法务人员在审核招标文件时，一定要对招标文件的一些较为关键的问题是否明确进行审核，分析这些问题是否做出了统一的规定。
在招标文件中，必须对投标报价做出统一规定。
一是要规定投标报价所使用的货币种类及其货币单位。在国内招标中，一般规定用人民币报价；在国际招标中，除了要用人民币报价外，还应接受以外币为单位的报价，如美元等。
二是要规定报价的大小写形式，在招标文件中，必须明确规定投标人的报价除了有小写的数字报价外，还必须有大写的文字报价，当小写的报价与大写的报价不一致时，以大写的报价为准。
三是除了针对全面项目要报出一个总价外，对于复杂的非标准货物采购，还应作分项报价。当单项分项价格合计价格与总价不一致时，以单项分项价格合计的价格为准。
四是必须明确规定不接受任何选择性报价，即要求投标人必须针对招标项目报出一个准确的价格，而不能报出两个或者两个以上的价格，且没有声明以哪个价格为准，让评标人自己去选择。这样，说明投标针对招标项目没有明确主投方案，是不利于评标的，必须严格禁止，一旦出现了这种情况，即可判定其投标无效。
五是必须明确报价的基准。即报价是裸价，还是含税价，对于所含税一定要说明适用的档次和具体的税率。还有其报价是否明确包含基本的费率及费率的计提范围，这也是合同履行中容易产生分歧的因素。
投标人在投标时，应提交能够证明其有资格参加投标和中标后有能力履行合同的相关文件，即投标资格证明文件。投标资格证明文件是投标文件的一个重要组成部分，没有资格证明文件的投标文件是残缺的投标文件，会影响到投标资格的有效性。因此，投标人在投标时，究竟需要提供哪些资格证明文件，提供这些资格证明文件的方式是什么，在招标文件中必须做出统一规定。
首先要规定投标人需要提供哪些资格证明文件。一般情况下，一是要求投标人必须提供能够证明其基本资格的文件，如公司的法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人资格证、法定代表人的身份证以及法定代表人的授权证明等；二是要求投标人必须提供能够证明其专业资格的文件，如公司的资质证书、行业管理部门核发的资格证书、生产厂家出具的产品授权书或者与生产厂家或总经销商签署的产品经销协议书、项目经办人或者工程技术人员的资格证书。如果采购项目特殊，招标还有可能根据项目的具体情况提出特殊要求，投标人则需要根据这些特殊要求提供相应证明文件。
其次要规定投标人提供资格证明文件的方式。一般情况下，要求投标人必须提供资格证明文件的原件，并将资格证明文件的复印件分别装订于投标文件中，以保持投标文件的完整性。投标人如果以联合体形式投标，则必须要求联合体各方应分别提交资格证明文件，并提供联合体各方所签订的联合协议，以证明项目主办方，明确联合体各方的权利和义务，并能承担相应责任。
在招标文件中，必须对投标保证金的收取、退付以及没收的情形做出规定。
一是要规定投标保证金的作用，即收取投标保证金的目的、用途是什么。一般情况下，收取投标保证金是为了确保招标的严肃性以及保护招标采购机构和招标人免遭投标人的不当行为而受到损害。在招标过程中因投标人的行为而使招标人或招标采购机构的权益受到侵害时，可以使用没收投标保证金的办法来对投标人进行经济制裁。
二是要对投标保证金的金额和交纳方式做出规定。一般情况下，投标保证金应按照招标项目预算金额的一定比例收取。投标人交纳保证金的形式有现金、汇票、支票、汇兑、银行保函等。
三是要对未按照要求提交投标保证金的后果做出统一规定。一般情况下，未按照要求提交保证金的，投标资格无效。
四是对出现应没收投标保证金的情况作出统一规定。一般有三种情况：在参加招标投标活动中，发生了旨在破坏招标投标活动的行为；投标有效期内撤回投标；未在规定的期限内签订合同和提交履约保证金。
五对投标保证金的退付的时间、方式做出规定。
六是有关法律、法规对投标保证金的规定。财政部明确规定，招标采购机构规定的投标保证金数额不得超过采购项目概算的百分之一；未中标投标人的投标保证金应当在中标通知书发出后五个工作日内退还，中标投标人的投标保证金应在采购合同签订后五个工作日内退还。招标采购机构逾期退还投标保证金的，除应当退还投标保证金外，还应按商业银行同期贷款利率上浮20%的利率支付资金占用费。目前，在各央企招标中，推行行业的安慰函或上级财务公司的承诺函。这些是否许可，也要在招标文件中明确。
在招标采购过程中，投标人提交了投标文件以后，由于招标采购机构要组织开标活动，并要组织评标委员会进行评标，还要按照招标文件的规定确定中标人，这样，从开标到评标，再到定标，需要一个过程。在这个过程中，投标人则需要等待，而在等待过程中，投标人的投标应一直保持有效，这就是投标有效期。在招标文件中，招标采购机构应当根据项目的具体情况明确规定投标有效期，投标有效期可以是开标后30天、60天、90天，但不宜过长或过短。当招标采购机构在招标文件中明确规定了投标有效期以后，投标人必须无条件响应。如果投标人对投标有效期没有作出完全响应，即可视为其对招标文件没有作出完全响应，其投标应视为无效。而当投标人对投标有效期作出了完全响应，但如遇特殊情况，即开标后由于种种原因无法定标，招标采购机构和招标人必须在原投标有效期截止前要求投标人延长有效期。这种要求与答复必须是以书面的形式提交，投标人可拒绝招标采购机构关于延长投标有效期的要求，而投标人拒绝延长投标有效期的，其保证金不会被招标采购机构没收。
无效投标或投标无效，是指投标人没有按照招标文件的规定制作、密封、递交投标文件以及未按照招标文件的规定提交与投标有关的文件、资料，导致投标资格无效的一些情况。
无效投标或投标无效的情形一般有：
一是投标文件送达时间已超过规定投标截至时间，即在投标截至时间以后递交投标文件；
二是投标文件未按要求装订、密封；
三是投标文件的签署不符合规定，未加盖投标人公章及法人代表、授权代表的印章，未提供法人代表授权书；
四是未按照要求提交投标保证金或投标保证金的金额不足，投标保证金形式不符合招标文件要求及保证金、汇出行与投标人开户行不一致的；
五是投标有效期内没有响应招标文件的要求；
六是资格证明文件不全或者没有按照招标文件的规定提交资格证明文件；
七是超出经营范围投标，即投标的范围非招标的范围；
八是投标货物不是投标人自己生产的且未提供制造厂家的授权和证明文件；
九是采用联合投标时，未提供联合各方的责任的义务证明文件；
十是不满足技术规格中主要参数，超出偏差范围的；
十一是付款方式和付款条件不符合招标文件要求；
十二是投标报价超过采购预算；
十三是投标人在投标过程中使用了不真实的材料；
十四是技术及服务文件部分、密封副本与原来技术资料或样品不一致，或者正本与副本不一致；
十五是评委会认定属于无效投标或投标无效的其他情形。
当出现了招标活动不能正常进行的情况时，即可宣布招标作废，即废标。《采购法》第三十六条规定，废标的情形主要有：
一是符合专业条件的投标人或者对招标文件作实质性响应的投标人不足三家的；二是所有的报价均超过了采购预算，招标人不能支付的；三是出现影响采购公正的违法、违规行为的；四是因重大变故，采购任务取消的。
另外，在实践中，当在投标截止时间内参与投标的投标人不足三家时，也可作为废标处理。对于出现废标以后，《采购法》第三十七条也规定了处理办法，即废标后，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标；需要采取其他方式采购的，应当在采购活动开始前获得相关采购监督管理部门或者政府有关部门批准。《招标投标法》第四十二条规定，评标委员会经评审，认为所有投标都不符合招标文件要求的，可以否决所有投标。依法必须进行招标的项目的所有投标被否决的，招标人应当依照本法重新招标。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第四十三条规定，投标截止时间结束后参加投标的投标人不足三家的，除采购任务取消情形外，招标采购单位应当报告设区的市、自治州以上人民政府财政部门，由财政部门按照以下原则处理：招标文件没有不合理条款、招标公告时间及程序符合规定的，同意采取竞争性谈判、询价或者单一来源方式采购；招标文件存在不合理条款的，招标公告时间及程序不符合规定的，应予废标，并责成招标采购单位依法重新招标。在评标期间，出现符合专业条件的投标人或者对招标文件做出实质响应的投标人不足三家情形的，可以比照前款规定执行。
在制作招标文件时，招标人应向投标人提供一个统一的合同参考格式，以便于投标人在投标时能充分掌握项目的具体情况，理解招标采购意图和基本要求，并在中标后与招标人签订合同时能够直接采用合同格式。一般情况下，合同格式和合同主要条款应作为招标文件的一个重要组成部分，是向投标人提供中标以后所应签署的合同基本格式，并针对项目的具体内容就其商务部分提出要求，同时对合同的主要条款作出明确规定。对合同格式和合同主要条款的规定包括：
一是必须说明合同价款所包括的项目和内容。例如，对一个网络系统集成项目合同，其总价款应该有网络设备、设备运输、设备安装调试、综合布线、软件供应及安装调试、系统集成、系统运行调试、人员培训、保修期限及其保修责任等多个构成部分，必须作出详细说明。
二是在合同主要条款中，必须对项目所涉及的货物的技术规格、品牌、型号、基本配置、原产地、生产厂家、数量等内容提出明确要求，作出明确规定，一般可用设备清单表述。
三是在合同主要条款中必须对工期或交货期、保修期提出明确要求，作出明确规定。
四是应根据项目采购方案，对项目所涉及的产品或设备，包括备品、配件等提出明确的技术要求，并对质量保证措施作出明确规定。
五是必须对供方应向需方提供的服务项目，包括服务项目的内容和要求、所依据的规范标准作出明确规定。
六是应详细规定验收的主体，即由哪一方组织验收、哪几方参与验收、验收时依据的标准、验收的时间、验收报告的形成及其效力、对验收不合格问题的处理等。
七是必须明确规定合同款项结算的方式、期限，如属分期付款应明确付款期限和付款比例、付款时的依据和相关程序等。
八是对合同履行过程中双方的违约责任以及违约时的处置办法应作出具体规定。
九是对合同需要变更、中止或者终止的情形，必须事先作出规定，并要在合同主要条款中对这些情形予以明确。
十是必须明确规定合同履行过程中的不可抗力因素，这些因素一般应包括地震、自然灾害和不可预见的意外，如空难、交通事故等。
十一是合同的专用条款往往要对以下事项进行详细约定：
（1）合同的具体标的和工程量或物资采购量的详细描述。
（2）合同单价与总价的描述。
（3）材料设备的采购供应。
通常除了业主擅长专业范围内的材料和设备，或者为了保证某些材料和设备的质量或使用效果，可以由业主提供部分材料和设备外，其他材料和设备均应由承包商自行采购供应。因为多数情况下，业主不可能得到比承包商更低的价格，还不如把这部分利润留给承包商，减少采购、卸货、交接、仓储等烦琐程序，更可以防止材料的超定额含量浪费问题，避免出现想节约反而浪费的情况发生。
（4）对质量、工期的要求和奖罚。
业主应该根据项目的使用要求合理确定施工质量等级和施工工期，不必提出过高的要求，如国家级、省级或市级的各项质量奖杯，以免增加造价，造成浪费。况且，省级尤其是国家鲁班奖能够摊到本地区的比例是极低的，即使质量达到要求也不一定能够得到，还要受到设计、规模、用途、名额等其他条件的限制。同样，大量缩短正常的施工工期相应也会增加施工成本，并可能对施工质量有较大影响。在某些时候，建筑施工提前完成，反而会有碍设备安装的施工。
业主要在合同中根据确定的质量等级和工期要求，设置相应的惩罚（或奖励）条款，用以约束承包商。一般来讲，对于以国有投资为主体建设的项目，业主一般不会设置以赶工期或进度为目的奖励条款，这样可能会促使中标人为赶进度而忽视对质量的要求。特别是重点工程项目，更要禁止奖励条款的设置。
（5）对分包、转包的约定。
一般来讲，招标文件中应明确规定中标人不得对中标工程项目进行转包。对于分包须经招标人同意，但不能由招标人做主，更不能成为投标人参与采购活动的前提条件。经招标人同意，中标或成交投标人可以依法采取分包方式履行合同，采购合同的分包履行必须经过招标人同意，未经同意，不得擅自采用分包方式履行合同。
（6）工程保险。
在我国现阶段，只有少数涉外工程、桥梁、堤防工程和海岸海上工程等实施了工程保险。而按照国际惯例，为了回避施工过程中可能出现的各种风险，一般会约定实行工程强制保险。工程保险较常用的有建筑工程一切险、安装工程一切险、第三者责任险（可作为附加条款）等多种。
（7）联合体投标的规定。
《招标投标法》明确规定，联合体各方应当签订共同投标协议，明确约定各方拟承担的工作和责任，并将共同投标协议联同投标文件一并提交招标人。联合体中标的，联合体各方应当共同与招标人签订合同，就中标项目向招标人承担连带责任。联合体协议是联合体各方之间用来划分工作范围及权利义务的协议，是通过约定来实现的。而就中标项目向招标人承担连带责任是法定的，不能通过约定来规避责任。在招标文件中应明确各联合体所拥有的相关资质、资格的要求以一方的最低资质或资格作为评分或评价的依据。
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