人力资源管理系统的基本架构

第二节　人力资源管理系统的基本架构

一、人力资源管理信息系统的构成要素

从整体上看，人力资源管理信息系统是由三个基本要素构成，即数据、关系数据库和统计分析报表。有关企业人力资源的各种数据，经由关系数据库处理，产生相应的管理报告，不仅提高人力资源部门事务性工作的效率，也为企业高层管理者提供决策支持。

(一)数据

人力资源管理信息系统中的数据可分为两类:动态数据和静态数据。动态数据是员工在进入企业后随着时间的推移而不断发生的，如工资数据、考核数据、培训数据等。动态数据要求企业能及时、准确地对其进行跟踪、辨别、搜集、更新。动态数据是企业领导掌握人力资源状况、管理水平以及提供未来决策支持的主要数据来源。

静态数据有两大类，一类是员工自身所具备的，如员工性别、经历、通信地址等。这些数据变动不大，一般在员工进入企业时，就作为基础数据进入人力资源信息系统。另一类是组织数据，如部门职责、部门结构、职位分布等。一定时期内，组织数据不会发生重大变化。静态数据在很大程度上决定了关系数据库的结构。

(二)关系数据库

所有动态数据和静态数据最终都要进入企业的关系数据库统一处理。这个关系数据库可以是整个企业信息系统的一个子系统，也可以是单独的系统。关系数据库的建立要根据企业人力资源管理工作的具体需要，要能够很好地反映企业现实状况，适应未来需要，能够帮助处理人力资源数据和提供有价值的报告。

(三)统计分析报告

通过关系数据库，企业就可以将发生的大量人力资源信息进行分类、统计和分析，产生定期的报告，如工资状况、工资分布、员工考核情况、报酬系统的激励效果等。简洁明了的人力资源管理报告，不仅提高了人力资源的管理效率，而且便于企业高层从总体上把握人力资源的管理状况。

上述三大要素在人力资源信息系统中扮演着不同的角色。其中，静态数据是整个人力资源信息管理系统运转的基础，属于系统的基础数据层;而动态数据则随人力资源业务处理而产生并不断积累，是统计分析报告的主要数据来源;关联数据库在整个系统中起着“处理器”的作用，对基础数据及大量的业务数据进行分析处理;“处理器”生成的管理报告，则成为企业高层决策的参考。或者说，人力资源管理信息系统在功能结构上可分为三个层面——基础数据层、业务处理层和决策支持层。

二、人力资源管理信息系统的功能模块

人力资源管理的基本职能活动包括七个方面:工作分析、人力资源规划、招聘录用、培训开发、绩效管理、薪酬管理和员工关系管理。因而人力资源管理信息系统中一般都包含了上述七项内容，当然从信息系统整体性考虑，基础数据处理模块以及系统管理维护模块也必不可少，如下图所示。

图13-1　人力资源管理信息系统模块

资料来源:郝艳，雷松泽.人力资源管理信息系统应用研究［J］.信息技术与信息化信号处理与模式识别，2005(5).

(一)基础数据管理模块

如前所述，基础数据是整个人力资源管理信息系统的基础，主要包括组织结构和职工基本信息。在组织结构信息管理子模块中，应根据企业的实际情况建立人力资源管理的体系框架，这将是企业人力资源部门制定职位体系、进行工作分析的基础。而职工基本信息管理子模块主要负责管理职工的个人资料、工作经历、专业技能、绩效考核、奖惩、岗位变动、培训记录，以及合同资料等内容，也就是对员工个人档案进行全方位管理。

(二)工作分析管理模块

工作分析是获取与工作有关的详细信息的过程，主要是对现有的工作进行分析，从而为其他人力资源管理实践如甄选、培训、绩效评价及薪酬等搜集信息。工作分析是人力资源管理的第一环节，是企业实现员工与工作的匹配和定员定岗工作的基础，更是岗位测评的基础。工作分析管理模块的主要功能是，根据组织结构中的职位体系，实现企业内部定员定岗管理。系统化、自动化的工作分析和岗位测评系统包括以下几方面:

1.构建职位数据信息集，在工作分析的基础上，进行划岗归类、录入有关的岗位信息;

2.形成系统化的岗位规范、工作说明书和岗位分类图;

3.把工作构成因素进行分解，构建统一的、结构化量表式的岗位评价要素指标体系数据库，并按要素分层次赋值;

4.采用要素计点法(点数法)或因素比较法的工作评价原理，建立岗位测评系统。应用计算机网络通过岗位测评系统由职位管理委员会、上级岗位、专家等人员按工作说明书要求及经验对各个岗位的重要性、复杂性等相对价值做出全方位的评价;

5.通过对各个职位的评价比较，确定每一职位的位置、作用及相互关系，并确定每一职位的工作标准;

6.为人力资源规划、招聘、绩效评估、培训、报酬等管理工作提供测评的数据。这一模块的另一个任务，就是要对工作分析的成果——工作说明书进行档案管理。

(三)人力资源规划管理模块

企业人力资源战略规划是一个系统工程，它包括人力资源预测、人力资源目标的设定与战略规划，以及人力资源规划的执行和效果评价这三阶段。HR系统中的人力资源规划管理模块，主要是负责预测企业未来的人力资源供求状况。

首先，利用因特网等网络技术，调查、收集和整理涉及企业战略决策和经营环境的各种信息。在此基础上建立战略资料库，对产品结构、消费者结构、企业产品的市场占有率、生产和销售状况、技术装备、经营区域、人口、交通、文化教育、法律、人力竞争、择业期望等影响人力需求和供给的因素和信息进行分类管理。

其次，以数据信息为基础，综合考虑影响人力资源供求的各种因素，提供几种科学预测方法供使用者选择，如零基预测法、趋势分析法、德尔菲法、比率分析法、回归分析法等。使用者选择一种预测方法，然后运行这一模块就可以获得预测的结果。在比较需求和供给预测的结果之后，该模块还能提供各种实现供需均衡的方法及其缺点，以供使用者参考和决策。

除此之外，还可以采用计算机数学模型或其他仿真模型来预测人员流动，比较人力资源在数量、质量、层次结构等方面的需求与供给的情况。

(四)招聘录用管理模块

这一模块可以帮助企业在招聘开始之前，根据工作说明书确定空缺职位、制定招聘计划;在招聘过程中建立应聘者的个人档案数据库并进行初步筛选;在录用开始后提供各种甄选方法供管理者挑选和使用;在录用结束后记录新员工在录用阶段的表现和成绩，为今后计算选拔测试的信度和效度提供信息。也有一些企业是将企业人力资源招聘甄选的初始工作外包给像中华英才网、前程无忧、智联招聘等招聘网站，而应聘者在网站上填写的个人简历数据库则可以直接转入企业HR系统。

另一方面，这一模块也可以改善内部招聘的效率。许多公司把一些新的职位先向内部员工开放，员工可以在企业信息系统上访问到这些职位的招聘信息，并通过联机填写表格或者发电子邮件申请这些职位。而且，员工可以通过多种索引检索这些信息，而无须查看所有内容。

(五)培训开发管理模块

培训开发管理模块为企业的培训工作提供全过程的管理和服务。首先，根据人力资源管理信息系统提供的所有信息，帮助管理人员完成培训需求分析，即确定在企业中是否需要培训、需要对哪些人进行哪些内容的培训。其次，帮助管理人员制订培训计划，并对确定参加培训的人员进行培训前的测试。最后，在培训结束后记录本次培训的效果，对历史培训情况和培训结果进行查询和统计分析。

除了这种辅助性的服务，企业人力资源管理信息系统也可以借助互联网为员工提供在线培训服务。企业在网上发布一些与业务相关的资料(文字资料、音频资料、视频资料等)，参加在线培训的员工不用到特定的地点学习，而且时间不受限制，随时都可以上课。考试时间也可以由员工本人决定，只需在线预定一张试卷，服务器就会随机抽取相关试题考察这个员工是否达到标准。除了这种提供资料的静态培训方式外，在线培训还可以采取虚拟教室方式。员工申请培训后，系统会通知他/她什么时候发布讲课资料。员工到时去阅读讲课资料，然后加入讨论组，可向“老师”提问，也可和“同学”一起探讨问题。

(六)绩效管理模块

主要包括对绩效计划、绩效沟通、绩效考核以及绩效反馈的全过程管理。在绩效计划方面，HR系统这一模块要能帮助管理人员确定对职工的绩效的考核目标和考核周期。在绩效沟通方面，该模块应记录职工上级或其他人员与职工进行绩效沟通的时间、地点和方式，并记录沟通前后职工行为的变化。在绩效考核方面，这一子系统要提供考核主体、考核方法供管理人员选择和使用。而在绩效反馈部分则应记录职工上级与职工的绩效反馈面谈的时间、地点和内容，并提供绩效反馈面谈表。

(七)薪酬管理模块

企业薪酬管理的内容涉及薪酬设计、工资制度、工资形式、控制调整、福利管理等。而人力资源管理信息系统中的薪酬管理模块，则主要用于管理企业的薪资和福利的全过程，包括企业的薪酬和福利的制度设定、每月自动计算职工薪酬和应交纳的各种社会保险代扣代缴项目和个人所得税。

(八)劳动关系管理模块

人力资源信息系统中的劳动关系管理子系统负责对企业的劳动关系进行管理，主要内容包括劳动合同和集体合同的管理、劳动安全技术和劳动安全卫生管理、劳动争议管理和企业应为职工缴纳的社会保险管理。

(九)系统管理维护模块

这一模块具有用户权限管理、接口管理和数据库管理等功能。用户权限管理旨在提高人力资源信息系统的安全性管理，只有系统管理员才有权增加新用户，修改用户权限。而接口管理可看作是人力资源管理信息系统的延伸和扩展，提供本系统与企业其他系统(如财务系统)和软件(如Word、Excel等办公软件)的接口，从而帮助用户分析、查看、计算人力资源管理数据，辅助生成人力资源管理的各种报表等。最常见的例子是，薪酬管理模块通过接口管理与企业的财务系统连接，这样财务系统就能根据薪酬管理模块的计算结果，定期生成职工工资发放表，进而提高财务部门的工作效率并减少误差。

需要指出的一点是，这里所说的是一个全面的人力资源管理信息系统，并不意味着每个人力资源管理信息系统都必须包含上述九个模块。事实上，很多企业都将其薪酬管理、培训开发、绩效评估等人力资源职能外包。显然，对于这些企业而言，其使用的人力资源管理系统就无需全面涵盖所有的人力资源活动了。