第四节 会议文书工作
一、情景导入
瑞达电器公司是一家专门为国内汽车整车生产配套的汽车电器生产厂家，近年来发展很快。为答谢客户，瑞达公司专门组织了一次客户联谊会。会上除了对客户代表热情招待外，还从北京一研究机构请来一位汽车行业的著名专家作了一次国外汽车电器发展方向的专题报告，受到与会者的热烈欢迎。瑞达公司办公室还将这一报告整理成会议简报，分发给与会者，大家在拿到这份简报时对会议主办方表达了真诚的感谢。大家纷纷表示，这样的联谊会不仅增进了友谊，还开阔了视野，这次专题报告会是这次联谊会的一个亮点，使他们受益匪浅，不虚此行。可到了年终，办公室主任想找这份会议简报作写年终总结的参考时，却怎么也找不到了。原来，那次会议结束之后，会务工作人员都沉浸在成功的喜悦之中，忘记将这份凝聚了大家心血的会议简报留下备份归档保存。而且，记录有这份简报的电脑因为是会务组临时从销售部借用的，归还时销售部工作人员认为这些临时文件没什么用也都删除了。这份曾作为那次会议亮点的唯一记录没有被保存下来也成为这次会务工作的永久遗憾。
二、项目任务
试分析造成这次成功会议遗憾之处的原因。你认为该怎么做才对？
三、任务分析
一般会务工作都特别注重会议筹备和实施过程中的各个环节，而往往忽略了会议结束后的会议文件收集整理工作，这是这次成功会议的遗憾之处产生的主要原因。除了易被忽略的会议文书工作这一环节外，在会议筹备工作班子分工中没有明确会议文件归档责任人也是原因之一。关于这一点，在本书第十章还会从工作规范上来明确任务和责任人的相互关系。
四、相关知识
（一）会议文书种类
会务工作中，涉及文书工作的内容比较多。一般说来，有起草会议通知、工作报告、总结，做好会议记录，编写会议纪要等工作。本节仅就会议记录、简报和纪要三项介绍会议文字工作的一般要求。
1.会议记录
会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会议决定事项执行情况的依据和凭证，它包括两部分：
第一部分是会议组织情况，要写明会议名称、届次数、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名与职务，稿末签上记录者的姓名。
以上这些项目多在会议主持人发言之前写好。
第二部分是会议内容。这是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议、尤其是主持人的结论性发言记录下来。
会议记录的方法有：
（1）摘要记录。这是一般会议通用的记录要求。不必有言必录，只记发言要点、结论和会议上讨论的问题，通过的决定、决议。
（2）详细记录。多用于领导班子的重要会议，如党委常委会、经理办公会等。要求有言必录，不能只搞提纲挈领式的记录，也不能只记结论，要尽量记原话，不改变原意。
做好摘要记录的关键在于：要对发言内容迅速作出分析，哪些可记，哪些可不记，有所取舍，适当归纳，扼要地记下重点，不可歪曲发言者的原意，不可遗漏发言者的主要观点。所谓重点，一般是指会议主持者和主要负责人的发言，也包括与会者的不同意见或有争议的问题，会议的决定或决议。所谓扼要，就是要记下发言人的主要观点和论据。
作详细记录，要求记录者认真负责，精力集中，一字一句紧记不放，特别要注意抓住发言人开始、转题、结论的语言。对通用词汇可采用简化方法，事后补正；涉及文件名称或便于查找的文件内容，可先省略后补记。有可能的话，可采用多人记录，综合整理；还可利用录音方式，修正补齐会议记录。能否作好会议记录，不完全是书写速度的问题，还要看记录人是否熟悉会议所涉及的内容。有的机关即使配了速记员，但记下来的内容往往并不合要求，甚至闹笑话，原因就在于记录人不熟悉会议内容，不了解实际情况。
新上岗的商务秘书第一次到办公会上作记录前，应先了解企业经理办公会人员的组成，还应尽可能将人与姓名对上号；要了解公司的产品、设备、工艺、营销和机构设置等基本情况。在熟悉企业的基本情况后，再去办公会上作记录也就不会出现听不清，弄不懂，一头雾水，一脸茫然的情况了。这是每一位初次上岗作办公会记录的商务秘书要上的“必修课”。
会议结束后，记录人要全面检查记录，检查错漏字，字迹不清的地方和其他遗漏处要及时补写好，对会上没有弄清楚或发言者表述不清的地方，要及时找有关人员核对。
记录人必须遵守保密规定，不得泄露会议内容。会议记录要妥善保管，不得外传或遗失，并使用专用记录本，按规定定期归档。
2.会议简报
会期短、人数少的会议，不必出简报。人数多，会期较长的会，应搞好会议简报。
会议出简报是为交流情况，提高会议质量。简报应求新、求实、求短、求快。求新，即反映新经验、新情况、新问题；求实，就是反映情况要真实，不夸张，不缩小，事事要查对落实，不能马马虎虎；求短，就是文字简练，篇幅短小；求快，即迅速反映值得注意的问题，简报不抢时间、拖拖拉拉，就起不到指导会议的作用。
会议简报的主要写法有下面两种：
（1）报导式写法。这往往是由简报编写者将情况综合后，选取有价值的部分，用新闻消息报导的形式，反映会议全局或局部的进展情况。
（2）转发式写法。这种会议简报往往用于节录某组代表发言，照登某代表的倡议或意见。简报编写者“转发”这些发言或倡议时，往往加上简短的“按语”，强调“转发”内容的指导意义或参考价值。
会议简报应注意标题的选用，既要醒目，能吸引人看下去，又要实在，做到文题一致。
简报的印制数量和发送范围，应视内容而定，有的只送主席团，有的发到各组负责人，有的发到全体与会者。
3.会议纪要
会议纪要的内容可分两部分：
第一部分是会议情况简述。其中包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员，会议讨论的问题以及会议结果（包括对会议的基本估价）。
第二部分是会议主要内容的归纳。这是纪要的主体，应对会议讨论问题的基本结论和今后的任务作出具体的阐述。如会议内容较多，可以分列标题，逐段逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白。
属于一般例行的办公会议，则可直接将会议讨论的各问题分条列出，写明讨论的结果和决定的事项。
除以上两部分外，有些重要会议的纪要，还在结尾写出会议的号召，提出贯彻会议精神的希望。
会议纪要中，基本情况要写得具体、扼要、简明，不要写得过长，不利于会议主要精神的阐发。有的会议纪要，特别是例行的会议，这一部分写得极简略，开门见山就是“×月×日会议，讨论和议定了以下问题”，结尾处才写会议主持者，参加者姓名等等。
纪要的第二部分，既是对会议主要内容的归纳，也是今后对会议贯彻执行的依据，应认真拟写。这部分写作要点是“纪实”和“扼要”。也就是说，纪要应忠实于会议实际，是拟写纪要的基本原则。纪要又应是对会议基本精神的提炼和概括，既要反映会议讨论情况，特别是领导人重要讲话精神，又必须是综理其要，不成为会议记录。拟写这部分内容，特别应注意条理要清晰，可用顺序号或立小标题将各问题、决定、措施、要求分清楚。
写好会议纪要，文笔固然重要，但关键在于了解会议主旨，拟写纪要的人应自始至终参加会议，注意从发言和简报中搜集素材，当会议进展到一定阶段，就可根据会议主旨和实际情况，拟出纪要的大体轮廓，进一步收集材料，加以充实并广泛征求意见。必要时，会议纪要的要点或提纲应经会议讨论，统一认识。纪要起草后，一般须经会议讨论，然后定稿。例行办公会的纪要，只须将会议讨论的若干问题结论明确后，直接拟写，由主管领导人或秘书部门负责人核准，即可发出，不必再经办公会通过。
（二）会议文书制发要求
会议文书由于制作时间紧，要求也高，较之日常工作中文书的制发有其特殊性。
1.会议文件一般宜数量少篇幅短内容精
会议文件一般不宜过长、过多。特别是经验交流会的典型材料，一要真实，二要简短，以千字为好，要力求短、小、精（即篇幅宜短，题目宜小，内容要精），不要长、大、空，要使人听后有“看得见、摸得着、跟着学”的感染力。
2.会议文件制作既要迅速及时又要确保质量
会议文件，尤其是会议简报，拟稿制发的时间特别紧张，往往上午的讨论发言，晚上就有简报发到与会者手中。所以大会秘书处成文要快，审查要及时，印制要快。力争尽早将简报发出。但再急再快也要以确保质量为前提，绝不可忙中出错。
3.会议文件发放要注意时间场合
会议文件发放要特别注意时间场合。办公会讨论的文件一般要提前发到与会者手中，大会的发言稿等会议文件也要在与会者进入会场前发出。那种台上在发言，台下在发文件的现象，既是对大会进程的干扰，也是对发言者的不尊重，是对大会的干扰，应尽量避免。
4.会议文件制发时不可忘记要预留归档
会议文件的管理中最易忽略的是会议文件归档。一般情况下通过文件收发渠道收到的文件会在文件登记簿中正常登记处理，也就会按文书工作程序归档。而会议文件形成和处理一般不会通过收发渠道，会议文件除发给与会者外，在会务工作紧张忙碌的状况下，一般很难想到要留下几份作归档之用，因而会议文件未能完整归档的情况时有发生。为避免会议文件散失的情况发生，商务秘书在会议筹备组织工作中，应该用制度明确会议文件在制作完后，必须预留数份作归档之用。
五、实践训练
（一）模拟训练
找出近日的报纸，列出十条标题新闻，由一名同学按中等速度朗读，全班同学作记录。朗读结束后，给两分钟时间各自进行记录整理，看看你能记下几条完整的内容。记下8条比较完整的内容为优秀，看看你能达到优秀吗？连续练习一段时间后，再作一次测试，看看有多大的进步。这种测试练习还可以每天收看新闻联播，在播音员说“这次新闻联播的主要内容有”，即开始记录播出的新闻提要，练习一段时间，看看有没有进步。
（二）综合训练
【实训背景】
天益集团公司要召开新工程建设会议，由于总公司办公室人手不够，从分公司抽调了几个员工过来帮忙。分公司业务部秘书何琳被分配到的任务是做会议记录。何秘书认为让她做会议记录是大材小用，有点不满。在会上，她没有认真听取与会者的发言，会议记录工作做得一塌糊涂，受到领导的严厉批评。
【实训内容】
1.分析讨论上述案例中何秘书存在的问题，提出改进意见。
2.会议记录包括哪几个部分？如果你是何秘书，你将如何做好此次会议记录工作？
【实训要求】
1.实训应分组进行，4人一组进行讨论，讨论结束后每小组请代表交流认识。
2.讨论过程应严肃认真。
本章小结
会议组织服务工作是商务秘书的基本工作之一，商务秘书应熟练掌握常见会议的筹备工作程序和工作要点。
对于行政办公会这类例行会议，商务秘书须熟练掌握其组织服务工作的基本模式。包括办公会议题的收集与整理、办公会相关材料的准备、制发会议通知、会前检查、会议过程中的服务工作、会后的相关工作以及会议文件管理等七项内容。
至于一些非常规的大中型会议的组织筹备工作，商务秘书则应掌握这类会议组织筹备工作的三个阶段和其中的六个环节。三个阶段即：会前准备工作、会中调度工作、会后整理工作；六个环节即：制订会议预案、准备相关文件、制发会议通知、做好会前检查、搞好会中调度服务工作、妥善完成会后工作。显然，这类会议的组织筹备工作很大的工作量是在会前准备工作阶段，这一阶段繁忙紧张，但再忙也不能忽略会前检查这项工作。新上岗的商务秘书参与大中型会议的组织筹备工作时，若要独立承担起草会议预案的任务会感到有些困难。商务秘书在日常学习和工作中要做有心人，注意观察和学习这类会议中一些好的作法，充实自己，积累经验。学会起草会议预案也是本章学习内容的难点之一。
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