选择沟通方式

任务二　选择沟通方式

任何一个会展项目，使用营销沟通方式总是多样的、立体的，每个承办方都有不同的营销组合。但是大部分选择都在下面的平台内进行。

活动1　选择大众媒体

1）印刷媒体

印刷媒体是指能为展会推广与宣传资料提供印刷的媒介。主要有报纸、杂志、招贴、直邮广告、门票广告、餐盒广告、会刊等。比较常见的就是报纸和杂志。每种媒体都有自己的受众群体，不同的群体，沟通内容与特点也就不同，在营销策划中应该体现出针对不同受众的方案与策略。专业报纸和杂志推广应该体现出技术性与专业性，大众性的报纸与杂志应该体现出娱乐与趣味性，受众进行细分才可以做到针对性宣传。不同的印刷媒体有不同的特征。

（1）报纸媒体的主要特性

①最传统、内容选择性强、不具有强制性；

②讯息接收深入，较为完整的理解，适合完整深入的广告；

③高阅读率且集中于都市地区，较高素质的受众，较具有权威性；

④报纸为商业广告提供一个高涵盖且具有说服深度的媒体，但印刷品质的不足则限制需要高质感广告的品类的运用。

正因为具有以上的特征，且广告成本不高，所以一些展会承办方偏爱于在报纸上进行宣传推广。作为品牌和形象推广，可以根据新闻价值分中央、省级、地区几类，还有海外报纸等进行推广宣传。

在5·18海交会中，由于主办方是省政府，纸质媒体主要是省报下的各级报纸，在不同时期对5·18进行跟踪报道，比如第12届时新华社派出了由10多人组成的报道组，全面、及时报道海交会盛况，刊播消息、深度报道、图片新闻、经济信息等稿件350多篇（条），并被大量网站和其他媒体转载。另外每年福州市人民政府都会在京举办新闻发布会，引起大量的新闻媒体进行跟踪报道。甚至连区一级都会做宣传推广，比如马尾区由区宣传部主办“5·18”海交会新闻媒体座谈会，除了职能部门区委办、管政办、宣传部、效能办、发改局等单位的领导外，还邀请了香港大公报、香港文汇报、福建日报等媒体记者参加会议。

邀请报纸媒体是选择大众媒体很重要的内容，如何制造热点、新奇、焦点吸引媒体报道是营销策划的重点。从不同的层次、不同时段来应用这些印刷媒体，以达到营销沟通的最大效果。对于大型政府主承办的展会，可以有计划地利用新闻进行推广，最终形成品牌。

（2）杂志媒体的特性

①消费者花费比较高的金额，限制商业杂志媒体的发展；

②杂志读者结构群具有较高品质，接触深度高于其他媒体；

③杂志具有更为固定的编辑方向，读者群具有一定的特质，提供广告主明确的选择方向；

④传播速度慢、使用受到限制；

⑤卓越的印刷品质，有限的发行量，固定的接触人口加上深度的说服，使杂志成为小而细致的媒体。

会展项目在杂志上发布广告，大多局限于专业杂志。

另外一些招贴、直邮广告、门票广告、餐盒广告等都可以在一定的范围内产生影响，其传播有限，但参展商偏好这类针对性强的宣传推广平台。

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海内外媒体竞相报道“5·18”盛况

本届“5·18”是在“十二五”开局之年、海峡两岸经济合作框架协议（ECFA）实施第一年、枟海峡西岸经济区发展规划枠正式获批以及福州新一轮大建设、大发展的有利时机下举办的一次大型经贸盛会。与往届相比，今年的“5·18”展会规模扩大、特色凸显、内涵丰富、实效增强。据不完全统计，共有人民日报、新华社、中央电视台、凤凰卫视、台湾中国时报等150多家海内外媒体、500多名记者参与本届“5·18”采访报道，媒体和记者数超过以往各届。

截至5月20日18:00，中央、境外和省市媒体共刊发“5·18”相关新闻达3500多篇（条），以“第13届海交会”为关键词通过百度网页搜索，相关信息达98200条。其中，中央、省属新闻媒体刊播各类新闻报道1 547篇（条），发稿量已超过去年“5·18”期间的总发稿量。人民日报5月19日以枟ECFA密切榕台经贸合作枠为题，对海交会促进榕台经贸交流进行了深入报道，并在19日、20日的海外版分别进行报道。中新社派出文字、摄影、视频记者8人，已刊发稿件100多篇（条）。福建日报专门组成20人的采访组，制订详细报道方案，对“5·18”进行全方位深入报道，截至昨天已刊发文、图稿件49篇（幅）。

港澳台及重点对外媒体、海外重要华文媒体共刊发稿件300多篇（条），推出专题、专版18个。其中，台湾主要媒体全程报道“5·18”盛况，中国时报、联合报等媒体刊发相关新闻50多条。香港星岛日报、经济日报等8家媒体首次集中采访报道“5·18”。香港文汇报、香港大公报、澳门日报等均对“5·18”进行了报道。海外重点华文媒体持续对“5·18”进行了报道。马来西亚联合日报、美国侨报等媒体开设了“关注‘5·18’”专栏。

此外，在“5·18”开幕前后，市属新闻媒体共刊播各类新闻报道1 000多篇（条），为“5·18”成功举办营造了良好的舆论氛围。

发布时间:2011-05-21来源:福州日报

2）电视媒体

电视媒体是受众最多的媒体，其新闻具有很强的传播渗透力和公信力。由于同类展会一般一年一二届，每次都是大型的社会活动，成为社会的焦点，都具有新闻报道的价值和要素，如何连续制造一些亮点让电视台进行连续报道，一直是媒体策划者努力的方向。这种通过新闻报道的方式进行传播，尽管具有过于广泛的局限性，但是对展会扩大影响性，提高知名度具有很大的作用。有些有助于地方形象推广的综合展、招商引资类的展会也会在电视媒体上进行广告宣传。

第13届5·18海交会，中央电视台组织了近10人的报道组，包括央视福州应急报道点、财经频道、中文国际频道、农业频道等均派出记者，采访报道“5·18”盛况。截至5月20日，央视枟新闻联播枠、财经频道、中文国际频道、农业频道、英文频道均对“5·18”活动进行了报道。另外福建电视台、东南台、福建经济频道等都作了报道。5月18日上午10时，“海交会”开幕式引发媒体直播大战。国家数家主流网络媒体、福建省多家电视媒体以及台湾媒体对开幕式同步现场直播，全球33家主要华文媒体参加了海交会的采访。如此大的媒体支持，主要取决于5·18的档次，还取决于海交会是海西招商引资的重大盛会，也是与海峡对话的盛会，既有经济意义，也有政治意义，新闻价值很强大。在经过前期的新闻推介之后，媒体自然就会趋之若鹜，承办方只要成立新闻组并明确其工作职责，展会通过电视媒体实现扩大影响的目的就可以实现。如何打破电视台只注重展会现场报道，向跟踪报道延伸实现会展宣传影响性最大化？媒体策划人员应该对展会中的热点，比如招商引资的项目、新技术的项目等进行深度挖掘，形成间断性焦点让媒体感到新闻价值所在。

3）广播媒体

由于受到当代媒体的冲击，广播的地位受到排挤，但是广播的传播形式先进、传播速度快、讯息承载能力强、广泛的涵盖，而且能通过不断的重复信息增加受众记忆。广播之所以有其特有的流动感，主要是因为广播是传送声音的媒体，是需要耳朵，而不需要眼睛和人体任何其他器官来接收信息的，也就是说，除了耳朵外，不会影响人体任何部位和器官的功能和运动。所以，人们就可以在各种状态下接收广播的信息。目前广播最大的受众群是出租车司机，附带的是打的乘客；还有一部分私家车主、公交巴士，流动性十分明显。而选择投放广播广告，更主要的是在用最少的成本覆盖最大的受众群。这是为什么近年来汽车电台兴起的原因，也部分解释了广播广告的复苏。一些展会更愿意投放广告给广播，主要是其在上下班时间段内对社会大众的覆盖性。

第12届海交会，中国华艺广播公司、台湾快乐联播网布置了醒目的直播台，当天上午9点45分，两台联合通过空中电波向两岸听众第一时间传播“海交会”开幕盛况，整个直播节目持续近一个半小时。

另外，本地汽车广播网形成了强有力的渗透，如福州巴士广播100%覆盖福州市区158条公交线路、3 000辆公交车，每天有130万以上人次的固定听众；987私家车广播面对几十万辆的私家车，这些受众平时没有空看电视，可上下班却有足够的时间听广播。FM87.6福州交通之声常常成为一些展会合作的对象。

4）网络媒体

网络是当代发展最快的媒体，其影响力在年轻的一代中超过任何媒体，其传播的多维性、低成本、可修改和完善性、交互和纵深性、可统计性、投放快、可检索等特征，是其他媒体所不能超越的。

互联网用户70.54%集中在经济较为发达地区，64%家庭人均月收入高于1 500元，85.8%年龄在18岁到35岁，83%受过大学以上教育。因此，网络宣传的目标群体是目前社会上层次最高、收入最高、消费能力最高的最具活力的消费群体。从网络的消费群体上看，这些人热衷于网络信息收集与使用，大部分人参展和观展都会通过网络收集资料，然后决定是否参展或观展，业务员会利用网络来了解展会信息，并为公司提供资料和建议。

当代消费注重信息透明度，而网络交互性强的优势就会被放大，通过链接，用户只需简单地点击鼠标，就可以从展会的相关站点中得到更多、更详尽的信息。另外，用户可以通过网络直接填写并提交在线参展各项表单信息，承办方和参展商可以随时得到宝贵的用户反馈信息，进一步减少了用户和宣传客户之间的距离。同时，网络宣传可以提供进一步的产品查询需求。

所以网络信息投放与网站建设成为各展会承办方与参展商、观众之间互动的重要沟通平台。

①建立展会项目官方网站，公布展会信息以及参展商信息，并为参展商提供永久性网络展位。这一点，厦门9·8官方网站和福州5·18海交会两个展会都设有网上投洽会和网上交易会，但是还没有真正把参展商所展示的内容使用3D虚拟展台展示，只是简单的图片和公司名称。动态的情景模拟的3D展台或者实景录像展台，可以真实展示参展商形象与品牌的展会官方网站，是众多展会组展商努力的方向。另外在网站上建立论坛，由客服专门负责回复。

图5.3　福州海交会网站首页

图5.4　厦门9·8网站首页

②利用网络进行营销。一方面通过媒体传播实现网络传播，比如新浪网全程跟踪6·18，腾迅跟踪5·18等，其他网站进行展会报道等；另一方面就是营销人员利用网络进行推广与宣传。比如利用微博、IM（即时通）、SMN、QQ个性签名、还有QQ空间、百度空间、各种论坛、相关展会网站等发表会展信息。但是对于展会而言，承办方除了建立一个专门的官方网站之外，还应该建立切实可行的企业博客。

博客就是日记式网站，有不同的主题分类，而且可以通过“RSS订阅”按钮进行订阅，以博客为代表的Web2.0概念有着很好的互动和沟通性，很利于网民的参与和发挥创造力。承办方也可以通过企业博客的形式进行对内对外交流沟通，达到增进客户关系，改善展会活动的效果。承办方博客应该由懂得会展营销策划人员专人负责或者外包，以便掌握展会的话语权。做好企业博客应该有如下几个步骤:

第一，成立企业博客小组，最好由会展营销人员策划。

第二，设计好主题，特别是参展商和专业观众所关注的问题，比如展台搭建问题，同类大型企业参展情况，参展须知之外的温馨提示，展品技术发展趋势等。相关主题还可以在每次展会中进行调研。

第三，原创性内容。博客负责人可以分配任务，鼓动有经验的员工和中高层管理人员撰写。撰写之后，认真排版，并在原创文章开头或结尾，加上企业名称及联系方式。

第四，定时更新，慎重处理负面反馈。对于没有诽谤、谩骂的留言就没有必要删除，有负面留言都需要不断回复与跟踪。比如说有人利用新浪微博评论福州6·18车展，显然只是停留在于3号馆汽车改装展馆，并没有到5到8号馆。有人可能不理解贸易展和专业展之间的区别，就会对5·18进行指责。如能及时回复，可以消除很多负面影响。

第五，博客推广。主要是通过及时更新内容、在其他博客上留言、友情链接、讨论其他博客、进行专家访谈、邀请其他人在自己的博客上发表文章的客座博客、撰写参展或搭建教程、加强在各论坛上推广以及利用QQ、MSN等网络工具的网络社交、监控其他博客及时回复评论等。

承办方可以和新浪、搜狐、网易等门户合作，在其门户上开辟自己企业的博客，也是建立权威网站品牌效应的理想途径之一。企业博客可以直接带来潜在用户，为用户通过搜索引擎获取信息提供了机会，可以方便地增加企业网站的链接数量。

不管使用哪种方式营销，其核心就是把握住会展项目的话语权，提供给所有参与者进行互动的平台。在利用网络营销当中，需要及时更新资料，及时发表信息，及时回复问题，只有勤快、内容丰富、快捷才可以抓住网络上有兴趣于展会的眼球。

除了承办方自身的网络营销之外，还需要利用大众网络媒体为企业服务。即使是新闻报道，网络媒体也在“5·18”中起了重要作用。比如第13届海交会，人民网、凤凰网、中国网、央视网、新华网、中新网等中央、省、市属网络媒体共60多名记者参与了“5·18”报道，截至5月20日12:00，共刊发相关文字报道705篇、图片409幅、视频57条。其中，网络报道中首次引进微博元素成为亮点，如新浪福建和新浪台湾同步微博直播开幕式及ECFA实务研讨会，并实现微博即时传播互动；腾讯大闽网利用腾讯微博发布海交会资讯，直播海峡两岸品牌高峰会，取得了良好的报道效果。福州新闻网，开辟了聚焦5·18系列报道。

乔·戈德布拉特博士认为，在制订综合网络营销活动开发策略时，需要考虑如下一些问题:

·对会展项目市场区段和目标进行确认。

·制订自己的网站开发战略，以便与目标客户市场保持密切联系。

·使用潜在会展活动出席人重点调查小组的调查方法，审议策划方案并提出总体设计的修改建议。

·对竞争进行统计和评估，找出提高网站效率的方法。

·确定与其他沟通资料，特别是纸质宣传资料相协调的色彩搭配和设计要素，保持公司标识形象一致性。

·确定是否建立活动的单独主页，或者在现有主页与独特网页之间建立链接。

·确定是否需要建立一个交易网页，同时要确保门票购买者信息安全。

·确认员工或其他人是否具备建立网页以及对网页进行修改的能力。

·如是聘请技术人员建立网站或网页，那么应该确认这些网页的维护方式（频率、速度和可靠性）。

·使用传播性市场营销策略，如邮件群发给潜在参展商和观众，为活动做商业推广。

·使用搜索引擎对自己的URL进行仔细选择和注册。

·使用具有提示功能的邮箱发给潜在客户，如发现邮件已被客户打开，及时跟踪。在活动的最后半个月内，利用E-mail的提示功能来增加出席人数。

·使用在线注册系统。

·利用在线评估系统搜集活动举办之前、之中和之后的调查信息。

·使用在线聊天室为提前注册的参展商和观众开辟讨论区，在活动结束之后的一段时间内继续保留讨论区。

·对在线活动进行认真监控，以便搜集和发掘那些隐藏的潜在数据。这些数据可以帮助活动组织经理人判断目标参展商和观众今后的需求、想法和愿望。

活动2　选择特种媒体

1）户外广告

户外广告会展企业在户外客流量大、位置突出的地方如楼体、墙体、路牌、路桥等特殊媒介上所发布的广告。越是大众性的展会，越会选择户外广告进行宣传，世博会期间上海街头到处可见世博会的标志和宣传画。综合类和消费类展览，节事、赛事都可以使用户外广告。

2）特种宣传资料

会展企业为了宣传推广项目或产品所印刷的、单独派送的特种广告。主要有宣传册、海报等，也可以归类于印刷媒体，但是特种宣传资料所针对的对象是专门的参展商和贵宾。

3）小型纪念品

为展会开发一些具有纪念意义的小物品，可以起着宣传推广的辅助性作用。比如胸卡、小挂件、领带夹、日历本、明信片等，在这些纪念品上印上精美的展会徽标，标识和宣传画，也具有一定的收藏价值。

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招商会就是烧钱会

喧哗的背后是无奈。2007年全国春季糖酒交易会3月23日在重庆拉开战幕。连日来，重庆街头到处都弥漫着一种商品交易大战前的浓烈硝烟:糖酒类产品的广告在重庆街头已经是铺天盖地；重庆主城区的各大宾馆已经客满为患；就连平时生意比较清淡的招待所，现在也已经打“拥堂”了；礼仪小姐更是“供不应求”。据悉，这次糖酒会中，地产老大诗仙太白集团投入1 300余万元广告费，仅户外广告一项就投入了500多万元。“投入这么多，图的就是与各地参展商混个脸熟。”该集团人士如是解说。四川沱牌集团创下了本次展会广告的又一项之最，那就是该集团在长江大桥南桥头做了一个面积5 000多平方米的“舍得”酒广告。而安徽“店小二”在会展中心门前做的一个过街门楼就耗资30多万元，算是本次交易会最贵的造型了。糖酒会成为名副其实的烧钱会。

资料来源　http://baike.baidu.com/view/10856.htm

活动3　选择公共关系

公共关系是指组展商为改善与参展商、社会公众之间的关系，促进参展商和专业观众对展会的认识，理解及支持，达到树立良好会展形象与品牌、促进展会产品和服务销售目的的一系列公共活动。主要有如下几种方式可供选择。

1）会议演说

组展商通过行业组织，在权威行业会议上发表展会有关信息的演讲或推介演讲活动。由于行业协会大型企业相对集中，专业人士多，起着很好的推广和宣传的作用。但是，这类行业协会推介会，具有一定的局限性，门槛高，介入比较难，需要与协会理事和会议主办方很好协调。也可以以会议赞助者身份在行业协会会议上推介演说；另一种，就是把行业会议纳入展会的活动之中，由组展商举办会议，并在会议上进行推介。

由于5·18海交会承办方是福州市政府，所以本地企业在各类会议上推介具有不可比拟的优势。

2）新闻发布会

为了宣传和推广展会，更好与社会各组织沟通，大型展会都会为媒体召开新闻发布会，专门介绍展会的筹备进展和最新动态，并通过发布会把展会特色与亮点介绍给媒体，借助于媒体的传播渠道实现推广与宣传的目的。新闻发布会本身就是一个小型的会议，使用会议策划，有助于新闻发布会所要达到的效果。

表5.1　第13届海交会新闻发布会

续表

实际上，以前都是在北京举办新闻发布会，从第13届改为在长三角和珠三角核心城市举办新闻发布会，所起的影响性更广。

图5.5　福州市政府在京举办海交会新闻发布会

3）公益赞助

公益赞助也是会展重要营销沟通方式之一，指组展商为特定弱势群体谋福利出发，热情赞助公益事业，以赢得社会公众的关注、好感和信赖，树立良好的企业形象，从而达到促进会展产品销售目的的一种形式。公益赞助主要有赞助社会福利事业、赞助社会公益事业、赞助社会体育事业、赞助科技发展事业、赞助社会文化事业等。

公益赞助促销的步骤:

①分析新闻媒体报道的热点；

②利用热点进行策划，制订方案，其中包括媒体策划；

③与媒体沟通，引起媒体关注；

④实施赞助，媒体报道。

4）联合促销

联合促销是指两个以上的企业或品牌合作开展促销活动，使联合体内的各成员以较少费用获得较大的促销效果，达到单独促销无法达到的目的。组展商可以与旅行社、搭建商、物流企业、销售商、媒体联合，借助各自的网络宣传展会及其相关产品。也可以通过产品置换的方式，实现互惠互利，如承办商与展台搭建商联合，可以让参展商得到真正的实惠，承办方与媒体进行产品置换，媒体免费发布会展广告，承办方给媒体展位。承办方也可以为商场合作，在商场上消费可以获得入场券等。5·18海交会在联合促销上主要体现在媒体上，腾讯或新浪网在开幕式大厅中设传播台证明了这一点。其他联合促销主要是各承办执行单位在实际中实施。联合促销的操作步骤如下:

第一步，寻找可以联合促销的企业达成协议。根据消费习惯法来确定合作产品，根据行业上下游产品之间的联系来确定联合促销企业，还可以创新地进行跨行业联合促销。展位送服务或广告位，展位与物流，展会与商场之间的联合都会产生促销的效果。

第二步，寻找契合点、明确共同目标。宣传目标，扩大销售目标，推出新产品、新技术等。不管是什么目标，在展会中都会找出合作方所需要的，如新浪为了推广微博，就需要展会平台，而承办方刚好可以利用新浪网的微博来推广展会。

第三步，制订一个双赢的方案。由联合的双方各自列出自己在促销中所要达到的目标，并提出各自与对方合作的方式和意向；然后，策划部门根据双方所列出的目标和合作方式，找出双方的共同点和可结合点，再根据它来进行具体的联合促销方案的策划。

第四步，强有力的贯彻执行。联合促销在具体执行时，也必须遵循事前测试、事中监督、事后评估的三个流程。双方应该专人负责，严格按照既定的方案执行到位，把联合促销整个项目的执行力发挥到极至。

第五步，后续跟进、总结，下一次合作开始。当整个联合促销结束之后，进行联合促销的双方必须及时对促销中出现或等待解决的问题进行跟进。在所有问题得到解决之后，联合促销的双方必须对整个促销活动进行总结和归纳，将一些非常宝贵的经营用于下一次的合作。

5）路演

组展商为了扩大展会的影响性，招徕更多的参展商和观众，在经济发达、参展商集中的大中型城市，通过邀请潜在参展商和专业观众参加展会的专门推介会、专业会议、新闻发布会、专家讲座等方式的促销宣传活动。路演规模超过新闻发布会。

路演招展招商可分为四个步骤。

第一步，有策划师参与的招展招商团队的组建。

第二步，招展招商前期的准备工作。一是招展招商政策的落实与细化；二是招展招商市场细分；三是招展招商物料的准备，譬如投影仪、招展招商广告、招商画册、招商产品等；四是招商团队培训。

第三步，路演招展招商的实施。会场布置，主持人和发言人至关重要，按预定方案介绍亮点等具体情况。

第四步，意向性客户及时跟进。如有顾虑，安排公司高层逐步地和意向性经销商沟通，解决他们的实际问题。当在一个地方路演结束后，要让区域招展负责人尽快和意向性经销商再次沟通，以最终签订协议。

活动4　选择人员促销

人员促销就是承办方利用本公司的固定或兼职营销人员，直接向潜在参展商和专业观众进行宣传和推广的方法。可供选择的主要方式由如下几种。

1）电话营销

会展公司最常用的营销方式，通过电话直接与客户对话，争取订单或提高客户满意度的营销方式。不管是从事内展业务，还是外展服务的会展公司，电话是必备的营销手段。有些公司专门成立呼叫中心（Call Center）或客户服务中心（Custom Service Center）来维持客户之间的联系。根据对服装展览会招展调查显示，637个电话才会促成一个新客户；通过网站支持的客户数据库系统，平均118个电话产生1个新客户。

业务员在打电话之前应该有足够的准备，一是客户资料，对所接触的企业应该有一定的研究；二是自己展会的基本资料、参展商、展位价格等；三是必要的纸笔。

电话营销的九个主要步骤:

①开场白；

②找到目标关键人物；

③有效询问；

④快速整理客户的回答；

⑤推销介绍会展产品及服务的利益点；

⑥询问成交意愿；

⑦异议处理；

⑧有效结束电话；

⑨后续追踪电话。

电话营销只是实质性交易的前奏，成交还需要传真、谈判等后续工作努力。

2）传真

利用传真实现促销目的，有两种情况，一种就是直接把会展相关资料传递给目标客户，另一种就是对电话营销或网络营销的巩固和确认，即通过传真传递给目标参展商正式的文字资料，以防“口说无凭”。特别是涉及展位、广告以及相关服务价格，展位面积等这些实质性的信息，需要以传真加以确认，消除歧义。

3）DM广告

DM就是Direct Mail的缩写，即通过邮寄、赠送等形式，将展会宣传品送到参展商和专业观众手中、家里或公司所在地。承办商都有自己的客户数据库，针对这些数据库进行发放DM广告。DM形式可以是会刊、优惠券、单张海报、贵宾卡、纪念品、领取奖品的奖券。

有效的DM广告技巧能需要注意如下一些问题。

①选定合适的投递潜在参展商；

②设计精美的信封或赠品，以美感夺人，甚至当作一件艺术品来收藏，特别是发给贵宾卡，以显示你对他的重视；

③在信封反面写上展会主题以及展会定位、规模档次，可以提高开阅率。

4）电子邮件

电子邮件已经替代信件，成为十分重要的沟通方式。在非熟悉客户中，电子邮件的作用超过QQ、MSN等IM（Instant Messaging）工具。在利用电子邮件时，应该很好设计邮件，让客户一看就知道你是认真、严谨而又有美感的人。

要发邮件，除了公司原有的客户数据库之外，还需要通过下列几种方式收集参展商和专业观众E-mail。

第一，从同类展会的网站上收集；

第二，参展期间与参展商进行名片交换，参加行业会议，名片交换；

第三，从阿里巴巴的网站以及相关行业网站收集，还有展会网站如中国展览交易网、国际展会、深圳会展网、中国会展在线、好展会等。

第四，客户的行业杂志。

5）人员推销

是会展企业派出营销人员或委托营销人员与客户沟通的营销方式。主要方式有参与展会、登门造访、参加研讨、个人关系互访、参与企业庆典。登门拜访有助于客户对展会的加深认识，但是高成本，所以只有对那些购买比较大光地进行特装展的重要客户即VIP客户才适合走访。任何一次拜访，都应该有足够的准备。

第一，对拜访的参展商进行分析研究，对历届展会的规模、影响性、基本数据了然于胸，公文包中至少有展馆平面图、展位图、会刊等展会资料。

第二，提前约定，准时赴约。迟到是没有任何借口的，假使无法避免的迟到，你必须在约定时间之前打通电话过去道歉。

第三，必要的礼仪与着装，留下好印象。要经常留意客户喜欢的话题和他的爱好，他喜欢的就多跟他聊，留意他的一举一动，你就可以投其所好。谈话的结果不重要，过程的气氛很重要。

第四，要有所收获。即使没有成交，也可以认识到其他参展商信息。

6）主题活动促销

（1）基本概念

特指在展会期间，为创造现场气氛、丰富和提升展会功能而专门策划的各种活动，如会议、表演、联谊、开幕式、比赛、评奖颁奖、宴会、投资项目招商洽谈活动、项目招标等。这些活动和展会融为一体，成为其重要组成部分。在每个展会的网站、招展书、招商函中，主题活动的信息往往单列一项，作为吸引消费、促进销售的手段。

表5.2　第13届海交会主要活动安排

（2）设计活动原则

①主题形式要符合展会的需要；

②丰富和完善展会的功能。兼顾贸易、展示、信息和发布的功能；

③吸引客户和潜在客户；

④适度气氛，不阻碍专业观众；

⑤定位明确，围绕热点；

⑥适量。需要明确主题，清晰参展商展出目的；

⑦可执行性。

（3）操作步骤

①明确活动项目运行负责人；

②列出所有活动工作任务；

③明确每项工作以及相应职责；

④活动实施；

⑤评估。

其中，策划组的工作有:

①细分展出目的与内容；

②出展出目的的可操作性亮点内容设计活动流程。

后勤组的工作有:

①相关人员邀请；

②设备、材料和相关物品租赁；

③场地选择与布置。

现场组的工作有:

①主持人选拔与训练；

②彩排或预演；

③现场管理。