管理信息的基本概念

第一节　管理信息的基本概念

目前，电子计算机几乎是在全球范围内、在人类活动的一切领域内，以人们应接不暇的速度推动着社会的变革和进步；而这种变革和进步是这样的迅速和显著，使人有看着历史在前进的感觉。

管理工作的成败，在很大程度上取决于能否做出有效的决策，而决策的正确程度则取决于所占有信息的数量和质量，信息是管理者可以利用的重要资源。处于信息社会的企业及其管理者，面对数量日益膨胀的内外部信息和激烈的市场竞争，信息管理水平的高低决定了企业的成败。

一、管理信息的定义

管理信息，也称为信息。是指以企业生产经营活动中收到的原始数据为依据，经过加工处理、分析解释、明确意义后，对其后的企业管理决策产生影响的信息资料。管理信息可以通过实物指标、劳动指标和价值指标与文字图表等形式，反映企业所进行的生产经营活动以及与之相关联的外部环境状况，它是现代企业管理工作的依据。

(一)管理信息的收集是企业系统内围绕生产和管理活动进行的

管理信息是在人员之间，在各职能部门之间，在所有的事物性活动、决策性活动的过程中，在各层各类子系统内部所流转、使用、储存的指令、知识、手续、情报等。在现代社会中，随着人们对信息认识的不断加深，信息的含义也在不断地变化。例如，日常的生活中人们把消息视为信息，生物界则把声、光、电视为信息。我们认为，信息是关于客观事实的可通讯的知识。管理是指在人类社会中，每个人都隶属于一些组织并作为该组织的一个成员而生活和活动。

(二)管理信息是多种学科的重要研究对象，并在人类社会活动和日常生活里得到广泛使用

人们已经发现和认识到信息的重要性，并用“信息时代”、“信息社会”来描述我们人类当前所处的历史时期的特征和社会发展前景。信息的原意为解释、陈述。在现代社会中，信息是一个被广泛使用的名词，随着信息的地位与作用的不断增强以及人们对信息认识的不断加深，信息的含义也在不断发展，并已经超过了“解释、陈述”的简单内涵。

(三)管理信息包含的内容

管理信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化并可借某种载体加以传递的有用知识。

1.信息是客观世界各种事物的特征的反映

客观世界中任何事物都在不停地运动和变化，呈现出不同的特征。这些特征包括事物的有关属性状态，如时间、地点、程度和方式等。信息的范围极广，比如天气变化属于自然信息，企业的会计报表属于管理信息等。

2.信息是可以通信的

信息是构成事物联系的基础。信息必须是由人们可以识别的符号、文字、数据、语言、图像、声音等信息载体来表现和传递的。大量的信息需要通过传输工具获得。

3.信息形成知识

所谓知识，就是反映各种事物的信息进入人们大脑，对神经细胞产生作用后留下的痕迹。人们正是通过获得信息来认识事物、区别事物和改造世界的。

4.信息是有用的

信息的有用性是相对于特定的接受者而言的。同样的一则信息对于A、B两个接受者是不一样的，若对A有用，而对B没有用，则A接收到的是信息，而B接收到的就不是信息。

信息的概念不同于数据。数据是记录下的事实。更具体来说，数据是用一些记号和符号，在某种介质上对已经产生或将要产生的事件的记录。数据从形式上、物理上反映了事件的具体事实。事实都具有独立、不相关联和数量上无限的性质。例如，商场的营业额是40万元，某学校的总人数是2万人等都是数据。数据通过处理仍然是数据。处理数据是为了便于更好地解释。只有通过解释，数据才有意义，才成为信息。可以说信息是经过加工并对客观世界产生影响的数据。

因而，数据是信息的基础，信息来源于数据。信息须以数据的形式来表征，对数据进行加工处理，又可得到新的数据，新数据经过解释往往可以得到新的信息。数据是生成信息的原料，又是信息的载体。信息量也用载荷它的数据量，即数据所占有的空间来计量。数据经过有目的的智能加工才转化为信息。只有信息才能传达一定的意义、知识、概念和结论等。

信息对当前国家的发展、民族的兴旺有着重要的意义。信息对经济的发展、社会的进步有着巨大作用，有人把它同企业的命运和未来联系在一起。近年来，信息已被视为与能源、材料同等重要的资源。只有及时占有准确、适用、高质量的信息，才能使经济决策建立在可靠的基础上，从而使经济活动获得较高的经济效益，它是发展国民经济的重要方针。当前计算机管理是管理的新领域。在这个新领域的开拓过程中，就诞生了管理信息系统，它所研究的对象是管理领域内的各类信息系统，以及与开发这些信息系统有关的理论、技术、策略、工具和方法。

二、管理信息的特征

管理信息既有一般信息的共性，又有其自身的特点。管理信息，作为对事件或者事物的一般属性的描述，具有很多特性。

(一)时效性

管理信息的时效性是指信息源发送信息，经过接收、加工、传递、利用的时间间隔及其效率。管理信息具有很强的时效性，特定的信息只在一定的时间段内是有效的，如果错过了时机，相关信息将失去原有的效用。尤其是来源于企业外部的信息，它的有效性更短，如企业创新等信息的有效性都很短。

(二)事实性

事实是信息的中心价值，不符合事实的信息不仅无益，而且有害。事实性是信息最基本的性质。对于企业来讲，最基本的信息来源于生产与管理第一线，这也是为什么企业的信息化建设要先从生产管理等基本子系统做起的原因。

(三)可压缩性

信息可以压缩，而不至于丢失信息的本质。通过压缩可以把那些无用的、不重要的多余信息去掉。信息可以根据人们依据各种特定的需要，进行收集、整理、概括和归纳，而不丧失其基本的应用价值。

(四)等级性

不同的管理层次，对信息的要求是不同的。管理系统是分等级的，处在不同等级的管理者有不同的职责，处理的决策类型不同。

(五)共享性

信息的共享有利于信息为众人利用，当你把一个信息告诉别人的时候，你自己并不失去这个信息。需要注意的是，信息的价值与共享性的关系有着两种完全不同的表现形式。

(六)转换性

信息可以转化成价值。在一个充满不确定因素的环境中，信息能够减少这种不确定因素。

(七)价值性

信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据，是劳动创造的，是一种资源，所以说是有价值的。

现代的社会，管理信息的数量增长快，甚至到了信息量大得人们难以处理的地步。面对这种情况，应用电子计算机等信息设备辅助作业是战胜信息挑战的唯一出路。

【小资料(10-1)】

索尼公司的起家

在20世纪40年代后期起家的日本索尼公司，当时只有190万日元的资金。后来，该公司及时得到东北大学永井教授研究出的关于录音机原理的情报，意识到一旦研制出录音机，将畅销于全世界，因而这是关系公司前途的关键性信息。于是他们买下了这份技术情报，经过一年的研究，在1951年开始生产录音机，到1953年，产值就突破了3亿日元。

资料来源：日本索尼公司网站.