企业信息资源管理

7.2.5　企业信息资源管理

我们所处的时代是一个信息时代，信息技术的迅猛发展使得信息的产生、传递、处理和利用变得更加迅速。在这样一个信息爆炸的时代，企业的生存和发展也和信息资源的有效管理息息相关。如何从广泛的信息源中筛选出我们所需要的有效信息？如何有效地利用信息工具对信息进行加工和处理？这些都是我们需要解决的问题。企业的信息资源管理正是为了确保信息资源的有效利用，以现代信息技术为手段，对信息资源实施计划、预算、组织、分配、协调和控制的一种人类管理活动，是由多种人类信息活动所整合而成的特殊形式的管理活动。

企业信息资源管理的主要观点有：

（1）IRM与人力、物力、财力和自然资源一样，都是企业的重要资源，因此，应该像管理其他资源一样管理信息资源，IRM是企业管理的必要环节。

（2）IRM包括数据资源管理和信息处理管理。

（3）IRM是企业管理的新职能，产生这种职能的动因是信息与文件资料的激增，各级管理人员获取有序的信息和快速简便处理信息的迫切需要。

（4）IRM的目标是通过增强企业在动态和静态条件下处理内外信息需求的能力来提高管理的效益，以达到“高效（Efficient）、实效（Effective）和经济（Economical）”的最佳效果。

（5）IRM的发展经历了许多不同的阶段，如表7-8所示。

表7-8　IRM的发展阶段

企业信息资源管理的目标是通过对信息资源的管理，提高信息质量和信息的可用性，使得企业信息资源价值最大化，并实现企业内部的信息共享。具体来讲，企业信息管理的目标有以下六点：

（1）把信息资源看做是公司的财产，正确地使用可以增强企业的获利能力和战略地位。

（2）把企业的信息计划纳入到企业的战略计划。

（3）扩展信息资源管理到企业的各个管理层次和职能部门。

（4）启用信息主管制定公司范围内的信息资源管理战略。

（5）统一并集成现有的信息技术和信息系统。

（6）为企业开发新的信息技术和应用。

企业信息资源管理的对象是企业丰富的信息资源。管理者需要合理地认识这些信息才能够有效地分析和利用它们，产生信息的增值。如表7-9所示，我们将企业的信息资源分为：信息、信息技术、信息技术人员和信息技术设施四类，管理者可按其各自的特点来实施有效的管理。

表7-9　信息资源分类表

专栏7-3

管理信息系统

企业管理信息系统MIS，是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。通过MIS可以尽可能及时地、全面地提供数据和信息，支持达到系统目标的决策，并准备和提供统一格式的信息，简化各种统计和综合工作，有效地节约人力、物力，同时通过数学方法分析和处理数据，对不同的管理层次提供不同要求和不同程度的信息便于及时决策，最终使信息转化为财富。所以，MIS具备面向管理决策、综合性以及人机系统结合的特点。

根据一般组织管理的层次结构（战略计划层、管理控制层、运行控制层），我们也将为其服务的MIS划分为相应的三个层次，再加上最基础的业务处理层，就构成了MIS的信息结构，如图7-11所示。

图7-11　MIS的信息结构图

同时MIS还具有支持整个组织在不同层次的各种功能，这些具有不同功能的部分是一个有机的整体，构成了系统的功能结构，如图7-12所示。

图7-12　MIS系统功能结构图

（1）市场营销子系统。它包含销售和推销以及售后服务的全部活动，销售计划的制订、销售状况分析、客户信息管理、销售合同管理等等。

（2）生产管理子系统。功能包括产品的设计、生产设备计划、生产设备的调度和运行、生产人员的雇用与训练、质量控制和检查等。

（3）物资供应子系统。它包括采购、收货、库存管理和发放等管理活动；库存的台账管理、库存控制等。

（4）人力资源管理子系统。它包括人员的雇用、培训、考核、工资和解聘等；人员档案管理、人员招聘管理、培训管理、工资管理等。

（5）财务会计子系统。处理日常的财务与会计问题，对企业资金进行管理，同时进行财务数据的分析和管理。

（6）信息管理子系统。该系统的作用是保证其他功能有必要的信息资源和信息服务。

（7）高层管理子系统。高层管理子系统为组织高层领导服务。包括提供各种综合报表，特殊的信息检索和分析，各种决策模型和分析工具，从而可以方便高层领导决策。

应用MIS以后，反映生产运动的信息的获得由慢变快；对生产动态的掌握由粗变细；对数据资料的管理由分散到集中，对企业中存在的大量数字和情况由乱变准；管理中的许多重复工作由MIS统一掌握。这些变化对企业的发展确实举足轻重，有可能改变企业的面貌，给企业带来活力。

我们可以通过以下六个问题来检测企业信息资源管理绩效：

（1）企业中的管理者是否依据信息系统进行决策？

（2）企业的信息系统中的数据是否定期更新？

（3）企业中各个职能部门的管理人员是否都向信息系统中输入信息？

（4）企业的信息系统是否便于使用？

（5）企业的信息系统是否在不断地进行改进？

（6）企业的管理人员是否认识到应用信息系统给企业带来的优势？