档案工作标准

（一）档案工作标准的含义

1.档案工作标准的定义

“标准”一词，从语义上讲，是指“衡量事物的准则”或“榜样”“规范”之义。它是以科学技术和客观实践经验为基础，经过有关方面的协调统一，由公认的机构批准，并以特定的形式发布，作为各有关方面共同遵守的行为准则。其目的是为了获得最佳工作、生产、科研的秩序和社会效益。档案工作标准，是以档案工作领域中重复性的事物和概念为对象制定的各种标准的总称。它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。就本质而言，档案工作标准是一种统一规定，是各有关方面需要共同遵守的行为准则和依据。

2.档案工作标准的属性

档案工作标准同其他社会行业领域所制定的工作标准相似，一般均具有几方面特征：第一，标准的制定与审核或批准等工作程序都有专门的规定。第二，标准都有固定的代号，格式整齐划一。第三，档案工作标准是从事文件管理和档案管理的共同依据，在一定条件下具有法律效力，并且具有一定的行为约束力。第四，档案工作标准的时效性较强，它是以某个历史阶段的档案工作实践水平为基础的，所以，一般都同当时的最先进的技术和管理方式存在一定的距离，随着档案工作实践的发展和新技术、新方法的采用，标准需不断进行修订、补充、替代或废止。第五，标准内容具有相对专一性，一个档案工作标准一般只解决一个实践性的问题，文字要求准确简练。第六，标准依据其不同的种类和级别在不同的范围内贯彻执行，具有较强的可操作性。第七，档案工作标准一般属于推荐性标准，采用标准具有灵活性。

3.档案工作标准的种类

档案工作标准按照不同角度可分为以下几种：

按档案工作标准的内容分，可分为基础标准和技术标准。基础标准是指社会生活中最基本的、具有广泛指导意义的标准，是针对最一般的共性问题，依据最普遍的规律性而制定的基本规定和规则，具有很强的通用性；技术标准是指为科研、设计、工艺、检验等技术工作，为产品和工程的技术质量特性，为各种技术设备和装具制定的标准。目前我国及国际档案工作组织制定的标准大多属于技术标准，如《国际标准——档案著录规则（总则）》（2000年9月第二版）、《档案著录规则》《电子文件归档与管理规范》等。

按档案工作标准的性质分，可分为强制性标准和推荐性标准。我国档案工作领域的绝大多数国家标准和行业标准均为推荐性标准。

按照档案工作标准的相关程度分，可分为正式标准和参照标准。正式标准是档案工作标准中同档案、档案管理直接相关的标准，如通过全国档案工作标准化委员会会审上报，并得到批准的各种档案工作标准；国际档案工作组织制定的档案工作标准。参照标准是指由于目前尚无正式的档案工作标准可循，而不得不借鉴的其他行业制定的相关工作标准，如《ISO 2709：2008信息和文献 信息交换格式》《书目信息交换用磁带格式》（GB/T 2901-1992）。

按照档案工作标准的适用范围分，可分为国际标准、区域性标准、国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。

（二）档案工作标准的作用

1.协调作用

档案工作标准的针对对象具有重复性和多样性的特征，因此，为了使某一方面的工作在整体上先进、合理和可行，就必须以所制定的有关标准和法规等为依据，进行相应的规范控制。

2.简化作用

采用文档一体化管理模式之后，对于过去文件管理与档案管理分开进行的一些重复性的工作内容，可以通过制定相关管理标准，简化其中多余的、重复的、低功能的工作环节，提高文档一体化管理的整体功能。

3.优选作用

采用档案工作标准，可以对文件与档案工作领域同一性质对象的两种以上的概念表达方式、技术指标、工作流程、工作方式等，通过优选，确定一种或几种较为科学、先进、合理的方式、指标、流程等，使整个档案工作的效率得到提高。

4.统一作用

我国档案事业稳步发展，与国际档案工作的信息交往不断扩大，档案工作领域需要统一的对象越来越多，统一的范围也越来越大，如档案工作术语、标识符号、代号代码、工作流程、技术指标等，都需要制定相关标准来加以规范统一。

（三）档案工作标准与档案工作法律、法规的关系

档案工作标准与档案工作法律、法规都是由国家权威机构发布，均是档案事业建设中各有关方面需要共同遵守的行为准则，但同时也有一定区别，主要包括：

产生的基础和性质不同。档案工作标准是以科学、技术以及普遍性的档案工作经验的综合成果为基础，在各有关方面协商一致的前提下制定并实施的；档案法律、法规往往是国家意志的反映，并以确认、保护和发展对国家有利的社会关系和秩序等为目的，用来调整一定的社会关系，具有最高权威性。

执行力不同。档案法律、法规是通过国家强制力保证实施的行为规范；而档案工作标准则依据《中华人民共和国标准化法》的规定精神，大多是推荐性的标准，属于国家鼓励、自愿采用的具有指导作用的行为准则。

对象和内容不同。档案工作标准的主要对象和内容侧重于业务性、技术性领域，是档案工作业务、技术操作的规范和依据；档案法律、法规主要针对档案管理工作原则、组织体制、基本要求，内容相对比较宏观和原则。