档案的作用

档案是一种社会活动的历史记录，它纵贯古今各个历史阶段，横跨各个领域，而现实社会的各个方面都是历史上社会活动的延伸，不可能脱离历史的发展而发展，因此，档案具有广泛而重要的社会作用。

（一）档案的作用与价值

档案作为历史的原始记录和凭证，在行政管理、经济建设、政治活动、科学研究和宣传教育等方面具有广泛的社会作用。

档案的价值体现在凭证价值和参考价值两个方面。档案的凭证价值，是档案不同于其他各种资料的最基本的特点。首先，从档案形成的过程及其结果来看，它是当时、当地、当事人在活动中直接形成的，客观地记录和反映了当时的历史情况，反映了人们的思想和活动，是一种令人信服的历史证据；其次，从档案的形式特征来看，文件上保留着真切的历史标记，有当事人行为的痕迹，因此，档案具有无可置疑的权威性，成为证实国家、集体和个人合法权益的可靠文件。此外，作为原始记录的档案，档案还具有可靠而广泛的参考作用。档案参考作用的特殊性和主要特点在于其原始性和可靠性，它比档案、图书和报刊及其他资料等更加可靠，具有更强的权威性。

（二）档案发挥作用的规律性

1. 档案作用范围的扩展律

一般而言，时间和作用范围成正比。档案在形成之初的相当一段时间内，主要是对形成者本身有用，是为形成单位工作和生产活动提供查考利用，档案发挥作用的主要对象是本单位。随着时间推移、社会的不断发展，档案在本单位的现行效用会逐渐降低，档案进入档案馆管理阶段后，利用服务的范围向社会扩展。与此同时，社会各界对这些档案的利用需要日益增强，人们不但要利用自身所形成的档案，还会涉及其他的档案，因此，档案最终成为社会的财富。

2. 档案机密程度的递减律

档案是各个机关、团体和个人在社会实践活动中形成的一种历史记录，其中一部分档案具有一定的机密性。首先，从档案的前身——文件开始，就有不同的密级区分，而文件转化为档案之后，出于各自的政治和经济等方面的利益考虑，必然有一部分档案不能公开，必须对具有机密性的档案规定一定的使用范围和开放期限。其次，档案的机密程度随着时间的推移和条件的改变而发生变化。经过若干年后，有些档案仍具有机密性，而有些档案机密程度减弱，有些则完全失去了机密性。一般来说，档案机密性的强弱与档案保存时间的长短成反比。

3. 档案作用的多元化趋势

随着社会的进步和人们对档案认识的深化，档案发挥作用的领域趋于多元化，从作用于行政管理、经济建设、文化建设和科学研究等领域，逐渐拓展到面向社会。

4. 档案发挥作用的条件性

档案作用发挥主要受到三个方面因素影响：

（1）社会经济发展水平。不同的历史时期，不同的社会经济发展水平，不同的社会制度，以及国家有关法规政策等，对于档案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制约作用。目前，我国的经济发展水平有了明显的提高，因此，档案的作用较之以往得到更好的发挥。

（2）社会档案意识。人们对档案的认识水平以及社会上对档案带有普遍性的认识程度，称为“社会档案意识”。这一意识对于档案作用发挥程度的影响表现在三个方面，即档案利用需求、档案利用政策和档案服务观念。凡是对档案作用有明确认识、意识强的地方或单位，人们就能够重视档案工作，从而有意识地保管和利用档案，档案作用发挥得就较好。

（3）档案管理水平。档案管理水平的高低直接影响档案作用的发挥。一个档案馆、档案室对档案实体的管理，以至档案业务工作的水平，也会影响到档案发挥作用的程度。

因此，运用科学的原则和方法，采用先进的技术手段，提高档案的科学管理水平，是确保档案价值充分实现的重要条件。