提高“中国式会议”效率

提高“中国式会议”效率

“中国式会议”，更多的人将它与“低效率的会议”等同起来。低效率的会议的确让人无奈。但基于沟通和决策的有效性考虑，开会在酒店管理中又是必不可少的。酒店经理最经常做的一件事情就是开会，很多与会人员对“文山会海”早已厌倦，但有些会却又因其无可替代的重要性而不能不开。可是，据有关数据统计显示：酒店经理开会有一半的会议时间是浪费的。那么，高效率的会议到底该怎么开？需要注意哪些问题？

重视会议功能

会议是传递信息、沟通有无、形成决策的重要手段。团队领导经常通过会议来征集意见，制订计划；通过会议来组织工作；通过会议来协调关系和分配工作，以及通过会议来监督和掌控工作进程等。因此，重视会议功能是提高会议效率的前提。

组织沟通

通过召开会议，可以传达上级的意图与指示，掌握酒店的整体情况，了解下级的工作情况及思想动态，对于下级的动向做出及时的反馈——优秀的进行表扬，差劲的加以批评。并且，通过会议可进行部门之间的信息交流与沟通。

方案策划

召开会议，与会者充分沟通情况，针对目前存在的问题共同研究、探讨，有助于提出解决方案，制订下一步的工作计划。

思想融合

通过召开会议，可以融合各种不同的见解，达成一致的思想，以指导组织的各个部分在核心思想指导下协调一致地行动，增强组织的协调性。

调节氛围

通常有些会议并无太多与日常管理有实质性关联的内容，而是通过会议来调节与会人员的情绪和心态，以达到某种特定的管理需求。例如：通过举办茶话会拉近彼此之间的距离，提高管理的效果。

树立权威

通过会议形成的决议，常常会比单纯的行政命令更具权威性。

特别提醒

“中国式会议”中常常出现议而不决、会后做出的决定与会议中形成的意见大相径庭等情况，酒店经理人必须避免出现这些情况。我们要切实重视会议的功能，开有成效的会议。

机遇只偏爱有准备的人

一次成功的会议背后一定做过非常充分的准备工作。高效会议要求我们循序渐进、按部就班地做好会前的各项准备工作。

很多领导开会纯粹是浪费时间，他们往往说“找个时间大家聚一聚，就存在的一些问题，大家聊一聊”，没有充分的会前准备和明确的会议议题，这就是典型的“中国式会议”。团队的领导者要确保会议的有效性，提高会议的效率，首先必须做好会前的准备工作，具体内容包括：

判断会议的必要性

酒店的团队领导者要节约开会时间，第一件事就是要取消并非真正需要召开的会议，确定每一次的会议都是必要的。

确定主题和时间、地点

要根据实际状况来确定会议召开的具体主题、时间、地点，以便使参会对象提前准备充分，并且准时参加。

确定与会人员

并非所有的人员都要参加所有的会议，根据会议的类型与内容确定相关的与会人员，对提高会议效率具有重要的意义。

确定议程安排

会议前，主持人要对会议的议程做出合理的安排。会议的议题不宜安排过多，要简单明了地通知议题。同时，所有与会人员必须遵循会议的重要原则，包括酒店的会议规章制度等。

案例

我新到一家高星级酒店担任总经理，全面主持酒店的管理工作。有一次开会，我告诉我的参会经理：“各位管理人员，今天我将手机的闹钟设在了十七点半，我们十七点半散会。”他们都笑了起来，我没有吭声。结果到十七点半，“丁零零……”闹钟响起来了，会却只开了一半。我说：“闹钟响了，我们散会。”这时有人说：“还有一半没有开呢。”“我不是告诉你们到十七点半散会。各位经理，会议明天下午两点准时接着开，散会！”

第二天，我又把手机设定在十七点半带进去：“各位管理人员，大家好，今天我们接着昨天的会议开，十七点半散会。”每个人眼睛盯着时间，结果17∶28分就结束了。

程老师建议

◇ 开会不要浪费时间。要提高会议效率，不能准时开完会也是浪费了时间。

◇ 酒店经理要做好与会前的各项准备工作。

掌握会议主持的技巧

主持会议的技巧往往会关系到会议的成败和效率。首先，主持人需要进行的准备工作包括设定沟通目标、制订行动计划、预见可能的争执等等。而在主持过程中，应当注意：

开门见山

会议的开场白一定要开门见山，简洁明了。精彩的开场白往往可以激发与会者的兴趣，吸引其注意力。开场白要让参加会议的人提前掌握会议的目的与重点，使之有一定的思想准备，以便能更好地领会会议的精神。

自然衔接

会议的主持者在整个会议中扮演着搭桥牵线的角色，需要一定的口才和机智才能使整个会议联结成为一个有机的整体，通过主持者的组织能力和概括能力，使会议衔接自然，不至于出现尴尬、冲突等状况。而自然的衔接不外乎承上启下——肯定前面的，画龙点睛；接出后面的，渲染蓄势。

紧扣议题

主持会议的人要掌握好会议时间。为了保证在有限的时间里取得满意的效果，领导者要把握会议的主题，控制会议的节奏，有张有弛，使会议要尽可能地依照事先的议程进行，还要使与会者能够充分交流意见。

积极引导

酒店经理召开会议的目的不是要将自己的意图强加给与会者，而是要层层设问，积极引导，调动大家的积极性和参与性，启迪与会人员思考，抓住大家共同关心的问题，抛砖引玉，广开言路，使大家从各种不同的角度探讨和发现问题、提出问题、分析问题、解决问题，达成一致的认识，推动决策执行。

善于总结

会议的过程就是一个化解分歧，统一观念，并最终达成一致目标的过程。在会议临近结束时，会议的主持者要善于用归纳总结的方式把会议研究的主要结果概括出来，进一步深化会议的精神，重述会议主旨，加深与会者的印象。

掌握发言的技巧

语言是与会人员之间沟通思想、交流情感、传递信息、表达意图的载体，发言者驾驭语言能力的强弱，直接关系到其发言的质量。为了能让与会者听明白自己的话，发言人的用词一定要非常简洁、清晰、形象、明了，要让别人一听就知道是什么意思。同时，配以恰当的肢体动作，能够让发言者的演讲得到最为形象的体现。

语言要形象

形象化的语言比较具有立体感，使倾听的人有“闻其声，如见其人、如临其境”的感觉。

案例

有一位牧师在非洲传道。一天，他在给土著居民宣讲《圣经》时，读到这样一句话：“你们的罪恶虽然是深红色，但是也可以变得像雪一样白”，牧师心想：常年生活在热带的土著怎么会知道雪是什么颜色的呢？但是他们经常吃的椰子肉却很白。于是，他便把这一句话改成了“你们的罪恶虽然是深红色的，但是也可以变得像椰子肉一样白”。“雪白”很形象，但“像椰子肉一样白”同样形象，土著人能理解“像椰子肉一样白”，却对“雪白”毫无概念。聪明的牧师选择了后者。

在案例中，牧师能够根据当地的情况，使用形象的比喻，来让当地人了解信息。我们在进行沟通的时候，要让沟通的对方明白自己的观点，就需要掌握适当的语言技巧。

多用口语

用口语演讲方便灵活，自然流畅，通俗易懂。因此，发言者讲话时要多使用短语，尽量使用通俗的词句，要善于用口语表达。

独特的语言风格

发言的人要说自己的话，用自己的语言来表达，要让自己的语言具备鲜明的个性特征和独特的风格，如采用“要点式”的演讲：第一点……第二点……第三点……让倾听的人感到清晰、自然、实在，易于理解和接受。

适当的幽默

幽默感是酒店的团队领导者应该要具备的良好的素质之一，能够营造宽松和谐的氛围，舒缓紧张的情绪，打消与会者的心理障碍，拉近与会人员的距离。