档案整理方法

档案整理方法_文书处理与档案管理

一、掌握档案整理的单位

1.档案整理的单位

档案由单份文件构成，把单份文件组合成案卷称为立卷(或组卷)。2000年12月国家档案局颁布《归档文件整理规则》，文书立卷改革在全国得到迅速推广。其中最根本的一点就是整理单位的不同，传统上以“卷”为单位，改革后以“件”为单位。于是，产生了文书档案整理的两种方法，即以“卷”为单位的和以“件”为单位的整理方法，或称按“卷”/“件”整理。

(1)案卷

案卷是由来源、时间、内容和外形上互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位。一个案卷包括案卷封面、卷内文件目录(归档文件目录)、卷内文件(案卷正文实体内容)、卷内备考表等组成部分。

(2)件

一般以每份文件(自然件)为一件。关于“件”的定义，需注意以下几种情况:文件的正本与定稿为一件;重要文件(法律法规等)的正本与历次修改稿可为一件或各为一件;正文与附件为一件;正文与重要文件、处理单、发文稿头纸、签批条等为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册(本)为一件;来文与复文可视为一件。

2.以“件”为单位与以“卷”为单位整理的区别

以“件”为单位的文书档案整理方法之所以逐渐取代以“卷”为单位的整理方法，主要优势在于:(1)取消案卷，界定“件”的概念，从检索的实际需要及减轻工作量出发，实现文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可;(2)分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次;(3)取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。以件(份)为单位装订，不用拟写案卷题名，跨盒编流水件号，不编页号，只记页数;(4)简化了归档章的项目，只保留检索必备项目;(5)文件排列方法灵活，便于查阅，利于保密;(6)归档文件直接装盒保管，档案盒的项目设置有了较大的变化。无须撰写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊。

当然，以“件”为单位的整理方法需要网络和计算机辅助才能提高其检索效率，有一定的系统依赖性。

二、掌握档案整理的最终成果——全宗

1.掌握“全宗”概念

“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个企业、一个学校形成的全部档案应该组成一个全宗。

全宗从其形成角度看，有组织和个人两大类。

(1)组织全宗

在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如国家机关的部、局、厅，一个工厂、学校，所形成的档案应该组成一个全宗;机关内部的组织机构，如业务处、科、室，所形成的档案则作为相应的全宗的组成部分。形成全宗的机关单位称作“全宗构成者”，又称“立档单位”。立档单位的主要标志是他们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。一般具备下列条件的机构就是立档单位:可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文;设有会计单位或经济核算单位，自己可以制定预算或财务计划;设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

(2)个人全宗

个人全宗又称人物全宗，一个人一生无论身份、政治立场如何变化，只构成一个全宗。对档案馆而言，只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗，即只有名人的档案才可能成为个人全宗。一个人物全宗的全部档案，大致可以分几类:传记材料、创作材料、公务活动材料、个人书信、经济材料、亲属材料、评价材料、音像材料等。

2.了解全宗编号的方法

全宗编号的方法主要有:大流水编号法、体系分类编号法、分类流水编号法。一般情况下，采用大流水编号法的档案馆居多，总体效果也较好。

(1)大流水编号法

大流水编号法又称顺序流水编号法，即一个档案馆对其所有全宗按进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号……。这种编号方法的优点:一是简便实用，且符合唯一性和系统性要求，二是全宗号同时反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。

(2)体系分类编号法

这种方法按某种逻辑框架，将档案馆所收藏的全部全宗构造成一个逻辑类别体系。每一逻辑类别层次中的具体类别都有一个固定的代号(类号)，只有最小的类别代号后面的号码才是该类中具体全宗的固定顺序号。这样，每个全宗号实际上都成了一个由几位数构成的号码，且每一位数都有其特定的逻辑含义。

(3)分类流水编号法

这种方法是上述两种编号方法结合使用的产物，比较适合于规模较大、全宗类型头绪较多的档案馆。具体编法是先将馆藏全宗划分为两个或几个大类，并以固定的代字或代码作标志，然后在各大类中按进馆顺序流水编号。

【知识拓展】

全宗的补充形式有哪些

全宗主要分为常规全宗和特殊形式的全宗两种类型:常规全宗即一般情况下的独立全宗，有的国家也称其为标准全宗;在难以区分或不必要区分独立全宗的情况下，则采取联合全宗、全宗汇集和档案汇集等方法，作为全宗的特殊形式，也称为全宗的补充形式。

(1)联合全宗

联合全宗就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。它通常产生于两种情况:继承关系密切的机关，文件彼此混杂;职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套机构两块牌子”。

(2)全宗汇集

全宗汇集是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。这类全宗包括从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗或一些残缺不全的全宗。

(3)档案汇集

在整理历史上遗留下来的国家机关、社会组织档案的过程中，有时遇到一些残缺不全的文件，或难以判明其所属立档单位，或无法建立全宗，则可按其基本内容、时间、地区、作者和名称等大致可考的特征组合在一起，以一定的方法进行整理，标以综合名称并编一个全宗号，即成为一个档案汇集，作为一个全宗单位进行管理。如“清代末期××地区房产地契档案汇集”。

三、检查文件收集情况

1.检查文件是否齐全完整

“齐全”是指将应归档的文件材料都收集进来。“完整”是指收到的文件材料内容完整、正确，不能缺张短页。例如，发文是否同时具有文件正本和定稿，各种反映单位基本情况的年报、名册、会议记录，有关本单位机构设置、人事任免、调动和福利等方面的材料是否收集全。

2.检查文件归档的范围

不属于本机关、本部门归档范围的应剔出;同时，要看是否属于本年度的，不属于本年度的应转出归入相应的年度。

【小技巧】

如何更好地把握文件材料的组卷年度

区分文件材料的年度时应注意以下几点:

一般文件应放在文件材料形成的那一年组卷，文件的形成时间以文件的签发、批准通过的时间为准。

文件的形成时间所在年度与文件内容针对的年度不一致时，应在文件内容针对的年度立卷，如工作计划、总结、年度计划报表、表彰先进的文件等。跨年度的计划放在内容针对的第一年立卷;跨年度的总结放在其内容针对的最后一年立卷。

跨年度的请示和批复，来文与复文不能分开立卷。本机关的请示可以放入收到批复的年度归档，本机关的批复可按复文时间立卷归档，请示与批复时间跨度太大无法同时立卷的可在备考表中相互注明。

3.检查卷内文件是否有一定的联系，有联系的要归到一块，没有联系的要剔出另组卷。例如，关系同一件事情的请示、批复、名册和会议纪要，一项专题工作、一次会议、一项工程的所有文件等。

四、准备好整理必需的用具和软件

1.档案装具

按照国家档案局的规定，为了保证以后向档案馆移交的档案规范统一，各立档单位必须使用区档案馆统一监制的档案装具，包括各种档案的卷盒、目录、装订线和归档章等。

2.装订工具

按照规定，所有归档文件的装订，不得使用金属钉和不耐久的尼龙线、塑料线，必须使用经过消毒处理的档案专用棉线。整理前要购置一些取钉器、白纸、无粮糨糊，以及档案装订机或手持电钻(适用于传统方法)和一台档案装订专用缝纫机(适用于新方法)。

3.档案管理软件

随着办公自动化和档案管理现代化的推进，现在一般规定在向档案馆移交纸质档案的同时都必须移交与纸质、照片和声像档案相对应的机检目录和电子档案。各立档单位在归档时必须购买和使用统一的档案管理软件进行录入管理。

五、归档文件的整理方法——以“件”为单位

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程，即为归档文件整理。

装订归档文件材料修整完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态;同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。

(一)归档文件修整

为保证档案能够长期保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修裱，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。

1.修裱破损文件

归档文件材料由于使用不当，可能产生文件材料破损、局部残缺等现象。这类文件在装订前需要进行修裱。修裱是指使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。其中，修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已经磨损的文件，包括补缺和托补;托裱则是指在文件的一面或两面托上一张纸以加固文件。

当然，为了尽量保持文件的原貌，不必将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上等。此外，修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。

2.复制字迹模糊或易褪变的文件

档案字迹材料的耐久性是关系到档案寿命长短的重要因素。档案字迹材料发生褪变，如褪色、扩散等而变得模糊不清时，就会影响档案的利用。

【小技巧】

怎么控制档案字迹材料耐久性

决定档案字迹材料耐久性的因素包括字迹色素成分和字迹转移固定方式。在环境条件相同时，一般来说，最耐久的是以碳黑为色素成分、以结膜为转移固定方式的字迹材料，包括墨和墨汁、黑色油墨等;比较耐久的是以颜料为色素成分，以结膜或吸收方式转移固定的字迹材料，包括彩色油墨、蓝黑墨水、印泥等;不耐久的是以染料为色素成分的字迹材料，如纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔油、印台油等，或者以粘附为转移固定方式的字迹材料，如铅笔。对字迹模糊或易褪变的文件，目前一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。但复印件本身也存在耐久性方面的问题，如易粘连等，需要采取一定措施加以防范。为减少复印件粘连的概率，复印时墨粉浓度不宜太浓，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。

3.超大纸张折叠

实际工作中，某些特殊形式的文件，如报表、图样等，纸张幅面大于标准规格。由于档案盒尺寸是按照A4纸张的大小设计的，为方便将来文件装盒，就需要对超大纸张加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

4.去除易锈蚀的金属物

文件制作时普遍使用的装订用品，如订书钉、曲别针、大头针等，其材质以铁、铝等化学性质活泼的金属为主，容易被空气中的二氧化碳、二氧化硫等物质氧化和腐蚀，使文件纸张受到损害。因此文件整理归档时需去除这些易锈蚀的金属物，以避免对档案潜在的危害。

(二)归档文件排序

装订前应对需装订为一件的文件材料进行排序，使之符合规定要求。

归档文件应按件装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后;不同文字的文本，无特殊规定的，汉文本在前，少数民族文字文本或外文本在后。具体如图7-1、图7-2所示。

图7-1 文件排序示意(一)

图7-2 文件排序示意(二)

(三)归档文件装订

文件可采用左上角装订，也可采用左侧装订。采用左上角装订的文件应当左齐上齐，采用左边装订的文件应当左齐下齐。具体装订方法如下:

1.线装法

从档案保护的角度看，线装无疑是最好的选择。但除了较厚的文件，“三孔一线”的装订方法已不再适用于文件级整理。现有的常见做法是使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，但这种方式存在针脚过密、易造成纸页从装订处折断的问题，设备成本也相对较高。此外也有在文件左上角或左侧穿针打结的，但操作比较繁琐。如果装订器材能够有所改进，线装仍然是最好的装订方式。

2.变形材料装订法

使用变形材料装订方法简单，但对材质必须有较高要求。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品，而且必须同时考虑所在地区的气候条件以及库房保管条件，谨慎使用;塑料制品则必须有足够强度，以免年久断裂。要注意，使用金属装订材料的归档文件材料，不能使用微波设备进行消毒，否则可能引起火灾。

3.粘接法

粘接式一般采用糨糊及胶水粘贴的办法，成本较低。但这种方式存在可逆性差、复印及扫描时不能拆除的缺点，材料的可靠性也有待进一步认证。还有使用热熔胶封装的办法，但由于成本较高不易推广。

此外，穿孔式和铆接式方法由于对档案破坏较大，因此不宜用于归档文件的装订。

4.无酸纸套固定法

无酸纸套固定法即使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将归档文件以件为单位夹装其中。封套上可以印制归档章，方便整理工作，而且利用时能起到保护档案的作用。但使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，因此一般只适用于永久档案。

综上可见，现有的装订方式和用品各有利弊，因此在同一机关档案部门，单一的装订方式往往不能满足装订工作的需要，而是需要配合使用几种装订方式，或者同一装订用品的几种不同规格。装订方式和材料的选择可由各单位档案部门自行决定，但必须得到同级档案行政管理部门的认可，以确保档案的安全。

(四)归档文件的分类与排列

分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式的不同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案(如前文所述)、文件归类等具体内容。

全宗内档案分类方法很多，《归档文件整理规则》选择了年度、机构(问题)、保管期限作为通用的分类方法，是因为这三种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并反映了档案管理的基本规律和要求。按照这三种方法对归档文件进行分类，在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索。同一全宗应保持分类方案的稳定。

1.年度分类法

年度分类法，就是根据形成和处理的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度特征分类，可以反映出一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合，类目设置准确、清楚、明确。运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应的年度，是决定分类质量的关键。

【知识拓展】

如何更好地把握文件材料的年度

(1)文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。一份文件有多个时间特征时，一般以文件的签发日期为准。例如:2010年形成的《2011～2015年的××局“十二五”发展规划》，应当归入2010年度;2014年形成的《2013年机关工作总结》，应当归入2013年度;2013年制定、2014年生效的法规性文件，应当归入2013年。

(2)跨年度形成的文件

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，可能会跨年度形成文件。对这类文件的处理往往统一在办结年度归档。例如:跨2013年、2014年两个年度召开的会议形成的文件材料，统一归在会议闭幕年度归档;跨2014年、2015年两个年度办理的案件文件材料，统一归入案件办结年度归档，即2015年度;下级单位2014年的请示，上级机关2015年1月收到并办结，应连同下级请示和本级批复一同归入2015年。

(3)几份文件作为一件时，“件”的日期确定

文件的正本与定稿、来文与复文、转发文与被转发文为一件时，这时“件”的日期应以装订在前的那份文件日期为准。例如:正本与定稿，应以正本的日期为准;转发与被转发文，应以转发文日期为准:来文与复文，应以复文时间为准。

(4)文件没有标注日期

这时应当分析文件的内容、制成材料、格式、字体以及各种标识来考证和推断文件的形成日期，归入应归的年度。

(5)有专门年度的文件分类

在实际工作中除了一般的通用年度外，有的专业部门还使用专门年度来进行工作，如学校的“学年”、兵役部门的“兵役年度”、“粮食年度”等。它是根据工作的特殊需要，另外规定一种起止日期的年度。例如，学校是以每年的9月1日至次年的8月31日为一个“学年”。如果一个立档单位主要的业务工作按专门的年度进行，其他工作仍按一般年度来进行，在按年度分类时，应该将专门年度进行工作形成的文件按照专门年度分类，其他文件按照一般年度分类，然后再将两种年度的文件，按照相应的年度合并为一类。以学校为例:2013年度与2013～2014学年合并，2014年度与2014～2015学年合并。

2.机构(问题)分类法

机构(问题)也是现行机关常见的一种分类法。按机构(问题)，各单位应根据自己的实际情况出发，选择其一。也就是说，在一个立档单位选择机构分类法，就不能再选择按问题分类法，两种方法只能选择其中的一种，而且不要轻易更改，要保持相对稳定。

(1)机构分类法

机构分类法是根据文书处理阶段和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。采用机构分类法，能客观地反映立档单位的历史面貌;同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。按机构分类应当注意以下两个问题:

一是每个机构设一个类，一个立档单位内有多少个内设机构就设多少类，机构名称就是类名。本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如先排办公室，后排业务处(室)、后勤部门等。原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构;几个机构联合办文的，应归入主要承办机构;以机关名义或办公室发的文件，应归入有关机构类中，即根据文件内容和机构的职能来确定。

二是立档单位内设立的临时机构，应当设置一个类别，和其他内设机构一样来看待。形成的文件应当归入临时机构类保存。临时机构与某一机构合署办公的，并以该机构为常设机构的，形成的文件应归入该内部机构类中;如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及文件材料多少，由这些机构协商解决。

(2)问题分类法

问题分类法是按照文件材料内容所说明的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题的文件分散现象，便于查找和利用。在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。例如，党委、工会、共青团等机构形成文件划为“党群类”，业务部门形成的文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的文件划为“行政类”等。问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。同时，要注意按照机关单位的基本职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。文件归类应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年亦应归入同一类中，不要根据一时的需要随意更改，以免给将来的查找利用带来不便。

(3)保管期限分类法

保管期限分类法根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用保管期限分类法，能够将不同保管价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等工作提供便利。传统方法是将保管期限分类分为永久、长期、短期3类，新方法则分为永久和定期(含30年和10年)。

(4)复式分类法

在机关档案室实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层次进行，单纯采用一种分类方法的情况较少见，多数采用几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。《归档文件整理规则》(下称《规则》)提供了年度、保管期限、机构(问题)3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。至于年度、保管期限、机构(问题)组合时的先后顺序，《规则》未加限制。各单位可根据工作实际需要进行组合。但年度、保管期限是必备项，必须选择，而机构(问题)为选择项，一般基层单位或小机关等形成文件材料少的单位可不选择机构(问题)作为分类方法。

①年度—机构—保管期限分类法。这类分类方法先将归档文件按年度分类，在每个年度下分机构，再在组织机构下按保管期限分类。例如:

2012年:办公室 永久 30年 10年

业务一处 永久 30年 10年

业务二处 永久 30年 10年

2013年:办公室 永久 30年 10年

业务一处 永久 30年 10年

业务二处 永久 30年 10年

②保管期限—年度—机构分类法。先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按机构分类。例如:

永久:2012年 办公室 业务一处 业务二处

2013年 办公室 业务一处 业务二处

2014年 ……

30年:2012年 办公室 业务一处 业务二处

2013年 办公室 业务一处 业务二处

2014年 ……

10年:2012年 办公室 业务一处 业务二处

2013年 办公室 业务一处 业务二处

2014年 ……

③保管期限—年度—问题分类法。即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况，多用于现行机关文件整理归档工作，并被作为推荐采用的方法，与此类似的还有保管期限—问题—年度分类法。

④机构—年度—保管期限分类法。即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。采用该方法，在库房排架时需要留空，预留空架的数量不好掌握，有时必须倒架，与此类似的还有机构—保管期限—年度分类法。

⑤年度—问题—保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况。此方法适用于现行机关文件整理归档工作，并被作为推荐采用的方法，与此类似的还有年度—保管期限—问题分类法。

⑥问题—年度—保管期限分类法。即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作。

⑦年度—保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关，适宜于现行机关文件整理归档工作。

⑧保管期限—年度分类法。即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成的文件数量少的机关。

归档文件的排列是指在分类体系的最低一级类目内，按照一定的原则和方法排列归档文件的先后次序的过程。例如，“保管期限—年度—机构”分类法做法是:在同一年度里，先按保管期限分3类，然后在同一个期限内再按“机构”分类，接着将同一机构的文件按时间或重要程度或将时间和重要程度结合起来排列。“机构”为最低一级类目，即文件应在机构下进行排列。“问题”为最低一级类目的，同一事由内的归档文件排列按时间或重要程度排列，不同事由间的归档文件排列按时间或重要程度或将时间和重要程度结合起来排列。

(五)归档文件编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可以设置机构(问题)等选择项。

1.件号的编制

件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种，室编件号由立档单位填写，馆编件号由档案馆填写。

(1)室编件号的编制

室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内排列顺序号。室编件号在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。例如，采用“年度—机构—保管期限”进行分类，室编件号应在同一年度内、同一机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号。

(2)馆编件号的编制

馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的长期、永久档案移交进馆时，由于各种原因需要进行鉴定、整理等局部调整，如部分需要抽出、补充等，使目录中的件号可能出现断号、跳号等现象，从而给管理带来困难，故需要重新编制或调整件号。调整后的件号即为馆编件号。

2.档号项目设置及填写要求

档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号项目分为必备项和选择项。

(1)必备项

全宗号:档案馆给立档单位的代号，如C026、A124。

年度:归档文件形成年度，用4位数表示，如2004、2005。

保管期限:分为永久、30年、10年(传统方法为永久、长期、短期)。

件号:室编件号由档案室填写，馆编件号由档案馆编写。

(2)选择项

机构或问题。在一个立档单位机构或问题二者选择其一，即选择机构就必须放弃问题，选择问题就必须放弃机构，这一点务必注意。

3.加盖档号章

档号项目确定后，要以归档章(图7-3)的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。同时可以借助归档章上项目的提示，保证归档文件在借阅后能够正确归档。

图7-3 归档章

归档章的规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的六格，在不采用此分类法的单位，上图中带*号的选择项，归档章上可不设此项，并相应调整归档章的格式。盖章的位置，一般为归档文件首页的上端居中空白位置。如有领导批示等占用了上述位置，可择首页其他空白处加盖归档章。

(六)归档文件编目

归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，即按照分类、排列、编号的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示归档文件的全貌，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基础条件。归档文件目录填写方法一般是逐件登记，填写要认真、细致、准确，来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。格式如表7-1所示。

表7-1 归档文件目录

1.件号

件号，一般只填写室编件号。

2.责任者

责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关或若干人。它是文件的组成部分之一和重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，也是检索利用的重要途径。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，如“中国共产党湖南省委员会”，可简称为“中共湖南省委”，但不能简称为“省委”，更不能用“本局”“本厅”“本公司”等含义不明、难以判断的简称。联合发文时，应将所有责任者照实抄录，责任者过多时，著录列居首位的责任者。主办单位是责任者的必须著录，立档单位是责任者的必须著录，上级机关是责任者的必须著录，其余的视需要著录。被省略的责任者用“[等]”表示。责任人者之间用“;”号隔开。例如，湖南省档案局;湖南省财政厅;湖南省水利厅[等]。

3.文号

文号即发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号。一般由机关代字、年度和顺序号3部分组成。年度用4位阿拉伯数字表示，著录于“[]”号内，顺序号用阿拉伯数字表示。其余的照原文字著录。例如:湘档发[2004]30号。

4.题名

题名即文件标题。题名一般由文件责任者(发文机关或单位)、事由(问题)、名称(文种) 3个基本部分组成，用于揭示文件的内容和成分，为查找和利用提供线索。题名包括正题名、副题名、说明题名文字和并列题名。

正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目，照原文著录(题名中有化学符号、类型标记、阿拉伯数字、外文字母、汉语拼音等均应照原文著录)，不能省略，正题名能反映文件内容的，其他题目可以不抄录。

有的文件没有题名或题名含义不清，不能揭示或全面揭示文件内容的，应依据文件内容拟写题名，并加诸“[]”号内，这类文件在实际工作中也常见，如会议记录、电报、公私信函、电话记录等，应当重新拟写题名，如:[×××局党组关于干部任免事项的会议记录]等。

正文与附件一般为一件，用正文题名为本件题名。附件题名必要时附后，并加“[]”号。转发文与被转发文为一件时，用转发文题名为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟题名附后，并加“[]”号。

5.日期

日期即文件的形成时间，是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。文件的形成时间即发文时间(文件的落款)，具体填应用8位阿拉伯数字标注年、月、日，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。例如:2014年1月22日，可著录为20140122。时间不详考证后用0表示。例如:20140000表示年度为2014年，月、日不详;00000728表示年度不详，月、日为7月28日;00000000表示年、月、日都不详。

6.页数

页数填写每件文件的总页数，用于统计和核对。计算页数时以文件中有图文(指与文件内容相关的文字、图画等)的页面为一页，空白页不计。大张的文件、图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页数计算页数。

7.备注

备注项用于填写档案文件需要说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、调整销毁等。备注项使用应当严加控制，避免杂乱无章。备注栏填写不下时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容移到备考表中进行说明。

8.归档文件目录的装订

归档文件目录应装订成册并编制封面(见图7-4)。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。按年度—保管期限—机构分类的单位，一般每年按不同保管期限装订3册;也可以按永久、定期(30年)、定期(10年)的排列顺序装订成一册(见图7-4)。具体装订形式由各机关根据具体情况而定。

图7-4 归档文件目录封面

9.装盒

装盒是将归档文件按件号顺序装入档案盒，并包括填写盒内文件目录、盒内备考表、填写盒封面与盒脊项目等内容。

装盒要求:(1)不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。(2)不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。(3)分机构或问题的情况下，不同机构或问题形成的归档文件不应放入同一档案盒。

档案装盒应当注意的问题:(1)应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。也就是说，一盒内的文件多少，应根据文件的厚度来选择档案盒的厚度。不同的厚度应选择不同标准的档案盒，而不是用统一的档案盒来选择档案文件。(2)不同年度或不同保管期限或不同项目的归档文件材料一般不应放入同一档案盒。

档案盒填写要求:(1)档案盒封面应标明全宗名称。(2)档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号，中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

档案盒内备考表填写内容:(1)说明，填写盒内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式不同，并另行保存的档案保管单位的档号(互见号)。(2)整理人，档案整理人员签名。(3)检查人，归档文件质量审核人(各部门、项目负责人或档案管理人员)签名。

六、文书立卷的操作规程——以“卷”为单位

(一)文书立卷的概念

文书立卷，又称组卷。它是将办理完毕的、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系、内部规律性和有关规定，组成案卷的行为过程。所谓案卷，即机关和企事业单位分类保存以备查考的文件，这里主要指装订起来的一组文件的集合体，也称“卷宗”。文书立卷之后，文书工作便告结束;把立好的案卷移交给档案部门，文书就转化为档案，档案工作即从此开始。

平时形成的文件，是各自独立的、毫无联系的散状材料，如果不进行立卷，就看不出文件与文件之间的联系，也不利于保管。通过组卷这一行为过程，根据文件之间的内在联系，按照一定的特征和规定，把相互关联的一些文件组合在一起，并装订成册，事物的联系性就可以显现出来，也便于事后保管、查考和使用。

组卷的特点是:以“卷”为单位进行整理，即按“卷”装订，每卷单独编流水页号(通号)，需要填写案卷题名，以揭示卷内文件内容。这种方法比较适合二级事业单位、企业、村社、社区的文书档案，以及财务、婚姻、土地、房产、林权等专门档案。

(二)组合案卷

组合案卷是指根据事先制定好的归卷类目，将应归档的文件材料一一归入相应类别，按永久、长期(30年)、短期(10年)区分不同保管期限。再参照多则分，少则合;重要的分，次要的合;就近结合的原则，根据文件的特征组合成若干文件集合体。

文件组卷应把握文件的共同特征和主要联系。文件的特征是从文件结构中概括出来的，通常表现在作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等诸方面。文件的共同特征体现了文件在这些方面特有的联系及形成规律。根据文件的特征进行组卷，就是在文件之间归纳相同的特征来进行组合，这样，一方面可以保持文件之间一定的历史联系，另一方面又可以使查找利用有规可循。立卷除受文件自身特点决定外，同时还要照顾利用者的要求，利用者使用文件往往都是按问题(什么内容)、作者(文件制发者)、时间(什么时候发文)、文号等提供查找检索线索，为了满足利用需要也就必须按照以上检索内容立卷，而这些检索线索乃是每份文件自身的或一组文件共同的特点。所以，应把握文件的共同特征，分析文件之间的主要联系，将其作为文件分类、组卷的客观依据，将具有不同特征的文件分开，将具有共同特征的文件组合成卷。下面按文件特征组卷的几种方法进行阐述。

1.按作者特征组卷

作者，指制发文件的机关、部门及其领导人。按作者特征立卷，即将同一作者制发的文件组合成案卷。按此特征组卷，有利于反映同一作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系，有利于依据文件来源确定其重要程度和保存价值。如“××省教委关于职称评定、定编定员、工资福利等诸问题的通知”，即是以“省教委”为作者，集中了它的各方面工作内容，反映了它的工作活动过程。由于作者的地位和职能不同，按作者特征立卷也可以适当区分文件的重要程度和保存价值。

2.按问题特征组卷

问题，指文件内容反映的主题，包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项工作业务活动的开展等。按问题特征组卷，即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的文件集中组卷。按此特征组卷，符合文件形成规律和人们按专题查阅与利用文件的需求，既可保持文件之间主要的联系，又可系统地反映处理某一问题或某一方面工作的具体情况和全貌。例如:关于重建浴室、购买锅炉问题的文件材料——同一事物，关于××机关征地工作的文件材料——同一问题，关于人事工作的文件材料——同一性质。

由于人们对“问题”的不同理解，有的具体，有的抽象，导致组成的案卷反映的内容宽窄也不一样，例如，“高校招生工作”和“高校硕士生招生工作”这两个问题的文件，前者招生问题比较宽，可以包括博士、硕士、本科、专科、夜大等各种层次和形式的招生工作情况，后者指具体的硕士招生工作。具体立卷时一般应把“问题”理解得具体一些，使案卷精确些，否则反映问题过于笼统，不便于查找利用。当然，这也要具体分析，也就是说，同类性质或同一方面工作问题的文件，可以根据文件多少、重要程度等将其归纳，即将小问题概括为大问题，合并组卷;或者是进行分析，把大问题再分成若干小的具体问题，分别组成一卷或几卷，并通过案卷连续排列保持卷与卷之间的联系。如上例，假如有关“招生工作”的文件数量不多，可以在这一“大问题”下集中同类文件组成案卷;如文件数量多，层次不同就可以按研究生、本专科生(包括成人教育、夜大函授)等层次分别立卷，依次排列，保持“招生工作”在一个机关大范围中的相互联系。

3.按时间特征组卷

时间特征，即指文件形成的时间或文件内容所针对的时间。按时间特征立卷，就是将属于同一年度或同一时期的文件组成案卷。时间特征包括两方面:一是文件形成时间，二是内容针对时间。在现行机关文书立卷按年度进行，基本上都体现出文件的“形成时间”。但是，实际工作中又有文件形成时间与文件内容针对时间不一致的情况，如2013年写成的2012年的工作总结，2013年作的2014年的财务预算等，这种情况立卷时往往看的不是其形成的时间，而看重的是其内容针对的时间，这时，文件的针对时间的组合作用大于其形成时间。至于同一时期形成的会议纪要、记录、简报等，它们组卷是按形成时间划分的若干阶段，如半年、季度、月份、周等进行组卷，例如，“××银行第一季度存款情况统计”“2013年学校行政会议记录”等。这种按时间段组织案卷，现行机关也常用，因为现行机关一般都对文件按年度分类，在这种情况下，年代就不再作为时间特征，不能起组合案卷作用，可以在“年”内寻求更具体的时间特征来立卷。

按时间特征组卷，可以反映出一个机关(部门)在不同时期的工作特点和发展状况，有利于保持同一时间文件的联系，可以使利用者从“纵”的(历史)联系中去把握、认识事物的发生、发展、影响等，为那些需要从时间特征检索文件的人们提供方便。

4.按名称特征组卷

名称指文件的种类，即文种。按名称特征组卷，是将名称相同或性质、作用相同、相近的文件集中组卷。文件的名称反映了文件的效能和价值，因此，按文件的名称特征立卷，可适当地区分文件的重要程度和保存价值，通常情况下可以将命令、指示、决议、会议记录、计划、报告、合同、统计报表等文件按其名称特征组卷。例如，“××省属各高校基本情况统计表”“2013年××局党委会议记录”等。

名称特征也可以灵活运用，通常在文件数量不多的情况下，还可以把名称相近、保存价值相近的文件合并组卷。如决议和决定，条例、办法与章程，指示、意见和带有指示性质的通知，计划、安排、工作要点与规划，报告、总结、汇报与调查报告等。例如“××省教委、××大学有关青年教师到基层锻炼、进修培训、科学研究等方面的规定、办法”。

在使用名称特征立卷时，要注意“名”与“实”不相符的现象，即有些文件虽然名称相同，但其性质实质上是不同的。例如，“关于××同志的任免通知”与“关于召开职代会的通知”，这两份文件同是“通知”，但前者是任免干部的，与“决定”的效用相近;后者是一般的事务性的具体通知，二者的保存价值是完全不同的，前者对发文和被任免人所在单位都是永久保存，后者则一般短期保存即可。所以，在立卷时不能只根据文件上标明的名称，还应注意“一名多用”的现象，具体分析文中的内容、性质和它的保存价值，更准确地表现出文件之间的联系和特征，满足人们从文种角度利用文件的需求。

5.按地区特征组卷

地区指我国的行政区域，所指范围可大可小。按地区特征组卷，就是将文件内容所涉及同一地区或作者所在同一地区的文件集中组卷。这种方法一般多用于上级机关对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门文件的组卷工作中。

运用地区特征组卷，便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理。同时也应注意:不可把地区与作者等同划一。地区有时与作者是一致的，例如，北京市委的文件反映对北京工作的领导指导，但是有时二者是不一致的，如“四川省教育厅关于重庆市各高校学生思想工作调查报告”，作者和内容涉及的地区就不一致。

6.按通信者特征立卷

按通信者特征立卷，就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷。通讯者特征，一般要和文件类名称“往来文书”同时使用。通信者特征是作者特征的一种特殊表现形式。尽管两个机关的往来文书一般按照通信者特征来立卷，但其基本的特征仍是按作者组合材料。例如，“××学校与××工厂关于相邻土地归问题的来往文书。”

此外，还有按人物特征组卷的，这种特征一般用来组织人物档案(或名人档案)、家庭家族档案。例如，对一些社会知名的科学家、社会活动家、艺术家、企业家等在一生各种活动中形成的各类材料的组卷均可以采用这一特征。

上述作者、问题、时间、地点、通讯者、名称等文件特征，都是人们从长期的文件立卷实践中总结出来的主要的组卷途径，人们习惯称之为“立卷六特征”。但是，在实际工作中，很少纯粹地孤立地使用某一种特征立卷。常用的是两种或两种以上的特征组合使用，例如，“国家人事部有关专业技术人员聘任及考试的规定、办法和通知”这一案卷就运用了3个文件特征:作者(国家人事部)—问题(技术人员聘任及考试问题)—名称(规定、办法及带有规定性的通知)。

(三)案卷排列

与新方法组卷的排列方法基本一致。

(四)案卷编号

1.案卷号

在同一年度里，先按保管期限分别排列，每个保管期限内再按类别顺序排列，即在一个年度里，永久、30年(长期)、10年(短期)各编一个流水卷号。

2.页号

按照卷内文件排列顺序，每卷编一个流水号。有文字的页面均应编页号，页号的位置:正面编在右上角，背面编在左上角。

(五)填写卷内文件目录和备考表

卷内文件目录填写方法(见表7-2)与新方法的“归档文件目录”基本相同，不同点是，这里每份文件的编号叫“顺序号”，而且要填的是“页号”，不是填写“页数”。

表 卷内文件目录

卷内备考表(图7-5)的格式和填写方法与新方法基本相同。

图7-5 卷内备考表

备考表放在案卷的最后一页，用来说明本卷保管使用及卷内文件变动情况，如文件褪色、破损情况、采取的补救措施、案卷的使用、卷内文件重新调整等情况。请示与批复不在一卷内，必须在备考表中相互注明出处，如无此一类情况则不填。

立卷人、检查人、立卷时间按要求在立卷完成后，及时认真填写。

(六)案卷装订

传统方法以“卷”为单位进行装订，采用“三孔一线”方法，按顺序将卷内目录、整卷文件和备考表固定于标准卷皮上。值得注意的是:整卷装订要求文件的大小要一致(A4或16开)，不一致的要先进行折叠、补贴;装订前要去掉所有文件上的金属物(回形针、大头针等)。

(七)填写案卷题名(案卷标题)

案卷题名是对卷内文件的总结和概括，一般有以下两种标拟方法:

(1)×××、×××、×××关于××、×××、×××的××、××。例如:××区财政、文体局关于追加经费预算、申请购置设备的请示、批复。

(2)直接标拟对于整卷只涉及同一年度、同一单位或同一件事件。问题单一的，一般采用直接标拟的方法，而不采用上述介词结构的方法。例如，××市××区2014年档案事业统计年报表。

(八)编制案卷目录

把经过系统排列后确定了先后顺序的案卷逐一编号，登记造册，就形成了案卷目录。案卷目录是档案检索的一个最基本的工具。现行单位文书档案的案卷目录要求按期限划分:永久、长期(30年)、短期(10年)各建立一个目录。案卷目录见表7-3。

表7-3 案卷目录

七、整理(立卷)说明的撰写

(一)了解什么是“整理(立卷)说明”

“整理(立卷)说明”，就是在归档(立卷)工作告一段落后，为了便于向档案室移交，方便日后的保管和利用，对机关当年的职能活动、整理(立卷)情况和文件材料的大体内容做出的叙述式的文字简介，其形成的文字材料就是整理(立卷)说明。

“整理(立卷)说明”不同于“案卷文件目录”(又称“全引目录”，新的《归档文件整理规则》实施后，机关档案室就只生成“归档文件目录”)。“案卷文件目录”是由某一全宗或全宗内某一部分案卷目录和卷内文件目录汇编而成，能以案卷和单份文件为检索单位，揭示和介绍档案室所存档案的内容和成分的一种检索工具。“整理(立卷)说明”侧重对立档单位当年的工作概括和整理(立卷)情况的说明，“案卷文件目录”侧重于立档单位当年形成的文件内容和成分情况的说明。

(二)掌握“整理(立卷)说明”的具体内容

根据“整理(立卷)说明”本身的要求，编写“整理(立卷)说明”大体包括立档单位工作活动情况和立卷、归档基本情况。具体内容应包括以下几个方面:

1.工作概括

要立足于本机关，反映本单位主要职能活动;要写明一年来立档单位的主要活动情况，做了哪些具体工作及其生成的数据。

2.机构变化

立档单位的组织机构及内部分工机构如有变化要求写明(如机构何时成立、更改名称、改变隶属关系等);内部分工要求写明具体的分工内容。

3.人事任免变动

要写明一年来立档单位主要领导干部职务的任免、调离、招聘或解聘、奖惩的具体内容和具体人次。

4.立卷、归档的基本情况

具体包括:(1)案卷数量:注明本年度形成案卷的数量(包括永久、长期、短期卷的数量)。(2)归档范围:案卷所包含的文件材料的内容、形式。(3)立卷(归档)方法:说明根据什么特征组卷(如时间特征、问题特征等)。(4)立卷(归档)组织和立卷(归档)时间:注明哪些案卷由哪个具体部门立卷(归档)，有利于责任明确。注明立卷(归档)日期。另外，档案的存放情况也应注明。

(三)掌握“整理(立卷)说明”的编写原则

“整理(立卷)说明”的编写核心原则是:用事实和数据说话，真实全面反映本单位的本来面貌，按照本单位各种活动的开展情况和整理(立卷)情况客观地加以记述。

1.真实地反映本单位的本来面貌编写“整理(立卷)说明”的目的，就是为了日后方便查找每年本单位的主要活动情况，提高利用效率。所以，档案工作者要实事求是，抱着对社会、对历史负责的严肃态度，忠于职守，让本机关的面貌真实地展现在人们的面前。

2.按照本单位各种活动的开展情况和归档(立卷)情况客观地加以记述，编写“整理(立卷)说明”着重客观地记述事实，基础统计数据完整，一般不加评述，它不同于学术论文，无须分析和阐述，只要实事求是地提供事实的脉络。

(四)了解编写“整理(立卷)说明”的步骤和要点

基本步骤如下:

1.材料的搜集。这是编写的前期准备工作，也是关键性的工作。编写前要有针对性地广泛收集所需要的材料，它要求档案工作者平时注意积累材料，充分地占有材料。具体包括立档单位当年的人员编制，机构设置和变动，人事任免，主要任务和职能，重大业务活动和中心工作等方面的文件。

2.对搜集来的材料要进行严格挑选和考证。只有充分地占有材料，才有选择余地，严格挑选，去粗取精，去伪存真，坚持一切从实际出发，实事求是。只有这样，才能如实地反映事物的本来面貌，确保整理(立卷)说明的可靠性和真实性。

3.摘抄的内容要简明扼要，详略得当，文字表达要准确无误，数字表达要确切，尽量不用大概、大约之类不确切的字词。

4.系统条理，脉络清楚，要给人以条理清晰之感。

5.先编初稿，经立档单位负责人审核后再定稿打印。