如何控制采购回扣

案例：如何控制采购回扣

在经济活动中，存在着大量的回扣现象，所谓回扣是指在交易过程中，为了争取交易机会或获取优惠的交易条件，一方当事人在账外暗中向对方单位的有关人员或交易对方提供金钱、实物或其他服务。回扣的实质就是采购人员为了获得个人的经济利益而出卖企业的更大的经济利益，使得企业的采购成本不正常地增加。由于拿回扣对双方当事人都有好处，活动在暗中进行，因此利益受损的企业很难发现。

控制采购人员拿回扣的现象主要应从建立一套严格的完善的前馈控制和反馈控制，强迫控制和自愿控制入手。控制采购人员拿回扣的主要办法有下面七种。

1．利用供应形成义务监督队伍。作者在当一家公司总经理时，在供应部门办公室的适当位置放置一块告示牌，将公司总经理的名字、电话号码写在上面，告示牌上写道：欢迎您，供货商的推销员！当您来推销产品时是对我们的帮助，本公司规定：任何推销员都应受到礼遇，您只要怀疑我公司任何采购人员拿了您的竞争者的回扣而使您受到了不公平的待遇，请您打举报电话，一经查实我们将优先安排对您的采购。这样作者公司没有花费一分钱就建立了一支一百余人的义务监督，这种供应商的互相监督有力地控制了回扣的产生。

2．提高采购人员的工资。许多企业认为采购工作比推销工作容易得多，因而往往会派一些资质平平的人从事采购工作，显然其工资待遇也会比较低。殊不知采购工作对降低公司运营成本的作用十分重要。因而，应选派最优秀的人才承担采购任务，并从利益分配上对其予以激励。提高采购人员的工资待遇可以使得采购工作的吸引力增加，进而增进采购人员对企业的忠诚度，同时高工资待遇也使得采购回扣对其的诱惑也大大减小。

在制订内部分配方案时，可适当向采购人员倾斜，或基本工资，或岗位工资，或奖金，可适当提高一个幅度，以便使其体会到公司的关心和照顾，安守本分地为公司工作。

3．建设自愿控制体系。首先是进行法制教育，教育员工遵纪守法，以社会上经济犯罪的种种案例为反面教材，给员工敲警钟，必要时可组织采购人员收看有关典型案例的录像带，参观拘留所、监狱，以活生生的事实教育大家千万不要见利忘义，不要因占小便宜而吃大亏，要堂堂正正经商，清清白白做人。这种录像带多选用一些大特写的手铐、罪犯垂头丧气的镜头，效果很好。

其次是职业道德教育，这是一项经常性工作，教育大家遵守公司的各项规章制度，尤其是在财务制度方面更不能越雷池一步，不能收受任何形式的回扣和馈赠，遇到对方给予回扣或馈赠时，先是婉言回绝，实在不能回绝时，应按规定如数上缴，公司应抓住这方面的典型，进行大力表扬，并给以奖励，号召员工学习这种精神。

4．法律手段。公司与供应商单位、供应商推销员个人、采购员分别签订违约金巨大的廉政合同，明文规定，如果采购人员收受回扣，经查明，则处以几倍至几十倍的罚款；如果供应商给予采购人员回扣，经查明，立即中止供应商供货资格并以重金处罚；如果供应商的推销人员个人给予采购人员回扣，则按合同予以罚款，并中止合作关系，严重的依法追究其责任。请注意这三个廉政合同中，与供应商推销员个人签订的廉政合同效果最好，因为仅与供应商单位签订廉政合同，不会对供应商推销员个人形成压力，因为责任由单位承担，供应商推销员个人仍旧会肆无忌惮地送回扣。与供应商推销员个人签订廉政合同后，其个人会感到压力明显增大，其行为会大为收敛。

5．加强监督系统建设。规模较小的公司由总经理本人定期抽查采购价格，与来自其他非供货商的价格相比较，从中可分析出是否存在问题。小公司由于人员少，采购工作不复杂，因而总经理亲自监督是可行的，其关键是总经理必须能及时准确地获得采购产品价格质量信息。

规模较大的公司则建立正式的监察系统，或安放“啄木鸟”，对一些大宗物资或价值较大物资的采购进行监视。监督系统的职能是全面监控采购工作，包括对采购产品价格信息的收集，对采购合同的签订和执行的监督，对采购物品入库和出库的监督及对采购结果的评价。对于一些重要的采购活动，可安排控制部门实行监督，派员工抽查采购价格，当发现抽查价格低于采购价格时，就召开“说说清楚会议”，意思为负责该项采购的人必须说清楚为什么采购价格比抽查价格高，如果说清楚了就没事了，如果说不清楚则“有事了”。当然一般情况下大部分人是说得清楚的，少部分人会“越说越说不清楚”，以至于“永远也说不清楚了”。作者在一家公司任总经理时，公司的监察部门每个月都会向采购部门飘出几张“说说清楚会议通知单”，效果极佳。

6．轮换采购人员。一般来说，公司每隔一段时间都要进行一次机构调整，可借机构调整之机，对采购员进行调整，避免“轻车熟路”，“老朋友好办事”的现象出现。常言道“常在河边走哪能不湿鞋”，对于企业的敏感性岗位应当经常进行轮换才能避免出现大的问题。经常对采购人员进行轮换，有以下几点好处：首先推销员知道采购人员要经常轮换从而无法建立长期的关系，将使得他大大减少付出回扣的积极性；其次采购员经常轮换使得他不容易与供应商建立密切的关系；再次对采购员进行轮换的同时必然要对他的前一段工作情况进行总结考核，也使得采购员拿回扣风险更大。

7．实行招标制度。招标是一种控制回扣的有效方法之一，但它只能用于一些重大项目，由于对这种方法大家比较熟悉，本处不再细述。