做好部门经理工作的探索

2015-01-16 马国忠

时间过得真快，转眼间我在君跃律师事务所工作已有5年多的时间了。从2010年起，我担任了综合管理部部长，承担着带领行政管理人员，完成事务所非业务工作的管理、协调工作。

三年前，认真地拜读了德鲁克《卓有成效的管理者》一书。德鲁克讲，“管理者必须卓有成效”。如何做到工作卓有成效，便成为自己努力追求的目标。这几年，如何做好部门经理的工作，使自己的工作卓有成效，是我经常自问的话题和不断探索的问题。德鲁克讲，“如果工作缺少有效性，对工作的热情将会逐渐消退，就有可能成为朝九晚五在办公室消磨时间的人。”

在部门年度工作计划的基础上，将部门年度工作计划分解到每个月，通过每月的部门工作例会，落实月度工作计划，并将月度计划分解到人。落实计划的同时，要明确部门的每一位员工，当月的主要工作任务和完成任务的时间节点。部门经理当然是工作任务完成情况的跟踪人和监督检查人。在下次部门月度工作例会上，要认真回顾和反思月度工作计划的完成情况。特别要对没有完成工作的原因进行查找。部门工作例会的重点是要找问题、谈问题和提出解决问题的措施，从任务的安排到任务的完成要形成闭环。

几年来，我们没有完成工作的情况也时有发生。但是，没有完成工作的原因是什么，在会议上一定要了解清楚。我们开会的目的是什么？不查找问题、不将问题说清楚的会议，没有提出解决问题措施并落实措施的会议，其会议目的是不清楚的，也是没有任何意义的。

如何发挥部门员工的长处，是部门经理应当认真思考的问题。德鲁克讲，“有效的管理者能使人发挥其长处”。包括部门经理在内的每个人都会有这样或那样的问题，我们要清醒地认识到，只抓住他人的缺点和短处是很难干成事情的。部门作为律所的基本单元，它既可以使员工的长处得到发挥，也可以使员工的短处所带来的不利影响减少到最低程度。部门经理的任务之一，就是要充分发挥每一个人的长处，共同完成部门任务。在用人的理念上，部门经理应当要更多地了解部门成员“他能做什么”，而不是“他不能做什么”。我们过多地注重员工的短处，会影响部门目标的实现。

我的做法是，一年中至少有计划地安排二次，与部门员工进行深入的沟通和交流工作。交流前设定一定的话题，并给员工一定的准备时间。必要时，及时与部门员工进行谈心交流，倾听大家的意见和想法。交流时，要重点倾听大家对部门建设和部门经理的意见，要重点听问题。作为部门的经理，部门的领头人，要尽量多地了解部门员工的想法，要尽可能地掌握部门员工的思想变化，并要注意关心部门员工所关心的问题，使大家在工作上更好的统一思想，统一步骤，统一行动。这样，部门工作才具有顺利向前推进的基础。

对大家提出的合理建议，在部门内部可以解决的，及时进行解决。部门解决不了的，也要提出解决的思路或意见，提交事务所层面解决。同时要及时向员工反馈意见和建议的采纳情况，反馈是尊重提出意见员工的表现形式。加强相互间交流沟通的目的，使部门经理和员工，员工和员工之间互通信息，避免误解，引起误会，最大限度地调动每位员工工作的主动性和创造性，努力营造快乐工作、幸福成长的环境。

作为部门经理，要经常反思自己和勇于担当。

在部门工作中出现问题，是正常现象。但出现问题后，部门经理应当怎样处理、怎样对待，首先要反思并梳理这样一些问题：（1）是否选对了人？是否选择了合适的人，做合适的事。（2）工作任务交待清楚没有？部门经理是否将需要完成任务的要素条件都交待清楚了。如是否明确了责任人，是否明确了完成任务的时间，期待什么结果等。（3）对员工进行相关辅导了吗？如果说员工还有许多不理解的问题，部门经理做了哪些工作，相关辅导工作做得怎么样。（4）进行事前、事中、事后的控制没有？部门经理有没有关注任务的过程管理，做了哪些控制工作。（5）资源配置够吗？反思完成任务的基本条件是否具备。（6）需要他人配合吗？若需要他人配合，配合的情况是否能满足任务的完成。（7）外部条件是否有了变化？外部条件变化是否影响任务的完成。

以上几项若出现了问题，部门经理要主动承担责任，这也是部门经理应当具备的基本素质。部门经理绝不能以某某事情是某某员工没有做好，与我无关来推卸责任。工作做好了，都是部门经理的功劳，工作没有做好，都是其他人的责任，这样的部门经理不是一个合格的经理，也不会得到员工的支持，在经理岗位上，也一定做不长。