档案整理原则

档案整理的基本原则是:遵循文件形成的客观规律，保存文件之间的有机联系，区分文件的不同价值，便于保管和利用。

一、遵循文件形成的客观规律,保存文件之间的有机联系

由于单位的职能活动产生的文件有其自身的规律和特点，文件保持了相互之间的有机联系就有助于反映单位职能活动的历史面貌，同时能满足人们查找利用档案的期望。所以在进行归档文件整理时，要遵循文件形成的客观规律，保存文件之间的有机联系。

(一)文件材料形成过程的规律

文件的形成不是任意的，是单位工作活动的客观自然的反映，形成了自身的规律和特点。所谓档案自然形成的规律包括以下基本内涵:

1.档案是在社会实践中自然形成的，档案不能随意编写。强调“自然形成”是有其众所周知的历史背景的。

2.档案的形成与运动经历了三个不同的阶段，即档案室前阶段、档案室阶段、档案馆阶段，不同阶段文件的服务对象不同。

3.档案是由文件转化而来的，文件转化为档案是有条件的:一是处理完毕的，二是对今后工作、生产、科学研究有查考利用的，三是应当归档保存的。

4.在档案收集、整理过程中，必须保持其历史联系，要坚持按全宗管理档案的原则，在一个全宗内又要按照形成档案的组织机构或其他内在联系对档案进行分类、整理和组合。

(二)文件材料在形成过程中的联系

所谓文件之间联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。鉴于档案是历史文件的系统积累物的特点，我们对其内在的各种联系着重表述为“文件之间的历史联系”，它包含着逻辑和历史的统一。

【知识拓展】

文件之间的历史联系有哪些

文件之间的历史联系。主要体现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。对于不同类型的档案，在不同的整理层次中，上述诸种联系往往有不同的侧重面。

(1)文件在来源方面的联系:文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。

(2)文件在时间方面的联系:形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。

(3)文件在内容方面的联系:文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的，文件之间在内容上具有密切联系。

(4)文件在形式方面的联系:文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括内部形式和外部形式两方面:种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定的联系。对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。

遵循文件形成的客观规律，保存文件之间的有机联系，在档案整理方面的启示和体现就是充分利用文件原有基础。包括:

(1)充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

(2)在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

二、区分文件材料的不同价值

区分文件材料不同价值的工作，就是指文书档案的鉴定工作，即档案室(馆)按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并加以销毁，将具有保存价值的档案加以保存的工作。它具体包括归档文件的价值鉴定和档案期满鉴定两个方面。由于前面章节有专门论述，此处不再赘述。

三、整理后的文件材料便于保管和利用

当然，保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系;便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。便于保管和利用总的说来就是恰当地保持文件之间的联系，整理出的档案，更能便于保管和利用，所以保持文件之间的历史联系和便于保管利用基本上是一致的。但是，保持文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。比如，一次重要的调查活动形成的座谈记录文稿和录音磁带，以及关于调查日程和经费问题的请示、批复、报销的记账凭证，就其内容而言，无疑互有密切联系，而且是重要的联系。但把这些形式不同的材料全部混同起来进行整理，则显然不便于保管和利用。整理档案是一项复杂细致的工作，同样是在保持联系的情况下，往往可以有各种不同的具体做法。有些做法虽然保持了文件相互之间的主要联系，但可能不便于安全保管和实际利用。在整理档案时，特别是在保持文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。因此，对于不同种类的档案，或记录方式、载体材料、机密程度和保管价值等显然不同的文件，应根据情况分别整理，恰当地组合，而在相应的范围内要求保持文件最优化的联系。