探讨商务秘书工作方法的基础

第一节　探讨商务秘书工作方法的基础

一、情景导入

晓娟在宏远公司从事秘书工作已两年有余。这两年多以来，她从前台文员工作做起，几经工作变动，半年前才调任总经理秘书。晓娟在商务秘书工作实践中，努力钻研业务技能，提高工作水平，使自己具备了熟练的业务工作技能，养成了良好的工作习惯。除此以外，晓娟还在工作中不断总结经验和教训，并从中找出规律，以提高自己工作水平，努力使工作做得更好。在担任总经理秘书的半年中，晓娟最受行政总监肯定的是对会议纪要的改革措施。

原来，宏远公司每周的总经理办公会都要下发会议纪要，隔一两天又要根据会议纪要的内容下发相应的工作督办单，将办公会上议定的事项逐一列表向相关部门督促落实。晓娟在学校秘书专业学习时就学习过会议纪要的写作方法，在担任总经理秘书的时候又仔细查阅了前任秘书留下的文档，看到会议纪要都是将会议议定事项逐一用文字表述清楚明白就行了。但仔细比较后，晓娟看到，学校的公文写作教材中的会议纪要的例文不少是针对机关工作的，纪要内容大都比较抽象，完成的时限和工作要求也不太具体；而企业的办公会纪要绝大多数是针对企业的实际工作，完成任务的时限和工作要求十分具体。而且，总经理办公室随后发出的督办单实际上就是把会议纪要中的文字表述改成了表格，但是内容相近的这两份文件在一周内要向各分公司和各部门各下发一次，一是加大了工作量，二是有时一些比较简单明确的工作由于文字表述的问题，反而弄得不清楚了。一次在分送文件时，听见有的部门经理私下说，会议纪要真有点多余，还不如督办单来得清楚。晓娟在认真比较了以往的纪要和督办单后，又在非正式的场合试探性地征求了办公室主任的意见，得到同意后才拿出了会议纪要下发和督办事项的改革方案，正式送领导审定。经领导慎重考虑后，决定试行一段时间。晓娟在办公室主任指导下，将原来用文字表述的会议纪要改用表格方式，表格前后说明和要求性的文字是固定模式的套话，主体部分则是将办公会议定事项分别用会议议定事项内容、工作要求、执行部门或人员、完成时间、备注等各栏目标出，一目了然。这一办法试行一段时间后，各方面反映良好，总经理办公室也减少了一些重复劳动，提高了工作效率。不久，宏远公司正式发文决定一般事项的办公会议定事项采用表格式的办公会纪要方式。现在宏远公司这一方法在其所在地区流传开来，不少企业也都采用了这一方法。

二、项目任务

在晓娟对企业办公会所作的改革过程中，看似一帆风顺。试分析这一过程所具备的基础和她具体的步骤。

三、任务分析

运用图表来说明复杂的问题是本章工作方法中要探讨的问题之一。上述案例是发生在企业中的真实故事，这一新方法的出现不仅减少了重复劳动，提高了工作效率，也对企业公文写作提出了新的研究课题。商务秘书在日常重复的工作中要善于发现问题，并从中找出一些规律，以改进商务秘书的日常工作，提高办公室的管理水平。秘书晓娟在这一过程中有许多值得肯定的地方。首先，她以良好的工作态度和扎实的业务技能取得了领导的信任，这是她向领导提出改进措施的基础。试想，一个连日常工作都做不好的员工，让人缺乏信任感，即使提出一些或许正确的意见，也未必会为领导所采纳。其次，晓娟在这一过程中的每一步都十分慎重。她先是在工作中确实发现了问题并有比较成熟的改进意见后才在非正式场合试探领导的态度，取得同意再拿出方案，正式送领导审定；晓娟在实施过程中又在主任的指导下试行新的方法，在各方面反映良好的情况下，才正式推行这一表格式的办公会纪要方式。

可见，商务秘书要具有勤于思考，善于总结的改革敏感性，但前提是自身要有扎实的业务能力和为领导信赖的基础，并且，这种改革步骤又需要一种慎重的态度。对于企业公文写作这样已有规范在先的问题，既要勇于实践，改革开拓，又要反复推敲，谨慎从事，使旨在提高效率的每一项改革措施都能经得起历史的考验。秘书晓娟在认真调查的基础上小心试探，征求意见和宏远公司的分步试行，逐步实施的办法就是这种慎重态度。这也是处于秘书这一角色地位的晓娟在处理这些比较敏感问题时应该有的态度。

四、相关知识

有些秘书专业毕业的学生在工作岗位上经历了一段时间的新奇后，便对日复一日的重复劳动感到厌倦，但是更多的新上岗的秘书专业毕业生则在看似平常的商务秘书工作中发现了自己能有所作为的地方。这些同学在踏上工作岗位后，既没有好高骛远，对企业的情况不负责任地说三道四，也没有归于平庸，对所见所闻麻木不仁，只满足于按部就班的重复劳动。他们在自己的岗位上从零开始，一步一个脚印地踏踏实实干起。他们在具备了本岗位娴熟的业务技能、培养良好的工作习惯和认真负责的工作态度后，也开始思考如何改进工作，提高效率，并进一步掌握一系列秘书工作的方法，从而使自己负责的那一部分工作搞得井井有条，甚至臻于完美。对待工作的不同态度必然导致不同的结果，当我们谈及商务秘书工作的方法时，决不可忽略探讨这一问题的基础，即商务秘书人员首先必须具备娴熟的业务工作技能、良好的工作习惯和勤于思考、精益求精的工作态度。

（一）娴熟的业务技能

商务秘书要具备本岗位所需要的娴熟业务技能，这是探讨商务秘书工作方法的基础，也是商务秘书在企业立足的根本。

娴熟的业务技能包括日常工作中的办文、办事、办会所需要的各种技能。具体而言，包括各种办公设备的熟练使用，各类常用公文的撰写，企业各类行政会议、商务活动的筹备与组织实施，各种日常事务和应急事件的处置等。

一些秘书专业的同学认为，自己在学校里学过了公文写作、秘书实务、办公自动化等课程，便认为自己已经有了应付商务秘书工作的本领。其实，这些同学只是学过这些课程而已，离掌握这些技能尚有距离，更谈不上具有娴熟的业务技能。比如，文字信息处理、电子表格、图形处理这些内容，几乎所有的秘书专业的学生在校期间都学过，但真正面临工作岗位上一份简单的图文混排的文件，有的同学可能要花上一两个小时才能做完，领导还不一定满意；而技术娴熟的秘书，可能只要半小时就能圆满完成任务。正在文秘专业就读的同学要记住：“学过”不等于“学会”，“学会”不等于“熟练”，在学校学过的知识或技能很多都需要在实际工作岗位中反复实践，才能真正称得上是“熟练掌握”。刚走出校门新上岗的商务秘书，要有充分的思想准备，静下心来，踏踏实实地在工作岗位上反复磨炼，使自己在校期间所学习的知识或技能真正变成扎实而娴熟的业务技能。

（二）良好的工作习惯

有如学习要有好的习惯一样，商务秘书也要有良好的工作习惯。以下摘引的一篇励志短文，很形象地说明了工作习惯与事业成败之间的关系。

好的习惯不仅能促使一个人成功，而且能改变一个人的命运。坏的习惯不但会导致一个人的失败，而且可能过早地扼杀一个人的生命。好的习惯可以使你受用一生，而坏的习惯足以让你痛苦一世。好习惯养成得越多，驾驭自己的能力就越强。坏习惯养成得越多，则越容易使自己放纵。

良好的习惯可以大大地提高我们生活和工作的效率。根据对几百位成功人士的调查显示，当问及失败的可能原因时，几乎每个人都认为“坏习惯是失败的重要原因之一”。你也许觉得自己轻而易举地就能克服坏习惯，但是事实上根本办不到。坏习惯像铁索一样紧紧地束缚住了你的一切，只有通过痛苦地、仔细地、精心地反复从事正确的行为才能加以纠正，而且要用无比坚定的意志力来控制自己的每一次行为。这样，你才有可能成功。

为什么我们很多人在工作的时候总是抱怨无聊？就是因为没有养成良好的工作习惯。该工作的时候不工作，一到单位，就打开电脑，但不是工作，而是浏览花边新闻，或是和网友聊天。而一旦你养成了良好的工作习惯，你的工作就会开展得很顺利，你的效率也会大大提高，更重要的是你的心情将会非常愉快。拥有一个愉快的心情，你就不会总是向你的朋友抱怨工作不快乐了。

一个优秀的员工上班第一件事情不是上网聊天，而是处理自己的电子邮件，哪些该回，哪些不该回，哪些需要下载，哪些可以直接删除，哪些需要转给老板等。

一个优秀的员工在下班之前会整理好自己的办公桌。可以想象一下，你下班一走了之，第二天早晨一上班，看到桌子上堆满的报告、回信、公文等，你不会产生混乱、紧张和忧虑的情绪吗？这样的情绪会严重影响你的工作状态。建议整理一下你的文件，使你的办公桌干净整洁有序，在办公桌上只留下与你要处理的问题相关的资料。这种方法看起来很简单，但对一天的工作状态确实能起到微妙的影响。因为一个人的工作情绪如果高涨的话，那么即使做再多的工作也不会感觉疲劳；倘若一上班看到的就是堆积如山的资料，就会产生消极的情绪，工作效率也会大受影响。

一个优秀的员工会提前给自己做好计划，很多成功人士也是这样做的。工作虽然千头万绪，但只要把它们理顺了，有轻重缓急、分主次繁简，实施起来就会轻松很多。虽然人们常说“计划赶不上变化快”，但有计划地开展工作绝对要比随兴所至地去处理事情好得多。

一个优秀的员工处理问题坚决果断。在工作中，你会遇到这样或者那样的问题，如果是需要自己做决定的问题，一定要当场解决，不要总想着：这个问题以后再说吧！如果你不当机立断，等小的问题一个一个堆积起来，那么你就会每天带着一大包的资料回家加班加点，因此就会让人觉得疲惫不堪。

事实上，上面都是一些小的工作习惯，我们在工作中经常犯的一个错误就是：拖沓。我们总是在想，今天已经做了很多事情了，余下的等明天吧。我们总是在想，应该休息一下了，何苦这么累呢？反正又不是为自己工作。我们总是在想，这周已经完成任务了，即使自己想出一个好的提案也不要急，等老板没有吩咐任务的时候再拿出来，还可以显示自己的主动呢。于是，我们总是把今天的事情推到明天做，把这周的事情推到下周做，我们以为时间会等我们，可是我们错了。拖沓是最危险的恶习，它会毁灭你的一生。

对一位成功者而言，拖延与苟且是最具破坏性，也是最危险的恶习，它使你丧失掉主动的进取心。一旦开始遇事推脱，你就很容易再次拖延，直到它们变成一种根深蒂固的习惯。唯一的解决良方就是行动。当你真的着手做一件事时，你会惊讶地发现，你正迅速地改变自己和所处的情况。行动未必总能带来幸福，但没有行动却一定没有幸福。

如果你存心拖延，你总能找出成打的理由来辩解事情为什么不可能完成、做不了，而对事情为什么该做的理由却想得少之又少。把“事情太困难、太昂贵、太花时间”的种种理由合理化，要比相信“只要我们够努力、够聪明、衷心期盼，就能完成任何事”的念头容易得多。这类人不愿许下承诺，只想找个借口。如果你发现自己经常为了没做某些事而制造借口，或想出千百个理由为事情未能如计划般实现而辩解时，正该面对现实好好检讨。

我们通常将上述所说的人称之为“摇摆人”，他们做事往往举棋不定、拖泥带水。我们所需要的是一种雷厉风行的办事作风。搁着今天的事不做而想留到明天做，在这个拖延过程中所耗去的时间、精力，实际上能够将这件事做好。每个人做以前积压下来的事时，都会觉得不愉快和讨厌！在当初可以很愉快、很容易地做好的事，拖延了数日、数星期之后，就会显得厌烦而困难了。

命运无常良缘难。在我们的一生中，每个人都有良机到来的一刻，但它总是一瞬即逝。我们当时不把它抓住，以后就可能永远失去了。

有计划而不去执行，使之烟消云散，这对于我们的品格会产生非常不良的影响。有计划而努力执行，这就能增强我们的品格力量。有计划不算稀奇，能执行订下的计划才算可贵。一个生动而强烈的意象、观念闪入一位作家的脑海，生出一种不可阻遏的冲动——就要提起笔来，将那美丽生动的意象、观念移向白纸。但那时他或许有些不方便，所以没立刻就写。尽管那个意象不断的在他脑海中活跃、催促，然而他还是拖延。后来那意象便逐渐地模糊、暗淡了，最终整个消失。一个神奇美妙的印象突然闪电一般地袭入一位艺术家的心胸，但是他不想立刻提起画笔将那不朽的印象绘在画布上。尽管这个印象占据了他全部的心灵，然而他总是不跑进画室埋首挥毫，最终这幅神奇的图画会渐渐从他心头淡去。（摘自《腾讯读书》，文泉杰：《35前要掌握的66种基本能力》）

由此可以归纳出良好的工作习惯的几条主要内容。

1.工作的条理性

做事要有条理，大事如此，甚至像下班收拾办公桌这样的小事也能看出做事的条理性。大事要讲章法，要有计划，有步骤，小事如桌面、抽屉、文件柜的收拾整理，也要井井有条。

2.做事要雷厉风行，决不拖沓延误

在商务秘书的日常工作中，经常有多项任务同时交办的情况。但这些任务也许有急有缓，有的人习惯于把急事办毕后即使有时间也会将不太急的任务搁下，直到领导催促时才会再动手。一些精明干练的秘书在多年的工作中养成了“今日事今日毕”的良好工作习惯，这或许是一项很难做到的要求，但却是为我们新上岗的秘书树立了努力的目标。

3.“好记性不如一支烂笔头”，每天坚持写工作日志

商务秘书在日常工作中每天会有很多领导交办的事项，也有领导或部门向你查证查询的一些事情，还有工作中值得记取的经验和教训。商务秘书要完全依靠自己的记性去记住这些是很不可靠的，哪怕你的记忆力比别人稍好一些，也未必能记清楚在这日复一日的工作中所经历所处理过的各种繁杂琐碎的事项。俗话说，“好记性不如一支烂笔头”，勤笔勉思，坚持写工作日志是一个好方法，也是一种良好的工作习惯。坚持写工作日志也能有助于培养严谨的工作作风。商务秘书在日常工作中点点滴滴的经验和教训在书写工作日志中可以得到思索总结，一些在工作中遗漏、忽略的细节可以被强调和警惕。书写工作日志的过程就成了锤炼严谨工作作风的过程。坚持书写工作日志还能有助于梳理工作的条理，增强思维的逻辑性。当你一天工作结束，在提笔书写工作日志时，就是整理一天工作的头绪，清理一天工作的思路的过程。在考虑当天的工作中，也无形之间为第二天的工作作出了安排，哪些事该安排，哪些事应提前，哪些事该调整，思考中将繁杂的事项捋得有条理，将纷繁的思路理出了头绪。久而久之，就有助于增强思维的逻辑性，提高工作条理性。

4.工作中要自信而又不自信

这话乍听起来有点矛盾，仔细思考一下就会发现其中的道理。初上岗的商务秘书确实需要自信心，否则面对新的生存环境，新的工作对象时，畏首畏尾，放不开手脚，反而会造成工作的频频失误。但是这种自信又要有一定的限度，否则，自信变成自负，我行我素，听不进批评，听不进不同的意见，也同样会导致工作的损失。所以新上岗的商务秘书既要有自信心，相信自己有能力处理好所面对的工作，但在具体工作中，又不要太过于自信。要善于请教有经验的员工，要经常反思，以挑剔的眼光来审视自己的工作，自己的安排，自己的方案。尤其不能忘记的是，一项工作完成后，要敢于“回头看”，不是看成绩，而是看问题，看教训，看不足，特别是当听到一片赞扬声时，更有这种“回头看”的必要。

（三）勤于思考、精益求精的工作态度

有人说艺术家与工匠的区别在于，前者有思考有创新，后者则只有重复。商务秘书要勤于思考，并不是为了当艺术家，而是要在平凡的秘书工作中追求精益求精的职业境界。在商务秘书的工作实践中，有的人多年制作文件，却总给人一种粗制滥造的感觉；有人也组织过不少会议活动，却每次少不了出一点纰漏；有人办事不少，却每每需要别人为他收拾弥补留下的缺憾。在激烈的职场竞争中，这种人别说能晋升，能保住自己的工作岗位就不错了。商务秘书身处企业枢纽，所作所为无不关系企业的形象，勤于思考，不断地总结，对自己的工作精益求精的态度就显得格外重要。

五、实践训练

（一）模拟训练

国内大型电子公司容声公司的老总将带领公司的研发人员前往美国洽谈设立分公司的相关事宜，决定由刘秘书陪同。请你协助刘秘书做好出国前的准备工作。

（二）综合训练

【实训背景】

李华是星鸿公司新招的办公室秘书，新上任的第一个任务就是负责起草近期单位要承办全国性研讨会的会议通知。李华第一次参与大型会议的会务工作，做得非常认真，她按照会议通知的格式和要求去写，在通知中，她详细地写清楚了会议的名称、主持单位、会议内容、会议的起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络方式以及报到事宜和有关要求。通知写完后，为了节省时间，李华就根据主办方提供的与会名单、邮编地址，把会议通知装进专用信封发走了。

可是几天过后，李华就碰到了大麻烦。办公室每天都有很多电话找她，电话内容大致相似，大部分单位接到会议通知后对于会议具体地址不清楚，乘车线路不清楚。从此以后，李华每天都忙于解答这几个问题，一直持续到报到当天。

【实训内容】

讨论：李华为什么会碰上麻烦？作为一个称职的秘书应该具备怎样的条件？

【实训要求】

1.实训应分组进行，4人一组进行讨论，讨论结束后每小组请代表交流认识。

2.讨论过程应严肃认真。