调查收集阶段

二、流程二：调查收集阶段

（一）调查收集信息的步骤

1．步骤一：确定调查收集信息的方法

一般来讲，岗位分析的方法是指调查收集信息的方法。信息用途决定了信息收集和分析的方法，可供选择的信息收集方法有两大类：一类是定性的调查收集方法，如参与法、直接观察法、访谈法、问卷法、关键事件法、工作日志法等等；另一类是定量的调查收集方法，如PAQ职位分析问卷、FJA功能性职务分析法、MPDQ管理岗位描述问卷法等等。

在中国企业实际运作中，绝大多数企业采取定性的调查收集法，而定量调查收集法，由于其专业性、理论性很强，并且对企业相关的运作体制有较高的要求，因而较难在中国企业实施。鉴于此，我们高职高专学生只要掌握定性调查收集方法就可以了，所以本书没有对定量调查收集法作出介绍。调查收集方法选定后，要对被选定的信息收集方法制订相应的实施方案。

2．步骤二：编制收集信息所需的各种文本

调查收集信息的工作人员需编制观察提纲、访谈提纲、调查问卷、任务清单等。

3．步骤三：端正调查收集的思想

在收集整理信息时应注意：不同来源的信息差别，应从不同角度收集，不要事先抱有偏见；应结合实际，不可照抄照搬。

4．步骤四：工作信息的收集

收集工作信息其实就是收集一切与工作有关的信息资料。一般来讲，信息的来源有：现有的组织设计文件、业务流程资料、管理流程资源等书面文件；岗位任职者、管理监督者、内外部客户、岗位分析人员等各种形式的反馈信息；《职业名称辞典》和其他相关企业的岗位分析参考资料等等。对重点内容做重点、细致的调查和收集。

5．步骤五：信息确认

工作人员要求被调查员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等做出等级评定；同时，为了避免或降低这些信息出现偏差的可能性，要求这些工作的具体执行者以及他们的直接主管进行核定。这不仅有助于确定所获得的信息是否正确，也有助于所有参与该活动的人获得正确理解，这显然是对岗位分析有很大帮助的。

（二）定性的调查收集信息方法

1．工作实践法：分析人员亲自从事所需研究的工作。

（1）优点：可以准确地了解工作的实际任务和对任职资格的正确要求。

（2）缺点：不适用于需要进行大量训练、危险的工作和较长时间才能掌握的工作。

（3）适用：适用于短期内可以掌握的工作。

2．直接观察法：是指对该岗位员工的整个工作日或固定工作周期的工作情况进行观察、记录和分析的一种方法。观察法根据观察对象和目的的不同可分四种：个人、小组、设备仪器和特殊工作观察法。

（1）优点：工作分析人员能够比较全面、深入地了解工作的要求。

（2）缺点：不适用于脑力劳动成分较高的工作、处理紧急情况的工作、有反感情绪的员工。

（3）适用：工作内容固定、程序化和体力劳动为主的工作。比如，装配线工人、保安人员等。

（4）注意事项：要注意工作行为样本的代表性；观察人员在观察时尽量不要引起被观察者的注意，干扰被观察者的工作；观察前要有详细的观察提纲和行为标准；观察者要避免机械记录，应反映与工作有关的内容，并对工作信息进行比较和提炼。

（5）下面是基于企业运作的工作岗位分析的观察提纲，提纲内容如下，仅供参考。

企业文件范例3-1　工作岗位分析的观察提纲（部分）

被观察者姓名：　　　日　　期：

观察者姓名：　　　　观察时间：

工作类型：　　　　　工作部分：

观察内容：

1．什么时候开始正式工作？__________

2．上午工作多少小时？__________

3．上午休息几次？__________

4．第一次休息时间从__________到__________

5．第二次休息时间从__________到__________

6．上午完成产品多少件？__________

7．平均多长时间完成一件产品？________________

8．与同事交谈几次？________________

9．每次交谈约多长时间？________________

10．室内温度度。________________

11．上午抽了几支烟？________________

12．上午喝了几次水？________________

13．什么时候开始午休？________________

14．出了多少次品？________________

15．搬了多少次原材料？________________

16．工作场地噪音分贝是多少？________________

（资料来源：北大纵横《人力资源管理咨询实务》书籍）

3．访谈法

访谈法又称面谈法，是一种应用最为广泛的岗位分析方法，指岗位分析者就某一个岗位或职务面对面地询问任职者、主管、专家等人对工作的意见和看法。面谈的程序可以标准化，亦可以是非标准化。一般情况下，应用访谈法时以标准化访谈格式记录，目的是便于控制访谈内容及对同一职务不同任职者的回答相互比较。

（1）访谈准备：查阅资料、结构化提纲、标准格式的记录表。

（2）主要类型：一是个别访谈法：工作之间有明显差别时使用，时间比较充分的情况下采用。二是群体访谈法：在多名员工从事同样的工作时使用。三是主管访谈法：在主管对工作内容比较熟悉时使用。

（3）优点：能够简单、迅速地收集工作分析资料，适用性强。由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。可以对工作者的工作态度与工作动机等较深层次的内容有比较详细的了解。使岗位分析者了解到短期直接观察法不容易发现的情况，有助于管理者发现问题。有机会为任职者解释岗位分析的必要性及功能，以利于他们的支持。

（4）缺点：访谈法要有专门的技巧，需要受过专门训练的岗位分析专业人员。访谈者提问欠妥时容易招致员工反感，还可能会误解员工意思。被访谈者出于自我考虑往往夸大其承担的责任和工作的难度，还可能弱化某些职责。比较费口、费力，工作成本较高。

（5）适用：时间紧张及对文字理解有限的员工。

（6）注意事项：如出现不同的看法，不要与员工争论。如果员工对主管有抱怨，不要介入。不要流露出对工资待遇方面有兴趣。不要对任何岗位和人员批评和建议。

（7）下面是基于企业运作的面谈法工作岗位分析表，面谈内容如下，仅供参考。企业文件范例3-2 面谈法工作岗位分析表

职位名称________________

主管部门________________

所属部门________________

工作地点________________

间接主管________________

监督者________________

直接主管_____________________

一、职位设置的目的

本职位设置的目的是什么？

___________________________________________ ___________________________________________

二、职责

按顺序列举说明本职位的工作责任及其重要性（责任分为每日、一定时期内与偶尔担负的三种类型）。

1．每日必做的工作　　　　完成该任务花费的时间百分比

（1）_____________　　　_____________

（2）_____________　　　_____________

（3）_____________　　　_____________

（4）_____________　　　_____________

2．一定时间内必做的工作　完成该任务的时间百分比（季、月、周）

（1）_____________　　　_____________

（2）_____________　　　_____________

（3）_____________　　　_____________

（4）_____________

3．偶尔要做的工作　　　完成该任务的时间百分比

（1）_____________　　　_____________

（2）_____________　　　_____________

（3）_____________　　　_____________

三、教育要求

对于本职位的工作来说，哪些教育或知识是必需的？这些教育与知识可以从学校获得，也可以通过自学、在职培训或工作实践获得。请确定下列教育或知识哪些是必要的，并在每条开头的横线上打钩。

_______________任职者能够读写并理解基本的口头或书面指令。

___________任职者能够理解并执行工作程序，以及理解上下级的隶属关系，能够进行简单的数学运算和办公室设备的操作。

_____________任职者能够理解并完成交给的任务，具备每分钟打50个文字的能力；

_____________具备本职位工作需要的专业知识；

_____________具备相近专业领域的一般知识；

_____________具备商业管理与财政方面的基础知识与技能；

_____________具备商业管理与财政方面的高级知识与技能；

_____________其他方面要求：

________________________________________________

___________________________________________________

四、经验

本职位要求任职者具备哪些经验？请确定下列哪些经验是必需的。

________只需要1个月的相关实习期或在职培训期；

________只需要1～3个月的相关实习期或在职培训期；

________只需要4～6个月的相关实习期或在职培训期；

________只需要7～12个月的相关实习期或在职培训期；

________只需要1～3年的相关实习期或在职培训期；

________只需要3～5年的相关实习期或在职培训期；

________只需要5～8年的相关实习期或在职培训期；

________需要8年以上的相关实习期或在职培训期；

其他方面的经验要求：

________________________________________________

___________________________________________________

五、担负的管理职责

任职者担负的管理责任有哪些？下列每项工作所花费时间的百分比是多少？

1．工作指导

2．布置工作________　______________

3．检查工作________　______________

4．制订计划________　______________

5．目标管理________　______________

6．协调活动________　______________

7．解决雇员问题________　______________

8．评价下属________　______________

_________________________________________

_________________________________________

任职者直接管理的职工人数

六、工作关系

本职位的工作者有哪些关系？在描述这些联系时，要考虑这些联系是怎样建立的？该联系在部门内部还是部门外部？联系是否频繁？联系中包括信息搜集判断，还是仅仅作为一种服务形式？哪些联系对部门有用？这里的联系对象包括本部门与外部的所有人员。

__________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________

七、本职位所受到的监督与管理

本职位需要接受哪些监督和管理？接受的程度如何？通过下列情况加以确定并在每条开头的横线上打钩。

__________直接。任职者的工作简单重复，工作处于明确、具体的指导下，基本上每天都接受指导。

______严密性。任职者要求按程序工作，从上级部门接受任务安排。

______一般性。任职者可以有计划地安排自己的工作，但需要不定期地与上级商讨例外的、复杂的问题。

______有限性。任职者在一定的目标与指导下，计划自己一定时期（每月）内的工作。

______宏观指导。任职者可以独立地计划与实施自己的主要工作，只需要在目标方向上与主管者要求保持一致。

_____________自主性。任职者可以自主地确定工作目标。绩效标准只需与他人协商即可，不需要征得上级同意。

八、决策责任

任职者独立决策的权限与范围有多大？他做出的决定是否需由他人审核？如果需要，那么应由谁来审核？

______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

九、错误分析

1．最易犯的错误有哪些？举例说明，并指出它们是操作上的还是观念上的或两者皆有。

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

2．这些错误多长时间才能被发现，谁能发现，常在哪些工作环节上被发现？

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

3．这些错误存在哪些障碍？在纠正错误过程中可能出现什么枝节问题？

_____________________________________________________________ _____________________________________________________________

十、数据保密

任职者是否要对一些数据加以保密？保密的程度如何？保密对公司的利益有无影响？请对下列情况予以确定并在每条开头的横线上打钩。

_____________不保密。工作中没有任何数据需要保密。

_____________有一点保密。偶尔有些数据需要保密。

_____________一般保密。一般情况下，需要保密，泄密将对公司起副作用。

_____________绝大部分工作都需要保密，泄密将对公司有重大影响。

_____________完全保密。稍加泄露，便会有损公司的名声和地位。

十一、工作条件

描述工作顺利进行时必需的生理条件、物理条件。比如，任职者工作期间站、走、负荷的时间各是多少。

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

十二、心理要求

为了使工作顺利进行，对任职者在心理方面有哪些要求？

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

十三、列出工作中所使用的机器或设备（包括一直使用、经常使用和偶尔使用三种）

　　一直使用　经常使用　偶尔使用

（1）＿＿＿＿　＿＿＿＿　＿＿＿＿

（2）＿＿＿＿　＿＿＿＿　＿＿＿＿

（3）＿＿＿＿　＿＿＿＿　＿＿＿＿

十四、附加说明

本职位还有哪些方面需要补充说明，请列出。

__________________________________________________________________ __________________________________________________________________

（资料来源：北大纵横《人力资源管理咨询实务》书籍）

4．问卷法

是指通过精心设计的问卷获取关于某岗位的工作内容、工作特征和人员要求等信息的方法。

（1）优点：费用低、速度快。可业余填写，不影响工作。调查范围广，可用于多种目的，多样用途的工作分析。可以使调查的样本量大。资料可量化，由计算机处理。

（2）缺点：设计理想的调查表工作量大、费用比较高。在问卷使用前应进行测试，以了解员工理解问卷中问题的情况；为避免误解，还经常需要工作分析人员亲自解释和说明，降低了工作效率。填写调查表是由工作者单独进行，缺少交流。由于被调查者的责任心，可能影响调查的质量。

（3）适用：工作复杂及需要对很多人进行调查的情况。

（4）下面是基于企业运作的岗位分析调查问卷，面谈内容如下，仅供参考。

企业文件范例3-3 岗位分析调查问卷

此次问卷调查是为了搜集您目前所在岗位的有关信息，进行信息分析、处理后编制岗位说明书，以规范总厂岗位管理。

问卷调查只针对岗位客观情况，不涉及任何具体个人。请不必顾虑，如实填写。

您是最了解您的岗位的人，因此您的认真填写对我们的工作非常重要，也是对总厂的重要贡献。谢谢！

人力资源项目组

部门___________　　　　　岗位___________

（续）

（续）

（续）

（资料来源：互联网某人力资源网站，作者不详）

5．典型事例法

将工作过程中的重大或重要事件详细记录的方法称为典型事例法。

（1）优点：直接描述活动，可以揭示工作的动态性质，也可以揭示工作岗位的重点和关键。

（2）缺点：收集、判断和分类资料需耗费大量时间。对常规工作容易忽视，而常规工作是分析的主要目的。

（3）适用：重大或重要事件占整个工作比重大的情况。

（4）注意事项：调查期限不宜过短。事件数量足够说明问题，数目不能太少。正反事件要兼顾。

6．工作日志法

工作日志法是员工的直接上级事先设计好详细的工作日志表，让员工按照要求在规定的时间内填写，真实表现该员工的每日的工作情况，从而收集员工的职务信息。

（1）优点：获取信息准确。获取信息的过程简单、成本较低。

（2）缺点：对于高层职位来讲，不能反映真实情况。信息量大，归纳工作繁琐。

（3）适用：工作循环周期短、工作状态稳定的职位。

（4）注意事项：要求在一段时间内，连续不断地记录工作事项。工作者自己填写，容易漏填重要的内容；第三者填写，则人力投入太大，效果不好。