撰写论文至少有选题、选材、框架结构的组织、论证方法的运用到修改定稿等数个步骤。在编研工作范畴内，论文是编研人员创造性思维与档案文献融合的结晶。限于篇幅，这里只能略述论文撰写过程中需要注意的一些问题。
（一）选题
论文主题的创新性是选题成败的关键因素。真正好的选题应该或是发前人之所无，成一家之言，或是在前人论证研究的基础，进一步拓展视野、收罗资料，提出新观点，找出新论据，得出新结论。总之，力求一个“新”字是论文选题的基本方向。
对于在基层档案部门从事编研工作的档案人员来说，可以借助类似“中国知网”这样的学术文献检索平台，十分迅速地查询到国内已有的科研成果，从而为确定论文选题指明前进的道路。举例说明，若打算撰写一篇有关高校档案管理工作方面的论文，可以登录相关网站，输入“高校档案”或“高等学校档案”或“高校档案管理”等与设想中的论文主题有关的关键词，那网页上就显示出网站收录的、与该关键词匹配的论文题名信息，点击某条论文题名，其详细内容就一目了然。此类网站的检索方式也是多样化的，除去关键词检索，还可以进行题目、作者、刊名等检索。只有充分掌握前人的研究成果、借鉴前人的研究经验，包括选题在内的论文撰写工作，才能做到“青出于蓝”。此外，阅读专业学术期刊、参与学术会议是开阔学术视野、了解研究动态的良好途径。
论文的类型有发明发现型、论证型和综述型三种。编研人员利用档案文献或总结工作经验写成的论文基本属于发现型论文。论证型论文是用以论述特定学科的某一原理、定律、假设等，多用于自然科学研究。综述型论文是侧重于综合分析和评价已有学术成果，并在此基础上提出该专业领域的发展趋势。因此，综述型论文并不强调创新，它的贡献在于集大成。所以，除了以创新为基调的发现型论文外，编研人员完全可以尝试撰写综述型论文。不过，这需要更广泛的研究成果收集和更大量的阅读工作作为基础。
（二）选材
作为编研成果的一种，论文的选材方式与前文所述的编研课题的选材方式基本相同，但也有一些特殊之处。论文选材不仅要在文章外找，还要在文章内找。所谓在文章外找就利用材料分布规律、各类检索工具等查找有关档案文献，如果论文主题是总结当前工作经验的，则可以多收集一些数据、搞一些调查，进行实证性研究。所谓在文章内找就是根据前人研究成果内列出的参考文献或注释，进一步查阅相关文献论著，换言之，即按图索骥。这样做的好处，一是提高了选材的效率；二是可以发现已有研究成果的某些瑕疵，利于在撰写中避免错误、调整论述方法。有的研究者为了使材料与论点相一致，断章取义，罔顾材料的历史背景和语境，人为地割裂材料。遇到这种情况，只有阅读分析原始素材，方能获得真知。所以，如果在材料比较丰富的情况下，最好选取第一手的材料，尽量少用或不用被他人剪辑过的材料。
（三）框架结构的组织
经过长期的实践探索，目前在学术界已基本形成了论文大框架的行文规范，也就是前文提及的一篇规范的论文至少包括的标题、摘要、关键词、正文、注释（参考文献）等部分。
这里主要介绍一下正文框架结构的组织。当论文的主题和材料都确定后，作者应根据主题的需要和材料之间的内在联系，统筹考虑论文的结构。常用的论文结构有：
1. 递进式，即由浅入深、由表及里，一层一层地分析材料，阐明论点。
2. 连贯式，即按照事物发生、发展的过程、时间的先后顺序，渐次展开论述。
3. 总分式，即先分别阐析不同材料，而后归于一点，总结出论点，或是先提出一个鲜明的论点，再围绕这个论点展开材料的分析，这种结构使用比较广泛。
4. 并列式，即论文的各层次之间是并列关系，齐头并进地进行论证。
上述几种结构既可以单独使用，也可结合使用。
还有一点需要提醒，学术论文一般在正式开始论证问题前，均会有学术史回顾，即罗列和介绍学界对该问题已有的成果和观点。学术史回顾可以是寥寥数语，也可以是一个自然段，还有单独成一个章节的，这要视情况而定。
（四）论证方法
论证方法是揭示论点和论据之间逻辑关系的桥梁。从正面阐述作者论点的，叫作立论，驳斥他人观点的，叫作驳论。立论的方法主要有五种：
1. 归纳法，即通过列举若干事例，归纳出它们的共同属性。这是比较常用的立论方法。
2. 例证法，即选择典型事例来论证某一观点。
3. 演绎法，即应用公认的原理推断出一个新观点。
4. 类比法，即将两种或两种以上相似的事物进行比较，从而得出结论。这是一种非常有效的论证方法。
5. 反证法，即通过论证相对立的观点是错误的，从而间接证明作者观点的正确性。常见的商榷类文章就属于反证法的运用。这种论证方法具有很强的说服力。
驳论的方法主要有三种：反驳论点；反驳论据；反驳论证方法。
（五）论文修改
论文初稿形成以后，为了更准确、更精炼地表达作者的思想和意图，客观反映事物的实际情况，就有必要对论文进行反复修改、推敲。论文修改可以从以下四个方面着手：
1. 准确把握主题。这主要是检查文字表述、材料运用、结构设置是否紧紧围绕着主题来展开。如果发现存在偏差，必须加以适当调整。这是论文修改的第一道关口。只有在确保不跑题的前提下，其他修改才有基准。
2. 增删材料。这主要是检视材料是否出现遗漏、重复使用、使用不当甚至滥用的情况。在论证过程中，材料过少自然难有说服力，同类材料过多也显臃肿，有拼凑字数之嫌。这个度需要作者把握好。另一方面，材料是由论点统率的，任何与论点无关或在论点表达上可有可无的材料都应该删除。
3. 调整结构。论证方面的逻辑性事关论文质量的高低。如果主题把握精确，材料使用也无懈可击，但结构层次颠三倒四，脉络不清，这样的论文仍称不上合格。通过调整结构，要使论文层次分明、前后连贯，让人读起来有一气呵成之感。
4. 推敲文字。语言是思维的表现形式，要完美地表达作者的思想，就必须仔细推敲文字，文理不通的词句要纠正，晦涩拗口的词汇要修改，冗长拖沓的句子要精简。再者，中国语言文化博大精深，同样的语义可以使用许多不同的语汇来表达。所以，推敲文字还包括选取能够精确地表达作者意思的字词。只有经过修改，才能最终定稿，达到发表水平。
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