商务交接仪式礼仪

任务三　商务交接仪式礼仪

知识目标

●掌握商务交接的准备礼仪。

●掌握商务交接的交接程序。

能力目标

●能够运用所学知识完成商务交接的准备和实施。

情境描述

在商务交往之中，商务伙伴之间合作的成功，是值得有关各方庆贺的一桩大事。实事求是地说，在激烈的竞争环境之中、在泾渭分明的利益关系之下以及在变幻莫测的商界风云之内，商务伙伴之间的合作的确来之不易，因此，它备受各方的高度重视。举行热烈而隆重的交接仪式，就是在商务往来中用以庆贺商务伙伴之间合作成功的一种活动形式。

任务剖析

本任务主要讲解交接仪式的准备、交接程序、参加交接仪式礼仪等内容，以帮助汽车从业人员全面认识和掌握有关商务交接礼仪基础知识，在实际工作中具备良好的礼仪，达到事半功倍的效果。

任务载体

交接仪式，在商界一般是指施工单位依照合同将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备，例如，厂房、商厦、宾馆、办公楼、机场、码头、车站，或飞机、轮船、火车、机械、物资，等等，经验收合格后正式移交给使用单位之时，所专门举行的庆祝典礼。

交接的礼仪，一般是指在举行交接仪式时所须遵守的有关规范。应该如何做好交接准备工作？交接仪式的程序是什么？参加交接仪式又该如何做呢？

相关知识

交接仪式，在商界一般是指施工单位依照合同将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备，如厂房、商厦、办公楼、宾馆、机场、车站、码头以及火车、飞机、轮船、机械、物资等经验收合格后正式移交给使用单位之时，所专门举行的庆祝典礼。

举行交接仪式的重要意义在于，它既是商务伙伴们对于所进行过的成功合作的庆贺，是对给予过自己关怀、支持、帮助和理解的社会各界的答谢，又是接收单位与施工、安装单位巧妙地利用时机，为双方各自提高知名度和美誉度而进行的一种公共宣传活动。

一、交接准备的礼仪

交接准备仪式，主要应关注来宾邀约、现场布置、物品预备三件事宜。

1.来宾邀约

来宾的邀约，一般应由交接仪式的施工、安装单位一方负责。在具体拟定来宾名单时，施工、安装单位也应主动征求自己的合作伙伴，即接收单位的意见。接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔，不过可以对此酌情提出自己的一些合理化建议。

1）人员原则

一般情况下，参加交接仪式的人数自然多比少好。如果参加者太少，难免会使仪式显得冷冷清清。但是，在宏观上确定参加者的总人数时，必须兼顾场地条件与接待能力，切忌过多。

从原则上来讲，交接仪式的出席人员应当包括施工、安装单位的有关人员，接收单位的有关人员，上级主管部门的有关人员，当地政府的有关人员，行业组织、社会团体的有关人员，各界知名人士、新闻界人士以及协作单位的有关人员等。

2）邀请原则

在以上所述人员之中，除施工、安装单位与接收单位的有关人员之外，对于其他所有的人员，均应提前送达或寄达正式的书面邀请，以示对对方的尊重之意。

邀请上级主管部门、当地政府、行业组织的有关人员时，虽不必勉强对方，但却必须努力争取，并表现得心诚意切。因为利用举行交接仪式这一良机，使施工、安装单位，接收单位，与上级主管部门、当地政府、行业组织进行多方接触，这不仅可以宣传自己的工作成绩，而且也有助于有关各方之间进一步地实现相互理解和相互沟通。

若非涉密，在举行交接仪式时，东道主既要争取多邀请新闻界的人士参加，又要为其尽可能地提供一切便利。对于不邀而至的新闻界人士，也应尽量来者不拒。

2.现场布置

对举行交接仪式现场的布置，通常，应视交接仪式的重要程度、全体出席者的具体人数、交接仪式的具体程序与内容以及是否要求对其进行保密等几方面的因素而定。

根据常规，一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场。有时，也可将其酌情安排在东道主单位本部的会议厅或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所。

1）本部会议厅

将交接仪式安排在东道主单位本部的会议厅举行，可免去大量的接待工作，会场的布置也十分便利。特别是在将被交付的工程项目、大型设备不宜为外人参观或者暂时不方便外人参观的情况下，以东道主单位本部的会议厅作为举行交接仪式的现场，不失为一种较好的选择。

此种选择的主要缺陷是：东道主单位往往需要付出更多的人力、财力、物力，全体来宾对于将被交付的工程项目或大型设备缺乏身临其境的直观感受。

2）设备现场

将交接仪式安排在业已建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场举行，其最大的长处是可使全体出席仪式的人员身临其境，获得对被交付使用的工程项目或大型设备的直观而形象的了解，掌握较为充分的第一手资料。倘若在交接仪式举行之后安排来宾进行参观，则更为方便可行。不过，若是在现场举行交接仪式，往往进行准备的工作量较大。在此百废待兴之地忙里忙外，绝非轻而易举之事。

3）其他场所

如果将被交付的工程项目或大型设备的现场条件欠佳，或是出于东道主单位的本部不在当地以及将要出席仪式的人员较多等其他原因，经施工、安装单位提议，并经接收单位同意之后，交接仪式也可在其他场所举行。诸如宾馆的多功能厅、外单位出租的礼堂或大厅等处。在其他场所举行交接仪式，尽管开支较高，但可省去大量的安排、布置工作，而且还可以提升仪式的档次。

3.物品预备

在交接仪式上，有不少需要使用的物品，应由东道主一方提前进行准备。

1）作为交接象征之物的有关物品

作为交接象征之物的物品是必不可少的，这些物品主要有以下几种：

（1）验收文件。验收文件是指已经公证的由交接双方正式签署的接收证明性文件。

（2）一览表。一览表是指交付给接收单位的全部物资、设备或其他物品的名称、数量明细表。

（3）钥匙。钥匙则是指用来开启被交接的建筑物或机械设备的钥匙。在一般情况下，因其具有象征性意味，故预备一把即可。

2）作为烘托喜庆气氛的物品

主办交接仪式的单位，要为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品。在举行交接仪式的现场四周，尤其是在正门入口处、干道两侧、交接物四周，可酌情悬挂一定数量的彩带、彩旗、彩球，并放置一些色泽艳丽、花朵硕大的盆花，不仅烘托了气氛也美化了环境。

3）主席台

在交接仪式的现场，可临时搭建一处主席台。必要时，应在主席台上铺设一块红地毯。至少，也要预备足够的桌椅。

在主席台上方，应悬挂一条红色巨型横幅，上书交接仪式的具体名称，如“某某工程交接仪式”或“热烈庆祝某某工程正式交付使用”。

4）来宾赠送的礼品

通常，来宾都会赠送一些祝贺性花篮，若这些花篮较多，可依照约定俗成的顺序，如“先来后到”、“不排名次”等，将其呈一列摆放在主席台正前方，或是分成两行摆放在现场入口处门外的两侧。不过，若是来宾所赠的花篮甚少，则不必将其公开陈列在外。

5）赠送来宾的礼品

在交接仪式上用以赠送给来宾的礼品，应突出其纪念性、宣传性。诸如被交接的工程项目、大型设备的微缩模型，或以其为主角的画册、明信片、纪念章、领带针、钥匙扣等，皆为首选。

二、交接程序的礼仪

交接仪式的程序，具体是指交接仪式进行的各个步骤。不同内容的交接仪式，其具体程序往往各有不同。

1.拟定程序的原则

主办单位在拟定交接仪式的具体程序时，必须注意以下两个基本原则：

1）惯例执行原则

主办单位在拟定交接仪式的具体程序时，在大的方面必须参照惯例执行，尽量不要标新立异，另搞一套。

2）实事求是原则

实事求是原则，是指必须实事求是、量力而行，在具体的细节方面不必事事贪大求全。

2.交接仪式的基本程序

从总体上来讲，几乎所有的交接仪式都少不了以下5项基本程序：

1）宣布交接仪式开始

在主持人宣布交接仪式正式开始之前，主持人应邀请有关各方人士在主席台上就坐，并以适当的方式暗示全体人员保持安静。然后宣布交接仪式正式开始，此时，全体与会者应进行较长时间的鼓掌，以热烈的掌声来表达对于东道主的祝贺之意。

2）奏国歌

全体与会者必须肃立，奏国歌，并演奏东道主单位的标志性歌曲。有时该项程序也可略去。不过若能安排这一程序，往往会使交接仪式显得更为庄严而隆重。

3）进行交接

由施工、安装单位与接收单位正式进行有关工程项目或大型设备的交接。具体的做法主要是：由施工、安装单位的代表，将有关工程项目、大型设备的验收文件、一览表及钥匙等象征性物品，正式递交给接收单位的代表。此时，双方应面带微笑，双手递交、接收有关物品。在此之后，还应热烈握手。至此，标志着有关的工程项目或大型设备已经被正式地移交给了接收单位。

假如条件允许，在该项程序进行的过程中，可在现场演奏或播放节奏欢快的喜庆性歌曲。

在有些情况下，为了进一步营造出一种热烈而隆重的气氛，这一程序也可由上级主管部门或地方政府的负责人为有关的工程项目、大型设备的启用而剪彩所取代。

4）代表发言

按惯例，在交接仪式上，须由有关各方的代表进行发言。他们依次应为：施工、安装单位的代表，接收单位的代表，来宾的代表等。

这些发言，一般均为礼节性的，并以喜气洋洋为主要特征。它们通常宜短忌长，只需短短几句，点到为止。原则上讲，每个人的发言应以3分钟为限。

5）仪式结束

宣告交接仪式正式结束。此时此刻，全体与会者应再次进行较长时间的热烈鼓掌。

3.辅助性活动

按照仪式礼仪的总体要求，交接仪式同其他仪式一样，在所耗费的时间上也是宜短不宜长。在正常情况下，每一次交接仪式从头至尾所用的时间，大体上不应当超过1个小时。为了做到这一点，就要求交接仪式在具体程序上讲究少而精。正因为如此，一些原本应当列入正式程序的内容，例如，进行参观、观看文娱表演等，均被视为正式仪式结束之后所进行的辅助性活动而另行安排。

如果方便的话，正式仪式一旦结束，东道主与接收单位即应邀请各方来宾一道参观有关的工程项目或大型设备。东道主一方应为此专门安排好富有经验的陪同、解说人员，使各方来宾通过现场参观，可以进一步地深化对有关的工程项目或大型设备的认识。

若是出于某种主观原因，不便邀请来宾进行现场参观时，也可以通过组织其参观有关的图片展览或向其发放宣传资料的方式，来适当地满足来宾的好奇心。

不论是布置图片展览，还是印制宣传资料，在不泄密的前提下，均应尽量使内容翔实、资料充足、图文并茂。通常，它们应当包括有关工程项目或大型设备的建设背景、主要功能、基本数据、具体规格、开工与竣工的日期，施工、安装、设计、接收的单位的概况，与国内外同类项目、设备的比较等。为使之更具说服力，不妨多采用一些准确的数据来进行讨论、说明。

在仪式结束后，若不安排参观活动，还可为来宾安排一场综艺类的文艺表演，以助雅兴。表演者可以是东道主单位的员工，也可以邀请专业人士。表演的主要内容，则应为轻松、欢快、娱乐性强的节目。

三、参加交接仪式的礼仪

在参加交接仪式时，不论是东道主一方还是来宾一方，都存在一个表现是否得体的问题。假如有人在仪式上表现失当，往往就会使交接仪式黯然失色。有时，甚至还会因此而影响到有关各方的相互关系。

1.东道主的礼仪

对东道主一方而言，需要注意的礼仪问题有以下三点：

1）仪表妆饰

东道主一方参加交接仪式的人员，不仅应当是“精兵强将”、“仪表堂堂”，而且应当使之能够代表本单位的形象。为此，必须要求其妆饰规范、服饰得体、举止有方。

2）保持风度

在交接仪式举行期间，不允许东道主一方的人员交头接耳、打打闹闹、东游西逛。在为发言者鼓掌时，不允许厚此薄彼。当来宾为自己道喜时，喜形于色无可厚非，但切勿嚣张放肆、得意忘形。

3）待人友好

不管自己是否专门负责接待、陪同或解说工作，东道主一方的全体人员都应当自觉地树立起主人翁意识。一旦来宾提出问题或有帮助需求时，都要鼎力相助。不允许一问三不知、借故推脱、拒绝帮忙，甚至胡言乱语、大说风凉话。即使自己力不能及，也要向对方说明原因，并且及时向有关方面进行反映，使相关问题得以解决。

2.来宾的礼仪

对于来宾一方而言，在应邀出席交接仪式时，主要应当重视以下4个礼仪方面的问题：

1）致以祝贺

接到正式邀请后，被邀请者即应尽早以单位或个人的名义发出贺电或贺信，向东道主表示热烈祝贺。有时，被邀请者在出席交接仪式时，将贺电或贺信面交东道主，也是可行的。不仅如此，被邀请者在参加仪式时，还须郑重其事地与东道主一方的主要负责人一一握手，再次口头道贺。

2）略备贺礼

为表示祝贺之意，可向东道主一方赠送一些贺礼，如花篮、牌匾、贺幛等。当下，以赠送花篮最为流行。花篮一般需要在花店订制，用各色鲜花插装而成，并且应在其两侧悬挂特制的红色缎带，右书“恭贺某某交接仪式隆重举行”，左书本单位的全称。花篮可由花店代为先期送达，也可由来宾在抵达现场时亲自交给主人。

3）预备贺词

假如来宾与东道主关系密切，则还须提前预备一分书面贺词。贺词的内容应当简明扼要，主要是为了向东道主一方道喜祝贺。

4）准时到场

若无特殊原因，接到邀请后，务必牢记在心，届时正点抵达。为主人捧场。若不能出席，则应尽早通知东道主，以防在仪式举行时来宾甚少，使主人因“门前冷落车马稀”而难堪。