档案室管理

档案室管理_文书处理与档案管理

筹建档案室，除了硬件建设之外，还需进行软件建设。软件建设主要包括档案室的布置、档案实体存放秩序的建立、档案室的日常管理事项、档案室管理部门和领导的确定、工作人员的配备、档案分类方案的制定、各项档案管理制度的起草等。其中，如何制定档案分类方案的内容放在档案整理的相关章节中加以阐述。

一、布置档案室

(一)布置档案室的基本要求

档案室的基础施工完成后，就要着手摆放各类设备与物品，布置档案室。档案室内存放的主要物品有档案材料、档案柜、桌椅以及多种电器等，数量和种类比较繁多，因此必须精心布置，合理摆放，以便于日后开展工作。

1.有利于保护档案安全

档案室的建设和管理要始终将保护档案安全放在突出的位置，在布置档案室各类物品设备时，要考虑到它们可能存在的安全隐患。除非必要，档案库房内不能放置长时间运行的电气设备，如计算机等，以防出现自燃危及档案材料安全。

2.有利于提高工作效率

档案室的空间布置，尤其是档案柜和档案材料的摆放方式与顺序，直接决定将来的查找、利用和管理的效率。科学合理的摆放可以极大地减轻工作量，降低工作强度;反之，杂乱、无序的摆放会给查找和管理造成不便，而且容易发生遗失和损坏。

3.符合安装技术标准

档案室内所使用的一些设备需要遵循必要的技术标准来安装，这样既可以使设备发挥应有的作用，也能保障档案安全。档案室内的电源线路必须符合工程规范，所使用的构件应符合质量标准，电路的负载功率应满足档案室各类用电设备的需求，防止出现电路发热自燃。安装防火与防盗报警设备应符合相应的技术标准，否则就会形同虚设。

(二)档案阅览室的布置

档案阅览室要布置成一间舒适和安静的场所。配备一定数量的桌椅，按照美观、舒适、方便人体入座和伸展的原则，整齐摆放。窗子须安装窗帘或其他遮阳物，以便遮挡过强的阳光，安装适合阅读的人工光源作为辅助光源。设置一个借阅处，用以办理借阅调档手续。可放置一个储物柜，用来存放阅览者随身携带的包包和其他物品。可配备一个检索台，放置必要的检索工具，方便查阅者检索所需档案。还可以配备一些书架，存放全宗指南和一些工具书，方便利用者查询。在阅览室的墙上，要张贴阅览室制度的告示。安装空调和排风设备，放置消防器材。随着档案的数字化发展，可以在阅览室内配置一定数量的电脑，让利用者上网查阅数字化档案，以减少原始档案的损耗。

(三)库房的布置

1.档案柜(架)的摆放

档案柜(架)摆放时要做到以下几点:

首先，档案柜(架)的放置方向应同有窗户的墙体垂直。

其次，档案柜(架)排列整齐，排与排之间宽度不小于0.8米。列与列之间的通道净宽不小于1米。

最后，档案柜(架)摆放务必平稳，防止出现摇晃、倾斜等现象。

2.档案柜(架)的编号

每一个档案柜(架)都应编号，编号的方法一般是按照某种顺序编流水号，以房间为单元进行。同排按从左到右、自上而下依次编列排号、柜架号、层格号，回行到下一排时左右顺序相反，为从右到左、自上而下。

3.粘贴标志牌

标志牌是粘贴在档案柜(架)适当位置的指示标志，用于说明档案柜(架)的编号或柜架层格中档案的起止编号与类别。

标志牌可以采用计算机打印的方式制作，也可以在购买档案柜(架)等装具时索要配套的标志牌。

如果档案柜(架)自身带有标志牌的槽口，那么应将做好的标志牌插入其中。如果没有槽口，也可以用胶水粘贴固定。档案柜(架)的标志牌一般粘贴在面向通道的柜体面板上，档案柜(架)的层格标志牌应粘贴在相应的层格旁边。

4.各类物品的摆放

将禁烟标志分别悬挂在档案库房和办公室(阅览室)的醒目位置。

将手提式灭火器放置在档案室入口一侧，不可放在档案库房之内。根据消防器材安全规范，灭火器应存放在专用的器材箱内，器材箱的开盖应比较简便，确保取用方便。

温度计和湿度计应根据库房的面积大小合理设置数量，一般需要放置两组。一组放在通风比较好的位置，另一组放在通风较差的偏僻的位置，这样可以对整个库房的温湿度情况进行准确测量。温度计和湿度计一般悬挂在墙面之上，距离地面高度在1.6～2米之间。

二、档案室日常管理工作

档案室布置完成后，即可投入使用。此后，良好的日常管理是其正常运行的保障。管理人员应对库房等重点部位加强管理，保护档案安全并延长其寿命，使档案更好地为单位的建设和发展服务。

1.定期检查、清点

对库房和档案应进行定期的检查和清点，并将此作为一项长期的制度化措施。定期检查和清点的方向主要有:

第一，档案是否发生霉变和有害生物活动迹象。如果发现有害生物，应及时投放杀虫药或者使用杀虫仪灭杀。

第二，库房中是否存在安全隐患等危险因素。重点查看灭火器等消防器材是否齐全，是否能正常使用，是否超出保质期;检查电力线路是否存在隐患，各类电器是否安全和正常运作;检查防盗门、防盗窗是否安全牢固，是否存在松动、老化、生锈等情况，所安装的防盗报警装置是否正常工作。

第三，档案调出和归还是否履行了必要的手续。

第四，档案存放位置和次序是否混乱，是否长期使用未归还的档案。

定期检查的周期可以月、季、节假日为周期，定期清点的周期应比定期检查的周期长一些。

检查过程中应对检查结果进行及时、准确的记录。

2.建立全宗卷

全宗是一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的全部档案，而全宗卷是对全宗内所有档案材料的管理信息的集合，是对全宗内档案实施管理过程中所形成的信息的记载，是了解全宗基本情况的一个工具。

建立全宗卷，就是要在档案室成立之初，为全宗档案的管理专门建立一个档案夹，用来存放全宗的管理文件和各种记录，将相关的清单、列表、登记表等材料有序地排列到里面，并在档案材料状况发生变化时及时更新全宗卷中的相应信息。全宗卷需要独立使用一个档案盒。这些材料主要包括以下几种类型:档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案(分类表)、保管期限表、移进移出记录及手续(凭据)、对全宗档案进行检查与清点的历史记录及所发现的问题记录、档案受损情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册。总之，凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图标等材料应归入全宗卷中。

在档案室的日常管理工作中，随时向全宗卷盒内添加相关文件材料，或者及时更新其中的文件信息，通过查看和统计其中的信息，掌握全宗的基本情况，对全宗实施有效管理。

三、档案室的人员配备

档案室不仅仅需要具备硬件基础，还要有相应的软环境建设，也就是需要配备专兼工作人员和加强制度建设。只有这两方面相得益彰才能使档案室的作用得到有效发挥。

(一)档案室的地位

档案室在各单位中的地位，既不是凌驾于各业务部门之上的特殊地位，也不是处在可有可无的低微地位，而是处在单位办公室(秘书科)内的与各业务部门有密切联系的地位。有的档案室是独立的职能部门，处在与各业务部门同等的地位。但是，它不同于履行单位主要职能的部门，而是为职能部门服务的辅助部门。

(二)档案室工作的领导关系

档案室正常发挥职能，需要有清晰地领导关系。可以根据单位不同性质确定领导体制。在机关单位，要确定一名领导分管档案工作(一般是分管办公室工作的副职)，负责档案工作重大问题的决策，办公室主任主管档案室工作，日常工作由综合管理部门(办公室、秘书科或者综合科负责人)直接领导或具体组织实施。在企业、事业单位，可以由业务副职分管档案工作，日常工作由综合部门(即办公室)或技术部门(总工师办)直接领导。

档案室工作的领导与管理体制理顺后，单位领导机构需要在日常办公会上定期或不定期研究工作的重大问题，将档案工作纳入领导责任制，列入议事日程。

(三)档案室工作人员

档案室主任一职可由办公室主任兼任。如果档案管理工作比较繁重，可以设置2～3名专职档案员，并从中选择一名骨干为档案室副主任，负责日常业务工作。档案室工作人员应具有坚定可靠的政治立场，具备大学专科以上文化水平和一定专业知识，能够胜任档案工作。

四、档案室制度建设

制度建设是保证档案工作顺利开展的重要保障。单位内部的档案室虽然规模很小，但是不可忽视管理的制度化和规范化。档案室制度一般包括以下内容:文件材料收集、整理、归档制度，各类档案保管制度、档案鉴定与销毁制度、档案保密制度，档案利用制度，档案阅览制度、库房管理制度和档案人员岗位责任制。

档案室的制度建设一方面需要从本单位的具体情况出发，另一方面应符合国家档案法律法规，同时也应在日常工作中不断完善。

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档案室部分制度范文

第一项 档案保管制度

1.档案管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防范工作，提高警惕，严守党和国家机密，确保档案资料的完整和安全。

2.档案库房每天检查一次，做到门、窗、橱柜牢固无损，非工作时间将库房门、窗关严锁好，并切断库房电源。

3.库房内严禁吸烟，禁放易燃物品，注意清洁卫生，消防器材定期检查，努力做到“九防”:防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染。

4.非本室工作人员，未经批准，一律不得进入档案库房，以确保安全。

5.库房内备有温度计，每天按时记载库内温度，并选择有利时机通风。

6.对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料及时进行裱糊和复制。

7.爱护室内一切设备，确保设备完好。

8.管理人员工作调动时，要严格执行交接手续，在没有交接前，不得离职。

第二项 档案鉴定与销毁制度

1. 档案材料必须根据其保管期限进行鉴定，对于失去保存价值的档案材料可予以销毁。

2. 组织档案鉴定销毁领导组，由分管领导负责，档案室牵头，有关部门专(兼)职档案人员组成，共同对所鉴定的档案材料进行审核和监销。

3.通过鉴定需要销毁的档案材料，必须编制清册，并由鉴定领导小组逐一审核。确认无误后，签署意见。

4.鉴定工作完成后，由档案室和鉴定领导小组对所要销毁的档案材料写出鉴定小结和销毁报告，报请所在地区档案业务主管部门批准。

5.要指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处理或任意分散。

6.销毁档案时，须由二人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁的方式和日期。

7.销毁后，必须在原目录上注销，并说明鉴定和销毁日期。

8.销毁清册归入全宗卷，妥善保存。

第三项 归档制度

一、归档范围:凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档。

二、归档时间:文书处理人员必须在一季度将上一年度办理完毕的具有保存价值的文件材料分类组卷、归档、编目装订，系统排列，向档案室归档。

三、归档要求:(1)应当归档的文件材料必须齐全完整;(2)归档文件材料应当按规定分类组卷、归档，完成的案卷能正确反映本单位活动的基本面貌，便于保管和利用;(3)档案移交必须编制移交目录，交接双方履行点交和签字手续。

第四项 档案保密制度

1.档案人员应当忠于职守，遵守纪律，增强保密观念。对党和国家的机密，不说、不问、不外传。

2.任何人借阅档案必须办理借阅登记手续，凡借阅涉及保密内容的文件资料，必须经分管领导批准。

3.档案人员要提高安全保密意识，如发现情况要冷静分析判断，应及时报告领导。

4.不得隐匿、损毁、丢失、出卖和擅自销毁档案。

5.不得涂改、伪造档案。

6.不得公布、抄录、提供涉及保密内容的档案。

7.不得将档案、机密文件资料带到宿舍和公共场所。

8.非工作人员，不得随便进入档案库房。

9.对档案人员因玩忽职守，造成档案泄密的，视情节轻重，给予处分。

第五项 档案调阅(利用)制度

1.凡调阅利用档案资料者，需严格履行手续，填写“调阅档案登记簿”和“利用效果登记表”。

2.本单位工作需要借阅者，只限于在调阅室里查阅，确需借出时，须经分管领导同意，并限期归还。

3.凡外单位借档者，须持单位介绍信，经分管领导同意，履行借阅手续，方可借阅。

4.查阅档案应在调阅室内进行，调阅室内严禁吸烟，不得高声喧哗。非本室工作人员，不得进入档案库房。

5.查阅者，必须爱护档案，不得拆卷、污损、圈点、划线、涂改，不得翻阅其他无关资料。

6.查阅者摘抄或复制的档案资料，须经本室工作人员核对并加盖公章，否则一律无效。对摘抄或复制的材料，要妥善保存，不得丢失。摘抄或复制有关机密资料，必须先经分管领导批准，如有失密，由摘抄人或复制人负责。

7.本室档案资料一般不外借，特殊情况必须经分管领导批准，并办理借阅手续，一周内用毕归还。

8.查阅人员须按规定交费。

第六项 档案统计制度

1.充分认识档案统计工作的重要性，纳入档案室工作议事日程，加强领导，明确专人，认真落实。

2.对档案室保管的各门类档案资料，每年要进行统计，按统一规定的统计范围、格式、项目、要求和计量单位逐项统计，一律用阿拉伯数字填写，字迹工整清晰，不得潦草，按规定时间汇总上报，确保年报质量。

3.在接受、移出、销毁库存档案时，必须及时登记统计。

4.对立卷档案，必须及时抄好案卷目录，以便统计。

5.对档案资料的利用、借阅人次、卷数等要详细登记、以便年终统计。

6.统计人员要认真对待统计工作，积极收集和积累原始数据，坚持实事求是的原则，统计工作要及时，统计数据必须准确可靠。并负责对所属单位和部门专(兼)职档案统计人员的辅导和培训。

7.对统计数据要进行综合分析，从中探索内在联系和发展变化规律，为制定档案工作计划、总结经验教训提供依据。

资料来源:档案室“六项”管理制度，www.chinahuangshan.gov，2010年3月23日。

【知识拓展】

影响档案纸张寿命的因素

档案的主要载体是纸张，纸张的寿命直接决定着档案的保存时间。由于受到各种因素的影响，纸张主要化学成分发生不可逆的化学变化，就会出现老化的现象。纸张老化的直观表现是白度下降、颜色泛黄，机械强度下降，更易撕裂破损，同时会酸度上升。造成纸张老化的原因主要有两个方面:一是纸张本身的制造原料、工艺，二是外界环境的影响。

制造纸张所使用的原材料大多来源于植物，其主要成分是纤维，随着时间的推移会发生水解、氧化、光解等反应，降低纸张的各项物理技能。另外，纸张在生产过程中会残留酸性物质、氧化剂、金属离子等，也会在空气中或光照情况下发生复杂的反应，从而破坏纸张。

档案存放的环境如果存在高温、高湿、强光线、酸性物质、氧化剂、微生物等条件，都会使纸张加速发生水解、氧化和光解反应，从而缩短纸张寿命。

影响纸张寿命的各种因素无法彻底消除，只能在档案管理和保护工作中采取严密的措施降低不利因素的影响，减缓纸张所发生的各种反应的速度，从而最大限度地延长档案寿命。

资料来源:韦志国:《文书与档案管理》，中国劳动与社会保障出版社2011年版。