新闻发布会记者简介

任务二　新闻发布会礼仪

知识目标

●重视新闻发布会礼仪规范。

●掌握新闻发布会相关程序。

能力目标

●通过对本任务的学习，掌握新闻发布会的有关礼仪。

情境描述

对汽车有关企业而言，举办新闻发布会，是企业联络、协调与新闻媒介之间的相互关系的一种最重要的手段。在汽车企业工作的有关汽车服务人员，必须掌握新闻发布会相关礼仪和程序，善于利于新闻发布会与外界进行沟通，避免在办会时出现差错或失礼与人。

任务剖析

新闻发布会，简称发布会，有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正报道的有效沟通方式。按照惯例，当主办单位在新闻发布会上进行完主题发言之后，允许与会的新闻界人士在既定的时间里围绕发布会的主题进行提问，主办单位必须安排专人回答这类提问。简言之，新闻发布会就是以发布新闻为主要内容的会议。

发布会礼仪，一般指的是有关举行新闻发布会的礼仪规范。对汽车企业而言，新闻发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜四方面的内容。

任务载体

20世纪20年代后期，国内的一家民营性企业开发出了一种全新的果汁型饮料。这种饮料不仅营养丰富、无添加剂、口感舒适，而且符合健康和卫生标准，并与国际上饮料的流行趋势相吻合。然而，国内的饮料市场几乎全部已被外国饮料所占领。要在当时特定的条件下，将这种新型的国产饮料推上市场，并且争得一席之地，可以说是难上加难的。

要想在广告宣传上与财大气粗、经验丰富的外国饮料商决一雌雄，显然国内这家民营企业实力不够。于是，这家企业的负责人决定另辟蹊径，在力所能及的情况下，为自己做上一次“软广告”。在饮料消费的旺季来临之前，这家企业专门租用了首都北京的一座举世闻名的建筑物，在其中召开了一次由新闻界人士为主要参加者的新产品说明会。在会上，这家企业除了向与会者推介自己的新产品之外，还邀请到了国内著名的饮料专家与营养专家，请其发表各自的高见，并邀请全体与会者亲口品尝这项新产品。

此后，不少与会的新闻界人士不仅争先恐后地在自己所属的媒体上发布了这条消息，而且还纷纷自愿地为其大说好话。有些新闻界人士甚至还站在维护国产饮料的立场上，为其摇旗呐喊。结果一时间令其名声大振，销量也随之大增，终于在强手林立的饮料市场上脱颖而出。

相关知识

一、会议的筹备

筹备新闻发布会，所要做的准备工作甚多。其中最重要的，是要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。

1.主题的确定

决定召开一次新闻发布会之后，即应首先确定其主题。新闻发布会的主题，指的是新闻发布会的中心议题。主题确定是否得当，往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。一般而言，新闻发布会的主题大致上共有三类：一类是发布某一消息；一类是说明某一活动；再有一类则是解释某一事件。知识链接

公司总裁丰田章男2010年3月1日在中国北京召开新闻发布会，就丰田召回事件进行说明，希望由总裁亲自举行发布会来挽回信誉。据除了丰田章男，丰田中国总代表服部悦雄、丰田中国总经理加藤雅大也出席了此次发布会。

丰田汽车公司社长丰田章男在北京召开说明会，就丰田汽车包括中国在全球范围实施的大规模召回，给中国消费者带来的担心和影响，3次表示道歉。

日本丰田公司今年1月起宣布，由于部分车型的油门踏板、脚垫、刹车系统缺陷等原因，将在全球不同地区分别召回卡罗拉、汉兰达、雷克萨斯、RAV4等车型，召回数量将超过800万辆，这一数据超过了丰田集团2009年度781.3万辆的全球销量。对此，丰田章男在记者会上就脚垫、油门踏板和制动系统三方面问题进行了说明，并提出了3条具体的质量管理改进措施，包括成立由社长本人直接管属的“全球质量特别委员会”；加强实地技术调查体制，以及加强人才培养；在全球范围内成立“顾客第一培训中心”的培训机构。丰田章男表示，上述3条措施都将在中国市场实施。

在谈及丰田此次大规模安全问题的原因时，丰台章男承认丰田近几年发展速度过快，已经超过了人才培养、人才成长的速度，导致了如此大规模质量问题。丰田章男还表示，丰田公司在中国市场销售80万辆汽车的目标没有因此次事件而改变。公司会为这一目标继续努力。

2.时空的选择

新闻发布会的时空选择，通常是指其时间与地点的选择。对这两个不加重视，即便主题再好，新闻发布会也往往难于奏效。

1）选择时间

一般来说，一次新闻发布会所使用的全部时间应当限制在两个小时以内。具体而言，在选定举行新闻发布会的时间时，还须谨4个方面的细节问题：一是要避开节日与假日；二是要避开本地的重大社会活动；三是要避开其他单位的新闻发布会；四是要避开与新闻界的宣传报道重点撞车或相左。只讲紧迫性、时效性，而忽略了上述问题，往往只会使自己劳而无功。

通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，是周一至周四的上午9点至11点，或是下午的3点至5点。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。之所以将周五排除在外，主要是因为周末随之而至，此刻人心涣散，对新闻报道往往不予重视。

2）选择地点

新闻发布会的举行地点，除可以考虑本单位本部所在地、活动或事件所在地之外，还可优先考虑首都或其他影响巨大的中心性城市。必要时，还可在不同地点举行内容相似的新闻发布会。举行新闻发布会的现场，应交通方便、条件舒适、环境幽雅、面积适中，本单位的会议厅、宾馆的多功能厅、当地最有影响的建筑物等，均可酌情予以选择。

3.人员的安排

在准备新闻发布会时，主办方必须精心做好有关人员的安排。与其他会议所不同的是，新闻发布会的主持人、发言人选择是否得当，往往直接关系到会议成败。因此，安排新闻发布会的人员，首先就是选好主持人与发言人。

1）主持人

按照常规，新闻发布会的主持人的基本条件是：仪表堂堂、年富力强、见多识广、反应灵活、语言流畅、幽默风趣、善于把握大局、长于引导提问，并且具有丰富的主持会议的经验。

2）发言人

在一般情况下，新闻发布会的人是会议的主角，因此他通常由本单位的主要负责人担任。除了在社会上口碑较好、与新闻界关系较为融洽之外，对发言人的基本要求还应当包括恪尽职守、修养良好、学识渊博、思维敏捷、反应迅速、记忆力强、善解人意、能言善辩、彬彬有礼，等等。

3）接待人员

除了要慎选主持人、发言人之外，还须精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，他们最好由品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性担任。

为了宾主两便，主办单位所有正式出席新闻发布会的人员，均须在会上正式佩戴事先统一制作的姓名胸卡。其内容包括姓名、单位、部门与职务。

4.材料的准备

在准备新闻发布会时，主办单位通常需要事先委托专人准备好如下4个方面的主要材料：

1）发言提纲

它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的发言提要。发言提纲既要紧扣主题，又必须全面、准确、生动、真实。

2）问答提纲

为了使发言人在现场正式回答提问时表现自如，不慌不忙，事先可对有可能被提问的主要问题进行预测，并就此预备好针锋相对的答案，以使发言人心中有数，必要时予以参考。

3）宣传提纲

为了方便新闻界人士在进行宣传报道时抓住重点、信息翔实，主办单位可事先精心准备好一分以有关数据、图片、资料为主的宣传提纲或新闻稿，并且认真打印出来，在新闻发布会上提供给每一位外来的与会者。在宣传提纲上，通常应列出本单位名称及联络电话、传真号码，以供新闻界人士核实之用；在新闻稿上，通常列出新闻发布会的时间、地点、主持人、与会主要人员、会议主旨与内容，以给新闻界人士准确报道之用。上网的商界单位，还可同时列出本单位的网址。

4）辅助材料

假如条件允许，可在新闻发布会的举办现场预备一些可强化会议效果的形象化视听材料，例如，图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等，以供与会者利用。在会前或会后，有时亦可安排与会者进行一些必要的现场参观或展览、陈列参观。应当注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄露商业秘密。

二、媒体的邀请

在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主。在事先邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。不然的话，就难以确保新闻发布会真正取得成功。一般而言，在这一问题上，有以下三个侧重点必须认真考虑：

1.应否邀请新闻界人士参加

举办新闻发布会，首先要看有无必要性。即使存在一定的必要性，也要多加论证，要讲究发布会的少而精。

众所周知，商界向社会各界主动传播信息的方式并非只有举行新闻发布一种。除此之外，发送新闻稿、邀请参观现场也可以发挥相同的功效。假如采用后两种方式即可发挥预期的作用，那么新闻发布会往往是可以不举办的。如果“新闻”不新，或是新闻界人士毫无兴趣，而硬是一厢情愿坚持要开新闻发布会，弄得无人到场，可就洋相百出了。总之，不该邀请新闻界人士时，就不要自讨没趣。若是没有必要邀请新闻界人士，也就无所谓召开新闻发布会的问题了。

2.应当邀请哪些方面的新闻界人士参加

决定召开新闻发布会之后，邀请哪些方面的新闻界人士与会的问题就显得重要起来。实际上，这一问题又可分为两个方面：

1）邀请新闻界人士先要了解其特点

目前，新闻媒体大体上分为电视、报纸、广播、杂志、网络5种。它们各有所长，各有所短。

（1）电视。电视的优点是受众广泛、真实感强、传播迅速，其缺点是受时空限制、不容易保存。

（2）报纸。报纸的优点是信息容量大、易储存查阅、覆盖面广大，其缺点是感染力差、不够精美。

（3）广播。广播的优点是传播速度快、鼓动性极强、受限制较少，其缺点是稍纵即逝、选择性差。

（4）杂志。杂志的优点是印刷精美、系统性强、形式多变，其缺点是出版周期较长、读者相对较少。

（5）网络。网络的优点是信息丰富、时效性强、涉及广泛，其缺点则是良莠不齐、真伪难分。

了解了上述各种新闻媒体的主要优缺点，并在对其邀请时加以考虑，才不至于走弯路。

2）邀请新闻界人士时必须有所侧重

在邀请新闻单位的具体数量上，新闻发布会自有讲究。基本的规则是，宣布某一消息时，尤其是为了扩大影响，提高本单位的知名度时，邀请新闻单位通常多多益善。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本单位处于守势而这时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地优先邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好或对待本单位向来较为友善的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如拟邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还需遵守有关的外事纪律，并且事先报批。

3.应当如何协调主办单位与新闻界人士的相互关系

如前所述，新闻界人士是新闻发布会上的主宾。主办单位如欲取得新闻发布会的成功，就必须求得对方的配合，并与之协调好相互关系。主办单位，特别是主办单位的主要负责人与公关人员在与新闻界人士打交道时，一定要注意以下5点：

（1）要把新闻界人士当作自己真正的朋友对待，对对方既要尊重友好，更要坦诚相待。

（2）要对所有与会的新闻界人士一视同仁，不要有亲有疏、厚此薄彼。

（3）要尽可能地向新闻界人士提供对方所需要的信息，要注重信息的准确性、真实性与时效性，不要弄虚作假，爆炒旧闻。

（4）要尊重新闻界人士的自我判断，不要指望拉拢、收买对方，更不要打算去左右对方。

（5）要与新闻界人士保持联络，要注意经常与对方互通信息，常来常往，争取建立双方的持久关系。

三、现场的应酬

在新闻发布会正式举行的过程之中，往往会出现种种这样或那样的确定和不确定的问题。有时，甚至还会有难以预料的情况或变故出现。要应付这些难题，确保新闻发布会的顺利进行，除了要求主办单位的全体人员齐心协力、密切合作之外，最重要的，是要求代表主办单位出面应付来宾的主持人、发言人要善于沉着应变、把握全局。为此，特别要求主持人、发言人在新闻发布会举行之际牢记以下几个要点：

1.外表的修饰

毫无疑问，在新闻发布会上，代表主办单位出场的主持人、发言人，是被新闻界人士视为主办单位的化身和代言人的。而在新闻发布会召开之后，他们则更是有可能在不少新闻媒体上纷纷出镜亮相。在广大社会公众眼里，他们通常被与本单位的整体形象画上了等号，甚至决定了社会公众对主办单位的态度与评价如何。有鉴于此，主持人、发言人对于自己的外表，尤其是仪容、服饰、举止，一定要事先进行认真的修饰。

按惯例，主持人、发言人需要进行必要的化妆，并且以化淡妆为主。发型应当庄重而大方。男士宜穿深色西装套装、白色衬衫、黑袜黑鞋，并且打领带；女士则宜穿单色套裙、肉色丝袜、黑色高跟皮鞋。服装必须干净、挺括，一般不宜佩戴首饰。

在面对新闻界人士时，主持人、发言人都要注意做到举止自然而大方。要面含微笑，目光炯炯，表情松弛，坐姿端正。一定要克服某些有损个人形象的不良举止，例如，抓搔头皮、紧咬嘴唇、眼皮上翻、东张西望、不看听众、以手捧头、双脚乱抖、反复起立、交头接耳、表情呆滞、不苟言笑，等等。

2.相互的配合

不论主持人还是发言人，在新闻发布会上都是一家人，因此两者之间的配合默契必不可少。要真正做好相互配合，一是要分工明确；二是要彼此支持。

在新闻发布会上，主持人与发言人分工有所不同，因此必须各尽其职，才有配合可言。不允许越俎代庖、替人代劳。主持人所要做的，主要是主持会议、引导提问。发言人所要做的，则主要是主旨发言、答复提问。有时，在重要的新闻发布会上，为慎重起见，主办单位往往会安排数名发言人同时出场。若发言人不止一人，事先必须进行好内部分工，各管一段。否则人多了，话反而没有人说，或是大家抢着说。一般来讲，发言人的现场发言应分为两个部分，首先进行主旨发言，接下来才会回答疑问。当数名发言人到场时，只需一人进行主旨发言即可。

主持人、发言人的彼此支持，在新闻发布会上通常是极其重要的。在新闻发布会进行期间，主持人与发言人必须保持一致的口径，不允许公开顶牛、相互拆台。当新闻界人士提出的某些问题过于尖锐或难于回答时，主持人要想方设法转移话题，不使发言人难堪。而当主持人邀请某位新闻记者提问之后，发言人一般要给予对方适当的回答。不然，不论对那位新闻记者还是对主持人来讲，都是非常失敬的。

3.讲话的分寸

在新闻发布会上，主持人、发言人的一言一行，都代表着主办单位。因此，必须对自己讲话分寸予以重视。下述4点尤为重要：

（1）简明扼要。不管是发言还是答问，都要条理清楚、重点集中，令人既一听就懂、又难以忘怀。在新闻发布会上有意卖弄口才、口若悬河，往往是不讨好的。

（2）提供新闻。举办新闻发布会，自然就需要有新闻发布。新闻界人士就是特意为此而来的，所以在不违法、不泄密的前提下，要善于满足对方在这一方面的要求。至少，也要在讲话中善于表达自己的独到见解，并杜绝以旧闻、谎言搪塞媒体与公众。

（3）生动灵活。在讲话之际，讲话者的语言是否生动，话题是否灵活，往往直接影响到现场的气氛。面对冷场或者冲突爆发在即，讲话者生动而灵活的语言，往往可以化险为夷。因此，适当地采用一些幽默风趣的语言、巧妙的典故，也是必不可少的。

（4）温文尔雅。新闻记者大多见多识广，加之又是有备而来，所以他们在新闻发布会上经常会提出一些尖锐而棘手的问题。遇到这种情况时，发言人能答则答，不能答则应当巧妙地进行闪避，或是直接告之以无可奉告。无论如何，都不要对对方恶语相加，甚至粗暴地打断对方的提问。吞吞吐吐、张口结舌，也不会给人以好的印象。唯有语言谦恭敬人、高雅脱俗，才会不辱使命。

四、善后的事宜

新闻发布会举行完毕之后，主办单位需在一定的时间之内对其进行一次认真的评估善后工作。一般而言，需要认真处理的事情一共有如下三项：

1.了解新闻界的反应

新闻发布会结束之后，应对照一下现场所使用的来宾签到簿与来宾邀请名单，核查一下新闻界人士的到会情况。据此可大致推断出新闻界对本单位的重视程度。此外，还有两件事必做不可：一是要了解一下与会者对此次新闻发布会的意见或建议，尽快找出自己的缺陷与不足；二是要了解一下与会的新闻界人士之中有多少人为此次新闻发布会发表了新闻稿。

2.整理保存会议资料

整理保存新闻发布会的有关资料，不仅有助于全面评估会议效果，而且还可为此后举行同一类型的会议提供借鉴。需要主办单位认真整理保存的新闻发布会的有关资料，大致上可以分为两类：

一是会议自身的图文声像资料。包括在会议进行过程中所使用的一切文件、图表、录音、录像，等等；二是新闻媒介有关会议报道的资料。主要包括在电视、报纸、广播、杂志、网络上公开发表的涉及此次新闻发布会的消息、通讯、评论、图片，等等。具体可以分为有利报道、不利报道、中性报道三类。

3.酌情采取补救措施

在听取了与会者的意见、建议，总结了会议的举办经验，收集、研究了新闻界对于会议的相关报道之后，对于失误、过错或误导，都要主动采取一些对策。对于在新闻发布会之后所出现的不利报道，特别要注意具体分析，具体对待。

这类不利报道大致可分三类：一是事实准确的批评性报道；二是因误解而出现的失实性报道；三是有意歪曲事实的敌视性报道。对于批评性报道，主办单位应当闻过即改、虚心接受。对于失实性报道，主办单位应通过适当途径加以解释、消除误解。对于敌视性报道，主办单位则应在讲究策略、方式的前提下据理力争，尽量为本单位挽回声誉。