法定档案的概念及界定

（一）法定档案的概念

要领会什么是法定档案，首先需要了解普通档案或一般档案的概念。《档案学词典》将档案定义为：“国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。”这一定义揭示了普通档案的基本要素：一是原始性，即档案是人们在各项活动中直接形成的；二是价值属性，即档案必须具有保存和利用价值。关于档案价值，普通档案的定义强调的是针对形成者所具有的价值，即无论形成者是谁，其所直接形成的文件材料，只要对其自身具有保存价值，即可以成为档案。

显然，普通意义上的档案范围之广、数量之多难以估量，国家既不可能也无必要对这些档案进行强制性管理。法律永远关注和维护国家和社会的根本利益。所以，《档案法》明确：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”从这个定义中我们可以看出，法定档案概念在内涵和外延上与传统的普通档案概念虽有很多相似之处，如档案主体的多元性、档案来源的广泛性、档案形成的原始性、档案载体的多样性等，但作为法定档案的概念，其关键是要明确列入法律调整的档案对象和范围，使法定档案的概念与一般档案的概念具有显著区别。而这一区别在法律定义中是显而易见的，这就是价值的不同，即法定档案必须“对国家和社会有保存价值”。

理解法定档案的概念，需要注意两个问题：第一，法定档案的外延小于普通档案。档案法律不是将所有的档案都列入自己调整的范围，而只是将部分档案列入法定档案的范围。第二，确定法定档案的依据是档案的价值，而并不是档案的所有权。档案的价值和档案的所有权是两个不同的概念，属于不同的范畴。充分认识这一点对于加强档案法治实践，尤其是推进档案行政管理部门依法行政，具有十分重要的意义。

（二）法定档案范围的界定

《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）就法定档案范围的界定，在方法和权限上作了规定：对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同国家有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市的档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。这一规定明确了法定档案界定的主体、原则和方法。但是，从实践看，法定档案的界定工作总体薄弱，尚须进一步加强。长期以来，档案行政管理部门往往在查处档案违法行为时，才针对某一具体档案进行界定。普遍开展和积极推进法定档案界定工作应当被引起高度重视，这是加强档案法治的重要基础工作。

（三）明确法定档案范围的意义

明确法定档案范围是档案法治的前提。任何法律的实施，首先要明确其调整的对象和范围。同样，档案法制建设，首先要明确依法治理的对象。

明确法定档案范围有利于加强重要档案的管理。档案浩如烟海、价值不一，档案管理必须区分轻重，突出重点。特别是各级档案行政管理部门依法履行职责，应当将行政资源集中投向对重要档案（即法定档案）及其相关事务的管理。

明确法定档案范围有利于推进档案依法行政。长期以来，一些档案行政管理部门习惯于业务管理，依法管理相对薄弱。究其原因，与法定档案概念不明确不无关系。各级档案行政管理部门转变职能的关键是大力推进依法行政，而依法行政的关键就是明确并紧紧抓住法定档案这个重点。档案行政管理部门明确了法定档案范围，也就明确了管理的范围，从而将该管的坚决管住，该放的坚决放掉，切实履行好法定的职责。