档案工作标准制订

（一）档案工作标准制订的原则

1.科学原则

档案工作标准是开展档案工作的依据和准绳，它揭示了档案工作的内在联系，因此它应当具有科学性。不科学的标准就不能达到规范、统一的目的，也就不能指导档案工作的实际开展。

2.统一原则

在档案工作标准体系内，必须确保每一项标准的内容前后协调一致，同时又要保证各项相关标准之间在内容与技术方面的协调一致。只有这样，才能有效地维护档案工作标准体系的系统性及与其他相关标准之间的一致性。如《档案著录规则》的制定就体现了这一原则。该标准的制定充分考虑到与国际和国内有关标准的协调一致性，其中包括《国际标准—团体、个人和家族规范记录著录规则》《规范与参照款目规则》、国家标准《文献著录总则》等，这些相关标准为档案著录标准化文件的制订提供了技术标准化原则。

3.优化原则

档案工作标准体系内的每项具体标准，其内容必须反映优化了的技术、工作程序与组织程序，必须高于具体的、一般性的管理工作的操作内容，具有一定的技术与管理的先进性。

4.适时原则

标准化是一项政策性很强的工作，标准本身虽好，如不适时付诸实践，也无济于事；反之，如果标准脱离工作实际和发展需要，则不仅会延误时机，而且会给工作带来负面影响。必须依据档案工作实际发展的需要和客观的可能性，适时制定有关标准，体现出档案工作现代化建设的有序性。

5.稳定原则

在制订标准时，必须注意使其能在一定范围和一定条件下，有一个相对稳定的使用期限。不能只考虑标准的科学性与先进性，而忽视标准的稳定性。为了使制订的标准能保持稳定，在考虑其标准水平时，不宜盲目追求过高的标准参数，而是要注意标准处于适当平衡的状态。标准定得过高或过低都会影响标准的稳定性。

（二）制定档案工作标准的一般要求

1.标准的编写应与法律、法规相协调

制订档案工作标准时应当自觉遵守档案法律、法规、规章等法律规范的相关规定，不得与档案法律、法规相抵触，并且注意与同级有关标准相协调。

2.技术内容应准确无误

档案工作标准中涉及的图样、表格、数据、公式、化学分子式、结构式和其他技术内容都应该做到准确无误。

3.文字表达准确、简明

档案工作标准中的文字表达应当做到准确、简明、通俗易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或有歧义之处。宜用文字的用文字，宜用图表的用图表。

4.术语、符号、代号应统一

在制订档案工作标准中，同一标准中的术语、符号、代号应当统一，与其他有关标准也应当一致。同一术语应当表达同一概念，同一概念应当采用同一术语来表达，类似部分要采用相同的表达方式与措辞。

5.格式编排与编写细则应符合规定

档案工作标准的构成、内容编排、层次划分及其编号、编写细则应当符合《标准化工作导则》第1部分“标准的结构和编写”。

（三）档案工作标准的立项与制定

1.档案工作标准的立项

制定档案工作标准首先要进行立项。国家标准的立项由国务院标准化行政主管部门组织安排；行业标准由国家档案局每年根据全国档案工作标准化技术委员会上报的行业标准计划项目草案，统一汇总、审查、协调后，批准下达制定计划；地方标准和企业标准是按相应的标准化计划的安排，由各地方标准化管理部门或有关主管部门组织制定，或由各企业自行制定。

2.档案工作标准的制定

制定档案工作标准是一项涉及面广，科学性、技术性、政策性很强的工作，必须按照一定的程序进行，主要包括编制标准制定工作方案、开展调查研究和试验论证、编制标准草案和征求意见、标准草案报送与审查、标准审批发布等阶段。

3.档案工作标准的修订

标准制定发布后，应在一定时期内保持稳定。但随着档案工作的不断实践和发展，各种新技术、新方法、新成果不断涌现，标准中的有些内容和指标使用一段时间后会过时，不能适应需要。另外，标准在实际使用过程中也会发现一些问题和不足之处。因此，需及时对标准进行修订，将先进的技术成果和实践经验纳入标准之中。根据档案工作实际的需要，更新过时的内容，修正不合理的指标，并对标准中的错误和不足之处进行修改。

4.档案工作标准的复审

档案工作标准在实施一定时间后要根据使用情况适时进行复审。世界各国标准的复审和修订期限不断缩短，尤其是技术标准，其有效期不断缩短，我国也不例外。根据《中华人民共和国标准化法》及其《实施条例》的有关规定，标准实施后，制定标准的部门应当根据科学技术的发展和经济建设的需要适时进行复审，以确认现行标准继续有效或者予以修订、废止。标准复审周期一般不超过5年。

从上述各环节程序可见，档案工作标准从制定、实施到修订、复审，是一个各环节紧密联系、互相影响、循环往复的过程，也反映了标准化的过程。