商务旅行安排

第一节　商务旅行安排

一、情景导入

恒泰公司经理与久洋公司经理就某合作项目安排约见，预订某日下午2：00在久洋公司开始。恒泰公司秘书预订约见前一天晚上直飞久洋公司所在A城的机票，但恒泰公司经理认为自己还有很多事情需处理，约见前一天晚上已有其他安排。于是秘书改订约见日上午8：00的机票（因为当日上午只有这一次航班）。但由于恒泰公司经理晚上工作太晚，未能赶上班机。只好临时改乘9：30飞往相邻城市B城的飞机，在乘大巴车赶往A城的久洋公司。由于迟到，久洋公司经理不悦，认为恒泰公司对该项目的合作缺乏诚意。恒泰公司失去了与久洋公司合作的商机。

二、项目任务

假如你是刘秘书，你该如何安排此次行程？

三、任务分析

公司领导人经常需要出差，有时是为了洽谈业务，有时是为了推广新产品，有时是为了解决与客户之间发生的纠纷。每次动身前秘书都要细心周到地为上司做好大量的准备工作：如安排日程，预订机、船票和旅馆，整理随身携带的日用品，预支差旅费，准备必需的文件资料和上司在不同场合的发言提纲等。

四、相关知识

（一）商务旅行日程安排的内容

日程安排是领导出差是否能顺利完成工作任务的重要前提，一份合理、周全、程序规范的旅行计划，能保证领导在最短的时间内完成工作任务。差旅日程安排表应包括如下五个方面。

1.时间

（1）旅行出发时间、返回的时间，包括因商务活动需要到两个或两个以上地点的旅行出发时间、返回的时间。

（2）旅行过程中各项活动的时间。

（3）旅行期间就餐、休息的时间。

2.地点

（1）上司本次出差的目的地，包括中转地点。

（2）旅行过程中开展各项活动的地点。

（3）食宿地点等。

3.交通工具

（1）出发、返回的交通工具。

（2）商务活动中使用的交通工具。

4.具体事项

（1）商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请、娱乐活动等。

（2）私人事务活动。

5.备注

包括需要提醒领导注意的若干事项，如抵达目的地需要中转的中转站或中转机场，休息时间、飞机起飞时间，以及某国家为旅客提供的特殊服务；在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。

旅程表应一式三份（或几份），一份交出差领导，一份由秘书留存，一份存档。

表5. 1是一份旅程表的范例。

表5.1　张明经理旅美日程表

（二）商务旅行安排中的注意事项

1.票务

（1）铁路。在准备预订车票的时候，一定要查用最新的列车时刻表，车次很有可能因为季节等原因发生变化。

（2）航空。各公司对职员和干部出差的待遇都有不同的规定，比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在预定车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。

（3）其他注意事项。出差途中，最麻烦的就是换车，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。为了预防意外，在日程表上要注明其他交通工具，如飞机、轮船的起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。

为了做好票务工作，秘书平时就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法及如何使用支票、如何兑换外币等内容。

2.住宿

领导出差安排住什么样的旅馆，一般都要根据领导个人的爱好和习惯来决定。如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事务所的话，就请他们代为联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍，最好不要去找自己的客房或代理商。

3.用品

领导出差要随身携带的东西，秘书一定要替领导想好。如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那就太误事了。临动身之前，秘书要把领导随身携带的东西按公与私分别列个清单，给领导看看有什么遗漏。

领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品，如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。但是，秘书在准备这些东西时不能带得太多。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。

4.工作安排

秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要提醒领导对公司的事作个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部门来请示报告也会增多。在这时，秘书要注意安排好领导的休息，不要让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，秘书与有关部门打个招呼，把一些定期的汇报材料先缓一缓，等领导回来后再看。

5.其他

领导动身的当天，不论领导是从公司走还是直接从家里走，都要安排好送站的车。秘书要最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生，因此，如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航班情况。

动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记带了，如果有，这时还来得及补上。启程之后，就要立即打电话通知对方接站的时间。特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将这新的变化告诉对方。

（三）办理出国手续的内容、程序

出国申请手续主要有五项：即递呈出国申请书、办理护照、申请签证、办理健康证书、办理出境登记卡。

1.办理出国申请

（1）出国事由。

（2）出国路线（外国公司所在国名称）。

（3）出国日程安排，包括出国时间，在国外活动时间、地点，回国时间等。

（4）出国组团的人数。申请文书后面要附出国人员名单和外国公司所发的邀请函（副单），出国人员名单要写清姓名、年龄、性别、职务职称等内容。

2.办理护照

（1）护照的作用。护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。

（2）护照的种类。目前，多数国家颁发外交、公务和普通三种护照，也有一些国家颁发三种以上或根本不分类的护照，或颁发代替护照的证件。我国政府现在颁发的有外交护照、公务护照和普通护照（包括因公普通护照和因私普通护照）三种。

（3）护照的办理。在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权单位（各省、市、自治区的外事办公室）办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。

秘书在办理护照时要注意几个事项：

第一，携带有关证件：主管部门的出国任务批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书等文件。

第二，认真填写有关卡片和申请表。

第三，拿到护照后，再认真检查核对每位出国人员姓名、籍贯、出生年月和地点，若是组团出国，则要检查护照上的照片是否与姓名一致，有无授权发照人的签字和发照单位的盖章；发照日期和有效期有无问题，使用旧护照再次出国者更应注意其有效期，若已过期，必须申请延长。

3.申请签证

（1）签证的作用和种类。护照办理好后，再申请所去国家（地区）和中途经停国家的签证。签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证一般可做在护照上，也有的做在其他身份证上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同时使用。我国的签证一般做在护照上。

签证也分为外交、公务和普通三种。根据不同使用情况可分为入境、入出境、出入境、过境签证，另外还有居留签证。我国政府规定，因公出国的公民出入国境凭有效护照，可不办理签证，而持因私普通护照出入国境的中国公民必须办理中国的签证。

（2）签证的办理。因公出国的人员前往国家的签证通常由外交部或中国旅行社代办处向有关国家驻华使馆（或驻华总领馆）申办。如果时间紧迫，在国内来不及办理签证，可向我有关驻外使、领馆发报，请其向驻在国申请。办妥的签证，可在抵达时，由机场移民局发给。前往国的签证应持国外邀请书，或有关国家移民局的允许证等，一般可通过中国旅行社签证代办处办理。

4.办理健康证书

健康证书即预防接种证书，因为它的封面通常是黄色的，所以惯称“黄皮书”。为防止国际间某些疾病的流行，世界卫生组织正式通过的《国际卫生准则》规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗。

5.办理出境登记卡

在办妥上述各项手续后，再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。凡出国超过六个月的（含六个月）人员，秘书则要携带上述证件到其常住户口所在地的公安派出所办理注销户口手续，然后凭护照、前往国的签证或入境许可证、临时出境登记单、注销户口的证明到护照颁发单位，把办理护照时领到的第一张“出境登记卡”换为第二张“出境登记卡”之后，可以购买机、车、船票离境出国。

五、实践训练

（一）模拟训练

时区计算训练。教师分发时区计算训练表，每人一份，5～10分钟计算完毕。

（二）综合训练

【实训背景】

杭州远航公司总经理张林受邀前往北京出席行业年会，此次年会会期三天。按照会议议程安排，总经理张林在年会开幕式上要作一个简短的致辞，会议最后一天还要参加主办方组织的考察活动。由于年会事务性工作较多，张林安排自己的秘书严利一同参加此次年会。

【实训内容】

请替严利拟订一份旅行方案。

【实训要求】

1.行业年会议程可酌情想象。

2.计划拟订应合理、全面。