福建省后福鼎市医疗保险管理中心

福建省福鼎市医疗保险管理中心 陈国胜 陈涛 马世清

福鼎市医疗保险管理中心，隶属于福鼎市劳动和社会保障局，成立于2001年，经福建省人事厅批准，中心现为参照公务员法管理的事业单位。现有编内职工20人，下设5个科室：办公室、财务科、基金科、医疗科、信息科，主要为城镇职工、城镇居民提供基本医疗保险服务。福鼎市医疗保险管理中心成立以来，在福鼎市劳动和社会保障局的正确领导和上级业务部门的大力指导下，认真贯彻落实上级有关医疗保险的文件精神，与时俱进，开拓创新，努力构筑多层次的医疗保障体系，以完善制度、扩大覆盖面为重点，以强化管理、优化服务为手段，保障了广大参保人员的医疗待遇，促进了福鼎市医疗保险事业的全面、协调、快速发展。在做好业务工作的同时，福鼎市医疗保险管理中心也十分重视业务档案的规范化建设工作。

医疗保险业务档案是社会保险档案建设的重要组成部分，对保持社会保险档案的完整性具有十分重要的意义。认真做好业务档案规范化建设工作为日后更好服务群众，提升医保中心经办能力建设可谓至关重要。中心自成立以来就一直把业务档案规范化建设工作作为福鼎市医疗保险管理中心工作重点之一，经过多年来的不断健全和完善，福鼎市医疗保险管理中心的档案管理水平已达到一定的规模。2010年，福鼎市医疗保险管理中心以《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称“规定”）的颁布实施和《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》的出台为契机，加快推进福鼎市医疗保险业务档案管理规范化步伐。福鼎市医疗保险管理中心按照《规定》的要求，建立健全了档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、保密、清理销毁等管理制度，并在市档案局的大力支持下，对中心2009、2010两个年度的医保业务材料，按照《规定》明确的归档范围和要求进行建档，从而全面提高档案管理工作水平，使之更好地服务于福鼎市医疗保险管理中心各项工作、参保单位和参保个人。

一、抓住机遇，促进办公条件的极大改善

当接到上级部门布置对福鼎市开展医保业务档案达标验收工作任务时，福鼎市医疗保险管理中心还租借在福鼎市原工业局大楼办公，条件十分简陋，根本没有多余的房间用于档案库房建设。最初，福鼎市医疗保险管理中心的思路：只是先将业务档案进行规范化整理，并未打算建设档案库房。后来，向上级部门汇报这一想法后，他们明确表示没有独立的档案库房不能通过达标验收，会造成一票否决的结果。为此，福鼎市医疗保险管理中心转变观念，化挑战为机遇，及时向市局报告有关情况，在征得主管部门的同意和支持后，开始积极主动寻找新的办公地点。

在档案库房选址方面，福鼎市医疗保险管理中心可谓是几经波折。起初拟定工业局2层作为福鼎市医疗保险管理中心的档案库房。但在福建省永正工程质量检测有限公司对该楼进行危房鉴定后，福鼎市医疗保险管理中心立即否决了起初拟定的库房选址，又积极着手寻找新的地点。在市劳动和社会保障局领导的大力帮助下，通过与市政府办的协商，同意暂时借用原行政审批中心作为市医保中心档案库房，福鼎市医疗保险管理中心立即着手库房基建工作。与此同时，福鼎市医疗保险管理中心也寻找到新的办公地点，即将搬迁至现在办公地点，距离原定的档案库房较远，在档案归档入库和利用方面存在诸多不便，为此，市劳动保障局李长春局长指出，放弃第二次库房选址，在新办公地点建设档案库房。最终，在新办公楼的二层腾出房间作为档案库房、档案办公室、档案查阅室。做到库房、办公、查阅三分开，并重新装修，同时按“九防”要求安装了相关设施设备，还配备了计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机等现代化设备，进一步完善了档案保管的设施条件，使之上规模，上档次，实现科学管理，有效地保护和开发、利用档案资源，提高档案工作整体水平。档案库房“一址三选”期间充分体现医保中心档案规范化建设工作的艰辛和不易，也饱含了各级各位领导对医保中心档案工作的关心与支持。2011年8月，福鼎市医保中心正式迁址，目前福鼎市医疗保险管理中心地处福鼎市繁华地段、交通便利，新办场所三层总面积近900平方米，沿街一层为服务大厅，宽敞明亮、设施齐全，为参保人员提供优质服务打下了坚实的物质基础。

二、虚心求教，加强部门之间的沟通合作

从一开始接到任务，对社会保险业务档案达标迎检工作的茫然无措到最后每个档案员都能独当一面，福鼎市医疗中心经历了艰苦的蜕变，也蕴含了福鼎市档案局领导对工作的大力支持。在整个达标迎检工作期间，福鼎市档案局马洪杰副局长经常深入到医保中心进行业务指导，并利用业余时间组织中心专、兼职档案员进行系统的档案规范化管理知识培训，对其中的要点部分重点讲解，难点部分详细讲解。她经常强调要做好档案归集整理工作必须做到“四统一，三及时，两定期，一保证”。四统一：即统一按案卷排列顺序编制卷号；统一打印卷内文件目录；统一按类别规范地写好案卷目录；统一按顺序归档。三及时：即及时将各科室业务档案材料进行整理，及时将业务档案材料向综合档案室移交，及时对移交到综合档案室的业务档案进行分类、整理、入库。两定期：一是定期（每月一次）召开档案管理工作专题会议，通报档案归档整理情况，二是定期检查各项档案管理制度的落实情况。一保证：即保证中心业务档案的妥善保管、有序存放，严防损毁、遗失和泄密。在业务档案整理过程中，档案员们一旦遇到分类不明确、待遇类和会计档案合并装订等问题时，马上电话咨询马洪杰副局长，马副局长无论多忙都会在第一时间里为我们向省档案局甘明处长和省中心办公室副主任唐闽同志取得联系，征求她们的意见，从而有效避免了因“方向不对，努力白费”而造成的返工现象。

三、同心同德，增强了中心同仁的工作合力

福鼎市医疗保险管理中心一直视档案管理工作为医保工作的重点，主要领导亲自抓，经常过问和检查档案工作，同时委派专职档案员参加省中心组织的业务档案培训，并组织各科室档案工作人员深入学习，宣传贯彻落实《档案法》，使档案工作人员进一步增强档案管理责任意识，依法规范了档案管理行为。目前，福鼎市医疗保险管理中心配备7名档案工作人员，其中专职档案员1名，兼职档案员6名。开展业务档案规范化建设工作以来，档案员们为了在规定时间内完成任务，加班加点成了家常便饭。但是，他们都毫无怨言，觉得自己是在完成一项重要的历史使命。档案整理是一项繁重的工作，同事们在工作中经常相互鼓励，业务能力学习争先恐后。由于医保中心的日常业务工作已经十分繁重，在档案员为中心业务档案规范化整理加班加点的同时，医保中心的其他同仁便主动承担起他们的业务工作，成为他们的坚实后盾，解决了他们的后顾之忧。可以说这次业务档案规范化建设达标迎检工作，福鼎市医疗保险管理中心以高分通过验收是全体职工同心同德、齐心协力、互帮互助的结果。充分体现了全体职工的团结合作精神，证明了医保中心是一支招之能来、来之能战、战之能胜的队伍。

经过全体同仁的共同努力，在规定时间内，严格对照档案验收达标有关规定，对2009、2010两年来的各种案卷重新进行全面整理组卷：包括2009～2010年业务档案、2000～2010年文书档案、2009～2010年会计档案、2001～2011年照片档案总计2147卷（件）。

四、热情真诚，提高了档案利用的服务水平

多年来，福鼎市医疗保险管理中心一直把服务群众作为档案管理工作的最高宗旨，加强对档案管理人员的使命教育，不断强化服务意识。2009年以来，福鼎市医疗保险管理中心通过“宁德医保信息系统”为参保单位、参保职工查询单位参保职工缴费工资、个人账户、医疗费用报销等各类档案资料多达数千次。与此同时，福鼎市医疗保险管理中心充分发挥档案资料的价值，对整理、归档的档案进行深层次加工利用，编写《福鼎市医保中心档案检索工具》、《历年总结》等综合管理查询资料。利用以往查询资料编制《档案利用效果实例汇编》，为前来查询资料的单位和个人提供更为便捷、更为优质的服务。

五、连锁带动，推进经办业务的全面发展

通过夯实业务档案规范化管理这一基础性经办工作，福鼎市医疗保险管理中心开拓思路，创新工作方法，推进医保经办业务各方面工作得到有效提升，比如：推行医疗管理的“一二三四五”管理模式：一协议、二重点、三把关、四举措、五相符；采取“医保协管员”，“联合监控”：联合医院药剂科、质控科等专科人员对院区病人住院情况及医院对患者用药情况进行检查；基金征缴率历年达到100%、零星缴费银行托收；信息网站新版开通，方便参保职工了解医保相关政策和动态，同时提供下载服务，参保职工可在网站下载“转外就医审批表”、“门诊特殊病种审批表”、“基本医疗保险参保表格”等。这些举措在加强经办管理的同时也极大方便了参保职工，为他们提供了更为优质、更为高效的医疗保险服务。

档案管理工作是一项长期，持久性的工作。福鼎市医疗保险管理中心将以这次业务档案达标验收工作为契机，把中心档案管理工作放在新的起点和高度不断加强档案意识、狠抓档案制度落实，把档案资源充分利用起来，创造更多的服务方式，不断提高档案利用率，努力实现档案工作的新发展，为福鼎市经济社会和医疗保险事业的发展做出应有的贡献。