物资库存管理

第二节　物资库存管理

一、库存的含义及作用

1.库存的含义

库存是指企业为满足某种需要而储备的所有资源的总和，包括为满足现在或将来的耗用、销售以及投资所储备的资源。广义的库存还包括处于加工状态和运输状态的物资。

2.库存的分类

不同类型的企业对各种物资的需求不同，库存的对象也就有所不同。例如，航空公司的库存主要是飞机的零部件;商业企业的库存主要是各种商品;制造企业的库存主要是各种原辅材料、产成品等。为了便于企业开展物资管理和采购工作，必须对库存物资进行合理的分类。通常，企业会根据其不同的物资管理要求或管理目的而采用不同的物资分类方法。在管理实践中，常见的物资分类方法主要有以下三种:

(1)按物资在生产中的作用可分为:

①主要原材料。指直接用于生产过程中的构成产品实体的主要物资。它是企业重点储备对象。如木材、矿石、钢铁、有色金属和塑料等。

②辅助材料。指在生产过程中有助于产品的形成或便于生产进行的，但不构成产品主要实体的各种物资。如催化剂、润滑油、皮带蜡、添加剂以及包装袋等。

③燃料和动力。指企业在生产经营过程中消耗的能源和动力资源。如汽油、煤炭、电力、蒸汽、压缩空气等。

④修理用备件。指设备维修与养护过程中需要经常更换的易损零件，包括电机、轴承、齿轮、铸件等。

根据物资在生产中的作用进行分类，主要是为了便于企业制订物资消耗定额和计算各种物资需要量，常用于财务核算和成本控制。

(2)按库存物资存在的状态可分为:

①原、辅材料库存。指企业已经购进但尚未开始加工的材料。

②在制品库存。指企业中正处于被加工状态的工件。

③部件库存。指企业已经加工完毕但尚未组装的部件。

④成品库存。指企业已经加工完毕但尚未卖出的产成品。

⑤备件库存。指企业在设备修理中需经常更换的易损零件。

这种分类方法主要用于生产系统设计和库存控制方面。

(3)按库存物资的用途可分为:

①经常性库存。指在正常经营环境下，企业为满足日常生产需要而建立的库存，此库存随着每天的生产消耗而不断减少，当降低到某一水平(如订货点)时，就要按一定规则进行订货来补充库存。

②安全性库存。也称保险性库存，是指企业为了防止不确定因素，如原材料供应不足或延期等情况而准备的缓冲库存。由于安全库存不确定性的存在，通常会比经常性库存更难决策。

③季节性库存。指企业为满足特定季节的物资需要而建立的库存，用以防止季节性变化的影响而设立的库存。

这种物资分类方法主要用于企业库存决策的分析，便于物资的计划管理和产、供、销的相互衔接。

另外，还可以将物资分为常备材料和非常备材料。常备材料是指利用存货管制的原理，定时购买一定数量的材料，储存这些材料以供生产之需。有些特殊材料不能事先购买储存，必须根据情况而随时决定购买的材料，称为非常备材料。

3.库存的作用

严格地说，库存是一种闲置资源，不能立即给企业带来效益。同时，库存占用资源，增加企业开支，并造成浪费。但是，在企业实际生产经营中，库存却占据了企业流动资产相当大的比例，构成了企业生产系统中的一大要素，与企业的正常运作与发展有着密切的联系。产生这种现象的原因是因为库存有其特定的作用。

(1)维持企业生产和销售的稳定。企业按销售订单和销售预测来制订生产计划，一般不可能完全与市场需求一致。另外，采购物资需要有一定的提前期。提前期是根据统计数据或是在供应商生产稳定的前提下确定的。这些因素都使得企业将面临一定的风险，可能会延迟交货或生产停顿，最终影响企业的正常生产与销售。所以企业为降低这种风险，就必须保持一定数量的库存应付市场的变化，以确保企业生产与销售的正常稳定运行。

(2)平衡企业物流，保证各生产环节的独立性。企业在采购物资、生产用料、在制品及销售物品的物流环节中，库存起着重要的平衡作用。原材料库存使采购与生产独立;产成品库存使生产与销售独立;在制品库存使工序间独立。

(3)库存使企业实现规模效应。大量采购可以获得供应商的折扣优惠，只要增加的库存成本低于买价的节约，就可以适度加大订货批量，从而获得总成本最小化。

(4)库存能有效降低运输成本。大批量采购降低了买价，同时也导致了大批量装运。整车、整船运输的运输费率要比零担运输低很多，从而减少运输成本，进一步降低总成本。

(5)库存能规避意外事故所带来的损失。库存可以有效地规避运输延误、零售商缺货、自然灾害等意外事件所带来的损失。

二、影响物资库存的因素

1.库存成本

(1)订购成本或调整成本。订购成本是指企业为了实现一次订货而发生的各种费用，包括订货差旅费、邮资、入库验收费等。若该物资由企业自行生产，在生产过程中发生的设备调整成本相当于外购物资的订货成本。调整成本主要包括调整设备人工费、材料费、停工损失、调整初期的低生产率和高废品率损失等。订购成本或调整成本主要与发生次数有关。

(2)购置成本。即购置材料所花费的成本，按采购量与单位成本来计算。当采购批量影响买价时，在库存控制决策中就要考虑此项成本。

(3)保管成本。是指物资在仓库存放所发生的成本，包括仓库管理费、保险费、破损和变质损失和占用资金的利息、仓库办公费和维修费等。保管成本与平均库存水平、物资的性质以及价值有关。

(4)缺货成本。是指由于不能满足需求而造成的损失，它与缺货量成正比。缺货成本包括赶工或加急到货费用、丧失的机会、信誉损失和误期赔偿等。

2.库存控制决策的内容

库存控制，即库存量的控制。它是指将库存量维持在预期库存水平上的一整套管理技术。包括确定库存量的多少、掌控库存的变化以及合理地保证库存供应等多方面的管理策略。

库存控制决策的目标是在企业现有资源约束下，以最低的库存成本满足预期的需求。库存量直接影响库存控制决策目标的实现。因此，库存控制的核心是如何确定和如何经济有效地维持一个预期的库存水平。然而，物资的库存量随着生产的耗用和订货补充，在不断变动，这就需要用平均库存水平来衡量物资库存量的多少。

在需求率一定时，平均库存水平由进货批量的大小或进货次数的多少决定。如图4-5所示，当进货批量大，进货次数少时，平均库存水平高，即库存量大;当进货批量小，进货次数多时，平均库存水平低，即库存量小。根据平均库存量与进货批量或进货次数的关系可进一步得到这样的推论:当需求速率一定时，只有通过对进货速率的控制来维持平均库存量。

因此，要做好物资的库存控制主要应控制好物资的进货批量和进货时间，也就是要做好以下决策:

(1)确定库存检查周期(隔多长时间检查一次库存量)。

(2)确定订货点(何时提出订货)。

(3)确定订货量(每次订货多少)。

从而使得物资的库存控制在现有的资源(资金、仓库容量、供应商政策)条件下，满足预期的需求水平而又使库存成本达到最低。

3.库存的影响因素

物资的库存控制是受多种环境条件制约的，要做好上述的物资库存控制决策，就需要注意影响库存控制水平的几点制约因素。

图4-5　订货数量对平均库存水平的影响示意图

(1)需求的特性。需求性质的不同对库存控制决策有着决定性的影响。需求的特性主要有以下几种情况:

①独立性需求或相关性需求。独立性或相关性的需求指的是某种物资的需求与其他物资的需求是相互依赖或是互不相关的。相关性需求是库存控制系统的一种内生变量，来自企业内部，其需求的数量和需求时间可根据产品生产计划的均衡性和产品的需求计划来推算确定。而独立性需求却是企业所不能控制的，它独立于人们主观控制能力之外的，是一种外生变量，其供货数量和时间是随机发生的，只能在考虑成本的基础上进行预测而无法计算。在这里将主要讨论独立性需求的库存物资。

②确定需求或不确定需求。如果需求是确定的，则可在需求发生时准备库存，库存的数量根据企业给定的计划来确定。如果需求是不确定的，则需要保持经常储备量，用以满足随时发生的需求。

③规律变化的需求或随机变动的需求。若物资需求是变动的且该变动存在着一定的规律性，比如随季节的变动，就需要有计划地根据变动规律来准备库存。在需求旺季来临之前可准备足够的库存以备销售增长的需要。若需求变动没有一定规律，呈随机性变化，则需要设置经常性库存，准备一定的保险储备量来预防突然发生的需求。

④可替代性需求或不可替代性需求。若某物资的需求可由其他物资代替，则其库存储备可以少准备一些，当发生缺货时可由代用物资来满足需求。若有些物资不可由其他物资代用，则必须保持充足的库存储备量才能保证物资的供应需求。

(2)订货的提前期。订货的提前期是指从发出订单(包括采购订单和生产订单)到收到货物的时间间隔，是确定何时订货考虑的主要因素。在库存控制中，需要根据库存储备将用完的时间，提前一个提前期提出订货用以避免在订货到来之前发生缺货。

(3)服务水平。库存满足用户需求程度的百分比称为服务水平，通常是按满足用户订货次数的百分比来确定服务水平的。若服务水平达到100%，表明库存满足了全部用户的所有订货需求;若服务水平为95%，则表明缺货的概率为5%，即如果订货100次只有95次满足用户需求。服务水平一般是由企业高层根据企业自身的经营目标和战略来制订的。服务水平与库存储备正相关，若服务水平要求高，就要有较多的库存储备来保证需求。

三、库存控制的方法

日常的库存控制工作是对库存水平进行监控，并根据需求的性质合理地安排补充库存的时间和数量。最常用的库存控制方法有定量订货控制法、定期订货控制法、经济批量控制法、ABC分类控制法。

1.定量订货控制法

定量订货库存控制法，是以固定订货点(B)和订货量(Q)为基础的一种库存控制方法。它预先确定一个相对稳定的订货量(Q)和订货点(B)，当实际库存量降低到订货点(B)时，就按固定的订货数量(Q)提出订货。这种方式又称为订购点法。

订货点(B)是预先规定的库存水平。当实际库存量降到了这个水平，就按既定的批量，即预先确定的经济订购批量，开始订货采购。订货点的确定，主要取决于订货提前期和物料消耗速度，其数量要保证订购期间内生产的基本需要。

在该控制方法下的库存量变化如图4-6所示(图中SS表示安全库存量，也称保险库存量，L为订货提前期，设平均每日需用量为R)。订货量的计算公式为:

订货量(Q)=平均每日需用量(R)×订货提前期(L)+保险库存量(SS)

这种方法事先确定了订货批量(Q)和订货点(B)，只考虑库存量是否达到订货点(B)来决定是否发出订货，且发出订货量是固定的，并没有考虑当时的实际库存情况。所以，该方法比较粗放、简便，适用于常年销售且销售量比较稳定的商品。

2.定期订货控制法

定期库存控制法，即定期检查库存，是以固定盘点和订货周期为基础的一种库存量控制法。它预先确定一个相对固定的订货周期(T)和最大库存量(E)，每隔一段时间(T)检查一次库存，并发出订货，若检查时实际库存量为I，则订货量为(E－I)，订货点(B)和订货量(Q)是变化的。此方法下的库存量和订货量的变化如图4-7所示。

图4-6　定量订货控制法示意图

图4-7　定期订货控制法示意图

定期库存控制法的特点在于订货时间和最大库存量固定不变，根据实际库存情况确定订货量。采用该方法订货次数会较少，可有效降低订货费用和运输费用且有利于保持经营的灵活性，降低采购风险，适用于零星销售且销售量不稳定的商品。

3.经济订货批量控制法

上述两种方法，都涉及订货数量的问题，而订货量是否最经济还需要进一步考虑。经济订货批量控制法则从企业经济效益出发，综合分析物资订购和库存保管成本，力求找出一个最经济的订购批量使总成本最小的库存控制方法。

为了简化问题，经济订货批量模型有几个假设前提:物料总需求量确定并已知;周期内需求均衡;供货周期固定并已知;不允许缺货;不考虑价格折扣;不考虑物料间的相关性;不考虑资金约束。

(1)瞬时供货模型。瞬时供货是指一批货物同时到达企业仓库，这种模型适合处理外购材料的问题。在瞬时供货的情况下，该货物每年维持库存的总费用公式为:

年总费用=采购成本+年订货成本+年储存成本

TC=PD+(D/Q)S+(Q/2)H

公式中:TC为总成本;P为购买单位货物的成本;D为年总需求量;Q为一次订货的订货量;S为一次订货的订货成本;H为单位存货的年平均储存成本。

根据总成本公式，以订货量Q为自变量，求使得总成本TC最小时的订货量Q。通过对订货量Q求导，可得出经济订货批量的计算公式为:

在已知经济订货批量EOQ的情况下，可求出年平均订货次数N=D/EOQ，两次订货间隔T=该年天数/N。

经济订货批量及年总成本如图4-8所示。

图4-8　年总成本变化示意图

例4.2　××企业每年需要A零件4 000件。购买单价20元/件，每次订货费用为40元，资金年利率为6%，单位维持库存费用按所库存物价值的4%计算。若每次订货的提前期为2周，试求经济订货批量、最低年总成本、年订购次数和订购点。

解:由已知P=20元/件，D=4 000件/年，S=40元，T=2周。H则由两部分组成，一是资金利息，一是仓储费用，即

H=20×6%+20×4%=2元/(件·年)

因此，EOQ==400(件)

最低年总费用为:TC=P×D+(D/EOQ)×S+(EOQ/2)×H

=4 000×20+(4 000/400)×40+(400/2)×2=80 800(元)

年订货次数=D/EOQ=4 000/400=10(次)

订货点=(D/52)×T=4 000/52×2=153.8(件)≈154(件)

答:经济订货批量为400件，最低年总成本为80 800元，年订购次数为10次，订购点为154件。

(2)均匀供货模型。均匀供货是指一批货物陆续到达企业仓库，这种模型最适合处理自制材料的问题，这种订货批量称为经济生产批量。其计算公式为:

公式中:R为生产率，即每天生产入库量;r为每天需用量，r＜R。

例4.3　××公司市场根据预测确定A产品的年需求量为9 000台，一年按300个工作日计算。生产率为每天50台，生产提前期为3天。单位产品的生产成本为60元，单位产品的年保管费率为0.5元，每次生产的生产准备费用为40元。试求经济生产批量EPQ、订货点。

解:r=9 000/300=30(台/日)

订货点=30×3=90(台)

答:经济生产批量为245台，订货点为90台。

4.ABC分类控制法

企业库存物资品种多样、规格复杂且存储数量和价值大小、重要程度各不相同，对所有物资采用同一种管理控制方式是不科学的。因此，要对物资进行科学分类，有重点、有针对性地进行管理，进而采用不同的控制方式。

ABC分类法又称为帕雷托规则，平常我们也称为“80对20”原则。它是根据事物在技术或经济方面的主要特征来进行分类，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分类管理方法。

ABC分类控制法的具体做法是，把企业物资按其所占用的资金、价值的大小分为ABC三类。A类物资品种、数量占全部货物的10%左右，而资金占全部存储货物资金的70%～80%;B类物资品种、数量约占20%～30%，而资金约占15%～20%;C类物资品种、数量约占70%～80%，而占用资金约为5%～10%。对A类物资，品种少，占用资金多，应重点管理，严格控制。不仅要确定物资采购的批量和时间，以保持合理库存水平，还要进行定期或不定期盘点，发现问题及时解决。因此，A类物资适合采用经济订货批量控制法。对C类物资，品种多而占用资金较少，可采用较粗放的控制方式。企业可以制订该物资的最大和最小储备量，当实际库存量降到最小储备量时，一次订货到最大储备量。这样可以减少采购次数，进而减少采购成本。B类物资介于上述两类物资之间，企业要根据自身的物资控制能力和水平，进行正常的例行管理和控制即可。

四、仓库管理

仓库是企业物资供应体系的一个重要组成部分，是企业各种物资周转储备的环节，担负着物资管理的多项职能。做好仓库管理工作，对保证物资的合理储备、及时供应，加速资金周转，降低产品成本等，都起到十分重要的作用。仓库管理的主要工作包括:物资的验收入库、库内物资保管、盘点和物资发放。

1.物资的验收入库

物资的验收是指对入库前的物资，按照规定的程序和手续，严格地进行检查和验收工作。它是做好仓库管理的基础工作。物资验收主要包括两方面的内容:

(1)物资数量、品种、规格的验收。在验收时，要严格清点检查物资品种、规格、数量是否与运单、发票及合同规定相符。

(2)物资的质量是否符合规定的标准。物资质量应由检验员检验评价，并填制入库验收单(如表4-10所示)。

在物资验收工作中要保证物资的品种、规格、数量以及质量全部符合要求，仓库才能办理入库、登记库存台账，并且要将入库单送交财务部门。若发现数量、质量等有不符合要求的情况，应立即向物资供应部门报告，以便及时与供方交涉，办理补送、退货等手续。

2.物资的保管

物资验收入库后，应根据各类物资的性质、成分、体积、形状、包装等不同特点和保管存放要求，分别安排在规定的区域妥善保管，以方便物资的存取和保证物资在储备中的完整无损。物资保管工作的基本要求是:摆放科学、数量准确、质量不变、消灭差错。在保管过程中要建立和健全账卡档案，及时掌握和反映产、供、需、耗、存的情况，充分发挥仓库在企业生产过程中应有的作用。

在物资保管工作中，企业常用的管理方法有“分区分类”、“四号定位”、“五五摆放”。

表4-10　入库验收单

分区分类是根据物资的类别，合理规划物资摆放的固定区域。

四号定位是指按库号、架号、层号、位号对物资进行统一编号，便于迅速查账和发料。

五五摆放是物资的摆放根据物资的特性、形状，实行五五成行、五五成方、五五成串、五五成堆、五五成层，这样使物资摆放整齐美观，便于清点和发放。

3.物资的发放

物资的发放是加强物资管理，做好生产服务工作的重要环节。要求按质、按量、准时、有计划地发放物资，以确保生产一线的需要。

物资的发放一般实行定额供料制，又称限额发料制，即由仓库按物资消耗定额和生产作业计划的要求有计划地备料，并直接送到生产第一线。此方法能简化领料手续，提高生产效率;有利于供应人员掌握生产情况，促进物资的节约使用;在保证生产需要的同时，提高物资管理水平。

4.物资的盘点

物资的入库或物资发放后，应及时做好登记，整理原始凭证，统计有关资料。但是，管理制度再好的企业，也难免因为各种原因造成现存物料与账面有所出入。为了确认物料的实际状况以及仓库管理工作绩效，就得通过盘点来查证和纠正。

盘点工作的主要内容就是检查账实是否相符、发放是否有误，物资是否超储积压、损失变质以及仓库设施是否安全完好等，以便及时掌握物资的实际状况，避免物资的短缺。盘点的方法主要有:

(1)永续盘点。即保管员每天都对有收发状态的物资盘点一次。

(2)循环盘点。指保管员根据物资性质特点，分轻重缓急做出月盘点计划，依计划逐日轮番盘点。

(3)定期盘点。指在月末、季末、年中和年末对物资全面清查。

(4)重点盘点。指为特定目的而进行的盘点。

盘点时间内，仓库的物料禁止移动，也不可出、入库，盘点人员依据盘点表及盘点笺进行抽查，将实际数量和差异记录于盘点表(如表4-11所示)。然后，根据盘点结果查证原因，对分管人员进行奖惩，纠正台账、管制卡账面数量，对呆、废品迅速做出处理。

表4-11　物料盘点表