企业收发文处理

第三节　企业收发文处理

一、情景导入

浙江方舟科技有限公司是一家IT行业为主的中型企业，经营范围包括计算机的组装及维护、软件开发、销售等。

2009年12月5日，公司召开总经理办公会议。公司总经理提出认真开展年终总结和考核评比工作，并对一年来工作积极、成绩突出的员工进行表彰。公司上司要求总经办制发员工年度考核评比通知，具体工作由人力资源部组织实施。总经办梁主任将通知的起草任务交给了陈秘书。

二、项目任务

根据上述材料，陈秘书应该根据总经理办公会议精神，先撰拟通知，后将拟好的文件经过发文程序进行发文贯彻落实执行。假如你是陈秘书，你应如何进行发文程序操作？

三、任务分析

上述项目任务是训练学生学会企业文书的收发处理，并掌握收发文的基本程序，就至关重要。

根据以上项目任务，可以作出以下情景分析：

任务的情景：陈秘书应该根据公司总经理办公会议的精神及梁主任的指示，草拟年度员工考核评比的通知，并按发文程序进行制发文件。

四、相关知识

（一）企业发文处理流程

企业发文（撰制）是指文书的形成阶段，它是发文处理的重要内容，一般要经过拟稿、审核、签发、编号、缮印、盖印与签署、发送登记。

发文流程：拟稿→审核→签发→编号→缮印→盖印与签署→发送登记。

1.拟稿

拟稿即拟写文稿，它是企业发文处理过程的第一个环节。拟稿的质量和时效是发文处理工作能否顺利进行的关键。商务秘书在拟稿时要明确领导意图，明确发文目的；要调查研究，收集有关材料；要拟定提纲，安排结构。为了使拟稿程序规范化，应使用专用的发文稿纸（见表8. 1），各项内容如文件密级、拟稿人、标题、日期等要填写清楚。

表8. 1　企业发文稿纸

浙江方舟科技有限公司发文稿纸

2.审核

审核又称审查核稿。为了保证文书质量，一般情况下，在拟稿后要由秘书部门负责人或有经验、文字和业务水平较高的秘书人员对草稿进行审查、核对和修改。目前在一般中小型企业中，不可能配以专门的秘书班子来撰稿和“把关”，所以商务秘书在拟写文书时，往往是自己核查、把关。核稿包括以下三个方面：一是内容上，是否确需发文，文稿的基本精神是否符合国家方针政策、法律法规，是否与企业有关规定相违背，是否符合企业规章制度，是否准确反映出单位或领导的发文意图；二是形式上，选择的文种是否准确，格式是否规范，行文是否符合要求，表述是否清楚、准确；三是文字上，主要看汉字、标点符号、计量单位、数字的用法是否正确，有无错别字和病句。语言是否简明扼要。

对于职能部门起草的文件，审核中如果在内容上有实质性的改动，必须与拟稿部门协商，提出修改意见，退回重写。

3.签发

签发是企业领导对已审核的文稿进行最后审定，签署发文意见，并签注自己的姓名与日期。这是文书生效的法定行为，只有签发的文稿才能成为定稿，才能具备法律行政作用。在此环节中，商务秘书要及时将文稿呈交领导签发，协助上司完成签发过程。这个环节一定要体现出高效率，因为在商务活动中，商务文书往往会涉及企业的经济贸易活动，所以商务秘书必须有很强的时间观念。

4.编号

编号又称发文号，是为了文书管理的需要，便于发文、收文、归档、统计和利用。一般来说，一份文书只有一个编号。文书编号的形式主要有两种：一是发文字号由机关代字、年份、序号构成，如“浙东政〔2010〕8号”。二是一般文书编号，如“企业简报”、“通讯”等，通常只编流水号。编号以一年为单位，按序编排。

5.缮印

缮印是缮写或打印已签发的文稿。也是文件形成的最后阶段，必须严肃细致、保证质量，切忌在定稿上折叠、打勾、做记号，以免污染、破坏历史原貌，防止污损或丢失。在缮印过程中，商务秘书必须做好保密工作，不得让无关人员介入缮印过程，否则会造成经济决策的失密，极可能关系到企业的发展和前途命运。

6.盖印与签署

印章是制发文件单位对文件生效负责的凭证。具有权力的象征盖印就是秘书对缮印之后需要用印的文书盖上本企业印章，以表示具有法律行政效力。签署在商务活动中时常出现，签署是以企业领导的名义发文，必须由签发文件的领导亲笔在向外发出的文件正本上签字。

商务秘书在此环节要严格执行国家的印信管理制度，应有专人负责保管及使用印章，并建立完善的用印审批制度（见表8. 2）。

表8.2　用印登记表

用印的注意事项：

（1）不得在空白纸上盖印，如需试印，要及时将试印纸销毁；

（2）盖章时应遵守印章的盖印要求。即印章盖的端正、清晰，并做到落印平稳。《国家行政机关公文格式》（中华人民共和国国家标准GB/9704-1999）中明确规定：“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当下弧有文字时，采用中套方式，即以印章中心线压在成文时间上。”

7.发送登记

发送登记是商务秘书对于需要发出的文件按发放的范围进行分类后，送达到位的过程，也是发文处理的最后环节。商务秘书可按实际情况采用不同的方式发送，由商务秘书亲自送达，这样可以避免因为各种原因造成文件丢失或延误，还可以通过邮递、机要投递和专人送递等。发送文件时必须履行登记制度（见表8. 3），以保证文件去向的明确性，也是文书立卷归档和上下交接、文件催办的重要依据。

表8.3　发送登记表

（二）企业收文处理流程

企业收文就是企业接收文书，一般由企业办公室秘书或指定的专人负责。接收的文书有三个来文方向：企业主管部门来的下行文、企业子公司（部门）来的上行文、兄弟企业或不相隶属企业来的平行文（如商洽函）。

收文流程：签收→启封→登记→分送→传阅→拟办→批办→承办→催办。

1.签收

签收是企业收文处理的第一步，一般由企业办公室负责。签收前要核对封套上的收文单位是否是本单位，以免误收，签收时要逐件清点、核对，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向来文单位查询并采取相应的处理措施。急件要注明签收的具体时间。仔细查看机密封号是否完整，收文原件有无开封、破损、散包等现象。经查无误后，方可在投递单或送文簿上签名或盖章。收文处理中签收的目的在于确保文件运转的安全可靠，并明确交接双方的责任。

2.启封

启封又称拆封或打封。凡封套上写本企业收或“负责同志收”的，一般由指定的秘书人员启封，凡标有企业领导人“亲收”、“亲启”字样的文书，未经授权，决不得擅自启封，须送交领导亲启。启封应保持原封的完好，不要损坏封内的文件或信纸。同时，要检查封内文件是否取净，并检查是否完整，如发现问题立即查询或退回。

3.登记

登记是企业收文处理的重要环节。它有利于文件的办理、查找、统计、归卷。主要有编号、填写“收文登记簿”（见表8.4）、加盖“收文章”等环节。

表8.4　收文登记簿

登记要简便、明确，要做好管理文件的账目，各个项目应填写清楚，不得勾抹涂改。对于急件要随到随登，以免误人误事，一般平件可以分批登记，但也要及时处理，避免造成文件积压现象。

4.分送

收文登记后，秘书人员应了解来文内容和性质，主管业务范围及具体办理要求，先急后缓，及时准确地将来文分送给有关领导、部门负责人或有关业务部门阅知办理。分送时应严格履行登记、交接手续、以便明确责任，发生差错、遗失时便于查找。

5.传阅

传阅属于企业文书处理程序中的中间转运环节，如某些文件需要相关领导、人员或部门进行阅知、办理，商务秘书就要组织其先后进行传递和阅读的工作。秘书做好传阅工作，不仅可以使文件的发文意图得以充分实现，也可以使相关工作得到及时的了解和处理。传阅过程中，要分清主次缓急及传阅范围，注意文件的保密，避免文件漏传、积压和遗失等现象。

6.拟办

拟办是办文中的第一环节，拟办是商务秘书阅读来文后提出初步办理意见，以供领导或有关部门负责人审核、参考。拟办也是最能体现商务秘书人员辅助作用的重要环节。如果拟办的初步处理意见切实可行，具有很强的可操作性，就可以节省领导的工作精力，切实地为领导工作减轻压力，从而提高工作的效率。商务秘书在拟办时应注意以下方面。

（1）仔细阅读全文，领会来文意图、内容等方面应做到准确把握。

（2）掌握相关政策法规，在充分了解来文情况的基础上，经过周密慎重的思考，提出切合实际、切实可行的拟办意见。

（3）做好事先协调工作，尊重业务主管部门意见。

（4）拟办意见要简洁明了，抓住关键，便于领导掌握理解。

（5）拟办意见要工整清楚地填写在“文件处理单”（见表8. 5）的“拟办意见”栏内。

7.批办

批办是企业领导人对商务秘书呈送的拟办文书及拟办意见提出批示、处理意见。这是领导行使职权的环节。在领导进行批办的过程中，商务秘书应根据实际情况，为领导筛选来文，有效地节约领导的工作时间，同时，也要随时与领导保持联系，便于文件的更快办理与执行。

8.承办和催办

承办和催办是对工作问题具体执行和处理的环节。所谓承办，就是商务秘书人员对于来文所涉及的具体工作或问题的接受办理，在承办过程中，商务秘书要区分轻重缓急，讲究工作的质量和效率。承办也是收文处理的核心环节，承办工作的好坏，直接影响到文书处理的质量。所谓催办，就是商务秘书人员针对来文的承办情况进行督促检查，这是防止文书办理积压、保证文书办理工作是否按时完成、完成的质量如何的重要环节。不是所有文件都需要催办，主要是对于企业领导人交办和有明显时间要求或急需处理的那部分文件，才按文书处理要求纳入催办。催办的方式方法，可因企业组织或承办部门层次、文件数量不同而有所不同，以实际情况进行选择，如采取上门当面催询、电话催询、发催办函、催办单等方式。

表8.5　文书处理单

一般来说，由企业办公室负责收发的商务秘书人员兼管催办工作比较方便，可利用收文登记簿，将需要催办的文件在登记簿上标明承办时限。平时通过经常检查登记簿来掌握催办情况，已经办复的即填上复文号表明。

五、实践训练

（一）模拟训练

天圣有限公司收到上级主管部门《关于组织企业参加中国（温州）第五届机械展览会的通知》。秘书李丽收到该通知后，直接将通知呈送给公司总经理，请总经理作决定。

上述材料中，秘书李丽的做法是否规范？如有错误，请指出错误之处。

（二）综合训练

【实训背景】

7月8日，公司办公室收到省经贸委发来的一份《关于召开全省重点工作企业经济工作会议的通知》，为了加深了解，尽快熟悉收文办理程序，办公室华主任要求陈秘书独立完成这份文件的收文办理任务。

【实训内容】

以经贸委身份拟写一则题为《关于召开全省重点工作企业经济工作会议的通知》并模拟收文过程。

【实训要求】

通知格式正确、内容完整、语句通顺；收文过程完整。

本章小结

在商业活动中，由于经济活动的特殊性，因而商务文书管理与拟写不仅成为商务秘书工作的重要组成部分，而且对商务秘书的文书处理的时效性要求更高，对文书写作质量要求更加严格，优秀的商务秘书必须具备较强的文书处理与撰写能力。

商务文书管理工作虽不像行政公文那样具有严格、缜密的制发程序，但是作为公务活动工具，商务秘书必须要熟练掌握企业收发文的各个流程，其中发文程序包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、盖印与签署、发送登记七个环节；收文程序包括签收、启封、登记、分送、传阅、拟办、批办、承办、催办九个环节。在商务文书运转处理的过程中，商务秘书必须讲求高效，即将每项工作、每个环节都做到准确、细致、严谨、周到。

本章中还重点介绍了计划、总结、招（投）标书、意向书、协议与合同及规章制度等几种常用的商务文书写作知识。因为商务文书写作是商务秘书在处理公务活动中非常重要的组成内容，与行政公文相比，商务文书写作的格式较灵活与多样，其效用性与针对性更强。作为商务秘书人员，必须要熟悉掌握常用的商务文书各自的格式规范及要求。