管理信息系统的特点及功能

2.4　管理信息系统的特点及功能

2.4.1　管理信息系统的特点

由定义可以归纳出，管理信息系统MIS具有如下特点：

1．面向管理决策

管理信息系统是继管理学的思想方法、管理与决策的行为理论之后的一个重要发展。它是一个为管理决策服务的信息系统，必须能够根据管理的需要，及时提供所需要的信息，帮助决策者作出决策。

2．人机系统

管理信息系统的目的在于辅助决策，而决策只能由人来做，因而管理信息系统必然是一个人机结合的系统。在管理信息系统中，各级管理人员既是系统的使用者，又是系统的组成部分，因而在管理信息系统开发过程中，要根据这一特点，正确地界定人和计算机在系统中的地位和作用，充分发挥人和计算机各自的长处，使系统整体性能达到最优。

3．具有综合性

从广义上说，管理信息系统是一个对组织进行全面管理的综合系统。一个组织在建设管理信息系统时，可以根据具体需要逐步应用个别领域的子系统，然后进行综合，最终达到应用管理信息系统进行综合管理的目标。管理信息系统综合的意义在于产生更高层次的管理信息，为管理者决策服务。

4．现代管理方法和手段相结合的系统

如果只是简单地采用计算机技术以提高处理速度，而不采用先进的管理方法，那么管理信息系统的应用仅仅只是用计算机系统仿真原手工管理系统，充其量只是减轻了管理人员的劳动。管理信息系统要发挥其在管理中的作用，必须与先进的管理手段和方法结合起来，在开发管理信息系统时，融进现代化的管理思想和方法。

2.4.2　管理信息系统的结构

如何搭建一个管理信息系统？这就需要我们了解其结构问题。目前，对管理信息系统的结构描述尚无统一的模式。本教材以企业管理信息系统和生产信息与控制系统为例，对管理信息系统的结构给予简单的介绍，帮助大家认识其概念、框架。从组织管理的角度考虑，管理信息系统的结构可以分为管理层次和管理职能的系统结构。

1．管理信息系统的结构概念

从概念上看，MIS由四大部件组成，即信息源、信息处理器、信息用户和信息管理者。这四个部分的关系如图2-3所示。其中信息源是信息的产生地；信息处理器担负着信息的传输、加工和保密等任务；信息用户是信息的使用者，他们应用信息进行决策；信息管理者负责信息系统的设计、实现、运行以及协调。

图2-3　管理信息系统的概念和结构

2．管理信息系统的结构概述

管理信息系统的结构反映管理信息系统各部分的特点以及各部分之间的关系，也反映对所面临的主要问题的认识水平和技术水平。对管理信息系统要素的理解不同，就形成不同的结构方式。从组织的管理角度看，管理信息系统的结构有基于管理层次和管理职能的系统角度。

（1）下面以企业管理信息系统为例，介绍管理信息系统的层次结构，帮助大家认识其概念和框架

由于一般组织管理是分层次的，如图2-4所示，因此，为其服务的信息处理与决策支持也相应地分为三个层次，构成管理信息系统的纵向结构。从横向来看，任何企业都可以按照各个管理组织或机构的职能，组成管理信息系统的横向结构，如生产管理、销售管理、物资管理、财务管理、人事管理等。

下面从信息处理的内容和层次对图示进行讲解。

从处理的内容以及决策的层次来看，信息处理所需资源的数量随着管理任务的层次而变化。一般基层管理的业务处理量大，层次越高，信息量越小，形成如图2-4所示的金字塔式的管理信息结构。管理信息系统按照自下而上的层次结构，可以分为业务处理、运行管理、管理控制和战略管理这4个层次。

① 业务处理

业务处理主要处理日常工作中的各类统计报表，进行信息查询和文件档案管理等。

图2-4　管理信息系统的金字塔结构

② 运行管理

运行管理主要协助管理者合理安排各项业务活动的短期计划，如生产日程安排等；根据计划实施情况进行调度和控制，以及对日常业务活动进行分析、总结与提出报告等。其主要信息来源是企业的内部环境信息，特别是反映当期业务活动情况的信息。

③ 管理控制

管理控制是指根据企业的整体目标和长期规划，制订中期生产、供应和销售活动计划，运用各种计划、预算、分析、决策模型和有关信息，协助管理者分析问题，检查和修改计划与预算，分析、评价并预测当前活动及其发展趋势，以及对企业目标的影响等。管理控制需要利用大量的反映业务活动状况的内部信息，也需要大量反映市场情况、原材料供应者和竞争者状况的外部信息。

④ 战略管理

战略管理是指协助管理者根据外部环境信息和有关模型方法确定和调整企业目标，制订和调整长期规划、总行动方针等。战略管理需要利用下层各层次信息处理的结果，也要使用大量的内部与外部信息，如用户、竞争者和原材料供应者的情况，国家和地区社会经济状况与发展趋势，国家和行业管理部门的各种方针政策。政治、心理因素、民族、文化背景等，对战略管理也都有重要影响。

从信息处理层次上看，越靠近金字塔的顶端，信息处理的非结构化程度越强，信息量越少，这些信息就越适合用于满足企业高层决策者的需求；而在金字塔的中部和底部，信息量越来越大，信息处理的结构化程度也越来越强，这些信息就越适合满足企业的中层和基层管理人员以及操作人员的需求。在金字塔的不同层次之间存在着信息的交流，高层的信息处理以底层的信息为基础，通过对底层信息的综合、提炼并加工后得到上层的信息。上层信息则指导和控制底层信息的处理过程。

（2）管理信息系统的功能结构

管理信息系统通常有特点的目标，具有多种功能，各种功能之间有各种联系，构成一个有机结合的整体，形成一个功能结构。

下面我们以美国IBM公司的面向通信的生产信息与控制系统（Communication-Oriented Production Information Control System，COPICS）来说明管理信息系统的功能结构，供大家参考。COPICS系统是现代企业MIS的雏形，由12个子系统组成，如图2-5所示。

图2-5　管理信息系统功能结构示意图

图示说明：

设计与生产数据管理子系统：负责产品数据收集、建立和维护材料定额表、图纸技术说明、建立零件目录、辅助设计和制造；它提供各类金额、设计与工艺数据，为其他各子系统服务。

① 订货服务子系统：登记与分析合同、监督合同的执行和提供合同的信息等。

② 预测子系统：主要任务是预测需求量。

③ 生产计划子系统：接受预测和合同任务、计算产品总数、计算设备负荷以及模拟计划的执行等。

④ 库存管理子系统：登记出入库量、计算安全库存和订货提前期、决定订货量、撤销和提出订货要求等。

⑤ 制造活动计划子系统：在制品管理、控制生产提前期、制订生产能力计划等。

⑥ 开发工作命令子系统：下达工作命令、发出外购零件清单、分配材料和零件等。

⑦ 工厂监控子系统：接受车间反馈数据、调整计划、制订出勤计划、生产报告和工资计算等。

⑧ 工厂维护子系统：自动安排维修计划、报告维修活动、发出维修命令以及计算维修费用等。

⑨ 采购及供应子系统：负责采购、进货以及质量检查工作。

⑩ 库房安排子系统：根据物品体积、重量、易损性等决定存放地点，提高仓库利用率、零部件配套、自动化仓库管理。

⑪成本及会计子系统：包括成本计划、成本核算和资金规划等。对全部生产过程进行费用控制。

2.4.3　管理信息系统的功能概述

管理信息系统是管理现代化的集中体现，现代化是一个综合性的概念，是科学技术管理制度在人们思想意识和行为习惯中的现代化的融合。现代化是一个动态的概念，不同时代有不同的发达程度以及表现的内容。有效的管理信息系统是现代化的管理思想与方法、现代化的组织制度、先进的计算机技术和现代化的人的有机统一体，并能将最新技术及管理成果的动态性与现代概念的动态性一一对应。

管理信息系统的功能主要分为以下三个方面：辅助分析、规范化管理、节省人力。

1．辅助分析

其特点是它超越信息简单的查询，充分利用信息资源，根据用户的具体要求有针对性地对信息进行深度加工，使其信息能对用户的管理、经营和决策产生一定的影响，并起到辅助决策的作用。要使系统具有较好的辅助决策功能，系统分析的作用是极为重要的。从一定意义上讲，管理信息系统的研制开发人员要有严格的分工，并且各负其责，只有这样才能发挥每个人的最大特长和潜能。一个系统的设计应该有一个合适的定位和高度，辅助分析功能是重要组成部分。系统分析员在系统分析和方案设计时要充分考虑系统的风格、功能和特色，并要兼顾实现的可能性和便利性。一般来讲，用户通过管理信息系统所提供的有效信息可以达到以下几个目的：首先，能充分体现出用户以往和现在的运行情况，从数据上分析出产生的原因；其次，能为用户的决策者达到特定目的提供有的放矢的数据依据；最后，能为用户今后的发展提供方向和目标。

2．规范化管理

管理信息系统的规范化管理主要体现在信息资源的标准化。在当今的信息时代，网上资源已经成为人们获取信息的重要来源。而这种信息的传递与交流只有在标准化与规范化的前提下才能快速有效地进行。这就对以往的数据编目格式提出了挑战。为了适应网上电子资源整序的标准化与规范化，元数据技术应运而生。

3．节省人力

管理信息系统的实施不仅仅可以提高工作效率，而在节省人力物力等方面也发挥了重要的作用，解决了以往用大量人力手工操作的繁琐劳动，实现了人机对话，使得越来越多的人在较短的时间里花费较少的精力，获取大量的数据。

管理信息系统是为了适应现代化管理的需要，在管理科学、系统科学、信息科学、计算机科学等学科的基础上形成的一门科学，它研究管理系统中信息处理和决策的整个过程，并探讨计算机的实现方法。它是一个由人、计算机、通信设备等硬件和软件组成的，能进行管理信息的收集、加工、存储、传输、维护和使用的系统。管理信息系统可促使企业向信息化方向发展，使企业处于一个信息灵敏、管理科学、决策准确的良性循环之中，为企业带来更高的经济效益。所以，管理信息系统是企业现代化的重要标志，是企业发展的一条必由之路。

随着科学技术的发展，尤其是信息技术和通信技术的发展，使计算机和网络逐渐应用于现代管理之中。面对越来越多的信息资源和越来越复杂的企业内外部环境，企业有必要建立高效、实用的管理信息系统，为企业管理决策和控制提供保障，这是实现管理现代化的必然趋势。总的来说，管理信息系统在管理现代化中起着举足重轻的作用。它不仅是实现管理现代化的有效途径，同时，也促进了企业管理走向现代化的进程。