时间管理工具

80/20时间管理工具

当我们把80/20法则应用到时间管理上时，就会出现以下假设。

一个人大部分的重大成就——包括一个人在专业、知识、艺术、文化或体能方面所表现出的大多数价值，都是在他自己的一小段时间里达成的。在创造出来的东西与花在创造活动上面的时间这两者之间，有极大的不平衡，不论这时间是以天、星期、月、年或以一生为单位来度量。

用80/20法则来表述就是80%的成就，是在20%的时间内达成的；反过来说，剩余的80%时间，只创造了20%的价值。

一生中80%的快乐，发生在20%的时间里；也就是说，另外80%的时间，只有20%的快乐。

如果承认上述假设，也就是上述假设对你而言属实的话，那么我们将得到四个令人惊讶的结论。

结论一：我们所做的事情中，大部分是低价值的事情。

结论二：我们所有的时间里，有一小部分时间比其余的多数时间更有价值。

结论三：若我们想对此采取对策，我们就应该彻底行动。只是修修补补或只做小幅度改善，没有意义。

结论四：如果我们好好利用20%的时间，将会发现，这20%是用之不竭的。

花一点时间去印证80/20法则，几分钟也好，几小时也行。找出在时间的分配与所得的成就（或快乐）两者之间，是否真的有一种不平衡现象。看看你最有效率的20%的时间，是不是创造出80%的价值？你80%的快乐，是不是来自生命中20%的时间？

这是非常重要的问题，不可轻视。也许你该把本书放下，去散个步，一直到你确定了你的时间分配平衡，再回来继续读。

我们对于时间的品质及其扮演的角色所知甚少。许多人用直觉即可明白这个道理，而千百个忙碌的人并不知道学习管理时间的重要性，他们只是瞎忙。我们必须改一改我们对待时间的态度。

时间不会不够用。事实上，时间多的是，我们只运用了我们20%的时间，对于聪明人来说，通常一点点时间就创造了巨大的不同。依80/20法则，如果我们在重要的20%的活动上多付出一倍时间，便能得到一星期只需要工作两天，收获却可比现在多60%以上的效果。这无疑是对于时间管理的一项革命。

80/20法则认为，应该把重点放在20%的重要时刻上，而应削减不重要的80%的时间。执行一项工作计划时，最后20%的时间最具生产力，因为必须在期限之前完成。因此，只要预计完成的时间减去一半，大部分工作的生产力便能倍增，时间就不会不够用。

80/20法则将迅速提升你的效率，同时也是对传统的时间管理的否定，80/20法则将引导时间管理的革命。下面让我们看看三种不同风格的管理顾问是如何管理他们的时间的。

第一位是佛烈德，他从事顾问事业赚得了千万财富。他并非商学院出身，却有能力设立一个成功的大公司，公司上下除了他以外，几乎每人一星期都要工作70小时以上。佛烈德很少进公司，每月只与股东开一次会，而且是全球股东都得参加的会议，他比较喜欢把时间用来打网球和思考。他以强硬手腕管理公司，但从不大声讲话，他通过五个主要部属来掌握公司的一切。这就是他的管理方法。

第二位顾问叫蓝迪，是位陆军中校。全公司里除了创立者之外，他是唯一一个不是工作狂的人。他前往另一个遥远的国家，在那儿有一个繁荣且快速成长的公司，员工主要来自家乡，工作非常努力。没有人知道蓝迪如何运用时间，也不知道他的工作时间是多少，但他的确逍遥自在。蓝迪只参加重要客户的会议，其他事务则授权给年轻合伙人处理，他有时还编造荒唐的理由，解释自己为何不在公司。

蓝迪虽是公司领导者，却不管任何行政事务。他把所有精力拿来思考如何在与重要客户的交易中增加获利，然后再安排最少人力完成任务。蓝迪的手上从不曾同时有三件以上的急事，通常一次只有一件，其他的则暂时摆在一旁。为蓝迪工作的人充满挫折感，但他确实效率奇高。

第三位叫吉姆，他的办公室很小，里面还有很多其他同事，是一个非常拥挤而骚动的办公室，有人打电话，有人正准备着向客户做报告，屋子里到处是声音。

但吉姆好比一片平静的绿洲，把注意力全集中在份内的事上，他在运筹帷幄。有时他会带几位同事到安静的房间内，向他们解释他对每一个人的要求，不只是讲一两遍，而是再三说明，以求交代所有细节。然后，吉姆会要求同仁重述一遍他们即将进行的工作。吉姆的动作慢，看似毫无生气，而且近乎半聋，但他是非常棒的领导者。他把所有时间都拿来思索哪件工作最具价值，谁是最合适的执行者。然后，紧盯着事情的进度。

看完这些例子，你也许将开始运用80/20法则来改善你的时间管理。

二八法则提供给我们如何去管理时间的一种思考模式：控制时间是不可能的，绝对没有什么秘诀或大师可以教会人如何控制时间，人们真正需要控制的其实只是自己。那些嘴里经常喊“忙”的人，其实就是不懂得管理时间的人，他们只会跟在时间的屁股后面瞎跑，不会做自己的主人。

另外还有很多人希望自己能够面面俱到，就拼命地把过多的责任加在自己身上，结果往往发现自己能力不足，从而产生强烈的挫折感。

会管理时间的人永远不会喊忙，他的生活方向自己心里非常清楚，他们知道自己该在什么时间做什么事情。

管理自我是管理时间的前提。人们应该找到自己在哪些事情上浪费了太多的时间，创造的价值却微乎其微。

遵循二八法则，人们首先应该明确态度，再排定先后顺序，订出远期和近期目标，这些是时间管理的重要步骤。按照二八法则，拟定好人生方向，确定每天、每月、每年的行事日程，然后努力遵守。比如说，你通过观察发现自己一天精力最旺盛的时间段是在上午，那么你就把最重要的事安排在上午处理；而在一天中精力最差的时间段，你就可以去做些无关紧要的事。

什么是有效的时间管理？有句话说得非常好：“有效的时间管理，就是一种追求改变和学习的过程。”时间对于每个人都是公平的，一个人的一天永远只有24个小时，有的人可以过得很从容，有的人却常常把自己弄得凌乱不堪。“没有时间”是个蹩脚的借口，有没有时间都是你自己选择的结果。

我们不可能把所有的事情都做完，一个人要学会调整自己，要懂得有所拒绝。有些事情是不是值得为它去拼命，如果不值得，那么就干脆放掉它，去做其他更重要的事情。万一遇到自己能力范围之外的事，那就集思广益，找别人一起对付它。

如果你把时间安排得很好，你就可以去很从容地听音乐会、看电影，做一些自己想做的事。

因此，时间管理的一个首要原则就是：学会对每一件事的尊重，包括对休闲娱乐的尊重。人们的心情是可以自己创造的，时间也是可以自己掌握的，能把时间管理好的人，永远不会喊“忙”，因为他知道自己想要的是生命中80%的快乐。