商务秘书的应聘

第一节　商务秘书的应聘

一、情景导入

李敏现在是一家台资企业的总经理秘书，她是三年前应聘到这家企业的。起初是给原来的总经理秘书做助理。一年前，她开始任职目前的岗位。

回想起当年应聘的情景，她至今还历历在目。

那次应聘，通过了笔试之后，她和其他几位应聘者被通知到单位里面试。那是一个周末的下午，到了那家企业之后，因为总经理临时有事，接待人员要他们在会议室多等一会。在等候的时候，李敏发现会议室有些凌乱，估计是上午开过一个会还没来得及收拾。其他人并不在意这些，都忙着看自己的求职书并准备着一些面试题目。但她起身把会议桌上的一次性杯子收拾掉，送到走廊尽头卫生间门口的垃圾桶。到了那里，她又发现，拖把横在地上，扫把则是歪倒在门边，垃圾桶旁还有些别人没扔好的废纸和烟蒂。于是她又顺手把垃圾桶周围收拾了一下。待她收拾好回到会议室，发现面试主持人也就是总经理，已经坐在会议室了。当时她还有些不好意思，但最后的结果是她顺利地被录取了。

进了那家企业后，她才知道，那天的情景其实是总经理故意设计的。当然，事实证明，总经理的判断没有错。李敏工作不仅认真踏实，而且还特别有心，是一个称职的秘书。

二、项目任务

请分析李敏应聘成功的理由。

三、任务分析

商务秘书的求职应聘是成为商务秘书的开端。当前的企业对录用员工的标准普遍要求严格，既要看学历，又要看能力，同时还考虑应聘者的内在品质，招聘商务秘书也不例外。所以应聘商务秘书必须不断地培养和提高自己的综合能力，以适应市场择业的激烈竞争。与此同时，适当地掌握一些应聘技巧也非常有必要。在上述案例中，李敏将垃圾桶旁边的废纸和烟蒂捡起的举动，侧面反映了她的细心、踏实，符合招聘者对于秘书岗位的要求，因此被用人单位顺利录取。

四、相关知识

（一）商务秘书应聘要领

1.商务秘书应聘概述

不同级别的商务秘书有不同的要求。级别高的商务秘书要求比较高。作为一名商务秘书，通常要求具备良好的沟通、协调能力、判断力和应变力，还要具备商务沟通、办公管理、文书写作、会议协调种种专业技能。很多公司和企业对外语尤其是英语水平有较高要求，有些强调要口语流利。此外，作为商务秘书，还需要熟悉合同商法，并且要善于学习。很多公司和企业对商务秘书的人品也提出了较高要求，要为人正直，有责任心，能吃苦耐劳，有敬业精神和团队合作精神。

一个企业或公司需要商务秘书，一般会通过招聘的方式进行。作为应聘者，要想使自己在竞争中保持良好的竞技状态，自如地应付所遇到的各种问题，必须做好各种思想准备、心理准备，增强心理的承受力。求职择业的过程，是一个全面展示自己的过程，必须努力完善自己，提高自身的素质，要有显示自己才华的勇气。作为应聘者，首先在心理上要有自信心，要相信自己的实力，敢于竞争，克服自卑、胆小、怯懦等不良心理状态。其次在行为上，要注意稳重，女性尤其要端庄，切忌随便，无所顾忌。

应聘商务秘书一定要注意以下两点：一是尽量把功课做足，对求职的目标熟稔于心。要对应聘公司、所在行业、应聘职位充分了解，包括查询相关信息，有必要的话还要做一些案头工作。二是在应聘过程中充分展示和发挥自己的秘书素质。

2.商务秘书求职应聘准备工作

随着高校大规模的连年招生，在校大学生人数急剧增加，大学生就业难的问题越来越受到人们的关注。对于文秘专业毕业班的学生来说，如何提升自身的就业能力是一个亟待解决的问题。

作为一名应届毕业生，在求职应聘时应做好以下几个方面的准备工作：

（1）客观地评价自身综合素质。文秘工作内容繁杂，主要包括参谋辅助决策、信息工作、文书处理和档案管理工作、会务工作、公关工作、日常事务管理工作等，因此，对于应聘者的要求也较全面。综合而言，秘书人员应具备速录、写作、编辑、归档、统计、摄影摄像、操作办公设备等基本技能，同时还应具备良好的组织协调能力、团队合作能力、获取新知识的能力等多元化才能。文秘专业应届毕业生在应聘商务秘书岗位之前可根据上述文秘人员应具备的基本素质，对自身在各个方面进行一个全面的、客观地自我评价，避免在面试时出现“展示不足”或“言过其实”的现象。

（2）了解用人单位基本情况。用人单位的基本情况一般包括以下几个方面的内容：

①用人单位的全称；

②用人单位的隶属关系；

③用人单位的联系方式，包括人事部门联系人、电话、通讯地址、邮箱、邮政编码等；

④用人单位所有制性质；

⑤用人单位的规模、经济效益、发展前景、地理环境、经营范围和种类；

⑥用人单位招聘的专业方向、招聘意图、工作岗位、工作内容、工作地点；

⑦用人单位的工资、福利、奖金、住房等待遇。

（3）做好应聘准备工作。在应聘工作时，应聘者往往要求通过招聘单位的面试。优秀的应聘者往往能在短暂的面试过程中将自己的知识、能力、综合素质等全面展示给考官，给考官留下深刻的印象，因而获得工作机会。因此，在面试之前应做好充分准备。

为保证有充足的时间准备面试，求职者应至少提前两周拟订面试计划。在此期间，应对自身做一个全面的自我检查，例如所学课程有哪些、与应聘工作相关的有哪几门、自己的能力、个性、爱好、特长，大学期间取得哪些成绩等情况。在进行全面的自我总结之后，精心填写学校下发的毕业生就业推荐表，内附个人二寸免冠照一张，同时还应准备好各类求职材料。另外，在面试前，还应向有关老师、学长请教面试经验，可与同学进行模拟面试。

一般来说，应届生应聘时的求职材料包括以下几类：各科考试成绩表，各类获奖证书、外语、计算机等级证书、中级秘书资格证、各种创作、科研成果等复印件。

（4）应聘前的着装准备。求职面试时，着装要正式，要以得体、整洁大方、素雅清爽为原则，应尽量表现得职业化。一般面试服装以正装为主，男装要求着同色套装（一般为西装）。女性一般也着套装，裙装切忌过短、过暴露、过另类。

（二）商务秘书的面试礼仪礼节

秘书职业需要有专业技能，与人打交道灵活大方又不失庄重礼貌。如果应聘者在初次见面时，给对方以良好的印象，得体地展示自己的才能，那么成功的可能性就大一些。商务秘书面试前有时候还要经过笔试。笔试的内容一般包括财务、商业礼仪、公司战略、宏观经济、逻辑分析、基本常识等方面的内容，具体和各企业和公司的经营的业务还会有一定的相关。

商务秘书的面试根据不同的目的，会测试面试者不同方面的能力和素质，如团队精神、学习能力、细致程度、服从能力、语言表达能力、文字操作能力，等等。总之面试时要测试应聘者的基本素养，尤其是和秘书工作相关的素养。商务秘书在面试过程中应注意遵循一定的礼仪礼节，主要包括以下几点。

1.仪容整洁

在面试时应着正装，男性留短发，女性不可浓妆艳抹，不佩戴夸张饰品，衣物干净整洁无异味。

2.守时

参加面试要特别注意遵守时间，应提前达到面试地点，以示求职诚意，因此在面试前应提前考察行走路线并预计乘车时间，确保准时达到。

3.举止得当、礼貌细心

在等候面试时应注意举止得当，应按照招聘单位的要求在等候区等候接待人员的引导，切勿因长时间等候而急躁失礼，这会给他人留下不好的印象，同时也会传到主考官耳中，影响到你后面的考试。

进入面试室之前应先轻轻敲门，获得允许方可进入，不可擅自进入。进入面试室后获得考官允许后方可落座，落座之前应道谢。

面试结束时，应徐徐起立，道谢及道歉。退出后轻轻关上面试室的门。

4.坐姿端正

面试时坐姿应端正，不可跷二郎腿、不可任意伸直双腿，应将双脚放在本人座位下。双手可放在腿上，切忌双臂交叉于胸前或放在邻座椅背上或捂嘴、抠鼻孔、掏耳朵。不良的坐姿易给考官留下轻浮傲慢、随意鲁莽的坏印象。

5.态度诚恳

面试时应面带微笑，态度诚恳，有问必答。回答考官提问应注意将目光集中在主考的额头上，注意期间与考官的眼神交流，切忌板起面孔、东张西望，甚至上下打量考官，以免给人留下三心二意、无礼的印象。

6.把握分寸

面试的回答要把握分寸，并非说得越多越好。一般应将对方和自己的发言比率定为6∶4，回答问题应等考官将问题问完，切忌打断考官提问。应聘时不要过于唐突地询问工资待遇等问题，即便要询问，也要注意在适当的时间，采用适当的方法。

7.见机行事

部分单位招聘秘书人员会以特殊形式考察应聘人员的综合素质，因此，应聘者在参加面试时应注意观察周围环境，见机行事。有时虽然是举手之劳，也会成为你面试的契机。

五、实践训练

（一）模拟训练

模拟组织一场秘书人员招聘会，分别扮演招聘考官和应聘面试者，进行求职简历设计、着装和形象设计、模拟面试、英文自我介绍等。

（二）综合训练

【实训背景】

杨敏是九益律师事务所的行政主管，职责之一是为事务所招聘律师助理和实习律师，当一个又一个大学毕业生向她询问如何才能到事务所工作时，她为这种提问感到忧虑，特别通过本报发出忠告：别向招聘者问路。

她举了一个典型的例子：一个法学专业的大学毕业生打电话来应聘，问“事务所在哪儿呢？”杨敏给了他具体地址。

这男生继续询问：“事务所离我的学校近吗？应该坐几路车呢？”这些追问让杨敏大跌眼镜，但依然平心静气地告诉了他公交路线。

“我坐这路车，该在哪站下？”男生接着问。杨敏确实不知道，只能回答：“你问售票员吧。”

诸如此类的现象屡屡发生。杨敏告诉记者，每年来应聘的大学毕业生中，大约60%的人会打电话到事务所问路，“其中以‘80后’最明显”。

杨敏说：“这让我很困惑，现在的大学生怎么了？很明显，招聘单位会对问路的大学生扣减印象分，因为单位需要的是能够分担工作而不是增加琐碎事务的人。”

【实训内容】

讨论：为什么杨敏要向应聘者提出“别向招聘者问路”的忠告？

【实训要求】

1.实训应分组进行，4人一组进行讨论，讨论结束后每小组请代表交流认识。

2.讨论过程应严肃认真。