商务秘书信息的保密工作

第四节　商务秘书信息的保密工作

一、情景导入

李华在一家外企工作，公司待遇丰厚。因其工作勤快，深得领导赏识，前段时间调往人力资源部，任经理助理。由于身处机要部门，单位人事变动情况李华均可提前知道，因此，公司各部门同事都想与李华结交，以便得到内部消息。上任之初，李华还能自持，坚决推脱同事的不正当请求。但时间久了，李华经不住诱惑，开始接受了同事的各种好处。当然这种好处是需要她知道的人事安排内情作为交换的。

近期，公司又有人事变动。公司研发部经理因人事调动空缺，须选新的经理。按照惯例，研发部副经理赵新个人能力强，办事效率高，应该是经理的不二人选。但是由于赵新平时过于强势，与其他同事关系不融洽，不利于研发部工作的开展，人力资源部决定从其他部门调一个人到研发部担任经理。赵新通过李华提前得知了这一结果，非常不满，向总经理提出辞职。这件事情令公司总经理非常生气，要求彻查责任人。李华终于因自己到处传播公司人事机密失去了这份报酬丰厚的工作。

二、项目任务

上述案例中李华为什么被公司开除？作为秘书应该怎么避免像李华那样自误？

三、任务分析

企业的商业秘密关乎企业的生死存亡，是企业的生命线。因此，各个企业都极其重视信息保密工作，但利益的驱使，使不少人铤而走险，商业世界时刻上演着潜伏与反潜伏的暗战。上述案例中，李秘书借自己的工作之便违反职业纪律，不断泄漏公司的人事信息，给公司造成了很大的被动，最终落得被开除的下场，当属自误。作为一个秘书，应该遵守职业道德、严守公司机密。

四、相关知识

（一）商务秘书的信息保密工作要求

1.树立信息保密意识

商务秘书信息保密工作意义重大，秘书在日常工作中应牢固树立保密意识，并将它列入经常性的日常工作中。如在工作中阅读文件时，切勿将文件、资料铺满办公桌，以免别人办事时错拿和夹带；在查看电脑中保密的内容时，应设置屏幕保护和密码，以防有事离开时被别有用心的人窃取。

2.完善单位相关管理制度

商务秘书应注意在单位建立完善的信息保密工作制度，以促进信息保密工作的开展。信息保密工作制度应该包括专项保密制度（文件、会议、新闻报道、通讯、办公设备使用、计算机使用保密制度等）、员工保密培训制度、保密工作定期检查制度、泄密责任追究制度、保密工作总结表彰制度等。

3.积极防范、突出重点，既确保秘密，又便利工作

商务秘书在信息工作中应做好事前管理，严格管理，最大限度地减少以至杜绝泄密、失密事件的发生。要在密级、部门、人员等方面区别情况，确保重点，带动一般。如绝密、机密材料是重点，国家机密是重点，机要部门是重点，领导人、秘书和机要人员是重点。

保密和便利工作是一对矛盾。保密如果过分，将不利于工作；也不可为了便利工作，就降低了保密工作的要求，必须适当地统一。主要在于保密的密级、范围、时间，都必须因需要而科学规定、及时调整。

4.正确处理对外开放、信息披露与保密工作的关系

在当前经济、科技发展的情况下，保密工作也出现了新的情况。按照世贸组织协定的公开透明原则，要求政府及部门做到：没有公开的文件不得执行，必须执行的则要公开；而且在公布和实行某个政策措施之间，必须有时间上的间隔，不能像过去那样一公布就执行，否则极易引发市场冲突和国际贸易争端，使我国政府的形象受损。企事业单位对某些信息的披露，也是提高自身知名度和树立良好形象的需要。

但对外开放、信息披露并不意味所有的信息、所有的秘密都可以公开，譬如商业机密及一切有经济技术价值的信息的获取存在着激烈的竞争，失去独有的核心机密即失去了核心竞争力。因而，商务秘书在工作时应严格、准确审定秘密信息与非秘密信息的性质和界限，正确处理好对外开放与加强保密工作的关系，处理好信息披露的公开性与保密性的关系。

5.开发和利用新的保密技术

秘书部门应充分利用好各种保密器具和设备，主要有：文件碎纸机、电脑密码柜、密码机专用柜、保密文件柜、部门或家庭无线防盗报警系统、商业密码保密装置、网络安全防火墙以及电子防盗报警系统如防盗窃钥匙坠、公文包、电子笔、电子纽扣、多用途防盗报警器等。当前，利用高新技术窃取秘密已经成为不争的事实。技术越是落后，就越容易被窃取秘密。因此，要确保单位的秘密，就要不断开发和使用新的保密技术，提高防窃密的技术能力。

（二）商务秘书的信息保密范围

秘书工作涉及的、需要保密的范围大致有以下几个方面的内容。

1.国家秘密的范围

国家事务的重大决策中的秘密事项；国防建设和武装力量活动中的秘密事项；外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的事项；国民经济和社会发展中的秘密事项；科学技术中的秘密事项；维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项；其他经国家保密工作部门规定应当保守的国家秘密事项等。

2.商业技术秘密的范围

我国《反不正当竞争法》中规定：商业秘密是指不为公众所知悉的，能为权利人带来经济利益，具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。主要包括：商业工作规划、计划、重要商品的储备计划、库存数量、购销平衡数字、票据的防伪措施和财务会计报表；军用商品的库存量、供应量、调拨数量、流向；商品进出口意向、计划、报价方案、标的资料、外汇额度、疫病检验数据；特殊商品的生产配方、工艺技术诀窍、科技攻关项目等。

3.领导工作和人事秘密范围

这些秘密包括：领导人的住址、行踪、活动内容及个人隐私等秘密，员工的档案、升迁、调动等人事秘密，以及涉及组织利益的其他秘密。对于领导层内部不宜公开或暂时不宜公开的事项，如正在酝酿而尚未确定的干部人事任免、领导人之间的意见分歧等，秘书也应该严守秘密。

（三）商务秘书信息保密工作的内容及措施

1.文件保密

（1）列入保密范围的文件，应在其产生的同时，由制文机关或单位确定密级和保密期限。涉及商业秘密和组织内部秘密的公文，其密级和保密期限由产生该公文的企业或组织确定。

（2）审核、签发和审批公文时，如发现不符合保密范围，或密级和保密期限规定不当的，应予以纠正。密级和保密期限应在文件首页的右上角做出明显并易于识别的标志。

（3）密件的打印和印刷应指定专人、专门印刷厂，并有专人监印。印刷密件时产生的废纸、校样等应彻底销毁。印刷和校对的场所不能让人随便出入。

（4）密件应通过机要交通或派专人传递，并在信封上标明密级和加盖密封章。用电报传送密件，须使用密码。用电话传达密件，必须使用保密电话。用传真机和计算机传送密件，应采用加密装置。绝密件不得用传真机和计算机传输。

（5）密件应实行严格的签收、登记制度。签收、登记、分文和传阅，要核对份号，确定范围。

（6）密件应存放在保险柜中，翻印和复制密件应办理审批手续。翻印时应注明翻印的机关、时间、份数和印发范围。翻印和复制的密件，应按原件的密级和保密期限管理。

（7）密件应当定期清退，任何单位或个人不得借故拖延留存。清退时应仔细检查有无缺页，份号是否一致。清退密件应填写清退报表，一式两份，由接收部门核对后退回一份备查。

（8）销毁密件，也必须严格登记，经主管领导批准后，至少由两人监销。销毁后，监销人在销毁密件登记表上签字。

2.会议保密

对需要保密的会议，应做到以下几点：

（1）加强对与会者的保密教育，并在会中反复提醒。健全会议保密制度，如入场检查制度（与会者凭有效证件入场，微型录音机、手机、手提电脑等应交由工作人员临时保管）；文件签收和清退制度（保密文件在分发的同时，附上清退目录，在会后严格按目录清退）；人员登记制度（与会者和工作人员均应登记）；离会清场制度和器材专用专管制度（保密会议专用器材会前应严格检查，会后应清除所有记录信息）。

（2）密级较高的会议，会前应与保卫、保密部门取得联系，并采取防范措施。对与会人员，应规定严格的保密纪律。

（3）尽量不在内、外宾混住的宾馆、饭店召开秘密会议。遇到有特殊情况必须在宾馆、饭店召开的，要特别采取防范措施。应做到会场地点保密，会场环境保密，会场周围不设任何标志。

（4）会场的基本设施应进行加密处理，如增设隔音和屏蔽装置。会前必须对会场的音响等设备进行保密检查，防止扩音设备产生寄生振荡泄密。严禁使用无线话筒录音或以无线话筒代替有线扩音设备。

（5）会议期间的文件，一律标明密级，统一编号，登记分发。确实需要翻印上级文件的，必须请示并应征得原制发单位同意后才可印刷。对领导在会上的讲话，记录整理后也不能随便散发。

（6）与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容。新闻报道部门不得公开报道会议秘密事项。有些会议属于半公开会议，但也应对报道的新闻稿或简报的原稿严格审查和把关。会议内容需要向下传达时，应明确规定传达的范围，并确定传达人。

（7）会后，要对会议场所和与会者的房间进行检查，查看有无遗失文件、笔记本等，有无可能造成泄密的物品或痕迹。

3.新闻宣传保密

有关资料表明，目前国外情报机构收集到的80%以上的我国情报是从报刊等公开刊物中获得的。因而，单位和个人提交给广播、电视、报纸、刊物、书籍、计算机网站以及在信息发布会上公开发表的消息、声明、启事、简章、论文、广告、照片、录像等，如可能涉及国家秘密、商业秘密或组织秘密，或者对其中某一内容是否需要保密没有把握时，应交保密部门进行保密审查，并由领导人审核签发。

新闻宣传涉及秘密事项的，应当做适当的技术处理，如采取删节、改编、隐去等保密措施。

4.使用办公设备保密

（1）使用复印机保密。复印秘密文件的复印机应当专用，而且应放置在机要室。复印内部文件应避免有他人在场。具有图像记忆功能的复印机，使用后应删除自动保存的图像。复印后将原件取回保存。复印坏的废纸要立即投入碎纸机粉碎，不得再次利用。

（2）使用录音机、照相机和录像机保密。使用录音机、照相机和录像机记录秘密会议或文件，要事先征得领导的同意。录音带、胶片、相片和录像带要同秘密文件一样妥善保存。

（3）使用计算机保密。对放置条件和环境比较差而涉密较多的计算机，应采取三种保密措施：一是采取机房屏蔽，把电磁波控制起来，防止电磁波向外辐射时，将计算机信息带出而产生泄密；二是用电磁干扰，用干扰信号覆盖计算机信息；三是对信息加密。

计算机在使用过程中，要注意：进口计算机在启用前必须报请有关部门进行安全保密检查。计算机的显示屏不要直接对着门窗或通道。应设置屏幕保护程序，离开计算机前应关闭系统或加密后休眠。计算机中的数据要划分密级，要用密码保护，存有秘密信息的计算机应专人专用。在网络上传递秘密信息应运用加密技术，绝密级事项不得使用计算机传递。秘密信息、数据软件及其存放介质，应标有密级标志。应建立和健全使用、借用、复制、移交、保管等保密制度。

5.通讯保密

（1）电话通讯保密。涉及秘密的事项，必须使用具有保密功能的电话，不得在普通的固定电话、移动电话、无绳电话、电视电话、对讲机中传递秘密信息。负有秘密任务的人员，不得轻易使用移动电话，以防频率泄密。

用普通电话讨论内部工作时，应留意通话环境是否安全，不得透露秘密信息。应经常检查户外电话线是否被偷接，通话后应检查是否挂机，防止未挂机泄密。

（2）传真通讯保密。秘书在传送或接收秘密级和机密级文件时，应当使用具有保密功能的传真机；绝密文件不得使用普通传真机传递或接收。文件传真后，应取回原件保存，不要遗忘在传真机上。带有图像记忆功能的传真机，在传递、接收秘密文件后，要删除图像，以免他人复制。

（3）电报通讯保密。秘密事项必须使用密码传送。密码电报不得翻印和复制。拍发电报必须“密电密复”、“明电明复”，不得明密混用。

（4）计算机国际联网保密。涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接地与国际互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离；反向国际互联网的站点提供或发布信息，必须经过保密审查批准；以提供网上信息服务为目的而采集的信息，除在其他新闻媒体上已公开发表的，组织者在上网发布前，应当征得提供信息单位的同意；在网上开设电子公告系统、聊天室、网络新闻组的单位和用户，应由相应的保密工作机构审批。用户使用电子函件进行网上信息交流，应当遵守国家有关保密规定，不得利用电子函件传递、转发或抄送国家秘密信息。互联单位、接入单位对其管理的邮件服务器的用户，应当明确保密要求，完善管理制度。

（四）泄密的追查和处罚

1.泄密的方式及心理动机

（1）泄密的方式。在日常生活中发生的泄密现象，主要有四种：一是人员泄密，包括工作人员在私人交往和通信中的泄密、在公共场所泄密、违规操作泄密、内部文档权限失控泄密等；二是办公设备泄密，包括无线通信泄密、有线通信泄密和办公自动化设备丢失和维修泄密等；三是对外信息发布失控泄密，包括报纸、杂志、广播和电视等泄密；四是科技泄密，包括新的科技成果、先进的电子、机械、工艺美术品、传统工艺配方等泄密。

（2）窃密方式。窃密的方式主要有：通过窃听和通讯网络搜集情报；利用参考、参观的机会搜集情报；窃取出差技术人员的资料；收买内部人员搜集情报；以签订优惠合同为诱饵骗取情报；打入企业内部搜集情报；内部人员盗窃出卖情报；通过形形色色的国际展览会搜集情报。对以上种种窃密方式，秘书应有清醒的头脑和意识，主动积极地进行防范，以防泄密事件的发生。

（3）泄密的心理动机。形形色色的泄密、窃密案件，都与涉密人员的心理有关，秘书人员掌握泄密动机和心理，加强自身修养以及对涉密人员的教育，对保密工作意义重大。

①欲望驱使。主要有金钱欲、出国欲、地位欲和显露欲。一些自制力差的涉密人员为了金钱，为了出国出卖机密；某些人为了在外国公司谋取高薪职位，为了显示才华横溢、见多识广而违反保密规定。

②情感冲动。积极健康的情感能够协调社会有机体，促进人际关系，保持社会和谐稳定，但是如果不能正确地调节情感，就会发生扭曲现象。这些现象主要表现为：重义泄密，即涉密人员被“为朋友两肋插刀”的江湖义气冲昏头脑，单纯顾及亲友、老乡、熟人的情谊而泄密；异性效应泄密，即面对“美女计”、“美男计”，少数意志薄弱者控制不住自己的行为而泄密；酒后失控泄密，某些人饮酒超过一定限度，自我支配、自我控制的能力降低，酒后吐“秘密”；好胜心理泄密，某些自尊心特强的涉密人员容不得别人对其才能、水平的怀疑和奚落，好胜心冲破理智的堤防时，知识反成了泄密的资本。

③注意力分散泄密。当人们专注于某项工作时，人的心理活动对这一工作具有指向性和集中性；而一旦注意力指向无关的活动和客体时，就会发生精神懈怠。这时极易发生泄密现象。

2.泄密的追查和处罚

商务秘书人员一旦发现有失密、泄密、被窃密的情况，应及时采取有效措施，进行追查。对违反《保密法》和保密规定的行为应进行制裁和追究法律责任。

（1）泄密的追查。秘书人员发现有失密、泄密、被窃密的情况，应立即报告直接领导，以便及时采取补救或应急措施。随后应迅速查明泄密事项的性质，是否属于国家、商业或其他秘密，查清其涉及的内容和密级，造成或者可能造成危害的范围和严重程度，搞清事件的主要情节和有关责任者，并及时采取补救措施，同时报告有关保密部门和上级机关，以便尽可能将泄密所造成的损失降低到最低限度。

（2）泄密的处罚。按照《保密法》的规定，主要有两种：一种是故意或过失泄露国家秘密，不够刑事处罚的，可以酌情给予行政处分；另一种是故意或者过失泄露国家秘密，情节严重的，要依法追究刑事责任。

五、实践训练

（一）模拟训练

文静的公司即将进入例行的人事调整期，作为总经理秘书的她也就进入了非常时期。为了能提前获得人事信息，各个部门的经理不时到文静办公室来凑热闹。办公室人来人往，各个部门的经理也不明说所求之事，文静也乐得糊涂。

中午吃饭时，文静终于获得了片刻清闲，享受一个人的午餐时光。正吃着，生产部经理方凌坐到了她身边，问起了生产部人事调动的情况。人事调动的结果文静早就知晓，面对着生产部经理方凌期待的眼神，文静巧妙地回答了他，让他随后转移了话题，闲聊几句转身离去。

如果你是秘书文静，你该如何在不泄露公司秘密、不影响同事间关系的前提下回答方凌提出的问题？

（二）综合训练

【实训背景】

陈妃是国内某上市集团公司的总经理助理，负责协助总经理处理各项事务。近期，公司准备收购一家公司。总经理将起草收购计划的任务交给了陈妃。陈妃是一个认真、负责的秘书，为尽早完成收购计划，她将相关资料带回家，准备熬夜奋战。经过一个晚上的努力，她终于完成收购计划的初稿。陈妃在互联网上利用电子邮件的形式将初稿发送给了总经理。

【实训内容】

评析上述案例秘书陈妃的行为，提出自己对信息保密工作的看法，并说说防范泄密的措施。

【实训要求】

1.实训应分组进行，4人一组进行讨论，讨论结束后每小组请代表交流启示。

2.讨论过程应严肃认真。

3.防范泄密措施应切实可行。

本章小结

在网络信息高速发展的今天，商务秘书的信息工作日益凸显出它的重要性。本章着重介绍了商务秘书的信息工作的相关知识。作为一个称职的商务秘书应具备良好的信息意识，掌握信息工作中的收集、整理、利用和存储等环节的各项内容及要求，做到能够及时、准确、全面地获取有利信息，为领导科学决策提供依据。除此之外，商务秘书还应树立信息的保密意识，保证信息工作的顺利进行。

【注释】

[1]http：//www.022net.com- 1－11/441761212250914.htm l.