商务庆典组织与礼仪

第四节　商务庆典组织与礼仪

一、情景导入

成功职业中学创建于1955年，原来是一所农业类学校，起初只有200多名学生，20余名教职工和50万元固定资产。建校以来，学校历经3次撤并后，学校将培养第三产业的初中级技术人才作为办学新的目标，逐步减少“农字号”专业，陆续开设了公共关系、文秘、礼仪服务、市场营销、美容美发等新兴专业。经过几年的发展，学校的文秘专业被评为省级示范性专业，学校被升格为国家级重点职业学校，目前学校拥有近3000名在校生、200余名专任教师，固定资产近亿元。“成功”办学走过了50年，是一部“成功人”自力更生、开拓进取、励精图治、艰苦创业的创业史。

2005年是学校建校50周年，学校领导经过研究，决定举办50周年校庆活动，并确定了“以成功人为荣，做成功者”的活动宗旨。学校对内增强全体师生员工对学校的自豪感和荣誉感，对外显示学校的实力和发展前景。学校早在一年前就成立了校庆筹备委员会，下设秘书组、新闻组、接待组、信息组、联络组，每组的组长都由学校的中层以上干部担任，筹委会给予他们充分的权力和空间，自主设置校庆项目及相关事宜，重大项目须由校庆筹备委员会讨论审核。

秘书组主要负责庆典仪式活动的筹划，制订议程，拟定邀请重要来宾的名单，并撰写相关文书，直接接受筹委会领导、协调、监督。

新闻组负责庆典活动新闻发布会的筹划及新闻采访活动安排。

接待组的主要工作由该校的文秘教师负责筹划，具体工作由文秘专业的学生承担，要求统一着装，负责迎接宾客、来宾签到、赠送纪念品、茶水服务、活动迎导、参观解说，并要求在大门口列队迎送客人。

信息组负责组织编写校史、校友录及学校宣传册。

联络组主要负责联络各界校友，组织校友会。

对于50周年校庆，学校领导非常重视，制订了一整套方案，专门拨了80万元经费用于筹划庆典。在庆典仪式上安排了剪彩活动，校庆日晚上还将举行盛大的庆祝晚会。同时，为使校庆活动更具学术气氛，校庆期间还将举行“学校发展战略研讨会”和“职业教育学术报告会”，既体现隆重热烈，又让人觉得意蕴深刻，更能展现“成功人”气度非凡。

二、项目任务

编制一份校庆活动庆典仪式的程序。

三、任务分析

庆典活动是商业组织在取得某项重大成绩或庆祝组织的某个纪念日时举行的庆贺活动。庆典活动可以邀请政府人员、媒体公众、社区公众、重要顾客等参加。

商务秘书作为企业组织首脑的助手，对外联系的代表，在这类活动中往往承担具体设计、组织和礼宾等职能，对活动成败起着重要作用。因此应当知晓、掌握这类活动规范化要求。

四、相关知识

（一）商务庆典准备工作

1.做好典礼的舆论宣传工作

（1）组织可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴庆典告示，以引起公众的注意。

（2）广告或告示的内容一般包括：庆典举行的日期；庆典地点；组织的经营范围及特色；活动的优惠情况等。

（3）庆典广告或告示发布时间：活动前的3～5天内。

（4）邀请记者在庆典仪式举行时，到现场进行采访、报道，予以正面宣传。

2.准备开幕词、致答词

（1）注意控制发言时间。

（2）开幕词、致答词要言简意赅、热情庄重，起到密切感情、增加友谊的作用。

3.拟定典礼程序

典礼程序有着严格的先后顺序，事先应做好妥善安排。

4.做好来宾邀请工作

一般来讲，参加典礼的人士包括：上级领导；社会名流；新闻界人士；同行业代表。

5.发放请柬

（1）提前一周发出请柬，便于被邀者及早安排和准备。

（2）请柬的印制要精美，内容要完整，文字要简洁，措辞要热情。被邀者的姓名要书写整齐，不能潦草马虎。

（3）一般的请柬可派员送达，也可通过邮局邮寄。给有名望的人士或主要领导的请柬应派专人送达，以表示诚恳和尊重。

6.做好场地布置工作

（1）活动场地可以是专门的会场，可以在正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅，视活动内容需要而定。

（2）布置主席台或座椅。

（3）现场装饰。为显示隆重与敬客，可在主席台和来宾通道铺设红色地毯；在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯；在醒目处摆放来宾赠送的花篮、牌匾。

7.做好各种物品设备准备

（1）用品准备：来宾的签到簿；本单位的宣传材料；彩带、剪刀、托盘；待客的饮料等。

（2）设备准备：音响、录音录像、照明设备以及庆典所需的各种用具、设备，必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出现差错。

8.安排接待服务人员

（1）在举行庆典的现场，一定要有专人负责来宾的接待服务工作。

（2）除教育本单位全体员工在来宾面前人人都要以主人翁的身份热情待客、有求必应、主动相助之外，更重要的是分工负责，各尽其职。

（3）在接待贵宾时，须由本单位主要负责人亲自出面。

（4）在接待其他来宾时，则可由本单位的礼仪小姐负责。

（5）若来宾较多时，须为来宾准备好专用的停车场、休息室，并应为其安排饮食。

9.做好礼品馈赠工作

举行庆典仪式时赠予来宾的礼品，一般属于宣传性传播媒介的范畴之内。根据常规，向来宾赠送的礼品，应具有如下三大特征：

（1）宣传性。可选用本单位的产品，也可在礼品及其外包装上印有本单位的企业标志、广告用语、产品图案等。

（2）荣誉性。要使之具有一定的纪念意义，使拥有者对其珍惜、重视，并为之感到光荣和自豪。

（3）独特性。应当与众不同，具有本单位的鲜明特色，使人一目了然，或令人过目不忘。

（二）商务庆典仪程

1.迎宾

接待人员就位在会场门口接待来宾，宾客来临后要有专人请他们签到，签到簿以红色封面、装饰美观的宣纸簿为宜，请宾客用毛笔或签字笔签名，既示庄重，又便于作为档案或纪念物收藏；同时，如印制有程序表，即可分发给来宾。

宾客签名毕，由接待人员引导至备有茶水、饮料的接待室，让他们稍事休息，相互结识。

要由专人接待记者，为他们提供方便，如系大规模活动的庆典活动，则最好设立新闻中心。

2.典礼开始

通常由单位负责人主持典礼，并宣布重要嘉宾名单。宣读时，其顺序为：先宣读前来出席的重要领导人名单，再宣读知名人士名单，然后宣读致贺电、致贺函单位或个人名单。

3.致贺词与答词

贺词一般由领导人或知名人士宣读。答词一般由举办单位的主要负责人宣读。致词和答词应简洁、热情。

4.剪彩

剪彩通常在致答词之后进行。剪彩人由参加典礼的人员中身份最高或知名人士担任。剪彩时，剪彩人应站在台前中央；两位协助剪彩的礼仪小姐应侧身、面对剪彩人站其两侧，将彩带拉直，把彩球托起并对准剪彩人；第三位协助剪彩的礼仪小姐立于剪彩人身后，用托盘将剪刀递上；台上其余人员均应立于剪彩人身后，面向台下公众呈横排排列。剪彩人应神态庄重，面带微笑，聚精会神地将彩带一刀剪断。此时，台上、台下地人们一同鼓掌，并可安排敲锣打鼓、鸣放鞭炮等以示祝贺。

5.典礼结束

庆典仪式结束，可组织公众参观，也可举行文艺演出或者宴请。

（三）商务庆典组织注意事项

庆典活动，并不是太复杂，但活动成功与否决定着公众对企业组织印象的好坏。庆典组织工作是庆典活动的重要环节，商务秘书在庆典组织工作中应注意以下事项：

1.考虑庆典活动的预期效应；

2.制订庆典活动的全局性计划；

3.做好庆典活动前的各项准备工作；

4.接待工作中的礼仪规范；

5.庆典活动总结并与预期效果比较。

五、实践训练

（一）模拟训练

一家商场举行开业庆典，请你介绍庆典开幕式的操作程序。

（二）综合训练

【实训背景】

菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，年产200万吨“龙”牌系列全价饲料，工艺设备先进，技术力量雄厚，饲料产品系列配套，特别是公司采用国际先进配方后，生产的“龙”牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素，氨基酸，微量元素，抗生素及营养素，具有营养全，饲料省，长得快，防疾病等特点，为不同品种，不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。产品经公司下属的大壮猪场试验饲养，外贸出口猪优良品质率名列全国前茅，产品还被认定为全国优质产品。

再过一个月，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。

在系列纪念活动中，有一场庆典大会：邀请市领导，行业协会领导，新闻记者，有关专家，客户代表，退休老职工，以及企业员工代表约300人出席。根据会议方案，主席台将安排3位市领导，2位行业领导，2位专家，1位客户代表，1位退休老职工和企业总经理，副总经理共11人就座。

【实训内容】

请按照上述案例描述情形，布置庆典大会会场，并进行庆典预演。

【实训要求】

1.本实训应在会务实训室进行。

2.由班级学生共同协作完成。