商务宴会组织与礼仪

第五节　商务宴会组织与礼仪

一、情景导入

宏开公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钱铃根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌（圆桌），餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌，重要客户在主桌。为方便来宾入席，钱铃特意做了座位名签，并摆放在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钱铃在抄写时漏了应编在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。

二、项目任务

请分析上述案例造成尴尬局面的原因。

三、任务分析

宴会是个人与个人、个人与组织以及组织与组织之间一种相互往来的交际手段。宴请是为了表示对客人或来访者的欢迎、答谢和祝贺，增进双方的了解、融洽双方的感情，帮助双方达成共识，取得谅解而进行的餐饮招待。宴请仍然是当今社会各类社会组织从事公务活动的重要方式。商务秘书应当熟悉商务宴会的组织工作，掌握宴请中的各种礼仪知识。

四、相关知识

（一）宴会的种类

在商务宴请中，根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴会分为以下几种类型：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。

1.正式宴会

正式宴会是一种正式的宴请形式。对宴请的规格、桌次、座位、出席人的服饰、菜肴的道数、服务员的服务质量都有一定的讲究，并有致词或祝酒。

2.便宴

便宴即非正式宴会，常见的有午宴、晚宴，有时也有早餐。这类宴会形式简便，可以不排座位，不作正式讲话，菜肴道数亦可酌减，气氛比较随和亲切。便宴适用于日常友好交往和工作招待。

3.酒会

酒会又称鸡尾酒会（cocktail），形式较活泼，以酒水为主，略备小吃，不备座椅，人可以随意走动，便于广泛接触、交谈。酒会的时间可长可短。一般在请柬上注明整个活动延续的时间，客人可在其间任何时候到达或退席。在我国，大量的各种交往活动以及开幕、开业、签字仪式和庆典活动，也较多地采用酒会。

4.冷餐会

冷餐会又称自助餐，其特点是可在室内外举行，参加者可坐可立，不排席位，菜肴以冷食为主，也可以用热菜，连同餐具都陈设在菜桌上，供客人自取。客人可以自由走动，可以多次取食。

5.茶会

茶会是一种简便的招待形式。茶会，顾名思义就是请客人品茶，因此对茶叶、茶具的选择有一定的讲究，或具有地方特色。茶会有时也可以咖啡代替。在我国，茶会往往略备点心或地方小吃。

6.工作餐

工作餐这是现代社会交往中经常采用的一种非正式宴请形式，它不请配偶以及其他与工作无关的人员。利用进餐时间（早、中、晚均可），边吃边谈工作。在一些紧张的谈判活动中，往往因时间安排不开而采用这种形式。有的工作餐需要参加者各自付费。

（二）宴会基本程式

1.迎客

主人一般在大门口迎接客人。视宴会重要程度，还可有其他主要人员陪同主人排列成行迎接客人。

2.入席

主人陪主宾进入宴会厅，全体人员落座，宴会开始。

3.敬酒

入席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人敬酒。敬酒时可依序逐一敬遍全席，可以不分地位身份高低。

4.交谈

席间主人要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题，使席间充满和谐愉快的气氛。

5.散席

吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束。主宾告辞，主人送至门口，主宾离去后原迎宾人员顺序排列与其他客人握别。

（三）宴会礼仪

一次宴请的成功与否，往往取决于筹办过程中的组织工作，而商务秘书人员在宴请活动中的礼貌、礼节，首先也就体现在宴请的计划、组织工作之中。下面以中餐为例谈谈秘书人员在宴会时应注意的礼仪。

1.确定宴请的目的、范围及形式

（1）宴请的目的。宴请的目的多种多样，可以是为某一个人，也可以为某一件事。常见的有：为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等。

（2）宴请的范围。宴请范围主要是指请哪些方面人士，请到哪一级别，请多少人，主人一方请些什么人出来作陪等。秘书人员可根据宴请目的、性质，与上司确认被邀请的宾客名单。

（3）宴请的形式。宴请的形式在很大程度上取决于当地的习惯做法，有时参照有关方面所采用的规格，做到礼尚往来。一般来讲，正式、规格高、人数少的以宴会为宜；人数多则以冷餐或酒会更为合适。总之，应根据宴请的目的和宾客的社会地位、职务身份，确定宴请的形式和宴会的规格。

2.确定宴请的时间、地点

（1）宴请的时间。宴请的时间应对主、客双方都合适。注意不要选择对方的重大节假日、有重要活动或有禁忌的日子和时间。例如，对信奉基督教的人士不要选十三号，更不要选十三号星期五。伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。小型宴请应首先征询主宾意见，最好口头当面约请，也可用电话联系。主宾同意后，时间即被认为最后确定，可以按此约请其他宾客。

（2）宴请的地点。官方正式隆重的活动，一般安排在政府、议会大厦或宾馆内举行，其余则按活动性质、规模大小、形式、主人意愿及实际可能而定。选定的场所要能容纳全体人员。举行小型正式宴会，在可能条件下，宴会厅外另设休息厅（又称等候厅），供宴会前简短交谈用，待主宾到达后一起进宴会厅入席。

3.发出邀请

各种宴请活动，一般均发请柬，这既是礼貌，亦对客人起提醒、备忘之用。便宴经约妥后，可发亦可不发请柬。工作进餐一般不发请柬。

请柬一般提前一周至二周发出（有的地方须提前一个月），以便被邀请人及早安排。已经口头约妥的活动，仍应补送请柬，在请柬右上方或下方注上“To remind”（备忘）字样。需安排座位的宴请活动，为确切掌握出席情况，往往要求被邀者答复能否出席。遇此，请柬上一般用法文缩写注上R.S.V.P.（请答复）字样，如只需不出席者答复，则可注上Regrets only（因故不能出席请答复），并注明电话号码。也可以在请柬发出后，用电话询问能否出席。

请柬内容包括活动形式、举行的时间及地点、主人的姓名（如以单位名义邀请，则用单位名称）。请柬行文不用标点符号，所提到的人名、单位名、节日名称都应用全称。中文请柬行文中不提被邀请人姓名（其姓名写在请柬信封上），主人姓名放在落款处。请柬格式与行文中外文本，差异较大，注意不能生硬照译。请柬可以印刷也可以手写，但手写字迹要美观、清晰。

请柬信封上被邀请人姓名、职务书写要准确。国际上习惯对夫妇两人发一张请柬，遇需凭请柬入场的场合每人一张。正式宴会，最好能在发请柬之前排好席次，并在信封下角注上席次号（Table No.）。请柬发出后，应及时落实出席情况，准确记载，以安排并调整席位。即使是不安排席位的活动，也应对出席率有所估计。

4.订菜

宴请的酒菜根据活动形式和规格，在规定的预算标准以内安排。选菜不以主人的爱好为准，主要考虑主宾的喜好与禁忌，例如，伊斯兰教徒用清真席，不用酒，甚至不用任何带酒精的饮料；印度教徒不能用牛肉；佛教僧侣和一些教徒吃素；也有因身体原因不能吃某种食品的。如果宴会上有个别人有特殊需要，也可以单独为其上菜。

大型宴请，则应照顾到各个方面。菜肴道数和分量都要适宜，不要简单地认为海味是名贵菜而泛用，其实不少外国人并不喜欢，特别是海参。在地方上，宜用有地方特色的食品招待，用本地产的名酒。无论哪一种宴请，事先均应开列菜单，并征求主管负责人的同意。获准后，如是宴会，即可印制菜单，菜单一桌两三份，至少一份，讲究的也可每人一份。

5.席位的安排及现场布置

宴会一般都要事先安排好桌次和座次，使参加宴会的人都能各就其位。席位的安排也能体现出对客人的尊重。

（1）排定桌次。桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定。以主人的桌为基准，右高左低，近高远低。

宴会桌次例一如下图：三桌

图5.1　例一

宴会桌次例二如下图：六桌

图5.2　例二

宴会桌次例三如下图：七桌

图5.3　例三

宴会桌次例四如下图：八桌

图5.4　例四

（2）排定座位。

①以主人的座位为中心，如果女主人参加时，则以主人和女主人为基准，近高远低，右上左下，依次排列。

②把主宾安排在最尊贵的位置，即主人的右手位置；主宾夫人安排在女主人右手位置。

③主人方面的陪同人员，尽可能与客人相互交插，便于交谈，更可避免自己人坐在一起，冷落客人。

④译员安排在主宾右侧。

⑤席次确定后，座位卡和桌次卡放在桌前方、桌中间。

下面是几种席位安排示意图：

图5.5

图5.6

图5.7

总之，秘书人员在安排席位时主要应考虑两方面的问题：第一，应根据礼宾次序、当地惯例以及其他具体情况，合理而灵活地安排好来宾的席位；第二，注意来宾们彼此之间的关系，避免在宴席上出现不愉快的情况。

（3）现场布置。宴会厅和休息室的现场布置，一般取决于活动的性质和形式。官方正式活动场所的布置应该严肃、庄重、大方，不要用红绿灯、霓虹灯装饰，可以用少量的鲜花点缀；一般活动场所的布置应尽量使环境显得整洁、舒适，怎样进行装饰、点缀，可根据实际需要而定，但格调应显得高雅、轻松，使客人来到后感到愉快。

6.餐具的准备

中餐用筷子、盘、碗、匙、小碟、酱油碟等。水杯放在菜盘上方，右上方放酒杯，酒杯数目和种类应与所上酒品种相同。餐巾叠成花插在水杯中，或平放在菜盘上。我宴请外国宾客，除筷子外，还摆上刀叉。酱油、醋、辣油等佐料，通常一桌数份。公筷、公勺应备有筷、勺座，其中一套摆在主人面前。餐桌上应备有烟灰缸、牙签。

西餐具的摆设与中餐不同。西餐具有刀、叉、匙、盘、杯等。刀分食用刀、鱼刀、肉刀（刀口有锯齿，用以切牛排、猪排）、奶油刀、水果刀；叉分食用叉、鱼叉、龙虾叉；匙有汤匙、茶匙等；杯的种类更多，茶杯、咖啡杯均为瓷器，并配小碟，水杯、酒杯多为玻璃制品，不同的酒使用的酒杯规格亦不相同。宴会上几道酒，就配有几种酒杯。公用刀叉规格一般大于食用刀叉。西餐具的摆法是：正面放食盘（汤盘），左手放叉右手放刀。食盘上方放匙（汤匙及甜食匙），再上方放酒杯，右起烈酒杯或开胃酒杯、葡萄酒杯、香槟酒杯、啤酒杯（水杯）。餐巾插在水杯内或摆在食盘上。面包奶油盘在左上方。吃正餐，刀叉数目应与菜的道数相等，按上菜顺序由外至里排列，刀口向内。用餐时应按此顺序取用。撤盘时，一并撤去使用过的刀叉。

如有讲话，要落实讲稿。通常双方事先交换讲话稿，举办宴会的一方先提供。代表团访问，欢迎宴会东道国先提供；答谢宴会则由代表团先提供。双方讲话由何人翻译，一般事先谈妥。

7.服务员的工作

服务员的工作直接关系到宴请活动的顺利进行。因此，国际上对服务人员的礼节、服务水平，以至服饰要求都很高，隆重的官方活动，要求尤为严格。服务人员都受过正规训练。

宴请中，服务员的工作大体应注意以下几个方面：

①服饰整洁、熨平，头发梳理平整、指甲修剪清洁。

②讲礼貌，待人和气谦逊，面带笑容。说话声音要轻，语言亲切，用词得当，多带“请”、“您”、“谢谢”、“对不起”、“请原谅”等语言。

③熟悉宴请礼节。客人入座，协助挪动椅子。

④熟悉菜单，掌握上菜速度。正餐上菜，先客人，后主人，先女宾，后男宾，先主要客人，后其他客人。如一人上菜，也可以从主人右侧的客人开始，按顺序上菜。隆重的宴会，也有要求严格按礼宾顺序上菜的。上菜时，左手托盘，右手夹菜，从客人左边上。倒酒水则应右手持瓶，从客人右侧倒。每道菜上完第一轮后，待一些客人吃完，再上第二轮，先问问客人：“是否给您添一点？”不要勉强。如不上第二轮，可将余下的菜稍作整理放置桌上，供客人自取，待上下道菜后再撤下，往桌中上菜与撤盘，宜选在两位主方陪客之间进行，并先打招呼，以免不慎碰洒菜汁。

⑤客人吃完，应从右侧撤换餐具。但撤前一定要注意客人是否已吃完（西餐可看刀叉是否已合拢并列，如八字或交叉摆开，则表示尚未吃完，不能撤）。如无把握，可轻声询问。切忌当客人正吃时撤换，这是很不礼貌的。撤换餐具，动作要轻，还需用的餐具如正好放在盘上，可轻轻拿开，再把盘子取走。

⑥工作时不吃东西，不抽烟，不饮酒，工作前不吃葱蒜。在一旁侍立时，姿势要端正，不要歪身倚在墙上或服务台上，更不要互相聊天、谈笑。多人侍立，应排列成行。正式宴请，主人或客人发表讲话，应立即肃静、停止上菜、斟酒，在附近备餐间亦应安静，不要发出声音。演奏国歌时就肃立，停止走动。

⑦宴会厅内走动，脚步要轻快，动作要敏捷，轻拿轻放。

⑧遇招待人员或客人不慎打翻酒水，应马上处理，撤去杯子，用干净餐巾临时垫上。如溅在客人身上，要协助递送毛巾或餐巾，帮助擦干（如对方是妇女，男招待员不要动手帮助擦），表示歉意。

五、实践训练

（一）模拟训练

假设你是河南金星集团的公关部经理，现已经进入啤酒销售旺季，为了稳定老客户，保持和提高市场占有率，你拟定于5月28日邀请公司各地经销商到郑州中原宾馆赴宴，你应该如何布置、安排整个宴席？

（二）综合训练

【实训背景】

2011年10月20日是万昌调味品有限责任公司成立100周年。这家调味品企业最初是酱菜专营作坊，后来公私合营，企业规模不断扩大，1965年12月成为全民企业。2000年转为民营企业。现企业集开发、生产、营销为一体，占地面积58000平方米，总资产3000多万元。拥有一批专业技术队伍以及较为先进的生产线。自改革开放以来，万昌调味品有限公司将传统工艺与现代生物技术结合，实行封闭式生产，产量、质量均得到了很大的提升。目前，该公司生产的优质酱油、食醋、酱菜等产品销往全国各地和东南亚地区，被国家有关部门授予“名牌产品”称号。

为迎接公司成立100周年，董事会年初就组建了一个庆典活动筹备小组，具体负责筹划企业百周年纪念活动，包括编印公司史志和画册，布置企业发展陈列室，举办中国调味品发展论坛，召开纪念大会、新闻发布会、产品订货会、联欢晚会等。这期间，有一项重要的任务由今年刚分配到企业担任见习秘书的黄小丽负责，那就是活动期间所有的宴请接待安排。

小丽是个勤快的女孩，她首先向庆典活动筹备小组要了一份庆典活动安排，然后根据活动的内容挑出那些需要宴请的项目，打印出一份清单，并提出了相关建议，提交给了担任庆典活动筹备小组组长的李经理。

李经理看完宴请清单，好好将小丽表扬了一番，其中不乏“肯动脑子”、“工作认真”、“很有主动性、创造性”之类的评语，小丽的积极性大增。

根据邀请回执，小丽安排好了宴会席次、桌次，考虑到有少数民族代表出席，还专门审查了菜单，并到国际大酒店查看了宴会大厅的面积、音响设备、贵宾休息室……

【实训内容】

讨论：应如何准备此次宴请活动？

【实训要求】

1.实训应分组进行，4人一组进行讨论，讨论结束后每小组请代表交流认识。

2.讨论过程应严肃认真。

3.有条件的班级可进行宴会模拟实训。

本章小结

本章主要介绍了商务旅行、商务接待、签字仪式、商务庆典、商务宴请等商务活动的组织安排及活动中规范礼仪的施行。重点是要掌握各项活动的组织工作程序和活动中各环节的礼仪运用，难点是应将学到的知识运用到具体的实际工作中。因此，在学习时应深刻理解每一个活动中的各环节的知识点，设计情境，模拟实训，提高实际操作能力，以适应将来的商务秘书工作。