商务庆典仪式礼仪

任务四　商务庆典仪式礼仪

知识目标

●掌握商务庆典的基本知识。

●掌握商务庆典的组织。

●掌握参加商务庆典的礼仪。

能力目标

●能够运用所学知识完成商务庆典的准备和实施。

情境描述

庆典，是各种庆礼仪式的统称。在商务活动中，商务人员参加庆祝仪式的机会是很多的，既有可能奉命为本单位组织一次庆祝仪式，也有可能应邀出席外单位的某一次庆祝仪式。

任务剖析

本任务主要讲解商务庆典的分类、商务庆典的组织、参加商务庆典礼仪等内容，以帮助汽车从业人员全面认识和掌握有关商务庆典礼仪基础知识，在实际工作中具备良好的礼仪，达到事半功倍的效果。

任务载体

2011年3月15日是丹阳市金冠眼镜公司成立7周年的日子，公司准备举办7周年店庆活动，董事长、总经理要求秘书葛红丹拿出店庆策划方案。

秘书葛红丹接到任务后，立即梳理工作思路：①进一步了解领导意图，弄清店庆的目的；②考虑活动主题，提出宣传口号；③了解公司的全面情况，以便制定切实可行的方案；④考虑活动的方式、时间、地点、嘉宾、媒介等；⑤活动的具体内容及程序安排；⑥拟写活动方案；⑦提交领导审查；⑧根据领导意见修改方案。

相关知识

一、商务庆典总论

就其形式而论，商界各单位所举行的各类庆祝仪式，都有一个共同的特色，即要求务实而不务虚。若能由此而增强本单位全体员工的凝聚力与荣誉感，并且使社会各界人士对本单位重新认识、刮目相看，那么大张旗鼓地举行庆典，多进行一些人、财、物的投入，任何理智、精明的商家，都会对此在所不惜。

就其内容而论，在商界所举行的庆祝仪式大致分为以下4类：

1.周年庆典

周年庆典，是指在本单位成立周年时所举行的庆典。通常，它都是在逢5、逢10周年或其倍数的时候进行。

2.业绩庆典

业绩庆典，是指本单位在某方面取得了重大的业绩，如千日无生产事故、生产某种产品的数量突破10万台、经销某种商品的销售额达到1亿元等，从而为这些来之不易的成绩而举行的庆祝。

3.荣誉庆典

荣誉庆典，是指在本单位荣获了某项荣誉称号或单位的“拳头产品”在国内外重大展评中获奖之后而举行的。

4.发展庆典

发展庆典，是指本单位在某一时期取得了显著发展的庆典。如当本单位建立集团、确定新的合作伙伴、兼并其他单位、分公司或连锁店不断发展时，自然都值得庆祝一番。

二、组织庆典的礼仪

毋庸多言，庆典既然是庆祝活动的一种形式，那么它就应当以庆祝为中心，把每一项具体活动都尽可能组织得热烈、欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面，还是全体出席者的情绪、表现，都要体现出红火、热闹、欢愉、喜悦的气氛。唯独如此，庆典的宗旨——塑造本单位的形象、显示本单位的实力、扩大本单位的影响，才能够真正地得以贯彻落实。

1.确定出席人员名单

庆典出席人员的名单应当精心确定，出席者中不应当有滥竽充数者，或是让对方勉为其难。确定庆典出席人员名单时，始终应当以庆典的宗旨为指导思想。一般来说，庆典的出席人员通常应包括如下人士：

1）上级领导

地方党政领导、上级主管部门的领导，大多对单位的发展给予过关心和指导。邀请他们参加，主要是为了表示感激之意。

2）大众传媒

在现代社会中，电视、广播、报纸、杂志等大众媒介，被称为仅次于立法、行政、司法三权的社会“第四权力”。邀请他们参加，并主动与他们合作，将有助于其公正地介绍本单位的成就，进而有助于加深社会对本单位的认同和了解。

3）社会名流

根据公共关系学中的“名人效应”原理，社会各界的名人对于公众最有吸引力，能够请到他们，将有助于更好地提高本单位的知名度。

4）合作伙伴

在商务活动中，合作伙伴经常是彼此同呼吸、共命运的。邀请他们来与自己一起分享成功的喜悦，是完全应该的，而且也是绝对必要的。

5）社会实体

社会实体是指那些与本单位共居于同一区域、对本单位具有种种制约作用的具有社区关系的人士。诸如，本单位周围的街道办事处、居民委员会、学校、医院、养老院、幼儿园、商店以及其他单位等。请他们参加庆典，会使他们进一步了解本单位、尊重本单位、支持本单位，或是给予本单位更多的方便。

6）单位员工

员工是本单位的主人，本单位每一项成就的取得，都离不开他们的兢兢业业和努力奋斗。所以，在组织庆典时，当然应该有他们或他们的代表参加。

2.庆典仪式的现场布置

举行庆祝仪式的现场，是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分，往往会直接关系到庆典留给人们的印象好坏。依据庆典仪式的有关礼仪规范，商务人员在布置庆典仪式的现场时，需要通盘思考的主要问题有以下几点：

1）地点

在选择具体地点时，应结合庆典的规模、影响力以及本单位的具体情况来决定。本单位的礼堂、会议厅，本单位内部或门前的广场以及外借的大厅等，均可作为选择的对象。

不过在室外举行庆典时，切勿因地点选择不慎，从而制造噪声、妨碍交通或治安，否则，会顾此而失彼。

2）环境

在反对铺张浪费的同时，应当量力而行，着力美化庆典举行现场的环境。为了烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，可在现场张灯结彩、悬挂彩灯、彩带，张贴一些宣传标语，并且张挂标明庆典具体内容的大型横幅。

如果有能力，还可以请由本单位员工组成的乐队、锣鼓队届时演奏音乐或敲锣打鼓，烘托热闹的气氛。但是这类活动应当适度，不要热闹过了头，成为胡闹，或者“喧宾夺主”。

3）规模

在选择举行庆祝仪式的现场时，应当牢记并非规模越大越好。从理论上说，现场规模的大小应与出席者人数的多少成正比。也就是说场地的大小，应同出席者人数的多少相适应。人多地方小，拥挤不堪，会使人心烦意乱；人少地方大，则会让来宾对本单位产生“门前冷落车马稀”的感觉。

4）音响

在举行庆典之前，务必要把音响准备好。尤其是供来宾们讲话时使用的麦克风和传声设备，在关键时刻，绝不允许临阵“罢工”，让主持人手忙脚乱、大出洋相。

在庆典举行前后，播放一些喜庆、欢快的乐曲，只要不抢占“主角”的位置，通常是可以的。但是对于播放的乐曲，应先期进行审查。切勿届时让工作人员自由选择，随意播放背离庆典主题的背景乐曲，甚至是那些凄惨、哀怨、让人伤心落泪的乐曲，或是那些不够庄重的诙谐曲和爱情歌曲。

3.来宾接待

与一般商务交往中来宾的接待相比，对出席庆祝仪式的来宾的接待，更应突出礼仪性的特点。不但应当热心细致地照顾好全体来宾，而且还应当通过主办方的接待工作，使来宾感受到主人的真情厚意，并且想方设法使每位来宾都能心情舒畅。

最好的办法，是庆典一经决定举行，即成立对此全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事的人。在庆典的筹备组内，应根据具体的需要，下设若干专项小组，在公关、礼宾、财务、会务等各方面“分兵把守”，各管一段。其中负责礼宾工作的接待小组，大多不可缺少。

庆典的接待小组，原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。接待小组成员的具体工作有以下几项：

1）来宾的迎送

来宾的迎送，即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。

2）来宾的引导

来宾的引导，即由专人负责为来宾带路，将其送到既定的地点。

3）来宾的陪同

对于某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人始终陪同，以便关心与照顾。

4）来宾的接待

来宾的接待，即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。凡应邀出席庆典的来宾，绝大多数人对本单位都是关心和友好的。因此，当他们光临时，主人没有任何理由不让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待。将心比心，在来宾的接待上若得过且过、马马虎虎，则一定会伤来宾的自尊心。

4.拟定庆典的程序

庆典的具体程序，一定要精心拟定。一次庆典举行的成功与否，与其具体的程序关系密切。

1）拟定程序的原则

仪式礼仪规定，拟定庆典的程序时，有两条原则必须坚持：

（1）时间宜短不宜长。大体上讲，它应以1个小时为其极限。这既为了确保其效果良好，也是为了尊重全体出席人员，尤其是为了尊重来宾。

（2）程序宜少不宜多。过多的程序，不仅会加长时间，而且还会分散出席者的注意力，并给人以庆典内容过于繁琐、凌乱之感。千万不要使庆典成为内容乱七八糟的“马拉松”。

2）庆典的具体程序

依照常规，一次庆典大致上应包括下述几项程序：

（1）介绍嘉宾。请来宾就座，出席者安静，介绍嘉宾。

（2）宣布庆典正式开始。全体起立，奏国歌，唱本单位之歌（如果有的话）。

（3）本单位主要负责人致辞。内容包括对来宾表示感谢、介绍此次庆典的缘由等，其重点应是报捷以及庆典的可“庆”之处。

（4）嘉宾讲话。大体上讲，出席此次庆典的上级主要领导、协作单位及社会实体单位，均应有代表讲话或致贺词。嘉宾讲话应当提前约定好，不要当场当众推来推去。

对外来的贺电、贺信等，可不必一一宣读，但对其署名单位或个人应当公布。在进行公布时，可依照其“先来后到”的顺序，或是按照其具体名称的汉字笔画的多少进行排列。

（5）安排文艺演出。安排文艺演出的程序可有可无，如果准备安排，应当慎选内容，注意不要有悖于庆典的主旨。

（6）来宾参观。如有可能，可尽量安排来宾参观本单位的有关展览或车间等。当然，此项程序有时也可省略。

三、出席庆典的礼仪

参加庆典时，不论是主办单位的人员还是外单位的人员，均应注意自己临场之际的举止表现。其中，主办单位人员的表现尤其重要。

1.主办单位人员出席的礼仪

在举行庆祝仪式之前，主办单位应对本单位的全体员工进行必要的礼仪教育。对于本单位出席庆典的人员，还须规定好有关的注意事项，并要求大家在临场时务必严格遵守。

本单位的负责人，尤其是出面迎送来宾和上主席台的人士，只能够“身先士卒”，而绝不允许有任何例外。因为在庆祝仪式上，真正令人瞩目的，还是东道主方面的出席人员。假如这些人在庆典中精神风貌不佳、穿着打扮散漫、举止行为失当，则会对本单位的形象造成“反面宣传”。

按照庆典仪式礼仪的规范，作为主办单位的商界人士在出席庆典时，应当严格注意的礼仪问题主要有以下6点：

1）仪容服饰

所有出席本单位庆典的人员，事先都要洗澡、理发，男士还应刮光胡须。无论如何，届时都不允许本单位的人员蓬头垢面、胡子拉碴、浑身臭汗，有意无意去给本单位的形象“抹黑”。

有统一式样制服的单位，应要求以制服作为本单位人士的庆典着装。无制服的单位，应规定届时出席庆典的本单位人员必须穿着礼仪性服装。绝不允许在服饰方面任其自然、自由放任，把一场庄严隆重的庆典，搞得像一场万紫千红的时装或休闲装的“博览会”。

2）遵守时间

遵守时间，是基本的商务礼仪之一。对本单位庆典的出席者而言，更不得小看这一问题。上到本单位的最高负责人，下到级别最低的员工，都不得姗姗来迟或无故缺席，而中途退场则更不应该。

如果庆典的起止时间已有规定，则应当准时开始，准时结束。要向社会证明本单位言而有信。

3）表情庄重

在庆典举行期间，不允许嘻嘻哈哈、嬉皮笑脸，或是愁眉苦脸、唉声叹气、一脸晦气，否则会使来宾产生很不好的想法。在举行庆典的整个过程中，都要表情庄重、聚精会神。

假若庆典之中安排了升国旗、奏国歌、唱本单位之歌的程序，一定要依礼行事：起立、脱帽、立正，面向国旗或主席台行注目礼，并且认认真真、表情庄严肃穆地和大家一起唱国歌、唱本单位之歌。此刻，绝不允许不起立、不脱帽、东张西望、不唱或乱唱国歌与本单位之歌。在起立或坐下时，把座椅搞得乱响，一边脱帽一边梳头，或是在此期间走动、与他人交头接耳，都应视为危害本单位形象的行为。

4）态度友好

这里所指的，主要是对来宾态度要友好。遇到了来宾，要主动热情地问好。对来宾提出的问题，都要立即予以友善的答复。不要围观和指点来宾，或是对来宾持有敌意。

当来宾在庆典上发表贺词时，或是随后进行参观时，要主动鼓掌表示欢迎或感谢。在鼓掌时，不要在对象上“挑三拣四”。即使个别来宾，在庆典中表现得对主人不够友善，或说了几句不太顺耳的话，主方人员也应当保持克制，不要吹口哨、“鼓倒掌”、敲打桌椅、胡乱起哄。不允许打断来宾的讲话，向其提出挑衅性质疑，或是对其进行人身攻击。

5）行为自律

既然参加了本单位的庆典，主方人员就有义务以自己的实际行动，来确保它的顺利与成功。至少，大家也不应当因为自己的举止失当，而使来宾对庆典做出不好的评价。

在出席庆典时，主方人员应时刻注意自己的举止行为。

（1）不要“想来就来，想走就走”，或是在庆典举行期间到处乱走、乱转。

（2）不要有意无意地做出对庆典毫无兴趣的姿态，如读小说、看报纸、听音乐、玩游戏、打扑克、打瞌睡、织毛衣等。

（3）不要让人觉得自己心不在焉，诸如探头探脑、东张西望，一再看手表或是向别人打听时间。

（4）不要与周围的人说“悄悄话”、开玩笑，或是朝主席台上的人挤眉弄眼、出怪样子。

（5）当本单位的会务人员对自己有所要求时，需要“有则改之，无则加勉”，不要一时冲动，或是为了显得自己玩世不恭，而产生逆反心理，做出傻事来。

6）发言简短

倘若商务人员有幸在本单位的庆典中发言，则务须谨记以下4个重要的问题：

（1）上下场时要沉着冷静。走向讲坛时，应不慌不忙，不要急奔过去，或是慢吞吞地“起驾”。在开口讲话前，应平心静气，不要气喘吁吁，面红耳赤、满脸是汗、急得讲不出话来。

（2）要讲究礼貌。在发言开始，勿忘说一句“大家好”或“各位好”。在提及感谢对象时，应目视对方。在表示感谢时，应郑重地欠身施礼。对于大家的鼓掌，则应以自己的掌声来回礼。在讲话末了，应当说一声“谢谢大家”。

（3）要宁短勿长。发言一定要在规定的时间内结束，而且宁短勿长，不要随意发挥，信口开河。

（4）应少做手势。含义不明的手势应当少做，尤其在发言时应当坚决不用。

2.外单位人员出席的礼仪

外单位的人员在参加庆典时，同样有必要“既来之，则安之”，以自己上佳的临场表现，来表达对主人的敬意与对庆典本身的重视。倘若在此时此刻都表现欠佳，则对主人是一种伤害。所以宁肯谢绝参加，也绝不可去而失礼。当外单位的人员在参加庆典时，若是以单位而不是以个人名义来参加的话，则要特别注意自己的临场表现，不可轻举妄动或放纵不羁。