实物档案管理

一、实物档案的概念

实物档案是指除纸质、磁介质等特殊载体档案以外，反映单位活动的，承载有表彰、授权、字画、资质、纪念等特殊内容、具有保存价值的物体，主要有证书、奖牌、奖杯、锦旗、奖章、纪念品等种类。

二、实物档案的归档

1.实物档案的归档时间和要求

实物档案一般应在形成后，及时归档移交单位档案部门，保持其整洁、无破损。移交时，应标明时间，形成实物主题、材质等情况说明，归档后的实物应拍照作为声像档案整理归档。

2.实物档案的归档范围

一个单位的实物并不都是实物档案，只有能反映单位主要活动，具有证明和纪念价值，能与其他档案互为参考和佐证的实物，才能作为实物档案保存。归档范围包括以下几方面:

奖品，如单位荣获的奖状、奖章、奖杯、锦旗、牌匾等。

印章，如单位机构因名称更改等作废的印章。

礼品赠品，如单位获得的题词、字画、工艺品等物品(见图12-1)。

三、实物档案的整理

实物档案的整理一般按如下步骤进行:

1.区分载体

实物档案整理时首先要根据单位内实物档案的具体情况决定分类，常用的方法是按实物种类分为证书、奖牌、奖杯、锦旗等。

图12-1 实物档案

2.清洁修整

由于载体特殊，实物档案一般容易受损或受污，整理时需要进行清洁修整。奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、抛光、保养，尽量恢复原状，其他可根据不同的要求进行修复。

3.分类排序

实物档案按证书、奖牌、锦旗、奖杯等分类后，并给予1、2、3、4……的代码(在总体分类方案中标明)，同一类的实物档案按时间顺序排列，时间相同的可根据其反映内容按重要程度排序，一个单位的排序方法要相对统一。

4.贴标签

实物档案标签采用红色四格标签。第一格填写全宗号，第二格填写目录号，第三格填写相应的类目代码，如奖牌填写“2”，第四格填写流水号，如证书类第十件填“10”。标签的贴法采用贴在实物档案的背面右上方固定位置，较大的礼品档案标签可贴在底座上。

四、实物档案的编目与排架

实物档案目录内容有档号、责任者、题名、时间、载体、互见号、备注。

大部分项目填写要求与文书、科技档案的要求相同。其中“载体”项，填写实物档案的类型，如证书、奖牌等;“互见号”项，填写该实物承载内容所对应的文书档案的档号等。

实物档案的排架，按种类分别排放，存放的方式有两种:竖放和平放。实物档案在本单位总体分类方案中列最后，排架时也宜排在档案架的最后部分。