计划任务完成进度表模板

9.7　跟踪任务进度

迄今为止，都是在关注项目规划—— 在实际工作开始前制定和沟通项目的详细信息。当开始工作时，也就开始项目管理的下一阶段：跟踪进度。跟踪意味着记录项目细节，如谁做什么工作，何时完成工作，成本是多少。这些细节通常称为实际值。

跟踪实际值对于正确管理是非常重要的，这与只是规划一个项目不同。项目经理必须了解项目团队的表现情况以及何时采取正确的行动。正确地跟踪项目进展并对比原始计划可解决以下问题。

① 任务是否按计划开始和完成？如果没有，影响项目完成时间的是什么？

② 资源完成任务的时间是多于还是少于计划时间？

③ 超过预期的任务成本是否增加了项目的总成本？

Microsoft Office Project 2007支持多种跟踪进度的方式。跟踪方法的选择取决于项目发起人和其他项目干系人所需要的信息详细程度或控制程度。跟踪项目的精密细节需要额外工作，这些工作可能来自您，也有可能来自为项目工作的资源。

因此在开始跟踪进度之前，应该确定需要的信息的详细程度。跟踪的详细程度有以下几种：

（1）记录按日程进行的项目工作。此种方式只适用于项目的所有方面完全按计划实施的情况。这种可能性不大。

（2）记录每个任务的完成比例，既可记录精确值，也可记录增长比例，如25%，50%，75%或100%。

（3）记录每个任务或分配的实际开始时间、实际完成时间、实际工时、实际工期和剩余工期。

（4）跟踪某时间段分配级别的工作。这是最详细的跟踪方式。在此处会记录每天、每周或其他间隔的实际工时值。

因为在项目的不同部分需要不同的跟踪，您可能需要在一个项目中结合使用上述方式。

9.7.1　保存项目的基准

制订项目计划之后，项目经理最重要的活动之一就是记录实际值以及评估项目的执行情况。要正确判断项目的执行情况，需要对比原始计划。原始计划称为基准计划或基准。基准是项目计划中重要值的集合，如计划的开始时间、完成时间，任务、资源和分配的成本。保存基准时，Project会对当前值进行“快照”，并保存在计划中以备将来对比之用。

基准中保存的特定值包括任务、资源和分配域，还有按时间分段（timephased）域，如表9-7所示。

表9-7　基准域

可以通过下列方式访问本书的练习文件：单击“开始”|“所有程序”| Microsoft Press| Project 2007 SBS，然后选择想打开的文件所属的文件夹。

（1）在“文件”菜单下，单击“另存为”，出现“另存为”对话框。

（2）在“文件名”框中，输入Wingtip Toys Commercial 6，然后单击“保存”。

（3）在“工具”菜单下，指向“跟踪”，然后单击“设置比较基准”，出现“设置比较基准”对话框，如图9-74所示。

（4）单击“确定”按钮。

Project保存比较基准，尽管“甘特图”视图中没有任何迹象表明已修改了某些内容。接下来会看到保存比较基准引起的某些改变。

（5）在“视图”菜单下，单击“其他视图”。出现“其他视图”对话框。

（6）在“视图”框中，单击“任务工作表”，然后单击“应用”按钮。

因为“任务工作表”视图不包括甘特图，因此可用空间更大，可以看到表中更多的域。现在切换到“任务工作表”视图的“差异”表。“差异”表是包括比较基准值的几个预定义表之一。

图9-74　“设置比较基准”对话框

（7）在“视图”菜单中，指向“表：项”，然后单击“差异”。

“差异”表出现。此表包括两类开始时间和完成时间，即日程排定的和比较基准给出的，两者并肩排列（如图9-75所示），以便于比较。

图9-75　“差异表”

因为还未发生实际的工作，而且也未修改排定的工作，所以开始时间值与比较基准开始时间值是相同的，完成时间亦然。在实际工作被记录之后或稍后调整了计划，日程排定的开始时间和完成时间可能不同于比较基准的值，到时会在“……时间差”列中看到两者的差值。

9.7.2　跟踪项目

跟踪进度的最简单方法就是报告实际工作正准确地按计划进行。如果有一个为期5个月的项目已经进行了1个月，这个月中所有任务的开始和结束都按日程安排进行，那么就可以快速将这些记录在“更新项目”对话框中。

在电视广告项目中，假设从保存基准起已过一些时日。工作已经开始，而且到目前为止情况良好。在下面的练习中将记录项目的实际值，将工时更新为一具体日期。

（1）在“视图”菜单中，单击“甘特图”。

（2）在“工具”菜单中，指向“跟踪”，然后单击“更新项目”，出现“更新项目”对话框，如图9-76所示。

（3）确保“将任务更新为在此日期完成”选项为选中状态。在邻近的日期框中，输入或选择“2008年1月16日”。

图9-76　“更新项目”对话框

图9-77　在甘特条形图中显示进度

(4）单击“确定”按钮。

Project记录在2008年1月16日之前开始的任务的完成百分率。然后会在甘特条形图中绘制这些任务的进度条以显示进度，如图9-77所示。

在“甘特图”视图中，进度条显示每个任务的完成比例。因为任务2和任务3已经完成，所以这两个任务的“标记”列中出现对钩，而且相应的甘特条形图中的进度条是满格的。

9.7.3　输入任务完成比例

在开始某一任务的工作之后，可用百分比快速记录工作进度。在输入非0值的完成百分比后，Project会改变任务的实际开始日期以匹配计划的开始日期。然后Project会根据输入的百分比计算实际工期、剩余工期、实际成本和其他值。例如，如果指定一个为期4天的任务已完成50%，则Project计算出任务实际工期已有两天，剩余工期还有两天。

下面是输入完成比例的两种方法。

第一种，使用“跟踪”工具栏（在“视图”菜单中，指向“工具栏”，然后单击“跟踪”）。此工具栏包含快速记录任务完成比例（0，25%，50%，75%或100%）的按钮。

第二种，在“更新任务”对话框（在“工具”菜单中，指向“跟踪”，然后单击“更新任务”）中输入任意百分比。

图9-78　“跟踪”工具栏

以下是具体的练习：

（1）在“视图”菜单中，指向“工具栏”，然后单击“跟踪”，出现“跟踪”工具栏，如图9-78所示。

（2）单击任务4的名称，即Pick locations。

（3）在“跟踪”工具栏上，单击“100%完成”按钮。

Project按照日程安排记录任务的实际工时，并在甘特条形图将进度条延伸到满格。

（4）单击任务5的名称，即Hold auditions。

（5）在“跟踪”工具栏上，单击“50%完成”按钮。

在“甘特图”视图右边的图部分，将鼠标指针悬停在任务5的甘特条形图中的进度条上。当鼠标指针变成一个百分符号加上一个右箭头时，Progress屏幕提示出现，如图9-79所示。

图9-79　屏幕提示

Progress屏幕提示显示了任务的完成百分比和其他跟踪值。

到目前为止，已经记录了日程中已开始的和已结束的实际工时。这些对某些任务可能是准确的，不过，通常需要记录那些实际工期长于或短于计划工期，或者开始时间早于或晚于计划时间的任务的实际值。

9.7.4　输入实际值

保持日程最新的更为细化的方法是记录项目中每个任务的实际发生情况。可以记录每个任务的实际开始日期、完成日期、工时和工期值。输入这些值后，Project会更新日程，并计算任务的完成比例。Project使用下列规则：

（1）输入任务的实际开始日期时，Project移动计划的开始日期，使其与实际开始日期吻合。

（2）输入任务的实际完成日期时，Project移动计划的完成日期，使其与实际完成日期吻合，并将任务设置为100%完成。

（3）输入任务的实际工时值时，Project重新计算任务剩余的工时值（如果有）。

（4）输入任务的实际工期时，如果它少于计划的工期，Project会从计划的工期中减去实际工期来确定剩余工期。

（5）输入任务的实际工期时，如果它等于计划的工期，Project将任务设置为100%完成。

（6）输入任务的实际工期时，如果它多于计划的工期，Project会调整计划的工期，使其与实际工期吻合，并将任务设置为100%完成。

在下面练习中将记录某些任务的实际工时值及另一些任务的开始日期和工期。

（1）如果没有选中任务5的名称Hold auditions，请单击它。

（2）在“视图”菜单中，指向“表：项”，然后单击“工时”。

“工时”表出现，如图9-80所示。此表包括计划工时列（列标题为“工时”）和实际工时列（列标题为“实际”）。在更新任务时将涉及这两列的值。

图9-80　“工时”表

在“甘特图”视图的图部分，可以看到任务5已部分完成。在“工时”表中，可看到实际工时值为32小时。下面为此任务记录大于预期的实际工时值。

（3）在任务5的“实际”域中，输入或选择80。然后按Enter键。结果如图9-81所示。

现在假设已过去一段时日。在练习的结尾将输入Production阶段任务的实际开始时间和工期。

（4）在“任务名称”列，单击任务8，即Rehearse。

此任务的开始时间比计划晚了一个工作日（在计划开始时间之后的星期三），工期总共为2天。下面在“更新任务”对话框中记录此信息。

图9-81　输入任务5的实际工时

（5）在“工具”菜单中，指向“跟踪”，然后单击“更新任务”，出现“更新任务”对话框，如图9-82所示。此对话框同时显示任务工期、开始时间、完成时间的实际值和计划值，以及剩余工期。在此对话框中，可以更新实际值和剩余值。

图9-82　“更新任务”对话框

（6）在对话框左边的“实际”部分的“开始”域中，输入或选择“2008年1月23日”。

（7）在“实际工期”域中，输入或选择“3d”。

（8）单击“确定”按钮。

Project记录下任务的实际开始时间和工期，及计划和实际的工时。这些值也影响到Production摘要任务（任务7）和项目摘要任务（任务0），更改之处突出显示，如图9-83所示。

（9）在“任务名称”列中，单击任务9，即Shoot Video。

（10）在“工具”菜单中，指向“跟踪”，然后单击“更新任务”。

（11）在“实际工期”域中，输入或选择3d，然后单击“确定”按钮。Project记录任务的实际工期。

图9-83　更新任务后，影响之处突出显示

（12）在“标准”工具栏上，单击“滚动到任务”，结果如图9-84所示。

图9-84　更新任务

因为没有指定实际的开始时间，Project假定任务按计划开始，Project会根据输入的实际工期计算实际完成时间，实际完成时间会晚于原来计划的完成时间。

（13）在“视图”菜单中，指向“工具栏”，然后单击“跟踪”。Project隐藏“跟踪”工具栏。

9.7.5　挣值分析法

挣值法又称为赢得值法或偏差分析法，挣得值分析法是在工程项目实施中使用较多的一种方法，是对项目进度和成本进行综合控制的一种有效方法。

1967年美国国防部开发了挣值法并成功地将其应用于国防工程中。并逐步获得广泛应用。挣值法的价值在于将项目的进度和成本综合度量，从而能准确描述项目的进展状态。挣值法的另一个重要优点是可以预测项目可能发生的工期滞后量和成本超支量，从而及时采取纠正措施，为项目管理和控制提供了有效手段。

挣值管理曲线图如图9-85所示。

图9-85　挣值管理曲线图

1．挣值分析法的基本参数

计划工作量的预算费用（BCWS），即（Budgeted Cost for Work Scheduled）。

BCWS是指项目实施过程中某阶段计划要求完成的工作量所需的预算费用。计算公式为：BCWS=计划工作量×预算定额。BCWS主要是反映进度计划应当完成的工作量（用费用表示）。

已完成工作量的实际费用（ACWP），即（Actual Cost for Work Performed）。ACWP是指项目实施过程中某阶段实际完成的工作量所消耗的费用。ACWP主要是反映项目执行的实际消耗指标。

BCWS是与时间相联系的，当考虑资金累计曲线时，是在项目预算s曲线上的某一点的值。当考虑某一项作业或某一时间段时，例如某一月份，BCWS是该作业或该月份包含作业的预算费用。

已完成工作量的实际费用（ACWP—Actual Cost for Work Performed），有的资料也称AC（实际值）。

ACWP是指项目实施过程中某阶段实际完成的工作量所消耗的工时（或费用）。ACWP主要反映项目执行的实际消耗指标。

已完工作量的预算成本（BCWP），即（Budgeted Cost for Work Performed）。或称挣值、盈值和挣得值。

BCWP是指项目实施过程中某阶段按实际完成工作量及按预算定额计算出来的费用，即挣得值（Earned Value）。BCWP的计算公式为：BCWP=已完工作量×预算定额。BCWP的实质内容是将已完成的工作量用预算费用来度量。

费用偏差（Cost Variance-CV）：CV是指检查期间BCWP与ACWP之间的差异，计算公式为CV=BCWP−ACWP。当CV为负值时表示执行效果不佳，即实际消费费用超过预算值即超支。反之当CV为正值时表示实际消耗费用低于预算值，表示有节余或效率高。若CV=0，表示项目按计划执行。

进度偏差（Schedule Variance，SV）：SV是指检查日期BCWP与BCWS之间的差异。其计算公式为SV=BCWP−BCWS。当SV为正值时表示进度提前，SV为负值表示进度延误。若SV=0，表明进度按计划执行。

费用执行指标（Cost Performed Index，CPI）：CPI是指挣得值与实际费用值之比。CPI=BCWP／ACWP，当CPI＞1表示低于预算，CPI＜1表示超出预算，CPI＝1表示实际费用与预算费用吻合。若CPI=1，表明项目费用按计划进行。

进度执行指标（Schedule Performed Index，SPI）：SPI是指项目挣得值与计划值之比，即SPI=BCWP／BCWS，当SPI＞1表示进度提前，SPI＜1表示进度延误，SPI＝1表示实际进度等于计划进度。

2．挣值分析法的计算公式

进度差异（SV）=挣值（BCWP）−计划值（BCWS）

成本差异（CV）=挣值（BCWP）−实际成本（ACWP）

绩效因子：

进度绩效指数（SPI）=挣值（BCWP）/计划值（BCWS）

成本绩效指数（CPI）=挣值（BCWP）/实际成本（ACWP）

完成百分比 = 挣值（BCWP）/预算完成成本（BAC）

EAC（当前计划的估计完成成本）= ACWP + 剩余任务的估计成本

VAC = 预算完成成本（比较基准成本）BAC−估计完成成本EAC

3．挣值分析法要点

BCWS，BCWP，ACWP的计算要点：

（1）时间截止到“状态日期”。

（2）依据成本体系汇总工时成本、材料成本、其他成本（每次使用成本、固定成本）。

例如一般隧洞开挖都有超挖，如果有衬砌就有超填。假定本隧洞超填量为设计量的15%，设计浇筑断面10m²。月计划浇筑100m，即1000m³（计划值BCWS），月末实际浇筑90m，结算量900m³（结算值BCWP，即挣值Earned Value），实际浇筑了1035m³（实际值ACWP）。

挣值有工程量和货币两种方式计量，我们以货币计量进行说明，假定1方混凝土100元，如图9-86所示。

图9-86　挣值分析

相当于有10 000元的工作要赶，而已经超支13 500元。