工作分析的概述

4.1　工作分析的概述

4.1.1　工作分析的发展历程

工作分析是人力资源管理中最基本的内容，指系统地收集和分析工作内容、工作环境和工作要求等相关信息的过程。作为人力资源管理活动中最基础的部分，其发展也有自己的历史脉络。

1.工作分析的萌芽

工作分析作为现代人力资源管理活动中必不可少的一部分，最早起源于泰罗的科学管理理论。1911年，“科学管理之父”泰罗在其著作中发表了著名的“时间动作研究”的方法。这种“时间动作研究”是指将工作分解为若干组成部分，并对每一部分进行计时。通过分析，对各种工作活动的时间及其顺序重新进行了规划，从而制订出标准化的工作程序和方法。在从事该工作的所有工人中进行推广，以达到提高生产率、科学确定劳动定额与工资报酬的目标。同时，泰罗还认为，要对组织进行科学的管理，就必须对组织中的各项工作进行系统研究，从而科学地选拔、培训工人，达到管理效率的最大化。泰罗的理论以及其后的明斯特伯格、吉尔布雷斯夫妇在工作分析上都做出了巨大的贡献。

2.工作分析的发展

随后，工作分析又受到公平理论的启发不断发展壮大。公平理论越来越受到员工的认同和尊重，并对员工满意度、组织承诺和组织绩效产生了巨大的影响。公平管理包括公平分配和程序公平。公平分配是指个体之间实际获得的报酬数量是否与其投入对等;而程序公平是指用来进行利益分配的程序、手段和方法是否具有公平性特点。公平理论在工作分析中的作用:建立在工作分析基础之上的招聘、培训、考核、薪酬等一系列的人力资源管理政策和制度能够在观念上带来程序公平的感受，同时又能够在技术上保证分配与工作投入和贡献相关联。公平管理理论已经成为工作分析得以发展的内在动力。工作分析的进一步发展还源于20世纪后半叶美国反歧视运动的巨大成功。1964年《民权法案》后，美国政府陆续通过了一系列的法案，针对雇佣中的歧视行为，进行了详细的规定，主要有:禁止在招募广告中出现歧视性的词汇和描述;禁止在人员甄选中出现对少数民族可能构成歧视或与工作无关的甄选标准与测试手段;禁止在报酬、晋升、调动中出现于工作关系的区别性对待。这些明文规定使得企业在招聘、考核、薪酬中的一系列人力资源管理活动中的歧视行为得到遏制，并促使企业在人力资源管理中的标准、程序、方法与工作更具有高度的相关性，工作分析得到了进一步的应用。

3.工作分析的成熟

工作分析方法和理论的日趋成熟，使得它在20世纪70年代已被西方发达国家作为人力资源管理现代化的标志之一，并被人力资源管理专家视为人力资源管理最基本的职能。工作分析成熟的标志是越来越规范化和职业化。工作分析经过一个世纪的发展，不断成长为一个专业化的管理手段。工作分析通过明确的工作目标、资格和职责，在构建规范化管理制度和培养职业经理人中起到了极其重要的作用。例如在美国人宾汗的大力推动下，美国国家就业局成立了工作分析调查司，该调查司通过对数千个工作的调查和研究，为各行各业的规范化提供了重要的参考标准。此外，随着各种工作分析系统的建立，工作分析的方法也逐渐多样化、系统化，并得到广泛的应用，如关键事件分析技术(CIT)、职能工作分析(FJA)、职位分析问卷(PAQ)、行为一般性分析方法(BCM)、工作执行调查系统(WPSS)、综合性工作分析系统(VER-JAS)、能力需求尺度分析(ARS)等工作分析系统的发明和应用。工作评价、残疾人就业促进了工作分析的发展，法律因素和人体工程学的发展也成了促进工作分析发展的重要因素。

4.现在工作分析的发展趋势

20世纪70年代后，企业经历着前所未有来自全球一体化的力量、信息网络化的力量、知识与创新的力量、投资者的力量等各种力量的挑战和冲击，工作分析在这种背景下出现了以下发展趋势:第一，结构化、定量化。将现代心理学与统计学的研究成果大量运用于工作分析，形成系统化的工作分析方法，进而提高了工作分析的效度、信度和准确性。第二，个性化与战略化。实现工作分析和企业具体战略、组织与管理机制的密切结合，为企业中各类工作提供适合自身特性的工作规范和工作说明书。同时，也要求工作分析要以企业战略为基础，既能满足企业的现实要求，又要充分预测企业的未来需求，实现工作分析的战略化，增强企业对外部环境的适应性。第三，工作说明的简明化。现在的很多企业为了提高和保持自身的竞争优势，改变过去组织结构复杂化的特点，都采用扁平化的组织管理结构，以减少管理层次和扩大管理幅度，这样便使得工作的广度和深度增加，相应的工作岗位的数量减少。再加上现在“无边界组织”、“无界限工作”已成为不少企业追求的目标，所以，传统的工作说明书已无法满足需要，取而代之，弹性工作说明书更适合企业的需要，即工作说明书基本上只需要规定岗位工作任务的性质，以及任职者所需具备的资格条件等，工作分析的重点是对任职者所需具备条件的确认。

4.1.2　工作分析的概念界定

几乎所有的人力资源管理活动以及员工的行为和态度都基于工作分析，工作分析的目标就是为管理者提供关于组织如何行使其职能，达到组织目标的详细信息。在熟悉工作分析的历史发展过程之后，应对其概念给予明确的界定，从而为其他活动的开展奠定基础。

1.相关概念的界定

认识工作分析，还必须了解与工作分析相关的概念，才能精确地了解人力资源管理的各种活动。

职位:单个人所完成的任务与职责的结合。一定的时间内，职位是由一个特定的人及其所担负的一个或数个职责所组成。一般来说，在一个组织中，有多少员工就有多少职位。

工作:一些具有相似职责的职位的集合，它是由实现企业职能的一个个具体活动所构成的相对独立体。

工作簇:两个或两个以上具有相似职责的工作的集合，这些工作或者要求工作者具有相似的特点，或者包括多个平行的任务。

工作要素:是指工作中不能再继续分解的最小活动单位，工作要素是形成职责的信息来源和分析基础，并不直接体现于职位说明书中，并且工作要素描述主要用于制订操作岗位关键工作任务的操作指南之用。因为如果每一项工作岗位都使用要素作为描述指标，会导致工作说明书的内容庞大，难以在实践中应用。另外，工作要素指标在工作分析中对于那些脑力劳动、心理过程为主的工作任务难以全面描述分析。

职责:是指一人担负的由一项或多项任务组成的相关任务集合，如打字员的职责包括打字、校对、简单维修等一系列任务。不同的工作职责履行情况构成了工作岗位、工作业绩的总体结果，职责的重要性和耗时程度是组织绩效管理工作的重要依据。

权限:是指为了保证职责的有效履行，任职者必须具备的，对某事项进行决策的范围和程度。

任职资格:是指为了保证工作目标的实现，任职者必须具备的知识、技能和能力要求。

2.工作分析的概念界定

工作分析发展至今，不同的学者从自己的研究角度来界定工作分析，因而形成了众多的工作分析概念:加里·德斯勒认为，工作分析是组织确定某一项工作的任务、性质，以及什么样的人员可以胜任这一工作，并提供与工作本身要求有关的信息的一道程序。^[1]雷蒙德·A.诺伊等认为，工作分析本身是指获取与工作相关的详细信息的过程。^[2]还有日本学者兼松认为，工作分析包括两个方面:一是分析者对确定的目标工作进行仔细观察;二是为适应招聘录用、人员配置、薪酬考核、培训开发、升迁调动等人力资源管理工作的需要，对该工作的性质等进行全面的分析，并建立信息库。罗伯特·L.马希斯认为，工作分析是一种系统地收集、分析和工作有关的各种信息的方法。这些概念是学者从各自的研究范围和自身的价值观出发得出的认识。

对于工作分析，本书结合众多学者的理解，给出自己的认识。工作分析是人力资源管理活动的最基础职能，是对工作信息进行收集、整理、分析、综合的一个系统过程。具体是指分析者采用科学的手段或技术，运用一定的工作分析方法就工作岗位的状况、基本职责、资格要求等，做出规范性的描述与说明，为组织特定的发展战略、组织规划、人力资源管理以及其他管理行为提供基本依据的一种管理活动。工作分析以企业中的职位和任职者为对象，它所收集、分析、确定的信息是开展人力资源管理活动的重要基础和纽带。另一方面，组织中员工的任职资格和职责是通过工作分析中的详细信息，相互协调和作用，避免工作重复，从而提高工作效率，增强企业的竞争能力。

从以上对工作分析的定义可以看出，它的主体是工作分析者，工作分析的主体又分为三个层次:工作分析小组(专家组)、工作分析对象的直接领导和工作任职者，其中，工作任职者是工作分析的一个最重要的主体。实际上每一个主体所具有的权限和担负的责任是不一样的，相应地其在工作分析过程中的地位和作用也不一样。因此，进行工作分析之前，必须先明确每个工作分析主体的职责和权限，避免工作分析过程中的各主体相互推诿、扯皮的现象，这样才能使得工作分析更有成效。工作分析的客体是工作分析的基本对象，包括战略目标、部门职能、组织结构、岗位中的工作内容、工作技能、工作责任、工作强度、工作环境、工作心理、工作标准、工作时间、工作方法及其在组织中的运作关系。一个企业在进行工作分析时，首先必须明确的就是企业中每个岗位的工作任务是什么、这些工作任务之间的关系，以及与这些工作任务相关的一系列事件和人员关系等，这样才能使工作分析做到实处。

最后确定工作分析的内容是进行工作分析最重要和最基本的要素之一，工作分析的内容是指工作分析的各项指标，即与工作有关的各方面信息，它是工作分析人员进行工作分析的依据。一般说来，工作分析的内容有工作基本资料(包括工作名称、工作代码、工作地点、所属部门、上下级关系等)、工作关系(如监督指导关系、职位升迁、工作联系等)、工作内容(包括工作任务、工作职责、工作标准等)、工作环境(包括工作的物理环境、安全环境、社会环境等)和任职条件(如教育背景、必备知识、素质要求和经验等)。很显然，一个企业的工作分析内容应该包括哪些项目，依据其工作分析的目的不同而有所差异。

具体而言，可以说工作分析的内容包括7个问题和4个方面的分析。其中，7个问题主要是指:(1)用谁(Who);(2)做什么(What);(3)何时(When);(4)在哪里(Where);(5)如何(How);(6)为什么(Why);(7)为谁(ForWho)。4个方面的分析，主要是指:(1)工作名称的分析;(2)工作规范的分析;(3)工作环境的分析;(4)工作条件的分析。^[3]

4.1.3　工作分析的静态和动态结构

工作分析作为人力资源管理的基本工具和第一个主要环节，是人力资源管理人员获得工作信息的主要途径。工作分析中有很多信息和内容，主要有工作分析的基本要素、工作分析的原则、工作分析的基本内容，这些都是从工作分析的静态角度来介绍的，另一方面从动态角度介绍工作分析的步骤。

1.工作分析的静态结构

(1)工作分析的基本要素。工作的基本要素主要包括:工作体系——在组织结构中由全部工作构成的具有特定相互关系的工作系统;工作——特定职位上必须完成的任务、执行的程序、从事的活动;任职者——在特定工作上就任的、具备工作所要求的资格与素质的人员及其角色;职权——特定职位上的法定权力与权限;职责——特定职位上任职者必须履行的责任和义务;报酬——在特定职位任职并达到了职务要求的业绩而应该获得的工资、津贴、福利等;等级——职务等级、职位等级等。

工作分析的基本要素包括:工作分析人员——从事工作分析的所有人力资源管理人员;被分析职务——作为分析目标对象的一个或几个职务及其构成要素;工作分析活动——分析人员在分析工作时所进行的一系列行为过程;工作分析的条件——分析人员进行工作分析时必需的政策、技术、物质、信息等条件。

(2)工作分析的原则。工作分析主要遵循以下几个原则:①以战略为导向，强调工作与组织和流程的有机衔接。工作分析中必须以企业的战略为导向，并结合现实将工作分析与组织和流程进行完美衔接。②以现状为基础，强调工作对未来的适应。工作分析以现实的状况为基础，强调工作分析的客观性和信息的真实性，同时更应考虑组织的外部环境变化、战略需求等未来形势，现在和未来都应照顾到。③以工作为基础，强调人与工作的有机融合。工作分析以工作为基础，从而推动工作设计的科学性，但另一方面必须考虑到任职者的个人能力，将人与工作有机融合到一起。④以分析为基础，强调对工作的系统把握。工作分析绝不是对职责、任务、标准、业绩等要素的简单排列，而是将各要素融合在一起进行系统把握，不仅把握各要素之间的关系，更要了解各要素在整个系统中的位置和作用以及各要素之间的制衡关系。⑤以稳定为前提，重视对工作说明书的动态管理。为了保持组织未来的连续性，必须保持组织的稳定性，但保持稳定性并不代表一成不变，需要根据组织的战略、外界环境的变化、组织内部的变动等做出适当的调整和改善。

(3)工作分析的基本内容。人力资源管理者进行工作分析，必须有明确的工作分析内容，这主要包括:①工作要素。②工作描述。工作描述是工作分析的结果，用来简明扼要地记录工作分析过程中找出的关键识别信息。工作描述采用可阅读的格式总结工作分析的信息，确定哪些人力资源活动是可证实的、合法的。工作描述是对工作任务、职责、义务的简要说明，它确定了要完成什么、为什么这样做、在哪里做、如何完成。绩效标准直接来源于工作描述，说明这项工作具体要完成什么，如何衡量工作描述中的关键部分。在工作描述中附带绩效标准的原因是显而易见的。③工作规范。工作规范则列出了一项工作所要求的知识、技能和能力。知识、技能和能力包括教育、经验、工作技巧、工作态度、精神要求和物质要求。正确的工作规范明确了员工完成工作所需的知识、技能和能力，而不是目前员工必须具备什么资格。工作规范主要包括以下内容:工作定位，包括职位名称、隶属关系、直接主管的职位名称、所在部门、工作地点、工作代码、工作范围，还包括职务数量、工资等级、法律规定的地位等;工作综述，概述工作的总体性质，包括工作的责任、工作内容等主要活动与功能;工作职责与任务;工作联系，任职者与组织内外部其他人之间的关系和联系;工作绩效标准，反映组织对任职者的工作绩效的期望;工作条件，工作者工作的物理环境和人文环境;注明工作规范编写人、认可者、工作分析时间等。

2.工作分析的动态结构——工作分析步骤

从操作角度来看，工作分析主要经过以下几个步骤，通过这几个步骤的流程，从而完成工作分析。

(1)工作分析的计划阶段。在工作分析的计划阶段首先确定工作分析的目标是最重要的。制订好合理的目标是工作分析的前提。不管是为了更新工作描述、修改企业的规章制度，还是重新设计企业中的某些工作岗位等，只要目标一旦确立，整个工作分析过程就有了针对性。在工作分析过程中，得到高层管理人员的支持是非常重要的，不仅当涉及与工作有关的问题时，高层管理人员的支持是必需的，另一方面还使得相关问题解决的效率变得更快，提高问题解决的效率。

(2)工作分析的准备阶段。工作分析的准备阶段，需要进行多项工作任务:①确定审查的相关工作。其中包括分析的对象、分析的范围、进行分析的有关人员、分析的方法以及分析工作的预算和进程等情况，还包括工作分析参与人员的参与方式;确定信息的类型及来源的途径;分解工作，使之变成若干个工作要素和环节。②有效的沟通。向与工作分析有关的领导者、管理人员以及相关人员解释清楚工作分析的相关情况，使之有更好的了解，借此消除由于工作分析所要涉及检查自身工作时的忧虑和担心。要说明的情况主要有:工作分析的目的、步骤、时间安排、各类人员如何参与、谁来进行工作分析、与谁联系等，使员工明确工作分析的意义、目的和步骤。③成立专门的机构，并确定机构的属性。④研究已有的文献资料。研究现有的工作描述、工作规范、以前与工作相关的行业图书等资料，在了解前人的基础上，分析现有状态，从而提出更好的建议。

(3)工作分析的执行阶段。执行阶段的主要任务是收集有效的资料。首先，要编制各种调查问卷及确定访谈的大纲内容。其次，巧妙运用各种调查方法，可以通过问卷、面谈等方式获取所需的信息，这些信息主要是各种工作信息、工作人员信息等，包括工作责任、工作活动、工作目标、工作绩效标准、任职者所需要的知识、技能和素质等。再次，对于收集到的资料和信息进行归类。按照工作的类型、部门属性等特征对收集来的一手或二手资料进行分类，以便于将来的分析和查找，同时要删掉一些没有用的信息，保证信息的有效性。

(4)工作分析的分析阶段。在分析阶段，其分析过程主要有:第一，认真分析、审核收集到的各种信息;第二，选择有代表性的工作进行分析，创造性地发现有关工作和任职者的关键信息;第三，通过七个要素进行工作分析，这些要素是:知识要求，即员工为了完成工作所必须熟悉的理论、事实和原则等;技术要求，即员工必须具备的各种操作性等技能;能力要求，即员工具备的数理能力、推理逻辑、沟通等能力;特性要求，即工作的特性状态;动力要求，即工作中包含的各种身体活动;兴趣要求，员工对于一般活动的兴趣和爱好等。环境要求，员工工作的特定环境;第四，审核所收集到的资料和信息，删掉无效的信息;第五，总结工作分析，形成工作描述或工作规范。

(5)工作分析的编写阶段。工作分析完工以后，结论以两种形式表示:工作描述和工作规范。在这一阶段，根据规范和工作报告进行编写工作描述和工作规范。工作描述与工作说明书采用可阅读的格式总结工作分析的信息，确定哪些人力资源活动是可证实的、合法的。工作描述和工作规范定稿后，人力资源部门将他们分发给管理人员及相关工作人员，并共同讨论，最终形成一致的认识。

(6)维护和更新阶段。在编写完工作描述和工作规范以后，并不能对其放任不管，要建立一个系统给予维护和更新。在这一阶段的主要任务包括:保持、更新工作描述和工作说明的要求细则，建立一套更改制度，保证工作描述和工作规范能够随着外界的变化做出适当的调整来进行更新等。人力资源管理人员及相关人员也可以通过复审等工作，讨论工作描述和工作规范是否仍能准确地描述当前的实际工作，是否要修改。

4.1.4　工作分析的意义和作用

工作分析对于人力资源管理的理论研究和实际操作都具有越来越重要的作用，它是现代人力资源管理所有职能，即人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、开发等职能工作的前提和基础，只有做好工作分析和设计，才能有效完成人力资源管理工作。为此，有更多的企业认识到工作分析对于管理的作用和意义，从最初仅仅为了工艺流程设计和人员招聘，发展到应用工作分析的结果进行绩效考核、培训、薪酬管理等，工作分析受到越来越多企业的重视和欢迎。总之，全面和深入地进行工作分析，可以使企业充分了解各项工作的具体特点和它对工作人员的行为要求，为人力资源管理决策奠定坚实的基础。

具体说来，工作分析的成果几乎会影响到人力资源管理的每一个环节和方面，它的结果在各个方面都会得到应用。可以归结为以下几个作用:组织决策;人力资源管理;工作和设备设计;其他用途。具体可参照表4-1:

表4-1　　　　　　　工作分析结果的应用方向

该表引自:周亚新、龚尚猛.工作分析的理论、方法及运用［M］.上海:上海财经大学出版社，2007:49.

工作分析的作用具体表现在以下几个方面:

(1)有利于人力资源规划，制订有效的人事预测和计划。每个企业都必须合理规划本企业内部的人员配备和工作安排，并随着外部或内部环境发生改变时，企业也应当根据生产和工作发展的趋势相应地调整人力资源规划。通过工作分析可以预测和分析企业未来的人力需求，它的结果为有效的人事预测和计划提供可靠的依据，企业从而可以检查应增加或减少员工的编制。可以说，企业到底应该有多少种工作岗位、每种岗位目前的人员配备能否达到工作和职务上的要求、近几年的人力需求有何变化、人员部门结构怎样调整，甚至在招聘人员时需具备什么样的学历、技术等，都可以根据工作分析的结果制订和调整这些计划。

(2)有利于人员的招聘和筛选。对于任何一个企业来说，人员都是最重要的一个因素，能职匹配也正是人力资源管理所追求的目标。对于用人单位来说，最重要的就是如何在巨大的劳动力市场上挖掘和发现适合本企业的优秀员工。所以，现在很多用人单位都重视工作分析，越来越重视其为人力资源管理的基础环节，通过工作分析的结果一方面可以获取到相关工作的静态和动态情况，另一方面可以获取到一个职位的任职信息，即完成该项工作有关人员的性别、年龄、受教育程度、工作经验等，然后企业可以根据这个用人标准，通过招聘来为企业寻找符合要求的工作人员。

(3)有利于员工的培训和开发。工作分析首先就让企业明确了从事某项工作的工作内容和任职人员条件等完备的信息资料，所以企业可以根据工作内容与任职条件来设计培训方案，再结合每一个员工的实际工作绩效，有区别、有针对性地来制订适合本企业特点的培训计划，这样培训所涉及的工作内容和责任才能准确地反映实际工作的要求，才能更有意义地开展员工的培训工作，提高员工的技能和素质。

(4)有利于绩效考核，为员工的考核提供依据。绩效考核是指对员工担任职务职责的履行程度，以及担任更高一级职务的潜力，进行有组织的并且是尽可能客观的考核和评价的过程，其实质是将员工的实际产出与预定的标准进行考核比较。并且一般绩效考核的结果直接影响到员工的奖惩和晋升等问题，所以科学的、客观的依据就显得更为重要，否则会影响员工的积极性和让员工产生不公平的心理。而工作分析将每种职位的工作内容都明确界定，规定员工该做什么、应该达到什么样的工作标准，这样不仅可以制订各项工作的客观标准和考核依据，还可以作为员工职务晋升和工作调配的依据，既公平又准确，真正确保绩效评估工作的信度和效度。

(5)有利于制订合理的薪酬政策。薪酬是用人单位为获得劳动者未来提供的劳动而承诺支付给劳动者的劳动报酬，合理地进行薪酬管理对于任何一家企业来说都是比较困难的问题，主要是因为企业的薪酬管理系统一般既要做到公平、合法，又要对员工切实起到一种激励作用，即内部激励、外部公平。职位价值是确定该职位薪酬等级的主要依据，一般来说，员工所从事的工作难度越大，薪酬就越高。通过工作分析，可以判定不同类型的工作不同水平的薪酬，明确各个工作岗位在企业中所处的地位和作用，即每个岗位的相对价值以及衡量该职务的员工所需承担的责任、所需要的能力和知识。根据职务信息确定的任务、职责和责任的权重，难度较大的工作给予较大的权数，来付给任职者更高的薪酬。所以说，工作分析的结果可以为合理薪酬政策的制订提供重要的依据。

(6)有利于制订职业生涯规划。现在无论是企业还是员工，都越来越重视职业生涯的规划。特别是，由于员工在组织内部和组织间的流动日益频繁，工作分析明确提供了界定每个职位具体的任职资格以及相关的职业培训，通过对比员工的工作行为与工作要求，这有助于员工制订职业生涯规划;另一方面，很多企业为了吸引优秀人才和留住人才，都会要求企业管理者从公司发展和员工职业特征的角度帮助员工设计职业生涯发展规划。所以，不管是企业还是员工个人，都必须充分了解工作要求，这样才可以制订出更合理的职业生涯规划。