什么是企业信息系统的运作

1.5.3　企业管理的基本原理

企业管理的基本原理是人们在长期的企业管理实践中总结出来的，具有普遍意义的管理工作的基本规律。它是对企业管理工作客观必然性的揭示，对企业管理者的管理活动具有指导性和规范性。企业管理的基本原理主要包括系统原理、信息沟通原理、激励原理和效益原理，下面分别详细说明。

1．系统原理

企业管理的系统原理，是系统论在企业管理中的应用。掌握这一原理，首先应了解一般系统的概念，掌握系统论的基本观点和思想方法，然后将它们应用于企业管理之中。

系统论的主要创始人是美籍奥地利生物学家贝塔朗菲（L．V．Bertalanfeg）。他于1945年发表了《关于一般系统论》的论文，宣告了这一理论的诞生。贝塔朗菲把系统确定为：“处于一定的相互关系中并与环境发生联系的各组成部分（要素）的总体（集合）。”

所谓系统，是由相互作用和相互依赖的若干组成部分结合而成的，具有特定功能的有机整体。这里所谓“组成部分”，通常称为“子系统”或“要素”。应该强调的是，子系统或要素，是相对于具体系统而言的，要素如果离开了它所从属的具体系统，它就失去了要素的属性，也就没有意义了。例如一个企业中的班组，在本企业是构成企业系统的要素，而对于另外一个企业来说就没有意义了。另外，系统中子系统或要素的划分也是相对的，一般是根据系统的性质、功能和研究问题的需要，将那些相对独立的、对系统的构成和功能起重要作用的部分划分为一个要素。

从系统的定义可以看出，一个具体的系统必须具备三个基本条件：一是必须由两个或两个以上的要素组成；二是要素与要素、要素与系统、系统与环境之间，存在着相互作用和相互联系；三是系统具有确定的功能。这三个基本条件缺一不可，否则就不能构成一个系统。

系统是普遍存在的，一个机器是一个系统，一个单位是一个系统，一套制度也是一个系统。为便于研究和更深刻地认识系统，我们可从不同的角度，依据不同的标准对系统进行分类。按照系统形成的方式可将系统分为自然系统和人工系统，自然系统是由自然物自然形成的，人工系统是用人工方法建造起来的系统；按照系统组成的要素的特征可将系统分为物质系统和概念系统，物质系统是由物质实体组成的系统，概念系统是由概念、原理、原则、制度、程序等非物质实体组成的系统；按照系统与环境的关系可将系统分为孤立系统、封闭系统和开放系统，孤立系统是指与环境不进行物质、能量和信息交换的系统，封闭系统是指与环境之间仅有能量交换而无物质和信息交换的系统，开放系统是指与环境之间有物质、能量和信息交换的系统；按照系统状态和时间的关系可将系统分为静态系统和动态系统，静态系统的状态参数不随时间变化，动态系统的状态参数则随时间而变化。除此以外，还可按系统的其他特征进行分类。实际的系统通常具有复合性。如企业系统既是一个人工的系统，又是开放的、动态的系统，而且是由物质和概念复合而成的系统。商品流通企业就是一个复合系统。

企业系统是一个开放系统，当外界环境发生变化，对系统影响较大时，原来的内部结构所体现的功能已不能适应新的环境，这时系统不断地与外界进行物质、能量和信息的交换，自行调整结构，产生新的功能，使企业向前发展。企业系统的本质是一个充满活力的耗散结构系统。当外界环境变化到一定的程度时，企业就会不断与外界进行人、财、物的交换，主动调整内部结构，使企业向前发展进步，以适应新的变化了的环境。

2．信息沟通原理

我们已经知道，所谓管理，是人们对系统中人、财、物等基本要素的管理。那么，人们的管理活动又是如何实现的呢？我们说，管理活动是以信息为媒介来实现的，是通过信息的传递来进行的。信息传递必有发信方和收信方，发信方或收信方为了某种目的而使信息从发信方向收信方传递就是信息沟通，或简称沟通。因此，信息沟通在管理中处于十分重要的地位。可以说，没有信息沟通，就没有管理。在企业管理中，研究信息的本质以及信息沟通的规律性，并利用这些规律来管理企业，这就是信息理论在管理中的应用。

管理信息的特征包括：

时效性。由于经济系统的客观规律性，任何一个经济系统的状态、结构、特征和外部环境都是在不断变化的，反映系统与环境的信息自然也在同步地变化，即此一时刻的信息，并不表明彼一时刻系统的状态和特征。而且，信息的有效性也是与时间相关的，过时的信息对收信者可能毫无意义。在经济活动中，管理者和决策者只有迅速地捕捉和积累信息，并及时地分析处理，以此作为管理和决策的依据，才能适应瞬息万变的经济形势。

寄载性。根据信息与数据的关系，数据是信息的载体，信息必须通过数据来体现，这就是信息的寄载性。反映经济信息的数据，是人们在经济活动中记录下来的。由于信息的寄载性，我们通常所说的信息处理实际上是对载送这些信息的数据的处理。

社会性（共享性）。信息是构成客观世界的一种要素。在管理科学中，人们把信息看成是一种资源。信息资源与其他资源不同，并不因为使用的用户增加而感到资源紧张，相反，一条经济信息，它的使用范围越宽，其效用也就越大。这就是信息的社会性，或称为共享性。在经济活动中，由于经济信息的社会性，一方面，可使利益关系相同的主体在利用信息过程中彼此增加效益，这就要求我们最快和最大限度地收集和储存信息，无保留地为用户提供信息咨询服务，以提高信息的社会效益；另一方面，对与我们利益关系不同的主体，则应有效地控制信息的使用范围，防止机密情报的泄露。

3．激励原理

激励原理是根据人的行为规律，通过强化人的动机，以调动人的积极性的一种理论。大量学者的不同假设对激励的原理进行了分析。

“经济人”假设把人的一切行为都看成是为了最大限度地满足自己的经济利益，工作就是为了获得报酬。泰勒是“经济人”观点的典型代表，他提出的差别计件工资制就是基于这样一种观点。美国管理学者麦格雷戈（D.McGregor）在他的《企业的人性面》一书中，提出了两种对立的管理理论——X理论和Y理论，其中X理论就是对“经济人”假设的概括。X理论认为，多数人是懒惰的，不愿意承担责任，干工作都是为了满足基本需求，对他们必须用强制惩罚和金钱激励。

“社会人”假设认为，人除了有经济上的需求外，还有友谊、受人尊重等社会因素方面的需求，社会性需求的满足比经济报酬更能激励人们。因此，管理不应只限于指挥和监督，而要善于引导，培养和形成职工之间的感情和归属感。

“自我实现人”假设是美国学者马斯洛（Abraham Maslow）在人的需要层次理论中提出来的，自我实现指的是“人都需要发挥自己的潜力，表现自己的才能，只有人的潜力充分发挥出来，人才会感到最大的满足”。麦格雷戈在总结并归纳了马斯洛与其他类似观点的基础上，相对于X理论提出了Y理论。Y理论认为人是勤奋的，在适当条件下，人不仅会接受职责，而且还会主动寻求职责，并以达到组织目标为己任。

“复杂人”假设认为，人是复杂的，人的需求会随着外部环境和自身的条件而变化。超Y理论和权变理论都是在这种假设的基础上产生的理论。超Y理论认为人的需求是多样化的，而且会随情况的变化而变化。权变理论要求管理人员应根据具体的人和不同的情况，灵活采取不同的管理措施。

专栏1-2

激励四原则

基于需求分析的激励原理认为，激励具有如下四个原则：

（1）必然性原则，即人的需求永不满足，激励永远必需。

（2）有效性原则，激励必须与需求相适应并适时实施，效果最佳。

（3）适应性原则，激励应区分不同对象，将物质激励与精神激励相结合。

（4）公平性原则，激励以贡献大小为基准，激励量与贡献量相当。

马斯洛的需要层次理论的基本观点是：

（1）人是有需要的，只有尚未满足的需要能够影响行为。

（2）人的需要有高低层次之分，低层次的需要满足之后，高层次的需要才出现。

马斯洛把人的需要分为五个层次：

（1）生理的需要。这是最基本的需要，即衣、食、住、行、医药等。

（2）安全的需要。包括人身安全、财产安全。

（3）感情和归属的需要。包括友谊、爱情、归属感等。

（4）尊重的需要。包括自尊和受别人尊重。

（5）自我实现的需要。这是最高一级的需要，指成就、职位、地位等。马斯洛认为这种需要就是：“人希望越变越完美的欲望，人要实现他所能实现的一切欲望。”

ERG（Existence Relatedness Growth）理论由克莱顿·阿尔德弗（Clayton P.Alderfer）提出，他把人的需要分为三个层次，即生存的需要、人际关系的需要和成长的需要。在此基础上提出三个基本观点：

（1）某一层次的需求满足越低，人们对它的期望的程度则越高，即越是没有满足的需要越是希望得到满足。

（2）低层次需求的满足程度越高，对高层次需求的期望也越高。

（3）高层次需求满足越低，对低层次需求的期望就会越高。

美国心理学家赫茨伯格（F.Herzberg）把对人的激励因素分为两类，一类是保健因素，另一类是激励因素。使工作不满意的因素是由外界环境引起的，如公司政策、工作条件、人际关系、地位、安全、生活条件等，这些因素满足了，只能消除职工的不满，不能调动他们的积极性，称为保健因素。使职工感到满足的因素是由工作本身产生的。如工作富有成效、有挑战性，工作成绩被人承认，富有责任感等，这些因素满足，可以激发职工的工作热情。这类因素称为激励因素。因此，要调动职工的积极性，必须注意激励因素的满足，要赋予他们有挑战性的工作，使他们负有责任。目标管理中强调职工参与和自我控制就是这个道理。

期望理论由美国心理学家弗隆于1964年提出。该理论认为对人的激励力取决于他对行为结果的预期效价和这一结果实现的可能性，即

激励力 = 预期效价 × 实现结果的概率

同一事物对不同的人来说，其效用是不同的。而且，不同的人，对结果实现的可能性的认识也是不相同的。这就要求我们在做人的工作时，应使他对工作成果有正确的认识，提高效价，同时要使他增加实现目标的信心，即提高实现结果的概率。

公平理论是美国的亚当斯（J.S.Adams）于20世纪60年代提出来的。该理论强调报酬的公平性对人们工作积极性的影响。一个人做出了工作成绩时，他不但关心自己所得报酬和奖赏的绝对量，还关心相对量，他会进行各种比较，即用他所得报酬与投入进行比较，同其他人的报酬与投入进行比较，若有不同，他就会产生减少不公平状况的行为。对认为报酬过低的人来说，可能减少投入或降低工作质量。一般在计时工资制度下，会减少工时或降低质量；对计件工资制就会采取降低质量的行为。公平理论要求管理者应消除个人的私心和偏见，准确地度量个人的工作绩效和评定报酬。公平理论的基本观点是客观存在的，但公平本身是一个相当复杂的问题，因此，公平只能是相对的。

帕特（L.W.Porter）和劳勒（E.E.Lawler）以期望理论为基础提出了更完善的激励模型，称为帕特和劳勒激励模型。该模型说明了如下几点：

（1）个人努力的程度取决于奖励的价值和他觉察到的努力所受到奖励的概率。

（2）个人达到的绩效不仅取决于他的努力，还要受到个人能力的大小以及对任务了解的程度。

（3）个人受到的奖励应以实际达到的绩效为前提。奖励可以是外在的，如奖金、工作条件和地位等；也可以是内在的，如成就感、自我价值的实现等。

（4）个人对所受奖励是否满意取决于他所感觉到的公平程度，越是认为公平，就越会感到满意。

（5）个人觉察到的公平和满意的程度都会影响到完成下一任务的努力过程。

强化理论是美国心理学家斯金纳（B.F.Skinner）提出来的。人们为了实现某种目标，都会采取一定的行为，当行为的结果对他有利时，这种行为就会重复出现甚至加强；当行为的结果对他不利时，这种行为就会减弱或消失。这种现象称为环境对行为的强化。根据这种强化现象，在管理上，奖励那些有利于组织目标实现的行为，从而加强这种行为，称为正强化。惩罚那些不利于组织目标实现的行为，以削弱这种行为，称为负强化。强化手段既有物质的，也有精神的。

4．效益原理

效益通常指经济效益和社会效益，是指一个系统的有效产出与全部投入之比。其表达式为

从企业的经济效益来理解，企业的有效产出是企业的销售收入或利润，系统的投入则是企业生产经营过程中的物化劳动和活劳动的耗费。从社会效益来理解，系统有效产出是企业为社会提供的产品、服务和向政府交纳的税金，系统的投入也是物化劳动和活劳动的耗费。企业的销售收入是企业为社会提供的产品和服务的价值形态，销售收入越多，说明企业为社会提供的产品和服务越多，社会效益也就越好。因此，一般情况下，企业的经济效益与社会效益是一致的。企业经济效益与社会效益之间的矛盾主要体现在局部利益与整体利益、价值目标与质量目标上，如有的流通企业可能只愿经营价值高、进销差价大的商品，不愿经营价值低、差价小，但广大消费者物质文化生活中不可缺少的商品；有的企业只注重价值目标的实现，而忽视服务质量，等等。实际上从长远看，这些矛盾也是不存在的，企业应该用战略的眼光使企业经济效益与社会效益统一起来。

企业是一个系统，它的有效产出包括为社会提供的产品和服务，但这些产品和服务必须是社会所需要的，否则就是无效产出。无效产出不仅不能满足社会需要，而且还要浪费人力、物力和财力。如果系统提供的是有形产品，当不能被社会所接受时，放在仓库里既占用了资金，还要消耗仓租。

企业的全部投入包括物化劳动和活劳动的消耗。物化劳动的消耗通常表现为土地、固定资产和流动资金的占用，活劳动消耗表现为企业职工的劳动报酬，如工资、奖金、津贴、福利支出等。

效益不同于效果，效果是系统产出的成果，表现为产品或服务的质量；效益也不同于效率，效率是指单位时间里所取得的效果。但是，效益与效果和效率都有密切的关系，效果实际是效益表达式中的分子，效率则是分子对时间的相对数，显然，在一定时期内，效率高，效果就会好，效益也就高。社会效益是指企业为社会所作的贡献，是商品流通企业为满足社会再生产需要和生活需要所达到的程度。对社会效益，通常只作定性的描述。