人力资源信息系统的优势

人力资源信息系统的优势

一个人力资源信息系统相对于劳动力集中的手工系统而言有以下几个优势：

速度──计算机可以快速的处理大量的数据。在快速变化的商业环境中，快速访问数据库并找出有用信息的能力是非常重要的。没有人力资源信息系统的人事部门所获取的信息范围比较小，而且花费的时间也多。

可信度和精确度——人总会有犯错误的时候，手工生成的信息可能会有大量的错误。计算机通常因为提供不准确和不可信的信息而遭到非议，但是大多数计算机中的错误都是人们在输入数据或者确定记录时的错误造成的。如果数据输入正确的话，系统可以达到较高的可信度和精确度。

存储和更新——存储大量的数据成本是昂贵的，手工存储的数据资料需要占据大量的物理空间，同时还需要花时间来归档。计算机上的数据也要占据计算机存储器的空间，同时还要花费时间来输入和更新数据。但是占用物理空间成本和手工处理数据的劳动力成本不断地上升，相反，计算机存储器和处理的成本却在不断的下降。

合并——手工的人事档案通常都会放在几个不同的地方，它不能提供关于员工个人的有用信息的一个完整的记录。组织中关于一个员工可能会有5份手工档案，如：

●人事部门会拥有一个主要的档案，包括个人的详细说明、申请表、相关说明、合同细节以及其他与当前部门相关的信息

●管理者会拥有一个包括基本的个人详细说明、评估记录、违规记录和其他管理所需记录在案的信息的档案

●培训部门拥有员工的培训记录

●工资支付系统保存了与员工薪金相关的数据，包括工作合同和工薪细节

●职业保健部门拥有事故详细信息、生病缺勤数据以及健康监测数据

员工记录按上面的方法进行细分是不好操作的，它会妨碍决策的制定，而且由于数据的不可复制性导致存储和维护的成本很高。仅仅设立一个数据库供以上所有的用户访问，必然会降低存储和维护的成本，只不过先要基于“需要知道”来限定用户的使用权限就可以了（见图5.2）。

图5.2　人工文件被添入到单独的电脑记录中

决策制定——人事数据保存的一个主要原则在于看是否可助于组织制定决策。组织发展方向的战略决策应当以人才的可获得性、人力资源的结构以及一个人力资源信息系统是否可以提供准确、及时的信息为基础。组织制定的人力资源规划应当反映公司的战略，同时充分考虑到员工的技术、经验、可获得性，在必要的时候制定一些特殊的资源获取计划。

人事职能的地位和影响——一个好的人力资源信息系统可以辅助人事专家参与战略规划，提升人事职能的地位，使之从一个监督管理者转变为商业合作者。人事监督是很耗时间的，可以通过人力资源信息系统的开发和适当使用来实现流水化的人事管理。系统的成本，尤其是和信息处理相关的成本，最近几年里已经明显下降了；同时，信息系统也使人事职能从一个乏味的例行监督的角色转换为一个更具战略性的合作者的角色。