寻求合适的材料

4.4　步骤四：寻求合适的材料

材料，材料，材料，没有黏土我怎么做砖？

演示者平时要注意随时积累材料，信息收集得越多，演示构思就越容易。1小时的演讲要作10小时的发言素材准备，随着你的经验日益丰富，你会发现所需准备时间就会逐渐减少。

演示者首先要确定主题，然后配合主题构思故事，最后取舍材料，甚至是制造新的材料。

管理软件系统是很复杂的，在短时间内全面演示全部产品特点是不现实的，必须对演示材料进行取舍。

很多时候我们和竞争对手都很清楚客户需求是什么，这个时候找准演示内容定位并不难，而在于组织的素材让用户感觉到我们的专业性要超过我们的对手。

一个项目中要满足听众的需求、支持我们的定位，要取舍的材料很多，取舍和组织材料是演示者的主要工作。

取舍材料有五个原则：

■选择有力的支持观点

要说明公司实力，提供证券市场公开可查的遥遥领先的公司运营业绩数据无疑是很有说服力的。

■选择自己的切身感受

如果要说明一个功能对企业业务的帮助作用，莫过尽量使用自己有真实经历或真实内容的案例，这样的材料介绍起来会非常生动和自信。

■选择有冲击力的材料

能够让别人记住观点或留下深刻印象的材料就是好材料。

■选择真实的材料

真实是世界上最有力量的武器。

有的演示者信誓旦旦强调产品开发时间很长，技术非常成熟，同类用户用得很好，并提供大量典型用户名单。但客户私下打电话了解相关同行业用户，获知真实情况并非如此，这样的材料既不诚信又危险。

我们所有的材料应该尽量准确、可靠、可验证，这样才能换取客户的信任。

■慎用过头的材料

很多演示者为了获得竞争优势，采用一些危险的提法。

例如，强调国内第一，实施成功率最高，最有行业经验，可以现场开发等说法。

谁能证明你是第一或是最优秀呢？现场开发是否真的能得到公司授权呢？特别是当竞争对手也在用同类说辞的时候，客户会认为大家都在进行商业虚夸，对所有的供货商都持怀疑态度，如果客户一旦认为言过其实，不但不信任这个公司，还可能怀疑整个行业，大家都很难得到合作的机会。

取舍材料要先做加法再做减法。

对于绝大多数演示而言，获得足够的演示材料是不难的，问题在于选择怎样的材料以及在一次演示中用多少材料。

对某一次演示而言，收集的80%的材料其实是累赘，对主题的表达并没有帮助。大多数演示者难以舍弃花费心血收集的材料，导致一次演示中包含的信息量过大。

我们建议与其向听众灌输过多的信息以致感到困惑和无聊，不如让听众感到“饥饿”，进而要求获得更多的细节。演示者可以把一些担心万一被问起的信息包含在向听众分发的演示材料中，以备临时之需。

要准确地选择材料时可以从如下八个问题逐步入手：

（1）演示的目标或者目的是什么？演示是说服性的、解释性的、培训性的还是汇报性的？是为了激起人们的兴趣、检验一个想法、提出建议，还是解决问题？（回顾演示策划方案中的演示目标）

（2）什么内容应该讲述？什么内容可以去掉？回顾演示策划方案中表明了什么内容应该在演示中讲述。如果确认某个内容对于实现演示目标没有帮助，我们就应该把它从演示材料中剔除。

（3）演示中需要提供多少细节？演示中需要提供的细节数量依赖于许多因素：演示的准备时间、演示本身的时间限制、听众的特殊要求、为了达到演示目标听众必须了解的信息量。

（4）为了达到演示目标，你必须阐述什么内容？这个问题的答案依赖于演示策划方案中所确定的内容中心要点。确定哪些材料对于听众接受中心要点是至关重要的，这些内容应该在演示中提及。

（5）陈述演示内容的最好的方式是什么？重要的是考虑听众的需要，哪些类型的主题和哪些方法（例子、逸闻趣事、统计数字、比较等）最容易使中心要点得到准确地传递？

（6）为了达到演示目标，你希望听众的反映是怎样的？你希望一个立刻的回应（如批准一个计划或者批准一笔拨款），还是给听众深思熟虑的时间，为将来的决策奠定良好的基础？

（7）哪些材料是不能包含在演示中，但可以作为参考资料？有没有一些材料对于实现演示目标是多余的，但是当有听众对于演示内容提出问题时，这些材料却是有用的？

（8）对所有的演示材料进行“为什么”检验。努力对你所选择的演示材料进行客观、公正的判断，仿佛你不是演示者，而是一个没有相关利益的旁观者。

检查每一项你所包含在演示中的材料，问自己如下的问题“我为什么用它？它对于实现演示的目标有什么帮助？”你应该去掉所有不符合上述标准的材料。

回答上述问题是痛苦的，因为演示者倾向于在演示中包含所有感兴趣和有意义的材料，然而，这些信息对于听众没有任何意义。更糟糕的是，这些冗余信息有可能“稀释”中心要点，从而不利于演示目标的实现。

选择演示材料有时候需要人的直觉和常识。仔细、有逻辑地对于演示材料进行分析，牢记演示目标和听众需求是使演示材料达到“响亮而清晰”效果的重要前提。

案例：选择支持观点的材料

如果要说明一家软件公司的可持续发展能力强，那么应该选择这样的材料：

公司规模大；

完整的组织架构；

领先的业内地位；

近三年平稳增长的财务业绩；

多来源现金流支持；

资金周转率快；

政府支持力度大；

产品版本发布周期节奏合理；

各种资质文件全；

大型用户数量最多；

老用户追加情况普遍等。

这些材料可从多维角度组织论证，这是一个具备可持续发展能力的观点。

如果要说明自己是一家重视软件实施效率的企业，演示者选择材料都要突出企业在这个领域的专业性（专业背后的含义就是高效），我们要不断地告诉用户只有我们才懂“用正确的方法做正确的事”。那么演示者应该选择如下材料：

业内的口碑好；

行业经验丰富；

大量的行业用户群；

产品成熟无开发响应；

实施周期短；

项目管理体系严密；

服务人员数量多；

项目经理工龄长。

演示者在选择某些材料时不要过于精确，留有余地的材料反而更符合听众习惯。例如，介绍实施周期、产品性能的数据都可以适当模糊一点，因为毕竟要根据实际情况来具体分析，无法给出标准答案。