人力资源信息系统的应用

第三节　人力资源信息系统的应用

一、人力资源管理信息系统在企业中的作用

正如本章第二节所述，人力资源管理信息系统，不仅成为人力资源部门的“帮手”，更是企业高层管理的“参谋”。其涵盖的领域从人力资源计划、人才招聘到人事信息管理、薪资福利管理，以及员工的培训与发展管理等各个方面;同时提供各种查询统计功能与报表输出功能，动态直观地反映企业人力资源的状况，为人力资源管理提供高效的决策支持。换句话说，人力资源管理信息系统既可作为一线经理日常工作的辅助工具，也为人力资源主管参与企业战略决策提供了必要的信息。人力资源管理信息系统能给企业带来多种管理优势，主要表现为以下几个方面:

(一)改善企业人力资源管理的效率

一般来说，企业主要用自编程序、FoxBase或Excel来计算员工的工资，而员工的养老金信息、合同信息、个人信息等则被存放于多个Word或Excel文件中，或打印出来放在文件柜里。当上级需要一份报表时，人力资源部门工作人员就要将这些分散保存的信息匹配在一起。一来这种方式带来的工作量较大;二来这也给信息的及时更新和查询造成困难。

如果有相应的计算机程序来处理企业内部相关数据的保存、分析及计算工作，人力资源部门工作人员就不用花费大量的时间来处理纸质文件。雇员资料、考勤记录等人力资源数据记录工作的自动化，使得人力资源管理工作的效率大大提高。一方面，人力资源管理者得以从繁忙的文件处理工作中解脱出来，腾出时间来考虑组织和雇员的实际需求。另一方面，通过对人力资源数据流程的进一步改善，人力资源管理者可以从相应部门获得更多有价值的信息，为企业战略的制定提供帮助。

(二)提高企业人力资源管理的水平

人力资源信息系统的应用使得企业的人力资源计划和控制管理得以定量化。人力资源信息系统的建设必然会要求企业提供适合于本企业雇员绩效考核、薪酬和福利管理等工作的一系列指标。而这些量化后的数据信息有利于企业高层领导认识本企业的人力资源现状，同时生成的分析报告也可以作为决策参考，最终促进企业实现人力资源管理工作的科学化和规范化。比如，当企业人力资源管理人员进行雇员流动率分析时，传统的方法是用手工方法对企业不同业务部门雇员的教育背景和任职时间长短等因素进行考察。而在配备了人力资源信息系统之后，系统可以依赖相应的软件迅速对近期影响企业雇员流动率的关键因素进行排序。

事实上，对企业来说，实施人力资源管理系统的过程本身就是一个提高管理水平的契机。因为在系统实施过程中，必然包括对企业的组织结构、岗位设置、管理流程、薪资体系等进行回顾，以此来设计个性化的人力资源管理系统;或者根据软件中所蕴含的先进管理思想来改变现行的工作体系。

(三)增强企业员工的组织认同感

人力资源管理信息系统是一个开放型的系统，授予不同员工相应的访问级别，据此为非HR部门人员提供基于Web的内部网络应用，同时也为员工提供一些自助服务。员工在允许权限内可在线查看企业及个人信息，例如了解自己的医疗保障计划、累积休假情况，注册内部培训课程，提交请假/休假申请，或是登记、修改个人的信息，申请公司内部空缺职位等。通过这些措施，企业可以增加管理工作的透明度，赢得员工更多的信任，从而提高员工的组织认同感和忠诚度，促进生产效率的提高。

二、人力资源管理信息系统的建立与维护

人力资源管理信息系统的应用是一项长期的工作。在系统正式投入使用之前，企业有一系列的问题要解决，例如:系统中的数据由谁来控制?谁有权限接触到哪部分信息?通常，企业建立一套人力资源管理信息系统，需要经过以下几个步骤:

(一)需求分析

人力资源管理信息系统作为一项长期投资，其投资效率是值得慎重考虑的。另一方面，人力资源管理信息系统的本质只是一种管理工具，并非企业解决所有问题的万能钥匙。因此，在购买或安装相应的系统软件之前，企业应该花时间去确定是否真的有必要投资建立这样一套系统。

企业首先要考虑的是，人力资源管理信息系统是解决企业目前管理问题的一剂良药吗?又或者是治标不治本?如果企业战略发生了变化，相比引进新的管理软件，企业更应该做的是对现有流程进行调整。其次，人力资源管理信息系统的功能是企业在购买决策中重点考虑的因素。当然，也不是说只要有需求，企业就会立即购买并建立一套HR系统，这还得分轻重缓急。在某一阶段，企业可能需要购买多种资源，而企业拥有的流动资金却有限，所以企业会考虑优先购买某一资源。到底什么是企业目前最需要的?谁需要?可以实现什么目标?上述问题是与组织的整体规划以及战略目标相联系的。如果企业确实需要HR系统这种现代化的管理工具，那么接下来的问题就是:到底什么样的系统适合本企业呢?系统需要处理多个币种，多国语言，多种税收体系吗?最后要考虑的就是可行性的问题了，即新的人力资源管理信息系统是否具有技术、经济以及操作上的可行性。一方面，新软件不一定能与现有的计算机系统兼容;另一方面安装软件也要考虑经济成本，要保证初始投资及日后的维修保养都在企业预算之内。另外，不是所有的系统都具有操作可行性。最重要的是，员工要能浏览和上传他们的资料，比如说选择一个福利计划。如果员工没有机会进入系统终端，或者不会使用电脑进行操作，那么人力资源管理信息系统就只是一个空壳。

总之，需求分析的结果不一定是去购买新的人力资源管理信息系统软件。没必要的话，企业也可以维持原样或者升级现有系统。若确实有必要投资建立一个新系统，在需求分析阶段就应该列出一个关于新系统的清单。

(二)供应商选择

一个比较可行的方法是由企业成立一个跨部门的项目团队来负责组建人力资源信息系统，项目团队至少应包括来自人力资源部门和信息化部门的员工。该项目团队的主要职责是，统一负责评估人力资源管理信息系统使用者的需要，设计系统的功能和组成模块，选择系统供应商以及与系统供应商合作对系统进行调试。而在比较选择供应商的过程中，企业可以参考该供应商现有客户的特点，以及人力资源管理信息系统在那些企业中的使用情况。当然，如果企业中有负责信息系统开发的资深专家，那也可以考虑自己设计一套人力资源管理信息系统，这样就不用去选择供应商，也没有必要外聘技术顾问了。

(三)人力资源管理信息系统定制化

通常，软件开发商设计的人力资源管理信息系统软件只是一个通用的系统框架。而人力资源管理信息系统的具体实施，必须结合企业的实际情况。这里的定制化包括两种情形，一种是企业要求供应商针对企业的实际特点设计一套个性化的人力资源管理信息系统;另一种是企业在供应商提供的标准化产品基础上，调整相应的系统选项。因为标准化软件不可能与所有企业具体的人力资源管理完全对应，而且软件中也不会包含所有关于部门、工资、休假计划以及福利选择的详细信息，所以企业还得自己设计一些程序，例如数据安全以及系统进入权限等。

(四)推广使用

确定了合适的人力资源管理信息系统，企业也不一定立即将之投入使用。之前也说过，人力资源管理信息系统会影响到企业的多个层面，甚至会给某些企业带来管理变革，所以企业在正式应用人力资源管理信息系统之前，要做好充分的准备。首先要让员工知道企业内部管理即将发生变化，并制定适当的推广计划。其次，要保证人力资源信息系统的良性运行，企业就必须对相关人员进行培训。这种培训分为两个不同的层次:一是对企业人力资源管理人员进行系统应用和简单维护的培训，二是对企业中所有有机会接触系统的员工进行系统操作方法的培训，这种培训必须以授权访问系统权限的高低来加以区别。

另外，对于拥有分公司或分支机构的大集团来说，在整个组织中同时应用一个新的管理信息系统存在一定的风险，因而它可能会选择一个或几个下属企业作为试点，积累一些经验教训，之后在整个集团中推广。

(五)系统维护

系统维护的首要问题是保证系统安全。现行的人力资源信息系统大都基于网络技术，因此，运行之后系统的安全问题显得尤为重要。企业要保证系统内有关员工隐私和健康状况的数据不被不具访问权限的人获取和篡改;同时企业人力资源管理部门对员工绩效评估程序以及薪酬计划的制订等内部机密也应当得到有效的保护。另一方面，随着企业自身的发展，以及信息技术的进步，系统的升级也不能忽视。如果升级不能解决问题，那企业就要回到第一个步骤——需求分析，考虑是否需要建立一个新的系统或者改造企业现有流程。

三、人力资源管理信息系统的应用策略

不难发现，人力资源管理信息系统是现代信息技术在人力资源管理领域中的应用，它只是实现科学管理，提高人力资源管理效率的一种工具或手段，而不是人力资源管理工作的全部。既然是工具，那么企业如何根据自身情况和现实需求来科学选择和理性应用这一工具，将是人力资源管理人员需要面对的问题。在实施人力资源管理信息系统的过程中，应注意以下几个问题。

(一)赢得企业决策层的全力支持

人力资源管理信息系统的实施仅仅依靠人力资源管理部门或计算机部门是不够的，它需要企业决策层的大力支持。因为实施人力资源管理信息系统需要输入大量的信息，而且要在充分回顾企业政策的基础上，根据先进的人力资源管理观念，从程序到操作进行全面改进。所有这些工作，没有企业决策层的参与是很难实现的。

(二)组织项目实施团队

项目实施团队至少应包括企业人力资源管理人员和计算机专业人员，他们将负责评估人力资源管理信息系统使用者的需要，设计系统的功能和组成模块，选择系统供应商及对系统进行调试，负责整个项目的组织协调、进度控制、数据分析和数据有效性的检查，提供相关建议，培训其他人员，建立系统和检查各部门的运行程序。项目实施团队将是企业运行人力资源管理信息系统的重要骨干和技术支持。

(三)选择合适的人力资源管理信息系统方案

目前市场上的人力资源管理信息系统软件很多，但这些软件往往只是考虑一般性的需要，而不同企业其人力资源管理的侧重点和管理方式是不同的，好的系统应是软件开发商在充分考虑企业需要的基础上量身定做的解决方案，人力资源管理软件的实施，不是一个简单的软件买卖行为，而应作为一个项目来管理。

(四)对相关人员进行培训

要想使人力资源管理信息系统真正地发挥应有的效用，必须通过培训转变人们的思维方式和行为方式。通过培训，让每位员工了解系统的功能，合理使用系统，提高员工自我管理的效果，这对改进员工的工作满意度将大有益处。

(五)保障系统的安全

现行的人力资源管理信息系统大都基于网络技术，系统安全与否显得尤为重要。因此，企业要保证系统内的信息不被不具访问权限的人获取和篡改，这就要求企业一方面要对数据库进行加密，同时还要进行严格的访权限管理，建立日志文件，跟踪记录用户对系统的每次操作的详细情况，并建立数据备份机制，使数据可以恢复。

(六)妥善处理系统使用带来的负面影响

虽然人力资源管理信息系统在企业的人力资源管理活动中有着广阔的应用和发展空间，但是如果使用不当也会产生新的问题。人本管理是现代管理的发展趋势，它强调企业的管理应该从员工自身的需要和需求出发;而人力资源管理信息系统的出发点则是管理的效率，两者在企业实际管理活动中必然会产生冲突，而如何解决这一冲突，则是人力资源管理信息系统成功应用的一个关键因素。

事实上，人力资源管理信息系统与人本管理并不冲突，人力资源管理信息系统为人本管理提供了一个平台和框架，人本管理是人力资源管理信息系统建设成功的核心，但在实践中如果人力资源管理人员一味强调使用人力资源管理信息系统实现信息的使用、交换和共享，减少了与员工面对面的直接的交流与沟通，或者还可能有部分员工不习惯使用电子技术实现交流，这其实是减少了员工向管理层进行信息反馈和倾诉的机会，长此以往，管理层将无法了解员工的需要和意见，人本管理又从何谈起。在人力资源管理信息系统应用时，企业应该充分意识到，人力资源管理信息系统不能替代人力资源管理人员的主体地位，企业应该充分发挥人力资源管理人员的主观能动性，不要将工作重点都放在压缩工作时间、提高工作效率上，还应该关注员工需要什么，不要因为人力资源管理信息系统的使用而放弃了最基本的管理原则和理念;此外，人力资源管理人员还应该注意对企业中有可能出现的人力资源管理信息系统应用冲突进行管理和引导，避免内部矛盾的升级和激化，这对于充分发挥人力资源管理信息系统的作用也是非常重要的。

综上所述，人力资源管理信息系统的自动化功能与优化的流程设计，会给企业带来管理效率及管理水平等方面的众多优势。与此同时，我们还应看到，人力资源管理信息系统只是管理手段的一种改进，是一种辅助工具，不可能取代企业所有的人力资源实践活动，如组织结构设计和职务体系构建、职位评估、人力资源需求分析、冗员分析等。因此，在实施人力资源管理信息系统之前，企业要慎重考虑;而在实施过程中，也要做好一系列的准备工作，使人力资源管理信息系统真正有助于企业人力资源管理层次的提升。