电子商务的实施控制

第四节　电子商务的实施控制

管理复杂的电子商务系统建设实施的常用方法是采用正规的项目管理技术。企业可以采取项目管理、项目组合管理、组织人员配备、项目审计等方法对电子商务项目进行有效管理。

一、项目管理

项目管理是一整套用于计划和控制为达到某个目标所采取行动的规范技术。项目管理是20世纪50～60年代由美国军方和政府的承包商在研制武器和其他大系统时发展起来的。项目计划包括有关成本、时间安排和绩效的指标，能帮助项目经理根据这三个指标做出明智的决策。

项目经理使用管理软件来辅助项目管理业务。项目管理软件提供了管理资源和时间的整套工具，并可用图形显示如下内容：项目哪些部分属于关键任务，哪部分推后不会影响项目完成日期，哪些资源对项目赶工最有效。除了管理人员和内部团队的任务外，项目管理软件还能够帮助团队管理那些指派给咨询顾问、技术伙伴及外部服务提供商的任务。当任务完成后，项目经理检查成本和完成时间就能知道项目进展的情况，并不断地修订随后任务的预定成本和完成时间。

信息系统发的开发项目更容易失去控制并最终失败，它比其他类型的项目更可能失败。信息系统项目失败的主要原因是技术变化迅速、开发时间长和客户期望的不断变化。由于信息项目的这个弱点，许多团队都依靠项目管理软件来帮助达到项目目标。

虽然电子商务采用的也是迅速变化的技术，但大多数电子商务项目的开发时间还是相当短的，常常在不到6个月的时间内就能完成。正因为这样，技术和顾客期望都较少发生变化。开展电子商务总的来说比其他信息系统应用更容易成功。

二、项目组合管理

大企业往往同时在实施多个项目，有些属于电子商务实施或升级。现在许多大公司的信息主管CEO均采用组合法管理这些项目。项目组合管理是把每个项目当成类似投资组合中的一项投资来进行监督的技术。信息主管在表中记录所有项目，并定期用每个项目当前状态信息来更新这个表。这种管理有点类似于用项目管理一个项目内多项任务的功能，但是大多数项目管理软件包主要用于管理单个项目，无法处理跨项目的任务。另外，项目组合管理所用的信息和管理特定项目所用信息业存在差异。项目管理软件跟踪的是每个项目完成特定目标进展的细节信息。在项目组合管理中，信息主管根据各项目对企业战略目标的重要性及风险级别（即失败的概率）来决定项目等级。确定项目等级后，信息主管就可以采用财务经理评估企业资产投资风险所用的各种方法了。采用财务经理的工具可以帮助信息主管将电子商务项目解释成资产投资，即使用财务经理能够理解的语言。

三、组织人员配备

在电子商务系统规划开始前，需要建立一个比较完备的组织，将掌握各种领域知识的人员合理地组织起来，保证最终规划出的电子商务系统不会偏离企业最终的需要。对开展电子商务非常重要的人员包括：经理人员、企业外部的专业技术咨询人员、咨询顾问专家，专业技术人员等。

第一，企业的经理人员是非常必要的，包括业务经理、项目经理和客户经理等。因为，业务管理职能需要内部人员，业务经理应该是为项目设定目标的内部团队中的一员。他们对企业了解企业的核心业务是什么，对于企业现在甚至未来的盈利点有清醒的认识。而且，他们对企业与其合作伙伴的联系及系统过程非常清晰。业务经理负责实施业务计划并实现内部团队设定的目标。

在开展大型的电子商务时，除业务经理外，电子商务项目的业务部门还需要其他人来承担经理没有时间亲自处理的事务，如项目管理或客户管理等，项目经理受过专门训练，能够跟踪项目中特定目标的成本及进展。

客户经理要记录项目所用的各种版本的网站或者记录项目进展以便未来合并成一个大网站。对于小项目来说，业务经理往往身兼业务经理与客户经理的职能。

第二，还需要企业外部的专业技术咨询人员、咨询顾问专家参与。专业技术咨询人员会对企业电子商务系统需要的技术及集成提供建议。与此同时，电子商务方面专门的咨询顾问则会对企业的未来和商务模式设计提供有用的建议、案例，甚至他们在电子商务方面的一些启蒙性的讲座对企业经营者来说是有启发的。

第三，规划过程中应当包括各方面的专业技术人员。这些人员包括：网页程序员，网站美工，内容作者，内容经理或内容编辑等。网站越来越复杂，越来越需要能够设计与编写动态网页数码的网页程序员。网页程序员了解各种动态网页生成技术，往往还能进行数据库管理和查询，如编写SQL或PHP程序。网站是一个视觉媒体，每个页面上的图形元素都非常重要。公司要么寻求专业艺术设计公司的服务，要么聘用美工。网站美工是受过艺术和平面布局专业训练并且了解网页制作的人。很多大网站和小网站都有专为网站创建的内容。其他网站将公司现有资料用在网站上或购买用在网站上的内容。这些工作需要公司聘用内容作者来创作相应的内容，聘请内容经理或内容编辑购买现成材料并加以改变后用在网站上。

第四，要有电子商务成功运行经验的合作伙伴。有电子商务运营经验的人员参与，对于系统规划也是很重要的，尽管他们对企业的业务不熟悉，但是他们对企业未来电子商务运行及管理会有很多建议。

四、项目审计

（一）项目审计的含义

项目审计是指对单项工程依法进行工期、质量、效益的全过程控制审计。主要对施工项目的合同、验工计价、财务收支、工程成本控制及其经济效益进行的审计监督，并对项目管理绩效进行评价。其目的是规范工程项目管理行为，强化项目成本控制，降低工程成本，提高项目的经济效益。信息化下项目审计有以下特点：与传统审计模式相比审计风险大大提高；内控制度评审的重点和测试方法发生较大变革；审计工作由传统的时候静态审计转向与事中实时动态相结合；实质性测试的重点发生了变化；审计的独立性更加模糊化；对审计人员素质的高要求；审计范围不断扩大等。

项目审计的主要工作主要包括以下五个部分：

（1）工程立项及执行情况。审查项目立项是否符合国家的有关政策，项目建设是否按基建程序进行，是否按批准的预算执行，有无随意超标或超预算建设的行为。审查资金来源、到位情况及资金拨付与使用情况，主要审查工程价款的支付是否按合同条款及有关规定执行，是否按规定留足工程尾款与质保金，是否有挪用资金的问题。

（2）项目投资的建设成本。审核工程竣工图是否与食物相符，建设工程投资、设备投资、其他费用内容是否真实、准确，是否乱记或虚列成本，审核工程量计算是否准确等。

（3）审查工程“五制”执行情况，特别是工程施工、物资采购的招投标、合同管理是否严格按照国家有关程序进行，其是否符合规范、真实有效。

（4）交付使用资产审计。审查交付使用的固定资产是否真实、完整。移交手续是否齐全、符合规范，有无虚交资产或账外资产等问题。

（5）投资效益情况。评审投资效益等经济技术指标是否达到要求，对投资项目的经营管理、营销状况等方面进行综合分析，评价项目投资的社会效益和经济效益。

（二）电子商务项目审计的主要步骤

电子商务系统项目审计的主要步骤就是评价电子商务系统建设的成效和运行情况的过程。评价先从一般的竞争环境和组织结构开始，到系统总体结构，然后是系统和组织之间管理接口的服务水平，接着是系统内部功能的一些特殊结构。具体过程如下：

1.系统环境分析

即对市场中的竞争压力，主要的竞争对手和关键的成功因素有清晰的定义。组织通过其机构、策略、文化因素等对竞争环境作出反应，这一阶段应该了解这种反应的方式。要正确评价组织对于信息和其支持服务需求的总体水平，以及它们如何影响组织的状况和所处环境。

2.系统基础设施的评价

这一阶段的评估只要用于分析信息系统基础设施的不同组成部分，如组织的结构和已建立的处理过程，它们决定了电子商务系统的性能。基础设施有以下四个维度：信息维度、技术维度、组织维度、经济维度。

3.系统接口的评价

系统体系结构描述了已建立的信息系统的性能，在对其进行评价后，下一阶段要评估系统的管理过程，它是组织体系结构与组织其他部分之间的重要接口。要对管理过程及其体系结构进行评价，首先要进行系统计划和控制的评价。系统评价用于测试组织使用系统的效率和系统满足用户设计需求的程度。

4.系统活动的评价

最后一个阶段的评价包括系统功能中的活动评价和管理评价。围绕信息系统各个功能的评价包括以下活动：应用软件的开发和维护评价、系统操作评价、预期性能计划和技术实现评价、系统支持功能评价、系统安全措施评价、系统人事管理评价。