一、大客户联谊会的目的、时间和地点
1．明确活动目的
企业组织大客户联谊会的根本目的是促进销售，为企业获得更多的利润，但不同类型的企业、不同类型的项目，甚至是同一企业的不同阶段举行的大客户联谊会都应具有独特、明确的活动目的，活动目的的不同将直接影响大客户联谊会采取的活动内容和活动形式，如论坛的形式、拓展的形式、酒会的形式等。
2．选择合适的活动时间及地点
明确了活动目的，还必须选择合适的活动时间及地点，并且有必要根据活动组成部分的不同进行分类。
比如，要组织一次楼盘的准业主联谊活动，活动由两个部分组成，分别是参观工地和业主联谊晚会，策划者首先要明确参观工地的约客到场时间、参观工地的时间和集合地点，此外，还要明确业主联谊晚会的约客到场时间、晚会开始时间、就餐时间、晚会结束时间和相应的地点。
活动场地的选择应把握以下几点:
(1)有较好的音响和放映设备;
(2)影剧院不宜过大，保证活动气氛;
(3)有展出企业文化的场地，如演出台;
(4)选择本地知名度比较高的影剧院，便于寻找。
二、大客户联谊会的形式和方案
联谊会形式新颖、独特才能吸引客户，根据联谊会的目的，策划者要明确哪些活动形式。一份完整的大客户联谊活动方案主要包括: 前言、活动目的、活动形式、活动时间、活动地点、活动主题、活动内容、筹备工作、费用预算等事项，有些还要细分出活动的参与者、礼品选择、场地布置、活动流程等事项。同时，为了使活动方案具有较强的可操作性，还必须对部分方案内容进行细化，作为方案的附件，并作为实施者的执行依据。
三、大客户联谊会的主题、内容和预算
确定一个具有感召力的活动主题，可以为大客户联谊会增色不少，也更能拉近企业与客户的关系，活动主题以能体现活动目的、增进客情关系以及明确体现出活动的主体和形式为标准。活动主题通常主要包括两个部分: 主标题部分和副标题部分。如“感恩社会，回报客户——首创蓝湾客户联谊会”，其中“感恩社会，回报客户”是主标题，“首创蓝湾客户联谊会”是副标题。
活动内容是整个方案的主题和实操部分，是方案的主干。策划者要按照时间顺序和事件类型对每个阶段事件的详细事项进行逐条阐述。通常情况下，活动内容主要包括开场致辞、演出、就餐等。如开场致辞人的出场顺序和致辞时间，演出阶段的主持人、节目内容、互动节目的形式以及就餐阶段的领导致辞、礼品发放等，都应比较详尽。
在制订活动方案时，要根据活动中的各种事项可能产生的费用进行预算，此部分最好采用表格的形式，使领导审批和执行人员在实施时一目了然。通常，预算表格包括事项、单价、数量、费用和备注五项。事项主要是把预计要产生费用的时间进行整理分项，分项预算; 预算费用时，最好在核价的基础上增加一些，以确保费用充足，保证活动顺利进行; 备注项主要是对事项和费用两项未能表述清楚的内容进行详细说明补充。
四、大客户联谊会的筹备工作
为了组织一次成功的大客户联谊会，必须进行充足的筹备工作。通常筹备工作主要有内部组织和外部联系两部分。
内部组织主要包括: 场地布置内容、主持词、领导致辞稿等; 请柬、场地布置等; 奖箱、奖券、奖品及纪念品等; 组织协调人员、辅助服务人员等。外部联系主要包括活动场所(即场地)可用的时间、费用、音响灯光设备、场地布置、服务内容、人员配备等; 新闻媒体即计划投放媒体的记者联络、刊登和录播、费用等; 节目准备，即费用协调、主持人、演艺人员的来源及档次、节目类型搭配等。
1．操作重点
(1)成立会务组，分工明确，责任到人。
(2)制作计划推进表，便于检查、落实。
(3)准备工作要考虑全面，周到细致。
2．活动前的工作
(1)成立活动小组，明确一名总负责人，并设立3个小组。
①后勤组，负责场地的联系及准备交通工具、礼品等。
②外联组，负责给客户发放请柬。
③礼仪组，负责在活动场地门口迎接和接待客人进场。
(2)发放请柬:
①发放对象: 邀请参加活动的对象。
②发放时间: 活动前两天发放。
③发放要求: 统计参与活动的人数; 根据人数购买请柬; 发送请柬时，要告知参与人员利益点所在; 发送请柬时，要同时邀请其家人一起参加。
(3)活动外场地布置。
①门口布置: 悬挂问候语条幅，如“您辛苦了!”
②引导展板，如“××客户联谊会在此举行，欢迎光临
③产品形象展示展板。
(4)布置活动场地中心:
①演出台上悬挂活动主题条幅。
②演出台背景中心悬挂企业标志。
(5)准备纪念品。
(6)准备光盘、视频资料:
①落实活动场所能否放映光盘或视频资料。
②根据落实情况将品牌、专题精品录制成光盘或视频资料。
(7)选定主持人。主持人应热情大方，善于沟通、调动现场气氛。
(8)准备一本精美签到本和一支签到笔。
(9)准备摄像机一台、照相机一台及电池、存储设备若干。
五、大客户联谊会的程序及操作要点
1．程序
(1)签到，凭请柬赠送纪念品。
(2)礼仪小姐引导客人就座。
(3)观看企业广告片或宣传片。
(4)主持人宣布客户联谊会正式开始。
(5)展示企业文化。
(6)企业代表致欢迎词。
(7)有奖问答。
(8)抽奖。
2．操作要点
(1)广告片应在活动开始前循环放映。
(2)企业文化展示:
①礼仪小姐统一旗袍着装，披绶带，其中一人进行引导。
②工作人员衣着统一。
③唱歌时声音要洪亮。
④欢迎来宾时拍手要一致。
⑤活动前，统一排练。
(3)厂方代表致欢迎辞时，时间不宜超过10分钟。
(4)有奖问答:
①有奖问答的题目以产品知识为主，题目可以从发放的小册子或专刊上选取。
②题目要简单易答。
(5)抽奖:
①参与者凭请柬领取两个打印编码，一份投入抽奖箱，一份自己保留。
②将密封的抽奖箱置于会场显著位置，请客户随机抽奖。
③先抽取三等奖，再抽取二等奖，最后抽取一等奖。
④奖项设置: 一等奖一名，二等奖三名，三等奖五名。
⑤可用现金作为奖励。
在大客户联谊会的整个过程中，非常重要的一点就是企业领导对活动的积极支持、推动和参与，大客户联谊会的主要目的是拉近企业与大客户的关系，使双方关系更加稳定，所以要求最高领导要具备原则性、韧性、执著、热情等素质，同时还要求其能追求创新，并提出解决方案。
在大客户联谊会进行之前，企业领导有必要把大客户联谊会的精神传达给各阶层主管以及员工。如果企业的组织结构庞大，为了让所有人都能够细致透彻地理解活动精神，最好能够举行各阶层的学习会。
另外，大客户联谊会的基础是大客户，所以先要掌握大客户的需求，有效的方法就是问卷调查、意见听取调查。要对调查结果进行整理、分析，从中找出大客户联谊会的主题和内容。
大客户联谊会的形式多种多样，但关键是活动要进展得顺利，让每一位参加活动的客户玩得开心，都感觉不虚此行，要让他们乘兴而来、满意而归。
实战训练
任务1: 针对具体企业，设计企业大客户的关系维护方案。
任务2: 策划企业大客户活动节、联谊会等公关活动。
任务3: 以5～6人为一个小组，分组进行某公司(品牌电器公司、保险公司、旅游公司、汽车销售公司等)的年终客户答谢活动项目的策划，要求学生按组将策划案写成文字报告。
案例分享
凯瑟琳的感情投资
凯瑟琳是一家知名企业的客服经理，她已经在客服领域工作了二十几年，这天她要接待一位重要的客人，这位名叫皮特的客人此行的目的是决定是否在凯瑟琳的百货公司售卖其公司的产品，以及是否把产品的售后服务授权给百货公司。凯瑟琳的主要工作是在这位客人面前充分展示自己公司的实力，获得对方的信任。
距离会议开始还有15分钟，凯瑟琳打了两个电话，一个电话是问会议室是否已经布置完毕，另一个是让下属把相关的资料送过来。这两个电话大约有5分钟，第一个电话的内容是这样的:
“我想确定2点钟的会议是不是在3号会议室?”
“是的，经理。”
“3号会议室的主要色调是蓝色的吧?”
“是的。”
“一会儿送饮料的时候，记住皮特先生的饮料是纯净水。”
“好的。”
“皮特先生的椅子一定要有松软的靠背。”
“记住了，请问还有什么指示吗?”
“目前没有了，辛苦你们了，再见。”
原来这位皮特先生是从小在海边长大的，对大海有着很深的感情，尽管成年后在世界各地忙于自己的生意，但是每年他都会花上几天的时间回到自己的家乡，寻找一下童年美好的回忆，会议室的蓝色色调会让皮特先生有一种舒适、放松的感觉。另外，因为他从小是在海边长大的，所以从小就有轻微的风湿症，再加上后来的劳碌，病情有些加重，坐在松软的椅子上就不会感觉到特别的劳累。皮特先生的血压有些高，所以医生告诉他不要喝太甜的饮料，建议他长期饮用纯净水。
凯瑟琳的第二个电话就是通知她的下属把这次会议的资料拿过来，她要看看是否有缺漏的地方。不一会儿，秘书送来了这次开会的资料。凯瑟琳仔细地翻阅了一遍，没有发现什么缺漏，就在椅子上开始闭目养神，并把会议整个过程在脑中过了一遍。还剩下几分钟，凯瑟琳整理了一下自己的仪容，自信地拿起材料向会议室走去。
凯瑟琳来到会议室时，部门的相关人员已经到了，她环顾了一下会议厅，满意地点点头，这时外面有人通知客人到了，于是凯瑟琳带着自己的下属出门迎接。
眼前的皮特是一个高高瘦瘦的中年人，表情严肃，看上去是对生活要求极其严格的人，可能是工作劳累的缘故，看起来略显疲惫。凯瑟琳把客人引入会议厅，当皮特看到屋内的色调时，脸上顿时多了一丝笑意，严肃的表情开始有些舒缓，凯瑟琳接着把他引到座位上，看着那把与众不同的椅子，皮特先是一愣，没有说什么就坐下了。
然后是销售部发言，紧接着是售后服务部发言，两个部门的发言让皮特觉得对方对产品的了解在某种程度上居然胜过了自己，真是让人惊叹，最后凯瑟琳做了总结性的发言，主题是如何做某公司销售该产品以及做好相应售后服务。凯瑟琳说完话后，皮特好一会儿没说话，突然他向凯瑟琳提出了一个问题: “请问你们是怎么做到如此了解我们的产品的?”
“很简单，我首先让每个参与这个项目的人都试用它，因为我知道，如果想让顾客相信你说的话，你必须先相信自己说的话，我们说的话就是要来自于我们自己的亲身体验。”
“你们今天给我上了一课。”皮特说，“从我进门的那一刻，直到现在，你们一直在给我惊喜，也许对我来说是惊喜，可能对你们来说那正是努力的表现。”
“我们可以马上签合同吗?”
“当然可以。“凯瑟琳自信满满地回答。
资料来源: 陈静俊．客户服务与管理．北京: 中国人民大学出版社，2012．
要点巩固
1．本项目的学习任务已经结束，请总结在大客户关系维护方面的收获与体会。
2．维护大客户关系的有效途径有哪些? 请举例说明。
3．大客户联谊会的组织程序如何?
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