调解前的准备

二、调解前的准备

在举行正式的调解会议之前进行调解的准备工作是非常重要的，有效率的调解与充分的预备工作是分不开的。不过这种准备工作的程度可能会因事而异，在一些情形下对预备工作的要求相对简单而无须调解员与争议双方间订立一份初步的合同；而在另一些情况下，调解的准备工作就相对复杂，商事调解机构往往还提供适当的机构或个人以帮助当事人着手调解前预备的某些行政性事务。^[27]例如，英国CEDR的示范调解程序所规定的CEDR的机构职责中就包括为当事人起草调解协议、确定会议的时间、组织交换有关材料、与当事人会面等属于调解准备工作的内容。^[28]在很大程度上，调解前的准备工作是否充分直接影响到调解会议最终达成和解的可能性。准备工作一般涉及如下几个方面的内容:

(一)信息的收集和交换

尽管调解不具有类似于诉讼的严格的证据开示程序，但证据的收集、交换和分析在调解的预备阶段中仍然非常重要。^[29]当事人应该或在其调解协议书中简要说明其争议，例如CEDR的示范调解协议中就要求有案情摘要的内容；^[30]或在向调解机构提出调解申请时对其提请调解的争议进行说明，例如中国国际商会调解规则中要求在向商会调解中心申请时，需要在申请中写明争议事实和调解请求并提供证据材料。^[31]WIPO调解规则第12条第1款也作了类似要求。一般情形下，双方当事人往往会在调解会议召开前的一个星期左右，各自提交一份书面摘要，内容涉及当事人之间争议问题的一般性质、双方各自的法律要求、商业性或技术性的理由等。在机构调解中，摘要一般提交给调解组织，然后再由调解机构将副本转交调解员和对方当事人。例如AAA商事调解规则规定，至少在第一次预期调解会议召开的10天前，每方当事人应向调解员提供一份简要备忘录，陈述其关于需要解决的问题的立场。按调解员的自由决定，该备忘录可以由双方当事人互换。^[32]

当事人互相交换的文件中所披露的信息以及调解员通过和当事人单方接触所获取的信息，对于调解员辨明冲突的性质，从而为其在后来的调解会议阶段掌握可行的策略打下坚实的基础。对于当事人而言，通过信息的收集和交换可以使其看到事物的两个方面，并且感觉到对他们最初的观点做一些退让是合理的，从而有效地缩小争议的范围，客观上为争议在后续阶段的顺利解决理清了思路。应注意的是，对于在调解过程中从一方当事人处获得的有关争议的事实资料、口头陈述、和解意见和建议等信息，调解员可以根据具体情况决定是否透露给他方当事人。对于一方当事人附有保密条件的信息，调解员应遵循规定，不得向他方当事人透露该信息。

(二)私访^[33]

实践证明，私访是促进和解的有力手段。一般而言，在时间、资源以及有关规则允许的情况下，调解员，尤其是经验丰富的调解员在调解会议举行之前通常会与当事人双方或其律师进行私下会晤，以便听取当事人的陈述与和解方案。其原因有:其一，较之剑拔弩张的双方会见，“私访”可以使调解员更为自由、广泛地获取相关信息，当事人甚至会向调解员披露一些有关案件的鲜为人知的内幕和隐情，而这往往有利于双方当事人达成建设性的让步和妥协；其二，当事人可以因此对调解的整个过程以及调解会议的特定阶段形成初步印象，并对自己在后续调解阶段即将扮演的角色有所准备；其三，调解员也可借此与当事人建立良好的工作关系，培养当事人对他的信任和支持；其四，在一方当事人人数不止一人的情况下，进行会晤有利于在该方当事人内部先形成一致意见，以便在后续的调解会议中与对方当事人进行谈判。在私下会晤中，调解员应当妥善平衡与双方会晤的次数和亲密程度，惟有如此，才能排除另一方当事人质疑其公正性。