文书工作与档案工作

文书工作与档案工作_文书处理与档案管理

一、文书工作与档案工作的含义

1.文书工作的含义

文书工作通常称作文书处理工作，主要是指公务文书的制发、处理和管理的程序和方法。机关单位制作公文，对发文和来文的处理，以及对办理完毕的公文进行整理归档，需要有一系列的工作流程，在这个流程中所做的一切工作，就是文书工作。

2.档案工作的含义

档案工作也称档案管理，或档案管理工作，就是用科学的原则和方法管理档案，使档案得到妥善的保存，为社会各方面的工作服务。

二、文书工作与档案工作的任务和内容

(一)文书工作的任务和内容

文书工作的基本任务是:根据工作的需要和客观实际，高质量地形成公文，规范地处理公文，完整妥善地保管公文，正确有效地发挥公文的作用，为各项工作服务。

文书工作的内容主要包括三大环节，即公文的形成、公文的处理和公文的管理。文书工作的具体内容主要包括:

(1)拟写公文。做会议、汇报的记录并整理，接受领导人交给的起草各种形式的公文的任务，根据领导的意图，做必要的调研，参考有关文件，查阅相关资料，拟写大纲，起草公文，将草稿交领导人审核，并按照领导人提出的修改意见进行修改，直至定稿。

(2)处理发文。发文是指本机关单位撰制的向外发出的公文。这项工作是根据国家规定的对行政公文发文处理的程序，做好公文的审核、签发、复核、校对、缮印、用印、登记、分发等各个环节的工作。

(3)处理收文。收文是指接收外机关单位发送给本机关单位的公文。此项工作是按照国家规定的对行政公文收文处理的规范程序，做好公文的签收、登记、审核、拟办、批办、传阅、承办、催办、注办等各个环节的工作。

(4)管理公文。文书由于具有执行性，在日常工作中是处于一个流转的过程，有些等待领导人传阅、批示，有些交付相关部门和人员办理、贯彻，有些被查阅，有些已经处理完毕，需要整理收藏。管理公文就是做好日常工作中公文的查询、借阅、收回、归位、整理和保管工作。

(5)整理归档。按照国家关于公文归档的要求，在平时整理的基础上，对一定周期内积累的公文进行系统的整理，在规定的时间内向档案部门移交，移交的文书必须达到归档的质量要求。

(二)档案工作的任务和内容

档案工作的基本任务是:坚持集中统一管理档案的原则，建立国家档案工作制度;科学地管理档案，大力开发档案信息资源;逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党和国家的工作服务，为建设社会主义现代化事业服务。

档案工作的基本内容包括:档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研八项工作。这八项工作通常也称为档案工作的“八个环节”，是档案工作的八项业务工作和八项任务。这些工作主要是由机关档案室和档案馆进行的。为了做好这些工作，还要对档案事业进行行政管理和业务指导，做好档案教育、档案科学研究等工作。因此，从广义上说，整个档案事业工作包括:档案室工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作五个部分。本书主要介绍组织档案室工作，即档案工作的八项基本内容和业务工作。

(1)档案的收集。档案的收集是指档案部门接收归档的文书和收集容易被遗漏归档的文书的工作。档案收集的目的，是为了将分散状态的档案集中起来，力争档案最大化的完整性。

(2)档案的整理。档案的整理是将零散文件根据分类方案整理成系统的有序的档案整体，主要包括分类、排列、编号、编目等工作环节。档案经过整理之后，就由彼此独立的状态转变成有内在联系的有机整体，便于管理和利用。

(3)档案的鉴定。档案的鉴定是指对档案的真伪和保存价值进行鉴别，判定档案材料有无保存价值、价值的大小，确定保管期限，决定保存或存毁。存放档案的资源与不断产生的文书相比，永远是有限的。档案经过鉴定，排除没有保存价值的材料，将资源留给有价值的档案，从而使有价值和价值高的档案得到优质的管理。

(4)档案的保管。档案保管是指对档案进行日常保护和管理，确保档案的安全，延长档案的寿命。通过档案的保管，最大限度地延长档案的寿命，才能满足社会对档案长久的利用。

(5)档案的统计。档案统计是以数字、数据和统计等形式全面反映档案实体、档案工作状况的手段，包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等，以及档案机构、人员、经费、设备等情况的登记和统计。档案统计是取得各种档案管理信息，对档案工作进行监控的重要手段，是档案部门掌握情况，制定决策的依据。

(6)档案的检索。档案检索就是编制各种有效的查检工具，方便查找所需要的已存储的档案或档案信息。档案检索工具主要是各种目录，因此档案检索的主要工作就是编制各种档案目录，简称“编目”。档案的编目是对档案内容和形式的一些特征进行分析、选择和记录，并按照一定次序编排成各种目录。档案检索使档案的查找方便快捷，为档案利用创造了条件。

(7)档案的利用

档案利用是指根据工作需要和社会需求，通过各种形式和渠道，将档案信息提供给利用者，使档案潜在的价值得以实现，为社会实践服务。档案利用工作主要包括档案阅览、信息查询、咨询服务、开具证明、举办展览等方式。

(8)档案的编研。档案编研指对档案材料的编辑与研究工作，其任务是按照一定的选题，从收藏的档案材料里选择有关的信息，编辑成为文献出版物或资料汇编等。出版物一般是专题性的，资料汇编主要有文件汇编、史料汇编、大事记、组织沿革、基础数字汇编等。档案编研是档案利用的高级形式，是对档案信息的深度开发，对社会的影响更加深远。

【知识拓展】

国际档案日

1948年6月9～11日，位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议，来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流，经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了国际档案理事会的第一份章程，章程中指出，世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案，开展鉴定并提供利用，档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。

2007年11月，为了庆祝2008年6月9日国际档案理事会成立60周年纪念日，国际档案理事会全体成员在于加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定，将每年的6月9日定为国际档案日。

2013年，中华人民共和国国家档案局决定自该年开始，把每年的6月9日即“国际档案日”作为档案部门的宣传活动日。

国际档案日作为世界档案界一个盛大节日，为世界的档案工作者推动本国档案事业的发展提供了一个契机，有助于提升档案在大众、政治家、决策者以及赞助机构中的地位。鼓励新的用户和扩大用户基础，改变档案部门和档案专业的形象，让档案界发挥出它最充分的意义，从而建立起更大的信心和与社会的互动。

资料来源:百度百科

三、文书工作与档案工作的机构设置及人员

(一)文书工作与档案工作的机构设置

1.文书工作的机构设置

文书工作的领导机构是各级党政机关及其领导人，管理机构是各级党政机关下设的办公厅(室)及其负责人。

文书工作机构的设置大体有两种情况:

第一，在一些较大的机关，由于文书处理工作比较繁重，因而设立专门的文书工作部门，如“文书处”“文书科”等，归机关办公厅(室)领导。

第二，在一些较小的机关或者基层单位，由于文书处理工作任务较少，就没有必要成立专门的文书工作部门，一般只在办公室设立一两个专职或兼职的文书工作人员。

2.档案工作的机构设置

(1)档案室

档案室是各机关、团体、企事业单位内部设立的统一保存和管理本单位档案的组织机构。它是各社会组织中秘书部门的分支机构，其工作属于秘书工作的一部分。同时，档案室是各机关单位的机要部门，从事机要保密工作。

档案室的基本任务是:集中统一地管理本机关的全部档案，为本机关各项工作和生产服务，并定期将具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

(2)档案馆

档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是社会各方面利用档案信息资源的中心，是国家法定的专门保管档案的机构。它在性质上是属于各级党委和政府的科学文化事业机构，档案馆事业是科学文化事业的重要组成部分。

在我国，档案馆基本上是按地区并结合其他特点(如专业、时期等)来设置的，分为中央级档案馆、地方档案馆和专业档案馆。

档案馆的基本任务是:接收和收集规定范围内的对国家和社会有长远保存价值的档案资料，加以整理、编目、保管和研究并提供利用。

(3)档案事业管理机构

档案事业管理机构主要是指国家行政系统中负责管理、指导和监督所管辖区域内的档案业务工作的机构，如各级档案局、处等。在我国，党、政档案工作实行统一管理，因此，档案事业管理机构既是党的机构，又是政府机构。

档案事业管理机构的基本任务是:在统一管理党政档案工作的原则下，分级负责掌管全国档案事务，对全国档案工作进行指导与监督。

(二)文书工作与档案工作的组织领导

1.文书工作的组织领导

文书工作主要是为本机关、组织、单位服务，因此不需要一个全国性的领导机构对全国各地、各系统、各机关、单位的文书工作进行领导和指导，文书部门主要接受本机关、本单位的领导，但也不排除上级文书部门对文书工作的指导。上级对文书工作的领导和指导关系可以从以下几个方面分析:

第一，从全国来说，中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。这种领导和指导主要是通过制定和发布有关的条例、制度和办法，做有关的指示和决策，负责召开有关的会议等形式和途径对文书工作进行业务上的指导。

第二，从一个机关或具体单位来说，文书工作由本机关的秘书长或办公厅(室)主任或本单位的办公室主任负责领导。其主要职责是:对本机关、本单位工作的任务和文书工作的组织工作，提出全面的工作计划和实施方案。总结本机关及其所属单位文书工作的经验，推广先进典型，发现问题，及时纠正，并提出改进的意见和办法;根据党和国家的有关规定设计文书规格，制定机关文书工作规范，促进文书工作科学化、规范化、制度化;促进文书工作的办公自动化;指导、帮助机关各部门专职、兼职的文书工作人员提高业务水平。

第三，从上下级机关的关系来说，上级领导机关的办公厅(室)有责任对其所属的机关单位的文书工作进行业务上的指导。

第四，由于文书工作与档案工作有着密切的联系，因此，机关档案部门有责任按照档案工作要求对机关各部门的归档文书整理分类及归档工作进行指导监督和检查。

2.档案工作的组织领导

由于设有专门的档案事业管理机构，因此，档案工作是在党和国家的领导下，通过档案事业管理机构进行统一领导和管理的。

中央为了管理全国的档案工作，设立了国家档案局。国家档案局是全国档案事业的最高领导机关，在集中统一管理党和国家档案工作的原则下，对全国档案工作进行指导、监督和检查。地方各级档案局(处、科)在地方党和政府的领导下负责统一掌管地方档案事务，对所属地区内档案工作进行监督、指导和检查，在业务上受上级档案事业管理机关的指导。

档案事业管理机构对档案工作的组织领导的职责主要体现在:拟定档案工作规章、办法，建立国家档案工作制度;指导和监督各机关、单位的档案工作;规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作;研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁;组织和指导档案工作业务经验的交流、档案工作干部的专业教育和档案科学的研究，以及党和国家领导机关交办的有关档案工作的其他事宜。

3.文书工作与档案工作的人员

从事文书工作的人员，除少数军事机关外，大多数机关单位的职务名称有秘书、机要员等，这些人员从事的是文书处理工作，平时我们在描述他们的职务时一般可以称为文书，但实际职务却不能定为文书，因此一般说来凡在机关单位从事文秘的人员都可以看作是文书人员。

档案工作人员主要是指从事档案管理工作的人员。这些人员包括机关单位档案室、各类档案馆以及档案管理事业机构的工作人员。档案人员目前国家有专门的职务序列职称。

文书工作和档案管理工作人员是文书工作和档案工作的主体，具有相同的素质要求，这些要求主要有以下几条:第一，要有高度的政治责任心和忠于职守。第二，要有现代科学文化知识和基本文书与档案业务知识和技能，业务熟悉，操作熟练。第三，要有严谨细致的良好作风，埋头苦干，任劳任怨，甘当无名英雄。第四，要有严守机密的保密观念，守口如瓶，不泄密，保证党和国家以及本机关单位机密的安全。