2.2 系统与信息系统
系统（System）的概念来源于人类长期的社会实践，日常生活中经常接触到系统的概念。通常系统被认为是一个整体，它由若干个具有独立功能的元素组成，这些元素之间互相联系、互相制约，共同完成系统的总目标。信息管理学为信息系统的建设提供原理、思路和方法，而信息系统为实现组织的信息管理提供有效的手段。把信息管理和信息系统联系起来，能使我们从信息管理的角度去认识信息系统和构建信息系统。
2.2.1 系统的概念
任何一个系统都具有一个结构。系统结构是指系统内各元素间物理上或逻辑上的关系，如数量上的比例关系、时间上的先后顺序、空间上的连接关系、管理上的隶属关系等。系统各元素间的关系有些是静态稳定的，有些是动态变化的。
系统的功能是系统的基本属性。不同的系统一般具有不同的功能，但从本质上讲，系统的功能就是接受物资、能量与信息，并进行变换，产生并输出另一种形式的物资、能量与信息。同样的，系统就是按照某种结构把各元素组织起来的具有某种整体功能的一个统一体。
一个大的系统往往比较复杂，常常可以按照其复杂程度分解成一系列小的系统，这些小系统称为包含它的大系统的子系统。
2.2.2 系统的特征
系统的特征可归纳为以下几点：
（1）目的性。系统的目的性表现为其依赖于各部分之间的有机联系，他们构成一个综合的整体以实现一定的功能和目的。
（2）相关性。系统内的各要素是相互作用而又相互联系的。当某一要素发生变化时，与之相关联的对应要素也会相应地做出改变和调整，以保持系统整体的最佳状态。
（3）有序性。由于系统的结构、功能和层次的动态演变有某种方向性，因而使系统具有有序性这一特点。一般系统论的一个重要成果是把生物和生命现象的有序性和目的性同系统的结构稳定性联系起来，也就是说，有序性能使系统趋于稳定，有目的才能是系统走向期望的稳定系统结构。
（4）稳定性。系统这一特性是指在外界作用下的开发系统有一定的自我稳定功能，能够在一定范围内自我调节，从而保持和恢复原来的有序状态、原有的结构和功能。正是系统的这种内在能量，使系统得以消灭偏离稳定状态的失稳因素而稳定存在，使系统保持有序性、目的性。
（5）动态性。物质和运动是密不可分的，各种物质的特性、形态、结构、功能及其规律性，都是通过运动表现出来的。开发系统与外界环境有物质、能量和信息的交换，系统内部结构也可以随时间变化。一般来讲，系统的发展是一个有方向性的动态过程。
（6）环境适应性。这里的环境是指存在于系统以外的事物的总称，如物质、能量、信息等。也可以说处于系统以外的事物就是环境。
图2-1显示了系统与外界环境之间的关系，圆圈内是系统，圆圈外是环境。系统和包围该系统的环境之间通常都有物质、能量和信息的交换，外界环境的变化会引起系统特性的改变，相应地引起系统内各部分相互关系和功能的变化。能够经常与外界环境保持最佳适应状态的系统，才是理想的系统；不能适应环境变化的系统是难以存在的。
图2-1 系统和环境
2.2.3 信息系统的概念
信息系统（Information System，IS）是由人、硬件、软件和数据资源等一系列相互关联的元素或部件组成的集合，目的是及时、正确地收集（输入）、处理、存储、传输和输出信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。
（1）输入：是指获取和收集原始数据的活动。输入既可以是一个手工过程，也可以是一个自动的过程。
（2）处理：对数据进行处理，使其获得新的结构与形态或产生新的数据。
（3）存储：是指采用信息存储技术，将有用的信息进行存储保管，以便系统随时调用。
（4）传输：把信息从一处传到另一处，不改变信息本身的内容。
（5）输出：将系统处理后获得的有用的信息按一定的格式和要求输出到某种介质上。通常是以文档、报告、数据文件或者数据库里的业务数据等形式出现的有用的信息。
信息系统本身是一种系统，其特点在于输出的是信息。信息系统是一套有组织的程序。它为了产生决策，制定所需要的信息。所以，信息系统必须建立在管理系统之中。各种基本的管理功能，例如人事、会计、财务、营销等都是信息系统建立的基础。一个企业本身就是一个信息系统，它以本身以及外围环境中收集有关的数据制成记录，加以处理。对处理后的数据加以解释，依据解释的结果做出决策，并采取各种必要的行动，同时，它向企业以外有关的企业、政府机关、社会提供分发必要的信息。
2.2.4 信息系统与管理信息系统
国内外对信息系统与管理信息系统之间的异同是有不同看法和观点的。一种观点认为，信息系统是整个组织的各种类型信息系统的总称，如机械CAM系统、CAPP系统、服装CAD系统、军事指挥信息系统、机器故障诊断系统、公安的测谎系统、地理信息系统等。管理信息系统是服务于经济管理领域的信息系统，是信息系统的一个组成部分。管理信息系统以支持组织的计划、管理、决策、协调和控制等，一般是为组织的管理人员和决策者提供日常信息服务。另一种观点认为，组织中的所有信息系统都是管理信息系统，或者信息系统与管理信息系统的含义相同，只是为了避免与其他领域（比如电子技术专业）中的信息系统相混淆，选择了在“管理信息系统”教材中不使用“信息系统”一词。
简而言之，管理信息系统是利用计算机的硬、软资料，网络通信设备以及办公设备，为实现企业整体目标，对信息进行收集、传输、存储、加工和输出，给各级管理人员提供业务信息和决策信息的人机系统。由此可见，管理信息系统不仅仅是一个技术系统，而是把人包括在内的人机系统。本书使用管理信息系统代替信息系统，认为组织中的所有信息系统都是管理信息系统，将其作为一种大环境意义下的管理信息系统来进行论述。
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