商务秘书信息敏感意识的培养

第三节　商务秘书信息敏感意识的培养

一、情景导入

20世纪60年代，我国公开发行的《人民画报》上刊登了一张公共汽车的照片。这张照片给日本一家咨询公司带来了很大的启发。他们发现，北京的公共汽车上标志进口汽油的气包消失了。根据这一微小的变化，他们得出了一个推断：中国一定是找到了很大的油田。但是这座油田具体位置在哪里，规模多大则是一个未知数。

时隔不久，《人民画报》又刊登了一张宣传铁人精神的照片。画面上是铁人王进喜，他肩扛着钻机零件，艰难而顽强地跋涉在纷飞的大雪之中；画面的背景除了皑皑白雪之外，还有一个半掩着的火车站的标牌，“萨尔图”三个字隐约可见；画面的下部写着“有条件上，没有条件创造条件也要上”几个醒目的大字；画面说明写到：铁人王进喜人拉肩扛也要把钻机运到井位。这张极为普通的照片为日本人探知我国油田开发情况提供了极为宝贵的情报。日本人从画面上那大片飘飘扬扬的雪花断定，中国新近开发的油田一定是在千里冰封的东北高寒地带；从“萨尔图”这个很多地图上都没有标明的小火车站的名字分析，油田就在这个火车站的附近，或者是离铁路线不远的地方，否则，怎么能凭着这种带有原始劳动色彩的“人拉肩扛”就能把钻机零件运到井位呢？日本人又翻阅了很多资料，还找到侵华战争时期关东军的残留人员，向他们询问“萨尔图”是个什么样的地方。通过调查和研究，他们终于了解到“萨尔图”就在东北松嫩平原一片人烟稀少的沼泽地带。

这些情报对日本这家公司实在是太宝贵了！他们估计到，中国当时开发这样大规模的油田还没有足够的力量，一定要进口这方面的技术和设备；为了减轻冬季外运原油的困难和解决过大地运输量问题，中国必定要采用就地冶炼原油的办法，建设炼油厂；在炼油的过程中，中国必定要搞综合利用。他们还设想到在上述气候和地理环境中开发油田需要什么样的技术和综合利用设备，等待中国来购买。果不其然，几年后，中国以石油的综合利用向国外招标时，这家日本公司就以速度快、设计符合中国实际情况而夺标。许多国家为日本人这种神速的设计能力发出啧啧的赞叹，却不知是《人民画报》的几张画片帮了这家日本公司的忙。

二、项目任务

上述案例中日本商家为什么能够在众多的竞争对手中成功夺标？给你怎样的启发？

三、任务分析

上述案例中，日本商人之所以能够在众多的竞争者中脱颖而出，是因为他们对信息具有高度的敏感性，善于从各种看似不相关的事物中寻找出自己所需的信息，从而能够提前做好充分准备，令自己在随后的竞争中获胜。由此可见，敏锐的信息意识以及仔细、准确的判断可以令自己获得更多宝贵的信息，以利于商业竞争。因此，作为商务秘书，应该培养自己高度敏锐的信息意识，以使自己能够获得更多常人所不能发现的、有价值的信息，为单位领导的科学决策提供有力保障。

四、相关知识

（一）商务秘书的信息意识

1.商务秘书的信息意识

商务秘书的信息意识是指商务秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质，具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，即指商务秘书人员对信息的敏感程度。

现代商务秘书强烈的信息意识，表现为能够敏锐地感受到社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。商务秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动地挖掘、收集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息。

2.商务秘书信息敏感意识的重要性

经济高速发展的现代社会，商务信息对企业发展越来越重要。任何企业想要在激烈的竞争中获得胜利，都需要随时掌握本企业所处行业的最新动态，否则将会被时代淘汰。因此，作为一名职业化的商务秘书人员，应该培养自身的信息敏感意识，提高信息敏感度，在日常生活和工作中积极主动地挖掘、收集各种与企业生产经营相关的信息，整理出有价值的信息，并利用这些信息为领导的科学决策提供依据，从而实现将信息转化为生产力。

（二）商务秘书信息敏感意识的培养途径

商务秘书的信息敏感意识并非与生俱来，对信息的高敏感度需要经过长期的培养。商务秘书人员凭借自身的经验、学识以及对市场的掌控和把握才能真正提高信息敏感度。培养商务秘书人员的信息敏感意识的途径主要有以下几种。

1.熟悉本企业情况

商务秘书收集信息最终目的是为了给领导的决策提供依据，促进企业的发展。因此要培养高度的信息敏感意识，必须要先了解本企业各方面情况，包括生产、经营等状况。只有熟悉本企业的状况，商务秘书才能对收集到的各种信息作出正确判断，选取有价值的信息。熟悉本企业的基本情况可以从以下几个方面入手：

（1）企业简介。对于刚刚步入商务秘书岗位的新人来说，了解所在企业的基本情况可以从企业简介入手。商务秘书可以利用企业网站、企业宣传橱窗、企业内部报刊等媒介掌握本单位的基本情况。

（2）部门计划与总结。每个企业都是按照一定的计划经营、发展，因而，在一定的工作周期内，每个部门都会做好相应的工作计划与总结。商务秘书可以在职权范围内借助这类文件了解本单位近期的发展计划以及发展成果，及时掌握企业的发展动态。

2.关注业内动态

企业要获得更好的发展，除了按照自身计划完成任务之外，还应关注所在行业内部的信息。只有时刻掌握业内发展动态，才能在适当的时机调整企业发展策略，促进企业与时俱进。关注业内动态的途径主要有以下几种：

（1）网络。现代社会网络科技发达，任何一个行业在网络上都有其相应的专业网站和论坛。商务秘书可经常通过网站和论坛了解信息，与其他同行进行专业谈论，以拓宽视野，达到收集有利信息的目的。通过这种途径获得的信息较为便利，且成本低廉，不受时空限制，但也存在不具权威性、真假难辨的缺点。

（2）专业期刊、报纸。专业期刊、报纸往往会介绍相应行业的最新动态，通过这种渠道获得的行业信息较为准确，且具有权威性，值得借鉴参考，但专业期刊以及报纸具有一定的出版周期，且篇幅有限，不能立即传达当前业内的全部动态。

（3）行业会议。行业会议往往会聚集本行业的相关专家和领头羊，针对当前业内的现状作出分析，并提出一些有建设性的意见。参加行业会议是收集业内信息的重要途径，同时也是商务秘书对外交流学习的机会。

3.关心国内外环境

所谓国内外环境是指与企业发展相关的各种政治、经济、文化、自然、科技等环境。商务秘书养成对国内外环境关注的习惯，尤其是国内外近期发生的重大事件，在提高个人修养的同时也可以获得更多对企业发展有利的信息。

4.提高分析判断能力

信息的敏感性和商务秘书的分析判断能力也有密切的关系。商务秘书人员每天都面对大量的信息，必须对信息进行一个分析判断，才能筛选出有价值的信息。分析判断的过程中不仅需要商务秘书人员对本企业、本行业有着较为深入的了解；对当前国内外的经济状况、经济政策等外部环境有着较为全面的了解，还要求秘书人员具有较强的逻辑推理能力和分析判断能力。因此，商务秘书应该在自身的工作过程当中不断学习，积累经验，以提高自身的分析判断能力。

（三）商务秘书高度信息敏感意识的要求

1.追踪反馈信息

商务秘书不仅需要及时收集信息，而且要在领导使用信息时注意及时追踪反馈信息。这是因为信息不是一成不变的，在领导实施决策方案的过程中，主客体会发生变化，从而引起各方面信息的相应变化。为了使领导在决策中掌握先机，及时调整、修改、完善相关计划或方案，商务秘书应具有追踪反馈信息的意识，时刻做到将最新动态传递给领导。

2.及时、超前收集信息

信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，因此，再快的信息也会具有滞后性。商务秘书在收集信息的时候为了能更好地利用信息、实现信息的价值，就必须要及时收集信息，甚至通过自己合理的分析和判断，超前收集信息。

3.选择有价值的信息

在收集信息的过程中，商务秘书需要运用自己的学识和经验对信息进行取舍。具有高度信息敏感意识的商务秘书会选择有价值的信息。所谓信息的价值性主要体现为信息的可靠、实用、真伪。

4.对信息进行科学分类

信息具有层次性，可以分为一般信息和重要信息、上层信息和下层信息、表层信息和深层信息。不同的信息，其作用各有不同。收集各类信息可以帮助商务秘书全面、准确、深入了解相关情况，从而为领导决策提供科学依据。因此，商务秘书在收集到有价值的信息之后，应具有对信息进行科学分类的意识。

五、实践训练

（一）模拟训练

王恬是某职业技术学院文秘专业应届毕业生，应聘到一家服装公司做秘书。刚参加工作时，她充满干劲，对未来充满了憧憬，办公室主任是她今后的目标。然而，工作第一个月，她便碰到了几件非常棘手的事情，接二连三的打击令她心灰意冷、一筹莫展。工作第一周，领导分配给她一项任务：查询本公司新设计的服装样品的最新进展。认真的王恬在图书馆待了一天，复印了一叠资料交给领导，但领导认为材料太过陈旧。又过了一周，单位设备出现故障，急需更新故障设备，领导让王恬了解相关设备生产厂家的产品价格与性能规格，并将查阅的资料以清单形式罗列，以便通过比较确定进货事宜。王恬仅寻找到三家相关设备的生产厂家，且这几个厂家的产品相差无几，价格也差不多，令领导不甚满意。

如果你是刚刚毕业的文秘专业学生，你将在哪些方面培养自己的信息意识和信息检索能力？

（二）综合训练

【实训背景】

1.2010年春节过后，在银丰家纺有限公司工作的菏泽籍打工妹张银丽，将新婚的丈夫和妹妹带回了公司打工，决心扎根文登。张银丽说，在银丰家纺像在家一样温暖。自2006年进入银丰家纺，张银丽连续三年被评为“优秀员工”。在张银丽结婚前一天，公司购买了一台29英寸的液晶彩色电视机，送到了张银丽的老家菏泽，作为对她出色工作的嘉奖，也为她的婚礼增添了一份温馨美好的回忆。

2.在很多企业面临“招工难”困境时，银丰家纺有限公司400名职工春节后不但全部返厂，而且不少员工还“一带一”“一带多”，为企业增添了100多名新员工。

3.一位不愿透露姓名的温州市劳动保障局官员称：“2010年是鞋企‘用工荒’最严重的一年，温州用工缺口超15万，其中鞋业缺工超五万。一些中小鞋企将会受到‘用工荒’的影响倒闭或转产。”

“现在不是市场问题，招不到员工才是我们心中的痛。”一位鞋企小老板抱怨：“民工荒对只有刀片利润的鞋业来说，无疑是雪上加霜。”

4.2010年春节过后的人才招聘市场，家政人员紧缺已成为常态。近日，记者在人才市场发现，各家家政公司打出急聘月嫂、住家保姆等的启事，某月嫂母婴服务公司更是打出了“月嫂，无证无经验者亦可”的超低门槛。该摊位招聘负责人告诉记者，目前，部分月嫂还未返回，客户的电话却是一个接着一个。“二三十个保姆连轴转都忙不过来，客户的预约订单都排到5月初了。”

【实训内容】

运用所学知识综合分析上述这则新闻，撰写一篇短文，谈谈你对这则新闻的一些看法。

【实训要求】

短文题目自拟，字数在1000字左右。