商务秘书的决策性文书写作

第二节　商务秘书的决策性文书写作

一、情景导入

情景一：

浙江方舟科技有限公司是一家以IT行业为主的中型企业，2009年6月，公司从浙江东方学院工程系招聘了一批计算机应用技术专业毕业生，并要求他们7月1日来公司报到、上班。但由于公司处于初创阶段，没有员工宿舍，故需就近寻找住宿，以解决新员工的住宿问题。6月底，公司总经办在附近找到了一套较合适的房子，户型三室一厅一厨一卫，并提供桌椅和简易家具一套。经与房东商量，住房租金定为380元/月，租房期间的水费、电费、网络费等费用由承租者按时交纳。租房期限定为一年，即从2009年7月2日至2010年7月1日。房东要求，公司先交付押金800元，房租交纳采取按月支付，并定于每月10日为房租交付时间，不得故意拖欠。

谈妥后，双方进一步明确了各自的权利和责任：在租用期间，房屋使用者须爱护房子内设施，保持清洁，不得擅自将房屋转租、转让或转借，或用来进行非法活动，损害公共利益。否则，房东有权终止合同、收回房屋。若造成房屋内设施损坏，则由公司负责赔偿；若逾期未交付租金，除及时如数补交外，还需支付违约金5%；若擅自将租房转给他人使用，则需支付违约金500元。同时，公司要求房东按时交付出租房屋，不得干扰居住者的生活，若房东未按时交付出租房屋，须偿付违约金500元。双方还约定，如因不可抗力的原因导致房屋毁损造成房东损失，则双方均不承担责任。同时还约定，如有其他问题或发生争议，则双方需及时协商解决。协商不成时，任何一方都可向工商局经济合同仲裁委员会申请调解或仲裁，也可以向人民法院提出诉讼。

情景二：

浙江方舟科技有限公司打算对现有的公司网络进行改造，为了更好地选择施工方，该公司将此项网络改造工程进行了对外招标。以下是公司进行对外招标的招标书：

浙江方舟科技有限公司网络改造工程招标公告

浙江方舟科技有限公司因发展需要，现公开对外就公司网络改造工程招标，邀请有兴趣的合格投标人参加投标：

一、招标文件编号：No：S2009004

二、项目名称：公司网络改造工程

三、招标人：浙江方舟科技有限公司技术部

三、招标内容：网络改造项目（具体项目略）

四、项目实施地点：浙江方舟科技有限公司

五、投标单位的要求：

……

六、招标文件要求：

……

七、本次招标公司组织招标评审委员会根据参与招标的单位提供的技术指标、报价及网络技术服务承诺等因素综合评审，确定成交供应商。

八、投标截止和开标时间：……

九、投标截止和开标地点：……

十、联系方法：有关此次招标邀请之事宜，可按下列地址以书面或传真或电邮形式向公司技术部咨询。

……

广厦工程公司了解到这个信息后，仔细研究了方舟科技有限公司的招标要求，决定参加投标。

情景三：

2009年7月20日，合肥市科技培训学校办公室与天韵出版社采编办在合肥市科技培训学校会议室就双方合作培训事宜进行了洽谈。以下是参加会议的合肥市科技培训学校办公室秘书小陈记录的双方达成的初步合作意向的主要内容。

（1）培训时间为4个月。每年的6月1日开班，每年的10月8日结业。

（2）天韵出版社每年选送15名技术人员参加培训，其中，这15名技术人员年龄在25岁以下，具有专科以上文化程度的人员。

（3）培训费用总计3万元（人民币）。

（4）合作年限为2年，即2009年6月至2011年10月。

（5）合肥市科技培训学校提供场地、师资、教材、并负责教学管理等事宜。

（6）双方将在各方领导批准后，再协商相关事宜。

二、项目任务

任务一：

根据情景一，拟写一份租赁合同，要求文书写作要合乎规范，对提供的材料进行分析和取舍，语言表述规范、准确。

任务二：

根据情景二替广厦工程公司拟写一份投标书，要求文书写作要合乎规范，对提供的材料进行分析和取舍，语言表述规范、准确。

任务三：

根据情景三拟写一份意向书，要求文书写作要合乎规范，对提供的材料进行分析和取舍，语言表述规范、准确。

三、任务分析

以上项目任务主要是为了训练学生学会招标书、投标书、合同、协议、意向书的写作。同时要求学生运用正确的文种，规范书写商务事务文书，学会辨析不同的写作情境，就至关重要。

第一个任务是训练学生拟写合同的能力，浙江方舟科技有限公司为解决公司员工住房难的问题，在附近租到房子，并与房东达成协议，同时要与房东订立租赁合同。

第二个任务是为了训练学生掌握投标书的写作方法。浙江方舟科技有限公司要进行网络改造向社会发布招标公告，投标单位按照招标公告的条件和要求，向浙江方舟科技有限公司提交投标书。投标单位在充分领会招标文件，进行现场实地考察和调查的基础上所编制的投标文书，是对招标公告提出的要求的响应和承诺，并同时提出具体的标价及有关事项来竞争中标。

第三个任务是训练学生学会意向书的写作。合肥市科技培训学校办公室与天韵出版社采编办在对合作培训正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的合作意向，为进一步正式签订协议奠定了基础。

四、相关知识

（一）招、投标书

某单位（个人）就某项重大项目工程对外发布信息和对重大项目工程反馈信息时，使用此技能。

招、投标书是商务活动中最常用也最重要的文种之一，其中既有一些明确的法律规定，也有许多非常具体的惯例作法。法规上有《中华人民共和国招标投标法》（1999年8月30日九届全国人大常委会第十一次会议通过），实践中的具体操作则需要商务人员去认真领悟。

1.招标书

招标书是招标单位或个人，为择优选定项目承包人而介绍情况、履行一定程序所使用的、对外发布的招标项目、范围、内容、条件和标准的一种公开性、告示性的文书。

（1）招标书的特点。

①明确性。对招标的项目或工程的主要目的、基本情况、要求等作出明确、清晰的表述，不能含糊其辞、模棱两可。

②竞争性。吸引投标者加入相互竞争，择优中标。

③紧迫性。招标书自公布之日起要在短时间内获得结果。

（2）招标书的种类。

按时间分，招标书分为长期招标书、短期招标书等；

按内容性质分，招标书分为企业承包招标书、工程招标书等；

按范围分，招标书分为国际招标书和国内招标书等。

（3）招标书的写作技法。一般正式招标都采用广告、通知、公告等形式。其结构基本分为三部分：标题、正文、落款。

①标题。标题写在第一行居中，由招标单位名称及内容及文种；如《浙江东方学院计算机房改造工程招标公告》。

②正文。正文一般由前言、主体、结尾三部分组成；前言要写明招标单位的基本情况和招标项目、范围、目的等。主体包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招标投标方法、招标时限、招标地点等。结尾写明招标单位的名称、地址、联系电话、传真等，以便投标者联系参与。

③落款。落款写上署名和日期。要写清单位的全称，以及地址、日期等。

2.投标书

投标书是与招标书相对应的。是投标人按招标人的要求具体向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案。投标书的结构一般分为三部分：

（1）标题。写明“投标书”字样，也可以由投标单位名称、内容、文种组成。如“××公司承建××工程的投标书”。

（2）正文。前言要写明对投标项目的认识，自身情况，表述承担任务的决心。主体根据招标书的条件和要求，提出自己的具体措施。结尾还存在的疑问，或者附带说明之类。

（3）落款。署名和日期。

3.招、投标的基本程序

《招标投标法》规定了招标投标的基本程序，即招标、投标、开标、评标和中标。每一程序中又包含着若干环节和步骤。

（1）招标程序。招标的程序一般有以下几个环节：编制、报审招标文件；传递招标信息；报送投标申请书；投标人资格预审；介绍招标项目概况。

（2）投标程序。这是投标方投书报价阶段。投标人应当按照招标文件的规定编制投标文件，一般的投标文件应载明下列事项：①投标函；②投标人资格、资信证明文件；③投标项目方案及说明；④投标价格；⑤投标保证金或者其他形式的担保；⑥招标文件要求具备的其他内容。

投标文件应在规定的截止日期前密封送达到投标地点。

（3）开标。开标是指招标单位按照招标文件中规定的时间、地点和程序开启标函的公开行为。开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行。

开标由招标人或者招标投标中介机构主持。投标人检查投标文件的密封情况，确认无误后，由有关工作人员当众拆封，验证投标资格，宣布投标人的名称，公开标底和标价以及其他主要内容。

投标人可以对投标书内容作必要的解释，但所作的解释不得超过投标文件记载的范围或改变投标文件的实质性内容。

（4）评标和中标。

①评标。评标是由专门人员组成的评选小组对所有的投标书，根据招标文件规定的评标标准和方法，以标底为依据，从技术上、标价上以及其他交易条件上进行比较和评审，最后向招标人提出书面评标报告，推荐出合格的中标候选人，也可以执照招标人的委托直接确定中标人。

②定标。招标单位从评标委员会推荐的中标候选人中，综合比较预选者的标价、质量、交货期或工期及其他条件，从中确定中标人。中标人确定后，招标人或者招标投标中介机构应当向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人并退回他们的保证金。

③签订招标合同。定标以后，招标人与中标人必须按照招标文件的规定和中标结果签订书面合同。自中标通知书发出之日起三十日内，招标人和中标人必须将招标合同签订完毕。

招标投标是一项比较复杂的工作，各种招标投标文书分布在上述几项基本程序中。

4.招、投标的注意事项

（1）符合国家方针政策、法规。不能背离当前国家政策与有关规定。

（2）内容必须真实、简洁，礼节适度。不得有任何虚假或隐瞒，只要把自己所要讲的内容简要介绍，突出重点即可，遵守平等、诚恳的原则，切忌盛气凌人，也不必低声下气。

（3）不可疏忽细节。在发布招标公告或上交招标书时，一定要注意细节，虽容易做，但稍一粗心，就容易出错，导致产生不好印象。如投标书的印章是否盖好；装订有无出错、漏页等。

（二）协议与合同

当双方需要为双方就某项合作而明确彼此的权利义务关系时，使用此技能。

1.协议书

协议书是由双方企业事业单位、社会团体或个人为了共同实现的目的，保障共同和各自的合法权益而明确相互之间的权利、义务关系而制订的书面契约。协议书的应用非常广泛，凡政治、经济、外交、文化以至个人、家庭等都可使用。

（1）协议的作用。协议虽然不像合同那样有很强的法规性，但也具有较强的约束作用、凭证作用，也是确定当事人协作关系，达到议定的某一目的的有效措施。因此在经济活动中，协议也具有重要的作用。它可以为正式签订合同作准备，将协商结果、合作意向以文本形式固定下来，也可以补充或修订合同条款，实际上起到合同的作用。相比正规的合同而言，协议使用起来更灵活、更方便、更易于满足需要，因此在经济领域中被广泛使用。

（2）协议的特点。

①广泛性。协议的合作范围和涉及的领域相当广泛，凡不宜签订合同的合作形式，只要当事人协商一致就可以签订协议。

②灵活性。由于内容广泛，且没有固定统一的写作格式，因此协议的内容安排、条款形式等都由当事人协商议定。

（3）协议书的种类。

按表述形式分，可分为综合式、条款式等；

按时间分，可分为长期、中期、短期、临时等；

按内容分，可分为房屋拆迁、贷款、施工、子女领养等协议。

（4）协议书的写作技法。

协议书一般由标题、订协议单位的名称、正文、落款四部分组成；

①标题。协议书的标题形式多样，因人因事各有不同。一般写明“事由和协议书”或“协议书”。如《离婚协议》、《合作经营协议》等。

②订协议单位的名称。在标题下，正文之前，写明订协议单位名称，并在双方单位名称之后注明一方是甲方，一方是乙方，以便于在正文中称呼。

③正文。由开头和主体两部分组成。开头要写明订立协议书的目的、原因、依据，并用程式化语言转入协议的具体条款，如“现对有关事项达成协议如下：”；主体要写明实现协议目的的数量和质量、价款和酬金、履行条款的期限、违反条款的责任处理等等。

④落款。签署双方的单位代表或者当事人的名称并盖章，签署生效日期。必要时还得写上鉴证单位和公证单位的名称，并加盖公章。

2.合同

合同又称契约。是由订立合同的双方在特定条件下对商定事件的文字形成的记录，只要是没有违反法律，没有自我矛盾的合同条文，双方自愿订立，没有伤及第三人利益，订立合同的出让方对标的物有处分权，订立合同的一方或双方没有出于欺骗目的，合同就是有效的、受法律保护的。合同和协议书的性质相近，作用也基本一样。

合同中最常用的是各类经济合同，它是当事人为达到一定经济目的而签订的明确相互权利义务关系的具有法律约束力的协议。

合同的种类很多，以经济合同为例，就分为购销合同、加工承揽合同、建筑工程承包合同、货物运输合同、仓库保管合同、财产租赁合同、财产保险合同，等等。

（1）合同的作用。

①有利于保护合同当事人的合法权益。

②有利于规范市场交易活动，维护社会经济秩序，促进经济效益提高。

③有利于加强国家对企业的管理和监督。

④有利于企业加强经济核算和经营管理，提高水平。

⑤有利于发展国内贸易和对外贸易，促进经济技术交流合作。

（2）合同的写作技法。

根据《合同法》的规定，合同除即时清结外，必须采用书面形式。书面形式的合同主要有条文式和表格式两种，其内容一般包括以下几部分组成：

①标题。即合同的名称，需写明合同的性质，如“借款合同”、“财产租赁合同”等。

②双方当事人的名称。书写签订合同双方当事人的名称，应当按营业执照上核准的名称写，要写全称，不能写简称。双方单位名称之后注明一方是甲方，一方是乙方，以便于在正文中称呼。

③正文。合同正文一般由双方签订合同的依据、目的和双方协商一致的内容。合同还应具备以下主要条款：一是标的，合同当事人双方权利和义务共同指向的对象；二是数量和质量，数量和质量是合同标的的基本要素，应写明具体数量及质量标准，也是合同中一项重要的条款；三是价款和酬金，合同中的价款和酬金是取得合同标的的一方当事人向对方支付的用货币数量来表示代价；四是履行期限、地点和方式；五是违约责任，是为了维护合同的严肃性，督促当事人严格履行合同；六是根据法律规定或按合同性质必须具备的条款，以及当事人一方要求必须规定的条款。

④落款。内容包括：双方当事人签章；签订合同的日期；如果需要双方主管部门证明或需要公证、鉴证的，要由有关单位写明意见，并加盖公章；合同正、副本份数及合同的有效期限。

（3）合同的写作要求。合同是法律文书。应依照《合同法》的规定和要求，以认真严肃的态度来起草。写作中微小的疏忽和差错，都可能给以后带来麻烦。写时可参考标准样本或示范文本，力求做到合理规范。合同写作的基本要求是要遵循法规、符合政策、合乎原则，除此之外，还要注意以下三方面：

①条款完备、具体。合同所必备的各构成部分不能缺少，反映合同内容的各项条款不能有遗漏。有的条款，如产品技术标准和规格、计量单位、包装标准等，都要写得很具体，切忌含混笼统。

②表述准确、严密。合同文字表达应力求准确、严密，遣词造句要小心斟酌，不可马虎，切忌语义不明，引起歧义。

③字迹清楚、文面整洁。合同订立后，一经签字盖印，即具有法律效力，所以不能有半点差错。这就必须做到文面整齐干净，字迹清楚工整。一般不许涂改，如果不得已要修改，应在修改处加盖双方当事人的印章。

3.协议与合同的比较与鉴别

广义上讲，协议本身也是一种合同，狭义上讲，协议书与合同又有区别：

（1）内容的重要性不同。协议书指的是双方之间就重大原则性问题达成的协议并写成的条款；而合同则是指双方或双方以上当事人之间，在办理某事时，为了确定各自的权利和义务而订立的共同遵守的条文。

（2）订立的时间不同。一般情况下，协议书常签订在前，而合同书则签订在后。但协议书与合同又存在紧密的联系：协议书是签订合同的依据；协议书的条款原则性较强，而合同的条款则在原则的基础上更加具体化、细致化。如《毕业生就业协议》和《劳动合同》，同学们一定要注意做好就业协议和劳动合同的衔接。

（三）意向书

商务印书馆《英汉证券投资词典》解释：“意向书”英语为：letter of indemnity。公司或个人为某项业务出具的非正式函件。虽然它不具备合约的约束力，但表明签署人的严肃态度。如互惠基金持有人保证每个月的投资数额承诺，并购过程中买卖双方经过认真讨论签署的初步文件等。意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。

意向书是一种表示合作意向的文书。指双方当事人通过初步洽商，就各自的意愿达成一致认识而签订的书面文件，是双方进行实质性谈判的依据，是签订协议（合同）的前奏。意向书虽不具备法律性，但仍具有一定的约束力。

1.意向书的特点

意向书不具备法律效力，只有对立约各方的信誉约束力。它有以下几个特点：

（1）临时性。意向书只是表达谈判的初步结果，为下一步签订协议书和合同作铺垫；一旦项目谈成，最终确定了当事人各自的权利和义务，意向书的使命即告结束。

（2）概略性。意向书的内容多是概略性、轮廓性的，一般是将当事人议定的共同目的、合作领域和项目、大体的规模等记下来，并不涉及具体细节。

（3）灵活性。因为当事人下一步还要再深入谈详细方案和细节，因此意向书的内容比较灵活，在文字上常用一些诸如“拟”、“将”、“望”、“加强合作”等不确定的词语。

2.意向书的写作技法

意向书一般分为标题、正文、落款三部分；

（1）标题。由制定意向的当事人、事由和文种组成；如《浙江方舟科技有限公司关于技术合作意向书》，依实际情况可省略当事人名称，或只保留文种，如《意向书》、《技术合作意向书》等。

（2）正文。包括前言和主体。前言写明双方单位名称，为方便行文，可以在当事人名称之后注明“（简称甲方）”、“（简称乙方）”。简明扼要的写明签订意向书的目的、缘由、项目内容等；主体可以采用条文式，写明双方的意图及希望达到一致认识的条款。

（3）落款。各方代表签名、日期，加盖印章等。

五、实践训练

（一）模拟训练

分析下面这份合同存在哪些问题，并按合同的写作要求加以修改。

交换办公用房合同

甲方：浙江××××总公司

乙方：温州市××××公司

甲乙双方为了便于在杭温两地联系业务，需交换办公用房作为各自的办事处。现本着友好合作精神，制定如下协议：

一、甲方在杭州文二路125号大楼中心为乙方提供一单元住宅（三房一厅，实用面积不得小于80平方米）作为乙方驻杭的办事处用房。

二、乙方在温州市为甲方提供同样的一单元住宅，规格同上，作为甲方驻温办事处用房。

三、双方分别负责对方上述办事处供水、供电及安装电话，以确保日常业务活动的正常开展。

四、本合同有效期为五年，是否延期届时根据需要商定。

五、本合同自双方同时履约之日起生效。

六、未尽事宜，由双方另行商定。

甲方代表签字　　　　　　　　　　　　　乙方代表签字

甲方公章　　　　　　　　　　　　　　　乙方公章

年　月　日　　　　　　　　　　　　　　年　月　日

（二）综合训练

【实训背景】

杭州市动物园2010年公园绿地建设工程招标公告

招标项目名称：杭州市动物园2010年公园绿地建设工程

项目批复文号：欧政采〔2010〕25号

招标人名称：杭州市动物园

招标人地址：浙江省杭州市杭富路九龙大道1号

招标代理机构全称：宣城工程管理（集团）有限公司

招标代理机构地址：杭州市庆春东路78号紫晶大酒店203室

招标（数量）规模：绿化面积约8000㎡，包括种植、草坪、铺装等

资金来源：政府投资

简要技术要求/招标项目性质：详见招标文件和图纸要求

投标人的资格条件：二级以上园林绿化施工资质企业

投标报名时间：2010年9月16日至2010年9月21日

投标报名地点：杭州市招投标中心二楼201房（详细地址及地图见“杭州市招投标中心信息网”）

招标文件发售时间：2010年9月20日至2010年9月26日，每日8：30至11：00，14：00至16：00，节假日休息

招标文件发售地点：杭州市庆春东路78号紫晶大酒店203室

招标文件售价：500元/包（售后不退）

图纸押金：1500元/套（开标当日凭图纸和押金收据无息退还，如有损污酌情扣减图纸押金）

投标截止时间：详见招标文件

开标时间：详见招标文件

开标地点：杭州市招投标中心开标室

评标办法：综合评估法

项目联系人：陈女士

联系方式：0571－89329629

【实训内容】

根据上述招标书编写一份投标书。

【实训要求】

格式完整、内容全面、用词准确，表述简明。