关系紧张，与会前就存在某些矛盾或冲突，很容易将这些情绪带到会场中来，一旦意见不同就可能会转化成有意的激烈争执或引发尖锐的矛盾。在这种情况下，会议主持人必须及时予以制止，控制、缓解双方的对立情绪。会议主持人可以用目光、手势示意双方停止争吵，或主持人起身站立，或在主持人弄清是非的前提下直接仲裁，或暗示有威信的与会者发言调停等等，必要时应对态度明显偏激的一方予以批评、纠正，切不可置身事外，“坐山观虎斗”。

案例阅读：坪上镇聘任辖区法律顾问聘书发放仪式主持辞

各位领导、同志们：

今天是全国法制宣传日，我们在这里隆重举行坪上镇聘任辖区法律顾问聘书发放仪式，这是我们认真贯彻落实党的“十六大”精神，切实加强辖区建设，积极开展“四进辖区”的系列活动之一。法律服务进辖区，是进一步扩大基层民主、加快城市法制化建设的需要，是开展依法治理辖区的重要举措。在县司法局等部门的大力支持下，我们将聘请赵勇、陈玉华等18位在新邵具有良好声誉、热心为辖区提供法律服务的律师担任各辖区居委会的法律顾问，让我们以热烈的掌声向他们表示衷心的感谢。

出席今天聘书发放仪式的有县政府张县长，县司法局汤局长、刘局长，县民政局李局长等县有关部门的领导同志，镇党委、人大、政府负责同志，镇辖区工作办公室负责人，各居委会正、副支部书记、主任和计生专干。

今天的会议主要有六项议程：

1.镇领导同志讲话；

2.举行聘书发放仪式；

3.辖区代表发言；

4.律师代表发言；

5.县司法局领导同志讲话；

6.县政府领导讲话。

下面，先进行第一项议程：请坪上镇党委副书记、政法书记刘卿同志讲话，大家欢迎。（以下从略）