设计演示的内容及顺序

二、设计演示的内容及顺序

（1）为什么要准备初步演示方案？我们注意到，很少有人能够把一个完全由他人准备的演示做好，所以如果要做演示，必须积极地投入到演示的准备过程，至少要亲自参与初步演示方案的拟订。只有这样才能对使用的观点和材料提出自己的见解，并在最后的演示中反映出预期的观念、个性和能力。许多准备很好的演示未能达到预定目标，就是因为演示者未参与准备过程。如果没有足够的时间和强烈的动机去参与演示的准备，最好不要去做演示，而让位于更合适的人选。

（2）怎样准备初步演示方案？这项能力对一名成功的演示者非常重要。无论是你本人还是其他人设计演示内容，你必须能够运用“三步曲学习法”来影响演示者的行为。这三步曲分别为“获取”（告诉演示新的信息）、“演示”（通过案例、图片等演示新信息）、“应用”（提供演示者即时的机会去应用他们刚获取的信息）。

图20-1　“获取—演示—应用”模式

这种“获取—演示—应用”模式，提供给我们宏观的演示顺序，而微观的“刺激—回应—反馈”都运用在这个模式的每个阶段。任何我们告诉或展示给听众的重要事物，必须从回应中得到核实，或看出他们能够理解和使用新信息。然后，我们需要针对他们回应的合适性给予反馈。

（3）例子。下面的例子是关于经理职能重组。因为一次演示不能有效地说明问题，演示将分为两次。我们写出了第一次演示的中心要点，并附有支持性事实材料，对于第二次演示也做了同样的工作。

第一次演示：中心要点。

①公司主要市场状况的变化将显著地影响公司的利润情况。

②评估组织结构以减少分摊成本。

③职能的重组不会造成裁员。

④根据行动指南，每个部门的领导应该就如何降低成本和维持成本提出建议。

第一次演示：支持信息。

要点1——公司主要市场状况的变化将显著地影响公司的利润情况。

①过去几年的销售数字，表明公司的利润在减少。

②竞争对手的产品分析，包括销售成本和销售量。

③提出市场预测，详述未来趋势。

要点2——评估组织结构以减少分摊成本。

①过去几年的分摊费用信息，表明分摊费用在持续增长。

②将来几年的预期费用，假定保持当前的组织结构。

③分摊成本增长最快部门的具体成本数字。

要点3——职能的重组不会造成裁员。

①雇员被影响的部门，以及这些雇员在重组后安置。

②保护受影响雇员的方案。

要点4——根据行动指南，每个部门的领导应该就如何降低成本和维持成本提出建议。

①成本必须减少或者维持的领域。

②希望从各个部门获得的建议的种类。

第二次演示：中心要点。

①将与一个管理咨询公司签订合同，请他们做有关成本减少和成本维持方法的研究。

②依据其在这个领域的经验，公司A获得了这份合同。

③部门XYZ将与A公司合作，进行这项工作。

④每个部门的领导将负责评估分析结果。

⑤六个月后，提出最终建议。

第二次演示：支持信息。

要点1——请管理咨询公司做有关成本减少和成本维持方法的研究。

做出此决策的原因。

要点2——依据其在这个领域的经验，公司A获得了这份合同。

①选择A公司的原因。

②A公司的背景材料。

要点3——部门XYZ将与A公司合作，进行这项工作。

①选择部门XYZ的原因。

②A公司进行工作的流程。

要点4——每个部门的领导将负责评估分析结果。

①评估活动流程。

②需要关注的要点。

要点5——六个月后，提出最终建议。

①建议如何被评估。

②实施时间表。

从这个例子中可以看出，演示初步方案中所叙述的中心要点本身不一定是事实，但它们必须是依据事实性材料得到的结论。初步演示方案在使演示达到“响亮而清晰”的效果中起重要作用，同时，它还能够促进演示目标的实现。