将工作复杂化

66.将工作复杂化

管理事典

比尔：“我从早忙到晚，但是没有一件事情是理想的。我这么的拼命，结果却是白忙一场，没有什么成果，感觉自己一直被工作追着跑。我到底在忙些什么呢？”

基姆斯：“你的忙乱不是因为工作太多，而是因为没有重点、目标不清楚，所以才让工作变得愈来愈复杂，时间愈来愈不够用。”

比尔：“当我给员工提出意见时，我总是发现他们变得更糟；当我急于给他们做示范指导时，我又发现我的时间没有了。”

基姆斯：“你的一天只有1440分钟，你能完成多少工作？在信息庞杂、速度加快的职场环境，我们必须在愈来愈少的时间内，完成愈来愈多的事情。在如今愈趋复杂与紧凑的工作步调中，‘保持简单’是最好的应对原则。”

现代人工作变得复杂而没有效率的最重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；遗漏了关键的讯息，却浪费太多时间在不重要的讯息上；抓不到重点，必须反复沟通同样的一件事情。

少做一些，不是要你把事情推给别人或是逃避责任，而是要你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情，这样，自然就能花更少的力气，得到更好的结果。

正确方法：

目标清楚、掌握重点、做好沟通，是简单工作的法门。

深入分析

“简单”来自于清楚的目标与方向，你应该知道自己该做哪些事、不该做哪些事。

将“简单”的概念运用到日常的工作实务上。提供给你以下几点建议作为参考：

1.问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业与减少错误的机会。

通常的情况是，你不知道自己应该做什么：这个目标对你的工作会有什么样的影响？这个目标对你的意义是什么？当你理清了所有的问题后，再开始工作。

管理心经

简简单单，才能轻轻松松。

你必须理清的问题包括：我现在的工作必须做出哪些改变？要从哪个地方开始？我应该注意哪些事情，才能避免影响目标的达成？有哪些可用的工具与资源？

目标清楚不是要你解释公司的目标或是策略，而是这个目标对你的意义是什么，公司的目标与你个人目标之间的关联是什么。

2.要清楚你完成工作所应具备的条件。

你应该先了解公司有哪些既有的资源可以应用，可以寻求哪些支持，这样才能更有效地规划自己的时间以及工作进度。

3.懂得拒绝员工不合理的要求，不让额外的要求扰乱自己的工作进度。

在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：我想要他做什么？他是否能完成？他如果出错了会有什么影响？如果不答应他的要求是否会影响既有的工作进度？如果你的确不能帮助他，你就应该告诉他：这是你应该完成的事情，我也相信你能够完成，换一种思路，改变你目前的这种做法，要学会思考，只有你能够面对苦难，解决困难，那么你的工作才能进步。

4.排定优先级，可大幅减轻工作负担。

你当然不可能同时完成那么多工作，为什么不订出工作的优先级？你不是不做，但是凡事有先有后。你可以事先衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益，必须优先处理；然后列出手中有哪些工作正在进行，需要哪些支持才能在期限内完成。

5.可以请你的上级帮忙。

如果你希望得到上级的支持，必须清楚、直接，而且要简明扼要。不要让老板觉得你只是想偷懒，把责任推给老板。举例来说，如果你希望上级支持你的提案，你应该逐条列出已经完成的工作项目，而后提出未来30～60天之内需要上级协助的事项：例如，他可能要参加哪些会议、参加会议的人员有哪些、他需要公开向所有员工宣布哪些事项等等。

6.有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的讯息上。

每一个人的时间与注意力是有限的，电子邮件的内容愈精简愈好，不仅可以节省自己的时间，更能吸引收件人的注意，提高响应的几率，否则你的电子邮件就会落入对方90%的删除名单之中。你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的讯息，而且必须更容易阅读，节省对方的时间。

7.当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变。

如果真的遇到这样的员工、完全没有沟通的可能时，你就不必再浪费时间或精力做无谓的沟通或是尝试改变。只要你的工作方向和原则是对的，那么就按照你的来做好了。

只要取得员工的信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源（当然，这只能在你的沟通已经做得很到位时才可以选择）。

8.专注工作本身，而不是最后的结果，才能将工作做得有条不紊。

每一个人都应该随时知道自己的工作绩效如何，只是不能眼睛盯着结果，不看事情的发展情况。

妙语点评：

每个人的时间都是有限的，如何将有限的时间投入到无限的工作中去，这里面有很深的学问。追求简单、解决效率低的问题是最主要的解决方法。让一切事情都变得简单起来，剔除工作过量、复杂多变的工作模式，轻轻松松上阵，高高兴兴工作，稳稳当当地完成。