电子邮件使用礼仪

任务三　传真、电子邮件使用礼仪

知识目标

●掌握传真、电子邮件使用礼仪。

能力目标

●能够运用所学知识在汽车服务中正确的使用传真、电子邮件。

情境描述

传真机是远程通讯方面的重要工具，因其方便快捷，在现代商务活动和社会生活中使用越来越多，可部分取代邮递服务。传真件也是一种普遍认可的文书形式。起草传真时应做到简明扼要，文明有礼。由于传真机使用非常普及，因而有其独特的使用规则。

电子邮件、传真在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。

任务剖析

本任务主要讲解传真、电子邮件使用注意事项等内容。以帮助汽车从业人员全面认识和掌握有关传真、电子邮件礼仪的基础知识，在实际工作中有效得体地使用传真、电子邮件。

任务载体

很多朋友看到这个题目时，可能会不屑地一笑：谁不会发啊？其实，我们中好多人还真不知道怎么规范地发。传真和电子邮件是目前商务活动必不可少的沟通工具，在给人们带来方便的同时，也带来了职场礼仪方面的新问题。我们都应当讲究有关传真、电子邮件的礼节，别让这些小节出笑话。

相关知识

一、发传真时的注意事项

（1）如有可能，在发传真之前，应先打电话通知对方，因为很多单位是大家公用一台传真机，你不通知的话，你的信件就可能会落在别人的手里或因别人不知道是谁的信件而被丢入垃圾箱。

（2）传真机有自动和手动两种方式。手动方式需接听传真电话的人给你传真开始的信号，在听到嘀嘀的长音后再开始传真文档。自动方式不需对方人工操作，在拨通传真电话后，在几声正常电话回音之后，就会自动出现嘀嘀的长音，此后就可以开始传真文档。

（3）正式的传真必须有封面，封面页一般较为正式。有的公司使用“填空式”或封面专用纸。发急件时应在封面页注明，因为有的大公司定时分批发送公函和信件，如不标明急件，就容易被耽误。其上注明传送者与接收者双方的公司名称、人员姓名、日期、总页数等，如此接收者可以一目了然。

如果不是非常正式者，也必须以3-1、3-2、3-3等方式，让接收者一看就知道传真总共有3页，如果其中某一张不清楚或是未收到时，则可以请对方再将此页传一次。可以使用有本公司名称的公文纸，并注明时间与日期。一般应在第一页写明接收人姓名、电话号码以及所在部门的名称；如需要可写明发送人的姓名、传真号、电话号码及所在部门名称及传送文件页数。

（4）未经事先得到许可，不应传送太长的文件或保密性强的材料。由于传真机所用纸张的质量一般不高，印出的字迹可能不太清楚，要长久保存请将传真件复印。如果接收人需要原件备案，诸如一些需要主管人员亲笔签字的材料，如合同等，则应在传真后将原件用商业信函的方式寄送。

（5）私人事情未经请示最好不要使用公司的传真机，因为传真纸、电费、碳粉、机器耗损等均是附加成本，没有任何公司会喜欢员工使用传真机办私人事情。

（6）公共传真机保密性不高，任何刚好经过传真机旁边的人都可以轻易窥得传真纸上的内容，所以传真件不能确保完全保密。因此，若是任何较私密的事，最好不用传真传达，除非你不怕该事件变成“公开的秘密”。

（7）书写传真件时，在语气和行文风格上，应做到清楚，简洁，且有礼貌。传真信件时必须用写信的礼仪，如称呼、签字、敬语等均不可缺少，尤其是信尾签字不可忽略，这不仅是礼貌问题，而且只有签字才代表这封信函是发信者同意的。

二、收发电子邮件（E-mail）礼仪

电子邮件是一种重要的通讯方式，因其方便快捷，通讯信息量大，费用低廉，深受人们的喜爱，使用者越来越多，尤其是国际间通讯交流和大信息量信息交流更是优势明显。商界人士对待电子邮件应像对待其他通信工具一样，要讲究礼仪。虽然它是一种新的通讯手段，但是人们会像对待普通信函或其他传统的通信工具那样对待它。

1.书写发送电子邮件

（1）发送电子邮件时，要尽可能不使邮件携带计算机病毒。因此，如果没有反病毒软件实时监控，发送邮件前务必要用杀毒程序杀毒，以免不小心把有毒信发给对方。要是没有把握时，不妨用贴文的方式代替附加文档。

（2）虽然是电子邮件，但是写信的内容与格式应与平常书信一样，称呼、敬语不可少，签名则仅以打字代替即可。

（3）注意网上的保密工作。不要将公司的账号或个人的私人存款账号写在电脑里，因为黑客的手段是高超的。

（4）与文字信件一样，书写电子邮件，语言要简略、不要重复、不要闲聊，写完后检查一下有无拼写错误和不必要的话，并按照正式的格式书写。因为你的邮件很可能变成打印出来的正式文件，供对方研读或贴在公告牌上。写完后还要审查核定所用字体和字号大小，太小的字号不仅收件人看起来费力，也显得粗心和不礼貌。

（5）多址同步传递（以同一封信传给不同的朋友）时，一般邮件只需在收件人栏将不同电子邮件地址之间用逗号分开，重要信件请以秘密副件方式传递之，如此，接信的人只会看见信的内容，而不会知道其他收件人是谁，他们的电子信箱又是什么代号等，别有用心的人是十分容易复制副件收信人加以利用的。

（6）写邮件时，最好在主题栏写明主题，以便让收信人一看就知道来信的要旨。

（7）最好不要将正文栏空白只发附件，除非是因各种原因出错后重发的邮件。否则，不仅不礼貌，还容易被收件人当作垃圾邮件处理掉。

（8）重要的电子邮件可以发送两次，以确保能发送成功。发送完毕后，可通过电话等询问是否收到邮件，通知收件人及时接收阅读。

（9）尽快回复来信，如果暂时没有时间，就先简短回复，告诉对方你已经受到他的邮件，有时间会详细说明。

2.接收电子邮件

接收电子邮件时安全问题很重要，来历不明的信件必须谨慎处理，若不确定则最好删除。目前一般计算机都安装有监控邮件病毒的反病毒软件，如瑞星杀毒软件的计算机监控、金山毒霸的金山网镖、江民杀毒软件等进行实时监控。由于监控软件考虑安全性较多，因此，许多正常含有程序的邮件也会给我们可能有病毒的提醒，需要我们判断处理。电子邮件也确实是计算机病毒的重要传染源和感染病毒的主要渠道。在接收电子邮件时如遇到不明邮件需谨慎处理，有时宁可损失信息也要果断删除一些可能含有病毒的不明邮件，以免让你的计算机感染病毒。对于没有正文仅有附件的不明邮件，除非与发件人熟悉或事先约定好了，原则上都不应该打开邮件，对正文中提示的邮件地址不熟悉一般也不要轻易打开，因为这往往是陷阱入口，许多国际电话费骗子就把诱饵放在这里。

电子邮件有异地接收功能，不论你在何时何地上互联网，只要打开你的邮箱，就可以接收你的电子邮件。利用这个功能，可以将你的许多常用资料放入你的邮箱备份，在你出差在外时如需要就可以打开你的邮箱，从中拷贝使用，既方便又安全。一些核心机密文件轻易不要使用此方法，使用也要加密，阅读时再解密。现在，笔记本电脑使用已经很普遍了，携带也很方便，可以省去许多麻烦，但有时为了保险起见，这种方法仍是在外出旅行时确保重要资料能随时使用的一种有效方法。

在删除了怀疑有病毒的邮件后，要及时清空邮件回收箱，否则，病毒还在你的计算机硬盘中，没有从物理硬盘上将其清除掉。

许多邮箱容量有限，要定期及时清理邮件收件箱、发件箱、回收箱，空出邮箱容量空间。及时将一些有用的电子邮件地址记下来并存入通讯簿中。